Всички сме чували и може би дори сме изпитвали разрушителния ефект на "тесните места" върху организацията. Терминът "тясно място" се отнася за всяка ситуация, причинена от проблеми с персонала или технически проблеми, които забавят реализацията на даден проект. Тези ситуации могат да бъдат предизвикани от препълнен с работа отдел, техническа неизправност или дори стрес, който намалява производителността на целия екип.
По принцип капацитетът на системата се измерва с капацитета на тясното място. Това състояние може да бъде пагубно както за вътрешната работа на екипа, тъй като разочарованието се натрупва и темпераментът се изостря, така и за външния имидж на компанията. В крайна сметка никой не иска да изглежда некомпетентен! Към това се добавят и финансовите тежести, които такива тесни места водят до значително намаляване на рентабилността. В тази статия ще разгледаме стъпките за идентифициране на тесните места, начините за решаването им и как Teamdeck се вписва в решението на тази главоблъсканица.
Най-бързият начин да идентифицирате тясното място е да разгледате работния процес във вашата компания и да определите дали работата се изпълнява плавно или накъсо (Повече за система за управление на работния процес). Последната ситуация е симптоматична за проблема. Нещо, което трябва да се отбележи, е, че тесните места не трябва да ви плашат, защото те са нещо обичайно за всяка компания. Въпреки че те са причина за неудовлетвореност, раздразнението само ще ви попречи да решите проблема ефективно и навреме. Интересно е, че повечето тесни места се появяват по време на процесите на тестване на софтуер и преглед на качеството.
Първата стъпка за връщане на контрола по време на затруднения е да наблюдавате внимателно ситуацията и да идентифицирате най-належащите проблеми. Грешният начин за подход към тези проблеми е да се подходи количествено. Ако сляпо хвърляме пари и човешки ресурси към проблема, едва ли ще ги решим. Това ще бъде просто загуба на време и усилия. На първо място е необходима подходяща диагноза. Едва след това трябва да предприемете стъпки за решаване на проблема. Решенията трябва да са качествени по своя характер. След като определим елементите, които допринасят най-значително за тясното място, можем да въведем подходящи решения. Нека да определим някои често срещани решения за борба с тесните места:
Служителите, които са в разгара на метафоричната буря, трябва да бъдат определени да се справят с най-критичните проблеми. Справянето с дреболии в този момент ще доведе до значителни забавяния и ще доведе до повече разходи.
Това е крайно непопулярно мнение и може да доведе до недоволство от страна на служителите, но като краткосрочно решение може да помогне за облекчаване на проблема. Можете да го използвате пестеливо като бързо решение, но претоварването на служителите може да доведе до разочарование и прегаряне. Фокусът трябва да бъде съсредоточен върху идеи, които осигуряват ефективност на системата като цяло, без да се злоупотребява с работната сила.
Това включва както човешки, така и материални ресурси. Поддържането на записи за случващото се ще ви позволи да определите дейностите, при които ресурсите се разхищават за дейности, които не добавят стойност.
Изготвянето на протоколи с най-добри практики, с които всеки служител ще се запознае, ще позволи по-добро управление на времето (с творчески софтуер за проследяване на работното време на агенцията), по-малко престой, а в случай на голямо текучество ще позволи на новите служители бързо да се запознаят с по-опитните работници.
Бъдете в крак с най-новите технологични постижения и инструменти. По-ефективните технологии ще позволят на работниците ви да се съсредоточат върху други аспекти на производствения процес и да насочат усилията си към по-проблемните елементи на тясното място.
Разпределянето на допълнителен персонал към проблемното звено в производствената верига може да помогне за облекчаване на затрудненията. Това, разбира се, трябва да бъде планирано в достатъчна степен, за да се гарантира, че лицето с подходящо ноу-хау е на място и предлага решения. Например, ако маркетинговият отдел има достъп само до един зает графичен дизайнер, наемането на втори графичен дизайнер ще помогне за разрешаването на проблема и ще вкара маркетинговия отдел в правия път.
Празничните сезони са синоним на натрупване на отсъствия на служителите. Това е пагубно за работния процес в организацията. Съгласувайте предварително времето за отпуск със служителите, за да избегнете съсипването на отделите чрез мащабни отсъствия.
Често срещани причини за "тесните места" са лошите решения на ръководството и недостатъчната организация на управленско ниво. Например в организация, в която един човек отговаря за жонглирането с множество отдели, той може да бъде точката на задушаване, където се появява тясното място. Делегирането на процесите на вземане на решения на друг служител ще намали тесните места, тъй като ще вземате решения по-бързо. Това, разбира се, изисква човекът, който е причина за забавянията, да се откаже от своите микроуправленски наклонности!
