Unit9 - Студио за производство на иновации, спечелило награда [Интервю]
UNIT9 е продуцентско студио, фокусирано върху VR, цифрови, игрови, иновационни и филмови проекти. Имаме офиси в Лондон, Ню Йорк, Лос Анджелис, Берлин и Флоренция.
"Пфу! Нямам представа къде отиде цялото това време", може да си кажете след натоварен работен ден. И все пак го повтаряте отново и отново, без да можете да осмислите напълно къде влагате най-много от времето и усилията си. Ако това е само временно усещане, което изпитвате при особено натоварен проект, може би просто ще искате да го преживеете. Проблемът става по-голям, ако вие или вашите ръководители забележите, че важни данни за естеството на задачите на екипа ви редовно се изплъзват в края на деня. В такива случаи добро решение е да използвате тагове, за да категоризирате резервациите и записите за време. Не само според възложените им проекти, но и според по-специфични характеристики, като например техния вид, бюджет или вероятност или извършени дейности.
Резервации
Резервациите като цяло са чудесно средство за прогнозиране и информиране на хората за това, което им предстои. Виждайки всички ангажименти в Изглед на календара може да съкрати комуникационните цикли и да бъде ефективен начин за планиране в перспектива. Все пак може да има случаи, в които искате да включите повече информация, отколкото може да побере простото име на проекта. В такъв случай предварително зададените тагове ще бъдат чудесна алтернатива на обширните и понякога съмнителни описания. Те могат да означават следното:
Тип
В много случаи искате да опишете точното естество на резервациите си пред екипа, без да използвате потенциално двусмислени описания. Например, ако предоставяте услуга по поддръжка или предлагате гаранция, точно както Apptension е важно екипът ви да разбере какви ангажименти ще изпълнява по график. Тези задачи могат лесно да бъдат отбелязани с Гаранция и Поддръжка тагове за резервиране, така че да можете да ги добавяте бързо и те да имат общоприети термини в цялата компания. По този начин можете също така лесно да анализирате колко време и пари ви струват тези или подобни услуги в рамките на един проект в раздела за отчети, без да ги смесвате.
Бюджет на проекта
Не всички резервации означават платена работа. Можете да включите тази важна информация в резервациите си като Издаване на фактури или Не подлежат на таксуване етикет. По този начин е много ясно кои от вашите и на екипа ви резервираните часове по-късно трябва да се добавят към фактурите. които ще генерирате. Благодарение на това Apptension никога не бърка безплатните консултации, подкрепата на мениджъра или предпродажбените дейности с плащанията за редовна работа по проекта, без да пише подробни описания на резервациите.
Вероятност
В Apptension календарът на Teamdeck е чудесен и всъщност единствен източник на информация за наличността на нашия екип и за общия производствен капацитет на цялата компания в даден период от време. Виждането на общия преглед на това кога са планирани конкретни проекти и кои екипи са на разположение за стартиране на нов такъв е от голяма полза. Винаги обаче сме се сблъсквали със сивата зона на проекти, за които знаем, че е много вероятно да започнат, но все още не са официално потвърдени. За да се справим с такива ситуации по неконфузен начин, измислихме Предварителен за обозначаване на работата, която искаме да започнем да планираме, без да заблуждаваме другите потребители на Teamdeck, че тези проекти са напълно подписани.
Времеви графици
Времеви графици са свързани с актуалните данни. Използваме ги, за да разберем какво се случва ежедневно в нашата компания и в рамките на нашите външни и вътрешни проекти. Въпреки това един обикновен бърз поглед към Календара може да не даде цялата необходима информация за тенденциите във вашите екипи. Етикетите могат да помогнат за справяне с тази трудност, като в същото време осигуряват солидна основа за по-разширено и сложно отчитане. Съществуват няколко категории, които можете да създадете, като използвате етикети за времеви листове в Teamdeck:
Тип
В много организации гаранционните поправки или въвеждането на нови членове на екипа или служители не се таксуват и следователно трябва да се водят отделно. Ние правим това с помощта на Гаранция и Въвеждане в експлоатация тагове в нашите отчети за работното време. Може също така да искате да разделите екипа си на различни услуги в рамките на един екип, като например RnD, Поддръжка или Производство. Те могат да бъдат превърнати в етикети за времеви таблици, така че екипът ви да отчита коя услуга е предоставил, без да е необходимо да създава прекалено много отделни проекти.
Бюджет на проекта
Подобно на резервациите по проекти, и времевите таблици трябва да бъдат разпределени към правилния бюджет. Ако имате различни тарифи в зависимост от това дали екипът ви работи в работното си време или извънреден труд, като използвате Платен извънреден труд ще ви помогне да генерирате отчети за заплатите, които включват тази информация. Освен това ще улесни начисляването на точната сума за услугите на вашия екип на вашите клиенти. От друга страна, може да има услуги, които са безплатни и бихте искали да ги изключите от бюджетния си отчет. В такъв случай отделянето им от другите записи на време с Не подлежат на фактуриране и Издаване на фактури тагове може да се окаже необходимо, за да имате контрол върху общия бюджет на проекта.
Дейност
Като мениджър в Apptension винаги искам да знам колко време прекарва екипът ми за най-важните видове задачи. Благодарение на това мога да разбера нуждите на даден проект и да предложа решения, ако срещнем проблеми с управлението на времето. В нашите екипи се съгласихме, че ще отбелязваме дейности като работа по документация, комуникация с нашите екипи и клиенти, участие в срещи, включване на нови членове на екипа или работа по личните ни цели с отличителни тагове: Документация, Вътрешна комуникация, Външна комуникация, Среща, Въвеждане в експлоатация и Саморазвитие. Това ни дава представа кои са областите, върху които се фокусираме най-много и които отнемат най-много време за проекта. След като ги идентифицираме, можем лесно да работим по оптимизиране на процесите и да се увери, че, от една страна, се обръща достатъчно внимание на конкретните задачи, а от друга, че те се изпълняват по най-ефективния начин.
Етикетите са чудесен метод за ефективно предаване на повтаряща се информация. Те ни помагат да категоризираме работата си и да сме сигурни, че винаги сме в крак със случващото се по лесен и разбираем начин. Подобна категоризация стига до дълбочина, както и до разширеното отчитане, при което можете да групирате и сравнявате прогнозите си с актуалните данни и да правите много по-точни заключения и изводи. Следващият път, когато ви е трудно да разберете как и по какво денят ви е минал толкова бързо, защо бюджетът ви изглежда неадекватен или просто се улавяте, че въвеждате описанието на записа, докато имате чувството, че сте го правили толкова много пъти преди, помислете как таговете могат да подобрят преживяването ви и да използвате всички предимства на използването на Teamdeck.
