Сигурни сме, че познавате вълнуващото усещане да се приближавате към дестинацията си. На пътя това е функцията на знаците, които показват градовете, покрай които минавате, и колко разстояние ви остава. Да оставяте след себе си последователни табели, символизиращи етапите на вашето пътуване, е голямо удовлетворение и не е по-различно на работното място. Какво представляват етапите на проекта, как да ги определяте и какви грешки да избягвате?
Проект етапните цели са конкретни точки във времето, които се използват за измерване на напредъка към крайната цел на проекта. Всяка такава точка бележи основна и важна фаза в проекта, като ви позволява да поддържате ясна структура на работата във вашия график. По този начин всяка заинтересована страна може да има общ поглед върху състоянието на целите.
Най-важната характеристика на основните етапи на проекта са техните имена и дати на завършване (може да бъде период или конкретен краен срок). Много е полезно, когато записвате отделните точки в графика, за да можете веднага да видите целия разрез на проекта. В много случаи, например при модела на водопада, е полезно също така да се да ги свържете с плащания. и бюджет. Струва си също така да отбелязвате на всеки етап допълнителни изисквания, например повече хора в екипа, среща с клиента и т.н. Въпреки това, докато правите всичко това, не забравяйте, че етапите на проекта не трябва да са твърде сложни и технически. Тяхната цел е да дадат възможност на всяко лице, участващо в проекта, да следи редовно напредъка на работата. По тази причина всяка заинтересована страна трябва да има еднакво разбиране за постигнатото.
Етапите са инструмент за планиране, който ви позволява да планирате най-важните етапи на проекта във времето и да прецените на какъв етап са целите. В цялостния график на проекта те ни показват най-важните етапи на работа, което улеснява визуализирането на напредъка.
В една софтуерна компания всичко е свързано с ефективност и оптимизиране на дейностите. Можете ли да си представите, че всеки път, когато искате да проверите състоянието на даден проект, трябва да прегледате всички изпълнени задачи и след това да решите кое е изпълнено и кое не? Или че трябва да се консултирате с екипа си за всяка точка от графика, за да разберете дали има някакви закъснения? Това би отнело ужасно много време! С помощта на етапите на проекта всеки участник в проекта може сам да провери дали екипът е постигнал определените етапи или дали проектът изостава от графика. Всички имат полза от етапите на проекта: разработчици, ръководители на проекти, клиенти и маркетинг.
Всички знаем, че превенцията е по-добра от корекцията, но понякога ръководителят на проект не може да отдели цялото си внимание на всички проекти едновременно. Обикновено екипът има доста голяма автономия, докато ръководителят на проекта се намесва, когато са необходими решения или реакции.. Благодарение на ясните етапи, PM може веднага да види къде възникват проблеми в проекта и да предприеме подходящи стъпки, за да гарантира гладкото протичане на работата.
Някои проекти се проточват вечно. Когато екипът ви работи по едно и също нещо в продължение на месеци и краят му не се вижда - мотивацията намалява. Основните етапи на проекта не правят работата по-бърза, но ви позволяват да я разделите на етапи. По този начин вместо проект от точка А до точка Б имаме по-малки цели по пътя и стремежът към постигането им повишава мотивацията и ускорява напредъка.
От детството си сме свикнали да получаваме възнаграждение за усилията си - така действа класическото обуславяне. Последователните постижения са положителни подкрепления, които увеличават удовлетворението ни. Те ни карат да искаме да работим по-нататък, за да изпитаме повече приятни емоции. Осъществяването на важни етапи е само вид такава награда, възможност за празнуване за екипа, който е завършил важен етап от работата. Благодарение на това можете да се похвалите с постиженията на екипа си пред други отдели или клиенти и да се поздравите с добре изпълнена задача. Чувството на гордост, свързано с напредъка и развитието, е много важно за благополучието на служителите.
Колкото по-голяма е една софтуерна къща е, толкова по-трудно е за всички да бъдат в крак с всичко, което се случва в компанията. Благодарение на проектните етапи служителите винаги могат да проверят какви проекти изпълняват другите отдели. Служителите могат много по-лесно да изградят чувство за принадлежност към организацията и екипна интеграция. Освен това, когато служителите знаят върху какво работят другите екипи и в какво са специализирани, те винаги ще могат да се обърнат към правилния човек за помощ по дадена тема.
