Управлението на ресурсите е важно за всяка компания, тъй като повишава ефективността и удовлетвореността на служителите и спестява време и пари. В тази статия ще представим темата за управление на ресурсите на проекта и как да го приложите във вашата организация.
Цитирам Асоциация на мениджърите на проекти:
Управлението на ресурсите е придобиване, разпределяне и управление на ресурсите, като например хората и техните умения, финансите, технологиите, материалите, машините и природните ресурси, необходими за даден проект. Управлението на ресурсите гарантира, че вътрешните и външните ресурси се използват ефективно, навреме и в рамките на бюджета. Ресурсите могат да бъдат получени вътрешно от приемащата организация или да бъдат закупени от външни източници.
Правилното им управление е от огромно значение за ефективността на всеки бизнес.
Хаосът е най-големият враг на оптимизацията на работата. Това може да се случи, когато имате твърде много задачи и твърде малко служители, но също и когато имате твърде много служители, които нямат какво да правят. Когато проектите са лошо планирани или екипът не притежава необходимите умения. Или когато имате твърде много нужди и информация за обработка, която не е добре структурирана и управлявана. Колкото по-голяма е компанията ви, колкото повече процеси и проекти изпълнявате, толкова по-лесно е да се изгубите в лабиринта от отговорности, срокове и умения на служителите си. И именно предотвратяването на хаоса е една от основните задачи на управлението на ресурсите.
Тя ще ви позволи да:
На първо място ви е необходима система (като софтуер за управление на ресурсите), където можете да видите какви ресурси имате на разположение и къде са необходими. Коя система ще използвате, зависи от естеството на вашата дейност: това може да бъде личният ви бележник, бялата дъска в конферентната зала, файл на Excel или специална инструмент за управление на работата. Всеки начин е добър, стига да работи и информацията да е актуална.
Трудно е да се поддържа работата, когато хората, участващи в нея, не знаят на какъв етап е проектът, кой отговаря за определени задачи или как изглежда графикът. В работата на една софтуерна къща участват много отдели и структури: разработчици, ръководители на проекти, маркетингов отдел, клиенти. В този случай прозрачността на процесите става от съществено значение.
Прозрачност на проекта също така дава възможност за бърза реакция при потенциални проблеми и забавяния, тъй като помага да се забележи веднага, ако някъде възникне затруднение. За да бъдат процесите прозрачни, се използват инструменти като онлайн планиране на графикаs, основни етапи на проекта, а таблиците за работното време ще ви бъдат полезни. Също така може да е полезно да покажете проекта в графична форма, например диаграма, таблица или график.
Капацитетът на екипа ви е основният ви ресурс - без него нищо не може да се развие. Управление на ресурсите или планиране на ресурсите ви позволява да управлявате времето и работата на служителите си по начин, който е най-ефективен. Как да го направите? Балансът е от ключово значение: важно е екипът ви да не се претоварва със задачи, тъй като това намалява мотивацията, ангажираността и удовлетворението от работата. Експлоатацията на служителите няма нищо общо с производителността.
От друга страна, да имаш малко отговорности или да работиш под своите компетенции също е лошо, тъй като служителите могат да се чувстват отегчени и обезкуражени. Намерете среден път, като използвате наличните данни: проверете отчетите за работното време, за да видите дали екипът работи твърде много извънредно или, обратно, твърде малко. Индивидуални срещи са също така добра възможност да разберете директно от служителите дали те са доволни от начина, по който работят.
Дори най-полезният процес се превръща в пречка, ако го използвате излишно или в неправилен контекст. Комуникацията в екипа е важна. Срещите за състоянието са важни. Планирането на работата е важно. Обратната връзка с клиентите е важна... Но ако служителите трябва да прекарват по два часа всеки ден в разговори помежду си за текущата работа, още два часа в планиране на екипа и срещи за състоянието, а след това още един час в слушане на обратна връзка от клиентите, изведнъж остава много по-малко време за работа, отколкото би трябвало. Горният пример може да изглежда абсурден, но повярвайте ми, има много компании, които прекарват дълги часове всеки ден в разговори за текущите си задачи, защото нито един процес не е автоматизиран или ясен.
Затова доброто управление на ресурсите е ключът към гладкото протичане на работния процес. Уверете се, че срещите за състоянието са чести (например всяка сутрин), но кратки (15-20 минути). Поддържайте планирането на работата редовно, но не прекалено често (можете да разделите работата на седмични спринтове). Позволете на двама специализирани души да изслушват обратната връзка с клиентите, а не на целия екип. Също така е добре да позволите на служителите да се съсредоточат върху една ангажираща задача за дълго време без прекъсване. Позволете на служителите да използват режима "не безпокойте" в Skype или Slack, когато това е необходимо. Подходящо: За да не се стига до прекъсване на работата, трябва да се използват и други средства за защита, ефективно управление на ресурсите ще гарантира, че служителите знаят какво да очакват, какво е ежедневието в офиса и какви са техните отговорности. Нагласата е мощна психологическа сила за по-плавен и ефективен работен процес, а управлението на ресурсите го прави възможно.
