Каква е крайната цел на ръководителите на проекти? Да изпълняват успешно своите проекти. Самите мениджъри на проекти признават, че това не се случва често: според последното проучване Pulse of the Profession по-малко от 60% от проектите са завършени навреме или в рамките на първоначалния им бюджет.
Какво ще получите от тази статия:
Ролята на софтуер за управление на ресурсите в процесите на планиране на капацитета на ресурсите
Целта на планирането на капацитета на ресурсите
Знания за разликата между планиране на ресурсите и планиране на капацитета
Какво да направите, за да постигнете ефективно планиране на капацитета
Ефективното управление на капацитета на ресурсите може да помогне на компаниите да увеличат този брой. В тази статия ще научите повече за планирането на капацитета на ресурсите при управлението на проекти, но ще засегнем и предимствата на управлението на капацитета на ниво компания. Нека да започнем с някои необходими определения.
Търсене и разпределяне на хора по задачи на базата на умения [Екран от софтуер за планиране на ресурсите]
Без да правим излишни уводни думи, капацитетът се отнася до способността да се постига, изпълнява или произвежда. Ако използваме гледната точка на компанията, това означава способността да се постигне или произведе в рамките на определена доза време. Но ако се задълбочим и използваме оперативната гледна точка, ще разберем, че под капацитет се разбира количеството на наличните входни ресурси за производство на относителна продукция за определен период от време - можем да прочетем на managementstudyguide.com. Често това се нарича производствен капацитет, който обхваща нивото на капацитета на ресурсите, необходими за задоволяване на търсенето на клиентите, включително суровини, оборудване и работна сила.
Но това не е единственото значение, свързано с темата на тази глава. Нека да сравним няколко други разбирания за планиране на капацитета.
В Projectmanager.com четем, че планирането на капацитета е процес, който стабилизира наличните ресурси, за да се отговори на заявките или на потребностите от капацитет на задачата. Което може да се осмисли като някакъв вид същност между някой, който има достъп до достатъчно ресурси, и исканията на проектите и неговите очаквания, свързани с ресурсите.
Изглежда, че и Saviom - нашият конкурент на пазара на софтуер за планиране на капацитета на ресурсите - споделя същото мнение: Планирането на капацитета на ресурсите е прогнозиране на разликата между капацитета и търсенето на ресурси. От гледна точка на Mavenlink планирането на капацитета на ресурсите предполага 3 аспекта на този процес. Първо, определяне на количеството работа, което ресурсите са в състояние да свършат. Второ, определяне и посочване на това какъв вид работа могат да извършват тези ресурси. Третият - съчетаване от тази група на тези ресурси с използваните в момента ресурси, за да се отговори на очакванията и изискванията на проекта.
Както можем да прочетем в блога на Wrike: Планирането на капацитета е процес на предвиждане на бъдещите бизнес изисквания на дадена организация или клиент. Планирането на капацитета има за цел също така да гарантира, че ресурсите с необходимите умения са на разположение, за да се отговори на развиващите се клиентски и бизнес изисквания От тази гледна точка - която представлява и нашия подход - ресурсите не означават оборудване, софтуер, лаптопи, строителни материали, стаи, бюджет и т.н. Когато търсите планиране на капацитета в управлението на проекти, виждате индивида, члена на екипа и служителя. Виждате лицата с определен набор от умения. Някой със съответните умения, необходими за изпълнение на изискванията на даден проект.
Ефективното планиране на капацитета е свързано с осигуряването на ресурси с подходящ, специфичен набор от умения.
На ниво проект планирането на капацитета е свързано с определянето на това дали разполагате с достатъчно ресурси, за да завършите даден проект. Ролята му е да гарантира, че компанията (или асоциацията) разполага с очакваните ресурси, необходими за даден проект или задача, очаквани в прогнозирано време, които са в състояние да завършат проекта с очакваните изисквания в очаквания момент.
Казано по-подробно, планиращият капацитета на ресурсите трябва да може да даде ясна представа за това колко ресурси са необходими за постигането на определена цел (подзадача, задача, проект).
