Независимо дали работите в софтуерна компания или творческа агенция, вероятно знаете много добре, че проектите не приключват, когато някой натисне последния commit в базата с код или когато клиентът отговори с "изглежда добре" на работата ви. Разбира се, частта от жизнения цикъл на проекта, свързана с доставката, може и да е приключила, но сега е моментът за правилното приключване на проекта. В тази публикация в блога ще ви покажем някои от най-важните стъпки, които трябва да включите в процесите за управление на проекти във вашата компания в края на проекта.
Първо, нека да обърнем внимание на това защо изобщо трябва да се интересувате от процеса на приключване на проекта.
Процесът на приключване на проекта е полезен, за да се гарантира, че всички, участващи в проекта, са на едно мнение и проектът е официално завършен. Какво се случва, когато не затворите проекта правилно? Като начало, може все още да получавате искания за промени от клиента, който не е наясно, че вече не е време за такива искания. Приключването на проекта е изгодно и от гледна точка на управление на ресурсите на проекта перспектива. Няма да държите служителите си ненужно заети с вече завършен проект - те ще могат да работят по нови задачи. И накрая, ще имате възможност да погледнете назад към проекта и да оцените какво е било правилно и какво може да се подобри.
Какво да кажем за вашите служители? Участието в процеса на приключване на проекта, независимо дали е успешен или не, ще им даде усещане за приключване и ще подобри морала на екипа.
Ако искате да изградите единен процес за приключване на проекта, може би ще искате да започнете с обстоен анализ на статуквото.
Срещнете се с екипа за управление на проекта и обсъдете дейностите му в края на жизнения цикъл на проекта. Заедно можете да анализирате плюсовете и минусите на различните подходи и да изградите процедура, която да отговаря на нуждите на вашата компания.
Преди всичко трябва да прегледате списъка с изисквания и да се уверите, че екипът на проекта е подготвил всички резултати. Процесът на приключване на проекта може да започне, когато сте готови да предадете проекта.
Свържете се с клиента, за да прехвърлите официално всички резултати заедно с необходимата документация. Възможно е да сте предавали различни елементи на проекта в по-ранен етап от процеса. Това е напълно нормално. Просто трябва да се уверите, че клиентът ви има достъп до пълния набор от резултати. Не забравяйте и за споделянето на URL адреси, входни данни и пароли.
Следващата стъпка е да получите официален подпис от клиента. В идеалния случай трябва да имате писмено изявление - достатъчен е имейл, че работата на екипа ви по проекта е била счетена за приемлива от клиента. Ако не успеете да осигурите подпис, може да ви очаква неприятна изненада по-късно: ако има някакви проблеми, по-добре е да ги отстраните сега.
Това е и отлична възможност да получите обратна връзка от клиента. Можете да насрочите обаждане, за да получите ретроспективна среща с клиента. След такъв разговор вероятно ще имате някои точки за действие за бъдещи подобрения и евентуално хубаво свидетелство, което да поставите на уебсайта си.
През целия жизнен цикъл на проекта ръководителят на проекта трябва да работи с много документи. Фазата на приключване е чудесен момент да организирате всички тях и да се уверите, че няма неизпълнени задачи.
Хората, които работят по даден проект, може да имат чувството, че познават всички негови страни. Това вероятно е така за момента, но какво ще стане след няколко месеца, когато клиентът поиска да попита за техническа подробност? Много по-добре е всички документи, свързани с проекта, да са правилно организирани.
Освен това трябва официално да сключите договори за проекти с различни доставчици или лица на свободна практика. Не забравяйте да им платите!
Както споменахме по-рано, приключването на проекта е идеалният момент за обмисляне на работата на екипа. Влезте в софтуера си за управление на проекти или за управление на ресурсите и анализирайте отчетите за проекта. Ето няколко идеи за това, което можете да разгледате внимателно:
Използвайте Teamdeck за да създадете отчет за прогнозите спрямо актуалните стойности.
Teamdeck може също така да ви помогне да изчисляване на използването на ресурсите.
Изчисляването на часовете, за които се издават фактури, както и на времето, за което не се издават фактури, може да ви помогне да намерите допълнителни идеи за подобряване на производителността на вашия екип.
Когато правите преглед на проекта, трябва да организирате и среща на екипа на проекта, за да обсъдите научените уроци и идеите за бъдещето.
Ако компанията ви работи по няколко проекта едновременно, както е в много агенции или софтуерни къщи, може да не е очевидно за всички, че даден проект току-що е приключил. Добре би било ръководителят на проекта да изпрати съобщение за цялата компания, в което да обяви завършването на проекта и да признае упоритата работа на екипа. Той трябва да се опита да подчертае постиженията на всеки член на екипа и да се увери, че е включил всички. Подобен жест определено ще накара служителя ви да се почувства ценен и забелязан.
Въпреки че пандемията може да ви попречи да организирате празнично събитие за екипа на проекта, все пак трябва да се опитате да се забавлявате с тях. Дори виртуално празненство може да бъде забавен повод за насърчаване на колегиалността.
Вече сте обсъдили проекта подробно с екипа на проекта, получили сте обратна връзка от клиента и сте прегледали данните. Много е вероятно да разполагате с ценни, приложими прозрения, които могат да бъдат от полза за бъдещите проекти на вашата компания. Изключително важно е да ги документирате и да ги споделите с други хора, отговорни за управлението на проектите във вашата компания.
Освен това това е чудесен момент за създаване на маркетингов шум около проекта: включете го в онлайн портфолиото на екипа си, публикувайте проучване на случай. Изгодно е да планирате такива стъпки; в противен случай те може никога да не бъдат направени сред други проекти и задачи.
Дори да сте сигурни, че съотборниците ви знаят, че проектът е готов, все пак трябва официално да ги освободите от тази задача. Когато разглеждате ресурсите на вашата компания или онлайн календар за планиране, тези служители не трябва повече да бъдат осчетоводявани за приключилия проект.
Уверете се, че екипът ви ресурсен календар е актуализиран. По този начин другите ръководители на проекти могат да ги ангажират за нови проекти.
Когато сте чели за различните стъпки в процеса на приключване, вероятно сте забелязали, че този етап ще отнеме известно време. Това е още една причина да разполагате с такива процедури преди началото на проекта. Когато знаете колко часа средно отнема приключването на даден проект, можете да го отчетете при оценката на разходите по проекта.
Надяваме се, че тази публикация в блога ще ви помогне да планирате ефективни стъпки за приключване на проекта, които отговарят на нуждите на вашата компания. Това определено ще бъде от полза за бъдещите проекти на екипа ви.
Календарът на ресурсите (или календарът за управление на проекти, или календарът за планиране на проекти, софтуерът за планиране на ресурсите) ви позволява да планирате, управлявате и разпределяте ресурсите по-ефективно и ефикасно - особено ако Microsoft Excel е имал водеща роля във вашето...
Каква е крайната цел на ръководителите на проекти? Да изпълняват успешно проектите си. Самите мениджъри на проекти признават, че това не се случва често: според последното проучване Pulse of the Profession по-малко от 60% от проектите са завършени или...
Управлението на капацитета е стратегия, използвана от предприятията, за да се използва по най-добрия начин ефективността на производството по отношение на търсенето на услуга или продукт. Крайната цел на управлението на капацитета е да: да се идентифицират и...