Трудно е да се управлява добре един проект, когато постоянно сте изненадвани от неочаквани ситуации. Разбира се, гъвкавостта е много важна. Бизнесът е динамичен и трябва да можете да се адаптирате към внезапни обрати. Работата обаче е много различна, когато тези ситуации възникват и когато се случват постоянно. Затова във ваш интерес е да придобиете контрол и предвидимост в онези аспекти, в които това е възможно. По този начин неочакваните проблеми няма да нарушат функционирането на цялата софтуерна къща. Освен това ще ви бъде много по-лесно да намерите подходящо решение.
Управлението на ресурсите е една от основите на вашия бизнес, тъй като можете да предвидите с голяма точност с какво разполагате.. С колко служители разполагате, по колко проекта работят, с колко време разполагат, колко голям е бюджетът и какви технологии използва вашата организация, втехнологиите, които използва вашата организация. Тези познания и умелото управление на ресурсите ви дават много по-голям контрол върху проекта, дори когато нещата не вървят по вашия начин.
Управлението на ресурсите ви дава повече контрол, когато трябва:
Липсата на време и пари са едни от най-често срещаните пречки пред функционирането на една компания. Нещо повече, и двата фактора се подхранват взаимно, създавайки порочен кръг. Липсата на време означава, че не можете да печелите пари. Липсата на пари означава, че не можете да наемете повече хора и ви липсва време за нови проекти.
Знаете ли, че само 43% от компаниите декларират, че обикновено или винаги остават в рамките на бюджета, когато изпълняват проекти. (Състояние на управлението на проекти 2020, Уелингтън 2020)? Тази статистика ясно показва мащаба на проблема. Задачата на управлението на ресурсите е да управлявате капацитета на вашата компания по такъв начин, че работата да върви гладко. Също толкова важно е да създадете финансова въздушна възглавница, така че да не нарушавате функционирането на вашата компания по време на криза.
Работата в лошо управлявана компания е разочароваща. Усещането, че времето на служителите е пропиляно, че организацията не инвестира в тяхното развитие, че работодателят се грижи само за собствената си печалба, че работата е непосилна, че има твърде много задачи и че в компанията цари хаос, са все фактори, които допринасят за това много хора да започнат да си задават въпроси: Дали мястото, на което работя, е най-добрият вариант за мен? Ако отговорът е "не", това ще бъде първата стъпка за тях да подадат предизвестие. Вече не живеем в ерата на корпоративния безмилостен стремеж към печалба. Служителите имат право да очакват от компанията да се грижи за баланса между професионалния и личния им живот и за тяхното удовлетворение. Без добро управление на ресурсите това е невъзможно.
От моя опит знам, че служителите са много тревожни, когато не знаят по кой проект ще работят след това; понякога, ако нямат ясен график, започват да мислят, че са направили нещо погрешно! Това прави управлението на ресурсите изключително важен процес в една софтуерна къща, тъй като не само ще отразява колко добре е организирана, но и ще намали много стреса на вашите работници.
Патрик Земковски, ръководител на отдела за развитие в Apptension
Всички горепосочени фактори допринасят за това, което е основният залог, т.е. по-голям шанс за успех. Не е нужно да се казва много: компаниите, които управляват ресурсите си по-добре, имат по-добри пазарни резултати, защото използват времето, капацитета и парите си по-ефективно, имат по-щастливи и следователно по-отдадени и продуктивни служители, работят по-навреме, правят по-малко грешки и са в състояние да осъществят повече проекти, отколкото организациите, в които цари хаос. Управлението на ресурсите е важно не само защото е забавно да се похвалите с него в презентацията си. И още по-важно - това дава на вашата софтуерна къща истинско конкурентно предимство.
Вече сте направили първата стъпка. Yпрочетохте тази статия и вече знаете малко повече за управлението на ресурсите и започнахте да...
Календарът на ресурсите (или календарът за управление на проекти, или календарът за планиране на проекти, софтуерът за планиране на ресурсите) ви позволява да планирате, управлявате и разпределяте ресурсите по-ефективно и ефикасно - особено ако Microsoft Excel е имал водеща роля във вашето...
Каква е крайната цел на ръководителите на проекти? Да изпълняват успешно проектите си. Самите мениджъри на проекти признават, че това не се случва често: според последното проучване Pulse of the Profession по-малко от 60% от проектите са завършени или...
Управлението на капацитета е стратегия, използвана от предприятията, за да се използва по най-добрия начин ефективността на производството по отношение на търсенето на услуга или продукт. Крайната цел на управлението на капацитета е да: да се идентифицират и...