Когато сте ръководител на проект или ръководител на екип, винаги трябва да следите разходите по проекта си. Няма значение дали проектът ви е вътрешно начинание или нещо, което е спонсорирано от външни заинтересовани страни: знанието за това колко разходи е генерирал ви позволява да ръководите екипа си по-добре и евентуално да подобрите плана за управление на разходите.
Какво ще получите с тази статия:
В тази публикация в блога ще да ви покаже как да проследявате разходите по проекта с помощта на Софтуер за планиране на ресурсите Teamdeck. Ще се съсредоточим върху разходите, генерирани от членовете на екипа ви, работещи по проекта - такъв анализ ще бъде особено полезен за компании, които работят на база време и материали, където всеки час се отчита в общия бюджет. Другите разходи, свързани с проекта, очевидно също са важни, но те обикновено са много по-лесни за проследяване.
Като начало нека обобщим основните предимства на използването на надеждно приложение за проследяване на бюджета на проекта.
Смятаме, че е доста сигурно да кажем, че разбирате важността на проследяването на разходите по проекта. Работата е там, че много компании все още разчитат на остарели инструменти за контрол на бюджетите на проектите, най-вече на електронни таблици. Ще твърдим, че използването на специализирана инструмент за планиране на проекти, независимо дали става дума за софтуер за управление на маркетингови проекти или на такава, насочена към ресурсите, като Teamdeck, ви дава значително предимство.
На първо място, данните трябва да са точни и актуални. След като сте планирали внимателно бюджета, трябва да можете да прецените дали всичко върви по план. Не е лесно да се поддържат точни електронни таблици, особено когато трябва да проследявате работата на няколко членове на екипа.
Да ги помолите да попълват таблици за работното време ще ви помогне, но това може да се окаже неудобен вариант, особено ако екипът ви работи в движение (напр. управление на събития). Teamdeck е единен източник на истината по отношение на вашия на екипа натоварване и работни листове.
Всички служители могат да въвеждат ръчно своите записи за работно време или да използват мобилно проследяване на времето, в зависимост от това кое е по-удобно. Ръководителите на проекти могат лесно да изчислят разходите по проекта въз основа на времето, което всеки член на екипа е прекарал в проекта.
Друг важен аспект на проследяването на разходите по проекта е възможността за бързо навлизане в дълбочина на данните. Може да искате да проучите разходите, генерирани от различните екипи, или да оцените как изглеждат различните седмици в сравнение с тях. Приложенията с функции за отчитане на проекти ви позволяват да направите това лесно, без да изразходвате твърде много време за преработване на отчета. Вашият отчет за разходите по проекта е винаги там и винаги актуален, готов да бъде допълнително анализиран или споделен с други хора.
[/vc_column_text]
Първото нещо, което трябва да направите, е да създадете акаунт в Teamdeck. Можете да тествате приложението безплатно в продължение на седем дни и да разгледате всички функции през това време, включително мощни отчети за проекти. Регистрирайте се тук.
Преди да започнете да анализирате разходите по проектите си, трябва да разполагате с данни, които да проследите. За новите потребители на Teamdeck има две възможности:
След като разполагате с данни за анализ, можете да отидете в горното меню на приложението и да кликнете върху "отчети".
Като щракнете върху "Създаване на нов отчет", можете да избирате между шаблони на отчети или да създадете такъв от нулата. В този урок ще започнем с празен отчет, така че щракнете върху "create custom".
Забележка: шаблон, наречен Бюджет на проекта ще бъде добра алтернатива за целите на проследяването на разходите и бюджета, ако искате да започнете работа тук.
Сега, след като сте подготвили доклада за проекта, трябва да му дадете име и да изберете диапазон от дати.
Готови ли сте? Да започнем да добавяме диаграми и таблици към вашия проследяване на бюджета на проекта доклад.
Сравняването на прогнозните и действителните разходи е полезна таблица, която може да се използва в докладите за проследяване на разходите по проекта. В Teamdeck можете да изчислите прогнозите, като използвате резервациите на екипа си, а като действителни разходи - техните хронометри. Нека създадем линейна диаграма с тези две стойности:
Като погледнем тази графика, виждаме, че линията на работното време в един момент пресича линията на резервациите и оттогава насам действително изразходваното време е много повече от прогнозите. Това е добро начало за по-задълбочен анализ на бюджета на нашия проект.
Забележка: Както виждате, само един от проектите е видим на тази графика. Това е така, защото използвахме филтър и решихме да анализираме само този конкретен проект:
Сега нека да добавим таблица, в която да изчислим разходите за проекта въз основа на времевите таблици на нашите ресурси.
Започнете, като добавите таблица към отчета си. По подразбиране тя ще има няколко колони, но можете да премахнете всички, с изключение на таблиците за работното време. Сега трябва да добавим две нови колони - една за посочване на почасовата цена на работата ("почасова ставка") и една за общите разходи ("разходи по проекта").