Teamdeck е идеален за координиране на управлението на тесните места поради начина, по който стимулира ефективните практики на работния процес. Той е идеален инструмент за управление на разпределението на ресурсите, смени на служителите и отсъствия. Можете да решите гореспоменатите проблеми, като например избора на подходящи хора за проблема, просто като използвате функцията на Teamdeck, която позволява разпределяне на човешките ресурси въз основа на техния опит, знания и наличност. Това позволява дългосрочно планиране, тъй като можете да анализирате структурата на вашата организация за дълги периоди от време. Освен това можете предварително да сте напълно наясно къде могат да възникнат потенциални проблеми поради недостиг на персонал.
От полза за увеличаване на ефективността на служителите е и функцията на програмата, която позволява редовно наблюдение на работното натоварване на служителите. Ръководителите на екипи могат винаги да са наясно с текущата натовареност на своя екип. Това позволява да се делегират служители, които имат повече свободно време, за да помагат на тези, които са натоварени с твърде много задачи. Друга ценна функция е възможността на Teamdeck да следи редовно разходите ви. Това е от решаващо значение, когато се борите с тесните места, които оказват неблагоприятно въздействие върху бюджета на проекта.
Затрудненията са неизбежни дори в най-ефективните компании. Техническите неизправности, отсъствията на служителите и безбройните други потенциални проблеми, които възникват, се случват навсякъде. Разбира се, търсенето на технологични или организационни решения е от решаващо значение... Но също така е важно да не забравяме за проблемите с психичното здраве, с които служителите и ръководителите на екипи могат да се сблъскат по време на затруднения. Едно от най-важните "недей" при справянето с тесните места е да се позволи на агресията да доминира в процеса на решаване на проблема.
Твърде лесно е да позволим на гнева да диктува дискусията. Нездравословният вътрешен диалог в компанията може да се отрази сериозно на работата на компанията и да доведе до сериозни проблеми, които ще продължат много по-дълго от тясното място. Незрелият емоционален отговор на забавянето на производството може да доведе до това служителите да изпитат по-високи нива на стрес, което да доведе до прегаряне и депресия. Нещастните служители ще бъдат неспособни да решават проблеми. Тя проявява по-малко ентусиазъм и в най-лошия случай екипът може да потърси работа на друго място - създавайки още повече проблеми, с които ще трябва да се справя. Като се има предвид разпространението и повсеместното разпространение на тесните места, ръководството трябва да се сблъска с проблема със съпричастност и разбиране. Постигането на това ще бъде най-важната стъпка в решаването на проблемите на всяка организация.
Въпреки че са порочен кръг, който от време на време се появява, тесните места са съществена част от растежа на всяка компания. Тъй като те са неизбежни, бихме могли да ги приемем и да ги разглеждаме като възможност за размисъл върху различните аспекти на нашата организация. Те са горивото на прогреса, което ни позволява да изследваме нови технологични решения или управленски стилове.
Това ще ни помогне да възстановим производителността си и временно да изгладим най-досадните гънки. Живеем в златна епоха за справяне с тези проблеми, тъй като технологичната революция от последните 30 години промени начина, по който работим и решаваме проблеми.
Наред с другото ни предоставя иновативни програми като Teamdeck - софтуер за планиране на ресурсите за справяне с организационни проблеми на работното място. В същото време все повече преобладава чувството за корпоративна отговорност и етика. Днес все повече мениджъри разбират основната сила на достойното отношение към служителите. Тези две постижения в корпоративния свят доведоха до появата на гореспоменатите инструменти и съвети за справяне с управление на капацитета тесни места. В човешката природа е заложено да намираме решения на проблемите и никога няма да свършат кризите, които да решаваме, така че е добре да ги решаваме по възможно най-човешкия начин.
За тези, които търсят или искат да бъдат по-близо до софтуер за планиране на проекти или инструменти за планиране на капацитета пазар - нека продължим с нашите статии.
Календарът на ресурсите (или календарът за управление на проекти, или календарът за планиране на проекти, софтуерът за планиране на ресурсите) ви позволява да планирате, управлявате и разпределяте ресурсите по-ефективно и ефикасно - особено ако Microsoft Excel е имал водеща роля във вашето...
Каква е крайната цел на ръководителите на проекти? Да изпълняват успешно проектите си. Самите мениджъри на проекти признават, че това не се случва често: според последното проучване Pulse of the Profession по-малко от 60% от проектите са завършени или...
Управлението на капацитета е стратегия, използвана от предприятията, за да се използва по най-добрия начин ефективността на производството по отношение на търсенето на услуга или продукт. Крайната цел на управлението на капацитета е да: да се идентифицират и...