Кое е най-голямото предизвикателство в работата на ръководител на проекти? Да жонглираш с множество задачи? Управлението на очакванията на заинтересованите страни? Преминаването през сложни ситуации? От само себе си се разбира, че на ръководителите на проекти не им е лесно. В края на краищата всеки проект, който поемат, е различен.
Какво ще получите благодарение на тази статия:
Разбира се, някои предизвикателства в проекта са почти неизбежни, но можете да се подготвите за тях! Днес ще обсъдим някои често срещани предизвикателства при управлението на проекти и ще ви покажем как можете да ги избегнете или да се справите с тях.
Тук става дума за вашите очаквания към членовете на екипа и за очакванията на заинтересованите страни по отношение на работата на екипа. Въпреки че тези два случая са малко по-различни, можете да използвате сходни стратегии за решаване на двете предизвикателства.
Когато става въпрос за вашите клиенти, уверете се, че разбирате основната бизнес цел на проекта. Какво искат да постигнат? Как този проект ще им помогне да постигнат тази цел? Ако нямате отговори, това винаги води до предизвикателства при управлението на проекти.
Не се страхувайте да задавате въпроси и след като сте готови да потвърдите обхвата на проекта, обсъдете и очакванията. Понякога дори е полезно да се очертае конкретно какво е извън обхвата на работата. За да накарате екипа си да разбере очакванията на проекта, трябва също така да го насърчите да задава въпроси и ясно да обясните причините за различните задачи. Не забравяйте, че членовете на екипа ви трябва също така да разбират задълбочено бизнес целите на проекта.
Свързаните с ресурсите предизвикателства в проектите могат да имат тежки последици. В края на краищата се нуждаете от достатъчно компетентни хора, за да реализирате проекта си. Проблемите тук могат да започнат още на етапа на планиране на проекта, когато искате да съберете екипа.
Ако вашата компания не използва ресурсен календар да управлявате всички служители, може да се окаже много трудно да идентифицирате подходящи ресурси, които да се присъединят към екипа на проекта. В идеалния случай бихте искали да можете да търсите например специфични умения в ресурсите на вашата компания. Разбира се, трябва да сте сигурни и че хората, които искате да бъдат включени в екипа, са на разположение за работа в определен период от време.
Тук отново е много полезен календар на ресурсите. Да имате видимост за капацитета на ресурсите си (прочетете повече за планиране на капацитета на ресурсите) и наличността е жизненоважен елемент от управлението на риска. Ако например някой от членовете на екипа ви стане недостъпен поради непредвидени обстоятелства, ще можете по-бързо да намерите заместник.
Ефективното прогнозиране на ресурсите също е от съществено значение, ако искате да избегнете недостиг на ресурси. Сигурни ли сте, че разполагате с достатъчно хора, за да реализирате проекта?
Прочетете как да използване на исторически данни за проекта за прогнозиране на човешките ресурси.
Разбира се, оценяването на проектите е сложен елемент от управление на проекти и ресурси, а оценките рядко са изключително точни. Това обаче не означава, че трябва просто да се откажете и да приемете, че прогнозите на вашия екип ще бъдат далеч от истината. Има неща, които можете да направите, за да наклоните везните във ваша полза:
Когато попитате ръководителите на проекти за предизвикателствата при управлението на проекти, вероятно на първо място в списъка им ще се появи "пълзящият обхват". Това е доста често срещано явление и се случва, когато обхватът на проекта нараства неконтролируемо. То може да бъде причинено от недобре дефиниран обхват на проекта, натиск от страна на външни и вътрешни заинтересовани страни или липса на дефиниран процес за управление на промените.
За щастие, като ръководител на проект имате няколко стратегии за управление на разширяването на обхвата или дори за предотвратяването му. Всичко започва с добре подготвен обхват на работата. Ефективен управление на обхвата на проекта ще ви помогне изключително много: след като сте определили и валидирали всички изисквания на проекта, можете да бъдете по-уверени в обхвата на проекта си.
Какво да правите, ако смятате, че обхватът на проекта ви е излязъл извън контрол? Ще намерите някои полезни съвети в нашето ръководство за разширяване на обхвата при управлението на проекти.
Дори в - да кажем - управление на маркетингови проекти индустрии или просто компании, специализирани в комуникацията, е трудно да се избегнат недоразумения, които се случват при слабо лидерство и лоша комуникация.
Ръководителите на проекти трябва да общуват ефективно с членовете на екипа на проекта, но също така и с клиенти, други заинтересовани страни и дори със собствените си ръководители. Всяка от тези страни може да изисква различен стил на комуникация и различни канали за връзка. Задължително е ръководителят на проекта да изготви план за комуникация и да го сподели с всички участници.