И двете колони ще се състоят от стойности, които не се събират в Teamdeck по подразбиране: трябва или да ги въведем ръчно (почасовите ставки), или да създадем автоматично изчисление (за умножаване на времето и почасовите разходи). Щракнете върху "Метрики" и след това върху "Добавяне на потребителски".
Сега ще видите три различни опции - нека набързо обясним как работят:
Да добавим колоните сега!
Първо кликнете върху "Добавяне на колона с потребителска стойност" и й дайте име (в нашия случай това е "почасова ставка"). След това изберете типа данни, които ще се съхраняват тук.
Когато запазите тази колона, тя трябва да се появи в отчета ви. Щракнете върху празната клетка и въведете стойността на работния час на вашия екип. Не можете да измислите една стойност тук, защото всички членове на екипа ви имат различни часови ставки? Не се притеснявайте! Ще разгледаме този сценарий след малко.
Засега нека добавим колона за общите разходи по проекта. Щракнете върху "Добавяне на потребителско поле за изчисление" и използвайте следната формула:
Времеви таблици: Време / 60 * Потребителски стойности: Почасова ставка
Може би се чудите защо трябва да разделим първата стойност на 60. Причината е проста: часовите ведомости се съхраняват в нашата система като минути, така че, за да бъдат третирани като часове, трябва да ги разделим на 60.
Масата ви е готова:
Какво става, ако по проекта работят ресурси с различни почасови разходи?
Можете да оставите същата настройка на таблицата, както в предишните параграфи, но трябва да посочите тарифите на всички. Получете достъп до списъка с хора, като щракнете върху стрелката до името на проекта:
Сега въведете ставката на всяко лице в празната клетка в неговия ред. Ще забележите, че изчисленото поле ще започне да се попълва с разходите, генерирани от всеки служител.
Разбира се, искате да видите и общите разходи. За да обобщите всички разходи за конкретните ресурси, трябва да щракнете върху клетката "разходи за проекта" в полето общо ред и въведете следната формула:
=sum(nested(group: People, Custom formulas: Costs of the project))
Натиснете бутона "Въведи" - на последния ред вече ще бъде показана сумата на разходите на всяко лице:
Teamdeck също така ви позволява да анализирате само платени или неплатени часове (прочетете как да изчисляване на платени часове). Всеки запис на работно време, регистриран от вашите ресурси, може да бъде категоризиран по подходящ начин (с помощта на т.нар. етикети на работното време). Всичко, което трябва да направите, за да генерирате, да речем, подлежащи на фактуриране разходи, е да въведете филтър:
По същия начин можете да се съсредоточите единствено върху часовете, за които не се издават фактури, и в резултат на това да изчислите вътрешните разходи.
Знаейки колко пари трябва да платите за неплатените дейности, може да помогнете за вземането на някои решения за оптимизиране на разходите както по отношение на бюджета на проекта, така и напр. за намаляване на броя на ненужни срещи.
Възможно е да не можете да обясните определени тенденции в данните само чрез разглеждане на числата. Ето защо можете да добавите колона за описания на времевите листове в отчета си. Описанията са коментарите, които вашите служители правят, когато регистрират даден запис на работно време. Като погледнете описанието, можете точно да кажете с какво се е занимавал даден член на екипа, когато е регистрирал извънреден труд, например.
Има вероятност да искате да споделите отчета си за бюджета с други хора: клиента, мениджърите и екипа си. С Teamdeck можете да генерирате връзка към отчета си и да я изпратите на съответните хора. Играйте с отчета, който създадохме в тази публикация в блога тук.
Надяваме се, че това ръководство ще ви помогне да създадете отчет за проследяване на разходите за вашите проекти. Ако имате някакви нужди, свързани с отчитането на разходите, които не сме разгледали в тази публикация в блога, ви препоръчваме да насрочете разговор с Аниела. Тя с удоволствие ще ви покаже как можете да създадете автоматично обновяващ се отчет, който напълно отговаря на нуждите на вашия екип.
Ефективното планиране на ресурсите е ключова цел за предприятия от всякакъв мащаб, независимо дали работят онлайн или в традиционни отрасли. Като се има предвид голямото разнообразие от предприятия, които се нуждаят от планиране на ресурсите, е трудно да се предостави универсална препоръка...
Отборите по целия свят се сблъскват с подобни предизвикателства, когато става въпрос за планиране на графика на техния отбор. Създаването на план на проекта е трудно само по себе си, а актуализирането му и реагирането на промени е още по-трудно...
Като софтуерна къща сме тествали много, може би най-добрите приложения за управление на времето. В ИТ и софтуерния бизнес - който има предимно бизнес клиенти от САЩ и Великобритания - сме свикнали да работим с абсолютно...