С други думи, планирането на капацитета на ресурсите е свързано с прогнозиране на интервала между капацитета и търсенето на ресурси. Така че тези, които контролират планирането на капацитета, ще вземат предвид фактори като работно време, майсторство, умения и средна продължителност на работата. За да изчислите капацитета на екипа си, трябва да знаете неговата наличност и текущото му натоварване.
Една от стъпките от процеса на планиране на ресурсите [Екран от Teamdeck]
Казано направо: ако сравнявате планиране на капацитета и ресурсите за управление на ресурсите, първата може да бъде сведена до "предвиждане на бъдещите бизнес изисквания и да се уверим, че разполагаме с необходимите ресурси за стартиране на проекта.". Докато планирането на ресурсите е "избор и възлагане на конкретни ресурси за и по време на проект или задача".
Може също така да се каже, че планирането на капацитета е проверката дали членовете на екипа, ролите и майсторството, които са необходими, са несъмнено налични за извършване на входящата работа, преди да се планира работата. Докато планирането на ресурсите е избор, разпределяне и планиране от това поле за избор. Стратегията за водене включва създаване на излишен капацитет за посрещане на прогнозираното търсене, като се гарантира, че ресурсите са налични за посрещане на нарастващото търсене и бъдещите проекти.
Сравнение на планирането на капацитета, планирането на ресурсите и планирането на ресурсите. [Източник: www.kelloo.com]
Планирането на ресурсите е свързано по-скоро с координирането на работната сила в реално време: разпределяте хората по проекти, като същевременно следите за използването на ресурсите. Както виждаме, планирането на ресурсите означава управление, ръководство и координация на ресурсите, необходими за изпълнението на дадена задача или проект.
Какво правите обикновено, когато ви възложат да управлявате нов проект? Как сформирате екип и се уверявате, че наличността на членовете на екипа е достатъчна, за да изпълнят всички задачи? Ръководителите на проекти, които се опитват да гарантират, че разполагат с достатъчно ресурси, трябва да изпълнят следните стъпки:
Събиране на изисквания и оценки на проекта. Трябва да разберете какво трябва да се направи, за да се реализира успешно проектът. Какъв е техническият обхват? Кои роли са необходими на екипа на проекта? Какви са времевите оценки за този проект?
Определете наличните ресурси. Анализирайте наличните ресурси и определете кои хора, отговарящи на критериите на проекта, могат да се присъединят към екипа на проекта.
Съобразяване на капацитета с нуждите на проекта. Решете кой ще бъде назначен за проекта и за колко часа трябва да бъде ангажиран. В идеалния случай трябва да резервирате тези ресурси, дори ако проектът все още не е започнал. Помислете за използване на стратегия на забавяне, която включва задоволяване на действителното търсене, а не на прогнозираното търсене.
Като пример за планиране на капацитета, разгледайте производител на хранителни продукти, който трябва да увеличи производството си по време на пиковите сезони. Той планира работната си сила и ресурсите си, за да отговори на повишеното търсене. По подобен начин една ИТ агенция може да разпредели допълнителни разработчици за даден проект, за да осигури навременна доставка.
Забележка: в някои компании мениджърът по ресурсите отговаря за по-голямата част от процеса на планиране на капацитета. От ръководителя на проекта се изисква да поиска конкретни роли или умения, а мениджърът по ресурсите ще анализира капацитета на ресурсите.
Ръководителите на проекти трябва да могат да оценяват изискванията на своите проекти, но анализирането на наличността на ресурсите може да се окаже по-голямо предизвикателство, ако нямате поглед върху групата служители. За щастие, организациите често разполагат с програма за планиране на капацитета на ресурсите, която може да рационализира целия управление на ресурсите на проекта да работи ефективно по множество проекти и да подготвя дългосрочни стратегии за планиране на капацитета.
Планирането на капацитета на инструментите е от решаващо значение за осигуряването и разпределянето на инструментите и оборудването, необходими за бъдещата работа. То включва прогнозиране на потребностите от ресурси, разбиране на това какви нови инструменти могат да бъдат необходими и гарантиране, че инструментите се използват правилно и инвестицията си заслужава.
