Като ръководител на проект знаете достатъчно добре, че създаването на оптимален график на проекта е предизвикателство, но разполагате с много софтуер за управление на проекти и ресурси и техники на ваше разположение. Все пак е възможно да се сблъскате с някои проблеми при планирането. Нещата стават още по-сложни, когато работите в компания, която отговаря за изпълнението на няколко проекта едновременно. Тогава вероятността за припокриване на графиците и двойно заети служители е още по-голяма.
За щастие можете да избегнете повечето конфликти, свързани с графика, като следвате най-добрите практики на управление на ресурси и проекти. По-долу сме изброили няколко съвета - следвайте ги, за да управлявате проектите си по-успешно.
И двата термина са абсолютно известни. Както в деловия, така и в личния живот ситуации като съвпадение на две важни дати и две важни събития не са нещо ново в живота на всеки човек. Но в повечето случаи подобна ситуация никога не прави нещата по-добри или по-лесни.
Най-общо казано, в среда за управление на проекти конфликти в планирането възникват, когато на член на екипа или на служител се възлагат повече от две задачи или двойни смени едновременно. Подобна ситуация е източник на две неща и всяко от тях има свои собствени предизвикателства зад нея.
Много изследвания, посветени на проблемите с напускането на работа, показват, че сред първите 5 причини винаги е въпросът за планирането или - с други думи - гъвкавостта. Ако прочетете обобщението, дадено от Изследователски център PEW или тази от Проучване на Галъп, заключенията са същите. Графикът на служителя определя неговото решение по отношение на ангажираността и лоялността.
Могат ли и двете да повлияят на бизнеса и изпълнението на проектите? Абсолютно да. Отличното справяне с конфликти при планирането е друго умение сред ръководителите на проекти, които се стремят към по-високи цели.
Нека за момент да очертаем някои от най-често срещаните причини за проблеми с планирането на проекти. След като ги разберете, ще ви бъде по-лесно да определите областите за подобрение в процеса на управление на проекти.
Разбира се, някои обстоятелства не зависят от вас. Вземете например настоящата ситуация. В момента на публикуване на тази публикация в блога (юни 2020 г.) хиляди или повече проектни графици са отложени или напълно прекратени поради пандемията от коронавирус. Не можете да контролирате всичко, което може да се случи с вашия проект. Това не означава, че не трябва да въведете някои превантивни мерки за управление на проекти, за да не допускате конфликти при планирането.
Най-лесният начин да увеличите видимостта на дейностите по проекта и на членовете на екипа, които работят по тях, е да въведете ресурс, който онлайн календар за планиране. Това е място, където всички или определени служители могат да видят за кой проект са резервирани хора, кой има свободно време (и може да се присъедини към друг екип, който се бори да не изостава), кой изобщо не е на разположение и т.н. Teamdeck е инструментът, който създадохме, за да помогнем на компаниите да управляват по-добре своите екипи и проекти:
Централният ресурсен календар ще бъде особено ценен от компаниите, които работят по няколко проекта едновременно. Когато имате няколко графика, крайни срокове, проектни екипи, е много по-трудно да избегнете сблъсъци или припокриване. Да кажем, че искате да добавите нов човек към екипа на проекта. Когато не виждате графика на другите проекти, можете само да предположите, че той ще се справи с допълнителното натоварване. С един източник на "истината за графика" всеки PM може активно да избягва конфликти в графика, когато планира нов проект или коригира съществуващия.
За да успеете с разпределение на ресурсите, трябва да определите от какви хора се нуждаете в екипа си. Какви са желаните им умения? Професионалният опит ще играе ли съществена роля? Може би определени географски местоположения ще са по-добри, защото служителите ще трябва да се срещат лично с клиента? Възможно е да имате няколко изисквания към вашия "екип на мечтите" и е важно да ги формулирате. Рискът от резервиране на първата налична група хора, без да се обърне внимание на изброените по-горе фактори, е, че по-късно ще се наложи да преразпределяте ресурси и потенциално ще възникнат проблеми с планирането.