Определете каналите за комуникация, създайте някои правила за актуализациите на проекта (напр. доклади за състоянието на проекта) и, което е важно, да избягвате неефективни срещи! Това ще помогне да се поддържа правилното ниво на прозрачност на проекта и да избегнете комуникационните предизвикателства в проектите си.
Тъй като много екипи преминаха към дистанционна работа поради глобалната пандемия, комуникацията може да се превърне в предизвикателство дори за предприятията, които до този момент са се справяли добре с нея. Дори и да разполагат с чудесна камера за срещи с увеличение може да не е достатъчен. Това важи ли и за вашия екип? Прочетете публикацията в нашия блог, за да научите повече за най-добри практики за дистанционна комуникация.
Разбираемо е, че този тип проблеми с управлението на проекта могат бързо да провалят целия проект. Когато компанията ви отговаря само за един проект в даден момент, може да изглежда по-лесно да избягване на конфликти при планирането на проекта..
Все пак, ако не координирате резервациите на проектите с наличността на ресурсите, може да се сблъскате с проблеми. Какво ще стане, ако се окаже, че един от ключовите членове на екипа ви по проекта е планирал двуседмична ваканция, а вие не сте взели това предвид при планирането на графика?
Когато става въпрос за няколко проекта, избягването на конфликти при планирането може да е още по-голямо предизвикателство, но е възможно. Най-важното е да предоставите на всички ръководители на проекти видимост за графика на всеки проект и наличността на ресурсите.
Ако разполагате с тази информация, вероятността да възникнат проблеми с планирането е по-малка. Можете да използвате онлайн календар за планиране за планиране на няколко проекта без сблъсъци.
Всеки ръководител на проект трябва да може да следи състоянието на проекта. Това има няколко предимства: можете да следите бюджета, да проверявате какво е работното натоварване на екипа ви и евентуално да идентифицирате области за подобрение. Например ръководителите на маркетингови проекти могат да използват SEO инструмент с софтуер за планиране на ресурсите да анализирате ефективността на служителите и да откривате пропуски в тяхното представяне. Знанието за това къде се намират нещата ви позволява да вземате решения за управление на проекти, базирани на данни. Можете също така да реагирате по-бързо, когато нещата не вървят по план.
Съществуват много различни начини за измерване на състоянието на вашия проект. Препоръчваме ви да проследявате следните показатели:
Инструменти за планиране на проекти са предназначени да помогнат на вас и вашия екип да реализирате успешно проектите. За да се случи това обаче, трябва да използвате правилните инструменти за вашия бизнес. В противен случай може да изгубите много време за въвеждане на служителите си в приложения, които нямат осезаем ефект върху работата им.
Представете си ситуация, в която някои хора от екипа на проекта прекарват времето си в движение, например пътуват до клиента. Ако поискате от тях да проследяват времето със софтуер за управление на проекти, който няма мобилна версия, това ще бъде много неудобно. Нещо повече, техните ведомости за време вероятно няма да са съвсем точни, тъй като те ще ги попълват със задна дата.
Преди да решите да добавите ново приложение към инструментариума на екипа си, започнете да изброявате нуждите си. След това проверете дали даден инструмент отговаря на тях. Интегрира ли се с други инструменти, които екипът ви използва? Може ли да бъде персонализиран, за да отразява процесите на вашата компания? Използването на инструменти, които подпомагат работния процес на вашия екип, ще улесни живота на екипа и на ръководителя на проекта.
Дори ако имате обширни обучение по управление на проекти или значителен професионален опит, гореописаните проблеми могат лесно да се окажат пречка за вашия проект и да му повлияят негативно. Като ръководител на проект е полезно да знаете как да предотвратите или преодолеете последиците от тях.
Тази публикация в блога е като отправна точка: очертахме някои често срещани предизвикателства при управлението на проекти, но все пак си струва да прочетете за всяка конкретна тема. Надяваме се, че линковете, които сме посочили до всяко от гореспоменатите предизвикателства, ще ви помогнат да развиете по-нататък своите познания в областта на управлението на проекти.
Календарът на ресурсите (или календарът за управление на проекти, или календарът за планиране на проекти, софтуерът за планиране на ресурсите) ви позволява да планирате, управлявате и разпределяте ресурсите по-ефективно и ефикасно - особено ако Microsoft Excel е имал водеща роля във вашето...
Каква е крайната цел на ръководителите на проекти? Да изпълняват успешно проектите си. Самите мениджъри на проекти признават, че това не се случва често: според последното проучване Pulse of the Profession по-малко от 60% от проектите са завършени или...
Управлението на капацитета е стратегия, използвана от предприятията, за да се използва по най-добрия начин ефективността на производството по отношение на търсенето на услуга или продукт. Крайната цел на управлението на капацитета е да: да се идентифицират и...