Целта ви е да управлявате даден проект и да го реализирате успешно: навреме, в рамките на бюджета, като същевременно поддържате висока степен на удовлетвореност на клиента и екипа. Какво се случва, когато вашата компания може да работи по няколко проекта едновременно? На ниво отделен проект целта остава същата, но на по-високо ниво искате да сте сигурни, че екипът ви работи по правилните проекти в правилното време и в рамките на правилните проектни екипи. Това изглежда сложно за постигане, но за щастие управлението на портфолиото от проекти (PPM) е тук, за да помогне.
Благодарение на тази статия нашият читател получава:
- PPM - значение на управлението на портфолиото от проекти в бизнес анализа
- Стъпки за постигане на стратегическите цели чрез управление на портфолиото от проекти в организацията
- Причини, поради които специалният софтуер за управление на портфолиото на проектите е толкова полезен за управлението на бизнеса
Какво представлява управлението на портфолиото от проекти и какви са основните му предимства?
Управлението на портфолиото от проекти може да се опише като централизирано управление и бизнес стратегия за портфолиото от проекти на вашата компания. Портфолиото е съвкупност от групирани един до друг проекти, които не е задължително да са свързани помежду си. Важно е да се отбележи, че, портфолиото от проекти е предназначено да обслужва стратегическа бизнес цел. и да донесе на компанията ви някаква стойност.
Разбира се, споменатата бизнес стойност би била една от основните ползи от управлението на портфолиото от проекти. Освен това тази стратегия е и отлична мярка за управление на риска, свързан с изпълнението на множество проекти. Ако следвате стъпките, описани по-долу, ще имате възможност внимателно да проучите потенциалните проекти на вашата компания още преди да се ангажирате с тяхното изпълнение. В резултат на това оценките ви вероятно ще бъдат по-точни, а възможните предизвикателства ще бъдат взети предвид предварително.
Възприемането на подхода PPM води и до това, че мениджърите на компанията получават по-ясна обща картина на проектите и тяхното изпълнение. Освен това тази стратегия насърчава сътрудничеството между различните проектни екипи вместо конкуренцията.
Процес и стъпки за управление на портфолиото от проекти
Това са етапите, които трябва да вземете предвид, когато искате да въведете управление на портфолиото от проекти във вашата компания.
1. Разработете стратегическите цели на вашата организация
Процесът на PPM започва с излагане на бизнес стратегията или стратегическите цели. Стратегическите цели са водещи в процеса на избор на проекти за портфолиото на вашата компания. От съществено значение е да знаете какви са те. Вашите бизнес цели могат да бъдат свързани с увеличаване на приходите, поддържане на рентабилността или диверсифициране на потоците от приходи. От друга страна обаче, може да има съвсем различна цел, която вашата компания си е поставила за цел да постигне. Не мислете, че трябва да измислите една единствена всеобхватна цел - напълно нормално е да изброите няколко от тях.
2. Идентифициране на потенциални проекти и тяхното анализиране
Преди да започнете да ограничавате проектите, които биха могли да попаднат в портфолиото на вашата компания, трябва да знаете колко голям е вашият набор от проекти. Съберете всички заявки за проекти, разберете какви са възможностите за продажби и избройте всички потенциални проекти. Сега разгледайте внимателно всеки един от тях. Трябва да знаете какви ресурси (човешки или други) изискват, какъв е графикът им, какви са рисковете и потенциалните предизвикателства и т.н.) Оценете възможната печалба от тези проекти.
Когато имате много добра представа за потенциалните проекти, които могат да бъдат част от портфолиото на екипа ви, трябва да извършите анализ на съответствието: проверете дали тези проекти са в съответствие с цялостната ви стратегия.
Опитайте се да прецените проектите в списъка си от гледна точка на бизнес целите на вашата компания: подкрепят ли те тези цели или може би ги застрашават? Какви са шансовете, че екипът ви ще успее да завърши даден проект и да създаде желаната бизнес стойност? Портфолио мениджърите трябва да подбират проекти, които работят добре заедно по отношение на постигането на бизнес целите, но и по отношение на натовареност на екипа и разпределение на ресурсите. Знаете кои проекти отговарят на вашите критерии? Време е да направите повече планиране, преди да ги стартирате!
3. Определяне на приоритетите на организацията избрани проекти
В този момент трябва да имате списък с проекти, които могат да станат част от цялото портфолио на компанията ви. Това е добър момент да ги приоритизирате и, ако е необходимо, да въведете някои промени. Добрата новина е, че сте намерили подходящите проекти за вашата компания. Предизвикателството е, че може да се наложи да коригирате техните срокове или бюджети, за да можете да стартирате тези проекти заедно.
Помислете за управление на ресурсите както и: да решите кои членове на екипа трябва да участват във всеки проект и за колко време. Като мениджър на проектно портфолио на този етап вероятно ще ви се наложи да си сътрудничите с ресурсни или проектни мениджъри. Отделете известно време, за да анализирате графиците на новите си проекти - може би ще се наложи да преместите няколко неща, за да избегнете конфликти в графика.
Сега, когато знаете кои проекти влизат в портфолиото ви и как ще бъдат изпълнени във времето или по отношение на ресурсите, можете да планирате тяхното стартиране. Какво се случва, след като проектните екипи започнат работа по съответните проекти?