Разбира се, искате да проверите и дали личните графици на екипа ви са съобразени с графика на проекта. Можете да направите това лесно, ако проектът ви инструмент за планиране съхранява и данни за отпуските (Teamdeck го прави). Разбира се, невинаги можете да планирате графика си според отпуските на хората: важното е да сте наясно с тези отсъствия, защото в противен случай ще имате проблем с графика.
Открита комуникация и чувство за прозрачност на проекта ще помогне на членовете на екипа ви още на етапа на оценка на проекта. Въпреки че не трябва да очаквате членовете на екипа ви да измислят 100% точни оценки, предположенията, които те предоставят, трябва да са поне в рамките на възможното. Как можете да помогнете? Едно от нещата, които ръководителите на проекти могат да направят, за да подпомогнат оценяването на проекта, е да се уверят, че екипът напълно разбира проекта: бизнес целите, нуждите на крайните потребители и всички функционални и нефункционални изисквания. Това трябва да помогне на служителите ви да създадат по-реалистични оценки.
Едно нещо е да помните зависимостите между различните задачи, но трябва да помните и зависимостите между различните роли в проекта. Вашият front-end разработчик ще може да работи пълноценно по проекта едва когато дизайнерът предаде своята част. Ако един човек закъснее със задачите си, други хора могат да го последват просто поради зависимостите между ролите им.
Уверете се, че екипът ви е запознат с тези зависимости. Тази информираност ще им помогне да вземат по-добри решения на етапа на оценяване и да определят приоритетите на задачите си по-късно.
Вече споменахме, че се нуждаете от известна видимост на графиците на други проекти във вашата компания, особено ако използвате един и същ фонд от ресурси. Но как можете да получите видимост в намеренията на други хора? Нека си представим, че се подготвяте за нов проект и ви предстои да съберете екипа. Преглеждате списъка на служителите и забелязвате някого, който би ви паснал чудесно. Решавате да го назначите на проекта веднага след като получите официално потвърждение за стартиране от клиента. Когато този ден настъпва, ви очаква неприятна изненада: друг PM вече е назначил този служител за своя проект. Ако само можехте да "поискате" определен състав на екипа...
С Teamdeck можете да съобщавате намеренията си и да резервирате служителите предварително - просто добавете специален етикет към резервацията си. Можете също така да създавате персонализирани тагове, за да изразявате например различни нива на спешност или доверие в дадена резервация. И всичко това, за да избегнете конфликти с графика на друг проект.
Мониторингът на напредъка на проекта и докладването са важна част от управлението на проекти: те ви позволяват да държите заинтересованите страни в течение, но и да разбирате по-добре състоянието на проекта. Ресурси и софтуер за планиране на проекти, включително Teamdeck, често дават възможност за създаване на отчети за дейностите по проекта, регистрираното време, използването на ресурсите и др. Използвайте ги, за да не се налага да коригирате графика си.
Например трябва редовно да проверявате действителното време, проследено от служителите ви, и да го сравнявате с първоначалните оценки. Дали всичко върви повече или по-малко според плана? Чудесно! От друга страна, разминаването между прогнозите и действителните данни може да е индикатор за бъдещи проблеми с планирането.
Календарът на ресурсите (или календарът за управление на проекти, или календарът за планиране на проекти, софтуерът за планиране на ресурсите) ви позволява да планирате, управлявате и разпределяте ресурсите по-ефективно и ефикасно - особено ако Microsoft Excel е имал водеща роля във вашето...
Каква е крайната цел на ръководителите на проекти? Да изпълняват успешно проектите си. Самите мениджъри на проекти признават, че това не се случва често: според последното проучване Pulse of the Profession по-малко от 60% от проектите са завършени или...
Управлението на капацитета е стратегия, използвана от предприятията, за да се използва по най-добрия начин ефективността на производството по отношение на търсенето на услуга или продукт. Крайната цел на управлението на капацитета е да: да се идентифицират и...