Няма универсално правило за определяне на основните етапи на проекта... Е, тази информация не беше от най-полезните, нали? Но всичко това произтича от факта, че основните етапи са толкова различни, колкото и продуктите, за които се отнасят. Необходим е индивидуален подход, осъзнаване на основните цели и график на проекта.
Важно е основните етапи да се появяват сравнително редовно и интервалите между тях да не са твърде големи. Например, ако проектът ще отнеме около една година, основните етапи могат да се появяват, повече или по-малко, всеки месец. Разбира се, тази честота е само ориентировъчна, но вие знаете какво имаме предвид - ако в един цял дълъг проект има само 4 етапа, разделени от цели тримесечия, те няма да изпълняват своята систематична и актуализираща роля в текущия процес. От друга страна, отнасяйте се към етапите като към нещо специално. Те не са обикновени задачи които извършваме ежедневно. За да повишат мотивацията и да бъдат постижение за служителите, те не могат да се случват на всеки два дни, защото няма да бъдат награда.
Основните етапи на проекта трябва да са разбираеми за всички, които трябва да се справят с тях, т.е. за хора от различни позиции, отдели, а понякога дори и от компании (като клиенти и партньори). Те не изискват технически спецификации. Основните етапи са указателни знаци, които показват състоянието на работата, така че те трябва да бъдат възможно най-ясни и недвусмислени.
В идеалния случай основните етапи трябва да маркират относително отделни фази, така че след като екипът завърши дадена фаза, тя да може да се счита за завършена. Завършването на даден етап и след това многократното връщане към тази част от проекта създава хаос.
Важно е също така да разположите основните етапи хронологично на времева линия. По този начин те спомагат за систематизиране и подреждане на работния процес. Това е особено важно при метода на водопада.
Във всеки бранш ключово умение е да се учите от грешки... за предпочитане от чужди грешки. Затова нека разгледаме какво да избягваме, когато използваме етапи.
Добре, след като вече знаете всичко за това какво представляват основните етапи, как да ги определяте и какви грешки да избягвате, нека преминем към управлението им. Най-лесният начин да направите това е да използвате инструмент за организация на работата, като Teamdeck, където току-що въведохме функция, посветена на етапните цели на проекта! В нашата система можете лесно да управлявате етапите, да задавате подходящ достъп и да проследявате състоянието на всеки етап от работата в ясна времева линия.
Тъй като Teamdeck е цялостен софтуер за управление на ресурсите, можете също така лесно да проверите пълния график, хората, участващи в проекта, техния капацитет, възможността за срещи, и много други. Така че винаги можете да вграждате основните етапи в по-широкия контекст на вашата организация и да ги използвате възможно най-удобно. Teamdeck е инструмент, създаден от софтуерна къща за софтуерни къщи, поради което гарантираме, че той е полезен, функционален, и са съобразени с ИТ индустрията.
Правилно използваните основни етапи на проекта са много полезен инструмент при работа по приложение или софтуер. На първо място, те улесняват подреждането и планирането на работата, като определят нейния правилен ритъм. Второ, те осигуряват яснота на проекта за всички участващи лица. На трето място, те изпълняват много важна функция за мотивиране и подобряване на морала на екипа, давайки повод за гордост, чувство за постижения и развитие в работата. Ако все още не сте въвели етапни цели във вашата организация - няма нужда да чакате!
Ако имате въпроси, моля свържете се с нас - ще се радваме да ви помогнем да персонализирате нашия инструмент, за да отговаря най-добре на всички ваши бизнес нужди.
[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]
Календарът на ресурсите (или календарът за управление на проекти, или календарът за планиране на проекти, софтуерът за планиране на ресурсите) ви позволява да планирате, управлявате и разпределяте ресурсите по-ефективно и ефикасно - особено ако Microsoft Excel е имал водеща роля във вашето...
Каква е крайната цел на ръководителите на проекти? Да изпълняват успешно проектите си. Самите мениджъри на проекти признават, че това не се случва често: според последното проучване Pulse of the Profession по-малко от 60% от проектите са завършени или...
Управлението на капацитета е стратегия, използвана от предприятията, за да се използва по най-добрия начин ефективността на производството по отношение на търсенето на услуга или продукт. Крайната цел на управлението на капацитета е да: да се идентифицират и...