Софтуерните къщи и ИТ консултантските фирми обикновено трябва да могат да управляват няколко проекта едновременно. За да направите това успешно, се нуждаете от доказани процеси за управление на проекти и, разбира се, от надеждни ръководители на проекти, които знаят как да управляват ИТ проекти.
Въпреки това, дори и да разполагате с отлични ръководители на проекти и с най-добрите практики за управление на проекти, може да забележите някои възможности за оптимизация. Може би мениджърите на проекти не могат да разгърнат пълния си потенциал, тъй като всяка седмица са принудени да работят върху отнемащи време доклади? Или може би членовете на екипа ви се изнервят от необходимостта да жонглират с данни между няколко приложения? За щастие можете да използвате автоматизацията, за да разрешите тези и други предизвикателства.
Автоматизацията на управлението на проекти може да се разбира като процес на автоматично изпълнение на задачи, свързани с управлението на проекти. Не става дума за автоматично изпълнение на проекти, например за създаване на софтуер без човешка намеса. Не, вашият екип все още ще трябва да използва своя опит в тази област. Вместо това автоматизацията в управлението на проекти може да им помогне да постигнат по-добра производителност, като например избегнат двойното въвеждане на данни или използват по-ефективни работни процеси за комуникация.
Едно от най-очевидните предимства на автоматизацията на работното място е по-добрата производителност: на екипите ви няма да им се налага да губят времето си за някои трудоемки, рутинни задачи. Освен това автоматизацията може да помогне на служителите ви да вземат по-добри и по-информирани решения. Как е възможно това?
Автоматизацията може да подпомага управление на ресурсите на проекта процеси чрез доклади в реално време, системи за ранно предупреждение или известия. Такива механизми помагат на ръководителите на проекта и другите членове на екипа да реагират незабавно, когато нещо се обърка. Те са удобни и когато трябва да се анализира състоянието на проекта и да се реши дали са необходими оптимизации.
Освен това автоматизацията на PM помага да се уверите, че служителите ви се възползват максимално от наличните инструменти. Интегрирането им и използването на предимствата на автоматизираните работни потоци ще даде на екипа ви пълна видимост на различните етапи и аспекти на жизнения цикъл на разработката на софтуера на проекта. Вероятно можете да си представите също така, че автоматизацията подкрепя усилията ви за подобряване на морала на екипа. В края на краищата, когато хората се чувстват по-продуктивни и овластени на работното място, тяхната ангажираност също е по-висока.
Вероятно няма да можете да автоматизирате някои много сложни аспекти на управлението на проекти и ресурси. Представете си например, че изискванията на един от проектите на вашия екип се променят значително. Налага се да серазпределяне на ресурси, да промените графика на проекта и може би дори да преосмислите дали този проект си струва да бъде продължен от бизнес гледна точка, не е нещо, което бихте могли да автоматизирате ефективно.
Как да определите процесите, при които автоматизацията има смисъл? Помислете за области, които са добре установени във вашата софтуерна къща и се повтарят редовно. Добър пример за това е процесът на стартиране на проект, при който обикновено имате няколко задачи, които трябва да се планират всеки път, когато се стартира нов проект. Като създадете шаблон или работен поток за стартиране на проекта във вашия ИТ или софтуер за управление на маркетингови проекти, можете да спестите време и да позволите на ръководителите на проекти да се съсредоточат върху други неща, а не да задават едни и същи задачи отново и отново.
В предишната точка ви посъветвахме да анализирате областите, в които екипът ви може да се възползва от автоматизирането на задачите си. Това е солидна първа стъпка, но има вероятност да не успеете да откриете всички възможности за автоматизация. Ценно е да насърчите екипа си по проекта да предложи свои собствени идеи. За да направят това обаче, те трябва да знаят - поне в общи линии - какви възможности за автоматизация има.
Обяснете им, че в различните инструменти, които използват ежедневно, има вградени функции за автоматизация, но има и специални приложения (напр, Zapier) за създаване на автоматизирани работни потоци. Да речем, че имате ръководител на проект, който си води бележки в Evernote по време на срещи с клиенти, включително записва потенциални задачи на екипа. Когато този ръководител на проект разбере, че може да използва Zapier, за да превръща автоматично бележките си в задачи, той вероятно ще приложи такава автоматизация. Преди това те може дори да не са знаели, че е възможно да се изгради такъв работен процес.