4. Управление на проекти
Стартирането на проектите от портфолиото ви не е краят на процеса на управление на портфолиото от проекти. Разбира се, сега фокусът е върху управлението на проектите, но тъй като ръководителите на проекти постигат известен напредък с проектите си, е добре да погледнете на портфолиото от по-високо ниво - преминете към следващия раздел, за да научите как можете да наблюдавате проектите си.
Това е и подходящ момент да се подчертае отново фактът, че всички конфликти (основани на ресурси или други) и искания за промени трябва да се решават с оглед на портфолиото и неговите стратегически цели.
5. Наблюдава проектите в процес на изпълнение и докладва за тяхното подобряване
Ръководителите на проекти трябва редовно да наблюдават ключовите показатели за ефективност на проекта и да следят работното натоварване на членовете на екипа си, това се разбира от само себе си. Но отчитането на проектите е също така съществена част от управлението на проектното портфолио, просто защото позволява да се определи дали даден проект върви по план и дали ще бъде постигната предвидената стойност.
Какво трябва да измервате, когато става въпрос за портфолиото ви от проекти?
- Използване на ресурсите (в рамките на проектите и като цяло)
- Време, регистрирано от хората, работещи в екипите на проекта
- Оценки спрямо актуални стойности (планирани часове спрямо проследени часове)
- Проекти burndown или burnup,
Нуждаете ли се от софтуер за управление на проектно портфолио?
Вероятно ще се сблъскате с няколко приложения, които се гордеят с функциите си за управление на портфолио от проекти. Тези функции обикновено включват:
- Функции за управление на проекти (планиране на задачи, диаграми на Гант)
- Функции за управление на ресурсите (планиране на ресурсите, проследяване на времето, проследяване на отсъствията)
- Функции за отчитане
- Архив на проекта
Въпреки че всички тези опции са изключително удобни за ефективно управление на портфолиото на проекта, вероятно виждате, че подобни опции могат да бъдат открити в приложенията за управление на проекти, които вероятно вече използвате. Възможно е да управлявате портфолиото си от проекти с инструменти, които не са посветени на PPM като такова. Уверете се, че сте в състояние да:
- визуализирате напредъка на проектите си - може да е чрез диаграма на Гант, табло Канбан или с помощта на ресурсен календар изглед с планирани часове за проект или дори отчети за напредъка на проекта. Важно е да знаете докъде са стигнали проектите ви и колко работа ви остава да свършите.
- проследяване на избрани ключови показатели за ефективност - независимо дали става въпрос за използването на ресурсите или за времето, отделено за един проект, искате да можете да кажете, че проектите в портфолиото ви вървят добре или че някои области трябва да бъдат подобрени.
- да си сътрудничите с ръководители на проекти, клиенти и други членове на екипа с помощта на даден инструмент: чудесно е, когато едно приложение, насочено към проекти, може да бъде достъпно за повече хора от ръководителя на проекта (или ръководителя на портфолиото от проекти). Това рационализира комуникацията и насърчава прозрачността.
- да интегрирате софтуера си с други инструменти, които използвате ежедневно - не можем да преувеличим това: интеграциите са от съществено значение, ако искате да създадете ефективен процес на управление на портфолио (или процес на управление на проекти, в този смисъл). Какви интеграции имаме предвид? На първо място - любимото ви приложение за комуникация (Slack, Skype или *sigh* имейл), за да можете да получавате важни известия и актуализации там. Трябва да помислите и за свързване на вашия инструмент за управление на портфолиото със CRM, който компанията ви използва - така ще имате видимост към конвейера на продажбите и ще знаете кои проекти вероятно ще се присъединят към вашия пул от проекти скоро. И накрая, ако работите по проекти за разработване на софтуер, може да искате да се интегрирате с инструменти за разработчици, като BitBucket или GitHub: не искате да пропускате важни въпроси, свързани с хранилището. Интегрирането на приложения звучи като трудна задача, запазена за хора с умения в програмирането, но можете да го направите сами, като използвате някое от приложенията за автоматизация на задачи като Zapier.
- да персонализирате софтуера според нуждите си - разбира се, процесът на управление на портфолиото ви може да е подобен за всички проекти, но все пак може да искате да използвате инструмент, който може да се редактира и адаптира към вашия работен процес. За щастие много приложения се предлагат с възможности за персонализиране: добавяне на потребителски полета, създаване на собствени категории и тагове, изграждане на потребителски отчети или изгледи на проектите. Само когато инструментите ви са добре приспособени към вашия процес, цялото нещо може да бъде наистина ефективно.
Надяваме се, че това ръководство за управление на портфолиото от проекти ви е помогнало да разберете по-добре тази стратегия и да улесните внедряването ѝ във вашата организация. Ако имате някакви въпроси относно ефективното управление на проекти и ресурси, пишете ни в чата: с удоволствие ще ви дадем няколко съвета и ще ви преведем през нашия продукт.
[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]
Мениджърите на проектни портфейли решават предизвикателствата с най-добрия софтуер за управление на проектни портфейли
Планирайте работата на екипа си по много проекти - опитайте софтуер за планиране на ресурсите, избран от компании от САЩ и Великобритания.
Получете 30-дневен безплатен пробен период