Автоматичните предупреждения са полезни - попитайте екипа си за разработка. Вероятно те са настроили предупреждения за случаите, когато сървърът не работи или някоя от системите се повреди. Когато става въпрос за управление на проекти, можете да предупреждавате екипа на проекта, когато той наближава границата на планирания бюджет.
Известията по имейл или в Slack могат да служат като предупреждения, но и като полезни напомняния. Разгледайте следния сценарий:
Повечето софтуерни компании използват проследяване на времето, за да следят разходите по своите проекти. За съжаление, нерядко служителите забравят да попълнят навреме работните си графици или да включат автоматичното проследяване на работното време. Вместо това те добавят своите предположения за проследяване на работното време в края на седмицата или, още по-лошо, на месеца.
Очевидно е, че анализ, основан на такива неточни данни, няма да бъде надежден и дори може да бъде подвеждащ. Автоматично напомняне в Slack за попълване на времеви лист всеки ден може да ви помогне да се справите с този проблем.
Прочетете повече за автоматизираните известия в Slack за екипите ви по проекта.
Очевидно е, че ръководителят на проекта играе ключова роля в екипа на проекта. Случайно той често е и човек, който извършва дейности, които биха могли да бъдат оптимизирани с автоматизация на управлението на проекти. Например, много ръководители на проекти прекарват часове в записване на доклади за състоянието на проекта за клиентите всяка седмица. Може би си мислите, че е важно клиентите ни да знаят какво се случва с техните проекти.
Разбира се, но процесът на писане на отчети за проектите обикновено е много неефективен. Как можете да го автоматизирате? Използването на автоматично обновяващи се отчети за проекти, които конфигурирате веднъж и след това проверявате само текущото състояние, би било умен избор тук. Такива отчети се предлагат в много приложения за управление на проекти, както и в инструменти за управление на ресурси.
Говорейки за приложения, трябва да се уверите, че инструментите, които екипите ви използват, предлагат опции за автоматизация. В противен случай ще трябва да създадете персонализирани обходни пътища. Разбира се, за софтуерната къща може да не е голямо техническо предизвикателство да изгради персонализирана интеграция с отворения API на даден инструмент, но това е допълнителен разход за вашата компания, за който трябва да знаете.
Търсете инструменти, които предлагат персонализирани работни потоци и тригери, автоматични актуализации на състоянието, мощни опции за отчитане и др. Добре е също така да попитате конкретно за възможностите за автоматизация на PM по време на демонстрацията на продукта. Екипът, който стои зад приложението, което обмисляте, вероятно ще ви даде интересни идеи за това как можете да автоматизирате задачите на екипа си.
Ефективно управление на ресурсите е важна стратегия за софтуерна компания, която иска да планира и управлява проекти с лекота. Трябва да обърнете внимание на планиране на ресурсите, имайте предвид разположението на хората и се опитайте да поддържате балансирано работно натоварване (прочетете за управление на работното натоварване). Поради тази причина много ИТ компании използват специализирани софтуер за управление на ресурсите върху техния софтуер за управление на проекти.[/vc_column_text]
Интерактивният календар на ресурсите улеснява значително планирането и наблюдението на проектите.
Имайте предвид, че инструменти за управление на ресурсите се предлагат и с полезни функции за автоматизация. Teamdeck, например, предлага предупреждения и известия в Slack/електронна поща, автоматично обновяващи се отчети, вградени интеграции и мощен API. Можете да използвате тези функции, за да настроите предупреждения или напомняния, да се уверите, че ръководителите на проекти могат бързо да подготвят отчети за проектите, и да свържете Teamdeck с избрания от вас софтуер за управление на проекти.
Прилича на решение, което бихте могли да използвате във вашата софтуерна къща? Не се колебайте да се свържете с нас и насрочете разговор с Аниела, нашият специалист по успеха на клиентите. Ще се радваме да ви покажем Teamdeck и да ви дадем информация за това как можете да използвате това приложение, за да направите процесите по управление на проекти във вашата организация по-ефективни и ефикасни.
Една от най-трудните задачи за собствениците на предприятия и мениджърите на ресурси е планирането на смените. Планирането на това кой кога и на какво да работи, в зависимост от личните му предпочитания и...
Като софтуерна къща сме тествали много, може би най-добрите приложения за управление на времето. В ИТ и софтуерния бизнес - който има предимно бизнес клиенти от САЩ и Великобритания - сме свикнали да работим с абсолютно...