Планиращите капацитета на ресурсите, като например Teamdeck, ви предоставят единен ресурсен пул с информация за наличността и натоварването на всеки (прочетете за управление на работното натоварване). Като ръководител на проект можете да филтрирате ролите, необходими за изпълнение на изискванията на проекта, и да проверите кога тези хора са на разположение.
[/vc_column_text]
Календарът на ресурсите в цялата компания е ключов инструмент за успешно планиране на капацитета.
За да избегнете конфликти на ресурси, можете да резервирате избрани членове на екипа предварително. Ако проектът ви все още не е потвърден, можете да добавите предварителни резервации. Другите ръководители на проекти ще видят, че тези хора вероятно ще бъдат назначени на вашия проект, ако той се осъществи. След като получите зелена светлина, ще имате група от хора, готови да започнат работа по проекта, плюс график, видим за другите мениджъри в приложението за управление на ресурсите на вашата компания.
Добавете предварителни резервации, за да планирате графика на проекта си предварително.
Софтуер за управление на ресурсите** улеснява оценката на капацитета на ресурсите. Не само можете да видите дали хората вече са били назначени на други проекти, но и да вземете техните отпуски или празници в профила си. Ще можете да изчислите действителния капацитет на екипа си и да решите дали сте готови да изпълните проекта в предложената времева рамка.**
Ще имате възможност да вземете предвид и финансите. Някои приложения за управление на ресурси (включително Teamdeck) ви позволяват да съхранявате информация за тарифите на екипа си. Използвайте отчетите на Teamdeck, за да изчислите колко пари трябва да отделите в бюджета, за да осигурите персонала, който искате да поръчате за вашия проект. Преди да се ангажирате с този екип, уверете се, че можете да си го позволите с настоящия бюджет на проекта. Кръстосаната проверка на капацитета на ресурсите с прогнозните разходи е още един начин да гарантирате успеха на проекта си.
И двата екипа разполагат с достатъчен капацитет за изпълнение на даден проект. Прогнозните разходи обаче се различават значително. За щастие, можете да оцените множество сценарии с Teamdeck.
Планирането на капацитета трябва да ви помогне да избегнете претоварването или недостатъчното използване на екипа. Все пак е полезно редовно да наблюдавате използването на ресурсите още в началото на проекта. Разгледайте нашето ръководство за измерване на използването на екипа. Ако пък се интересувате от аспектите на управлението на проекти, прочетете инструменти за планиране на капацитета и техники статия.
[/vc_column][/vc_row]
Съобразяването на търсенето на проекти с капацитета на вашия екип е съществена част от усилията за управление на проекти, но стратегията за планиране на капацитета е от полза за цялата организация, а не само за производствените екипи. Управлявайки широк портфейл от проекти, не трябва да забравяте за управлението на капацитета. То ще ви позволи да вземате по-добри решения за разпределение на ресурсите, но също така ще подпомогне и други части на вашата компания:
Планирането на капацитета на работната сила е от решаващо значение, за да се гарантира, че има достатъчен брой служители с подходящи умения и на подходящите длъжности, за да се отговори на търсенето. То помага също така за идентифициране на нуждите от персонал, за обмисляне на съкращаване или пренасочване на служителите за постигане на организационните цели и за предотвратяване на прегарянето на работното място.
Екипите по човешки ресурси имат ясна представа за нуждите от набиране на персонал и разполагат с достатъчно време, за да наемат или обучат нови служители. Планирането на капацитета помага да се избегнат затруднения с ресурсите в бъдеще.
Екипите по продажбите получават по-добра видимост за производствения конвейер, така че да знаят дали има място за повече проекти в даден период.
Финансовите специалисти могат да изчисляват прогнози за печалбата въз основа на планирания капацитет и действителните проекти, възложени на персонала.
Помислете: Има ли вашата компания установени процедури за твърде голям или твърде малък капацитет на екипа? Ако не, повдигнете този въпрос по време на следващата среща на екипа за управление на проекта. Може би можете да измислите решения като инициативи за научноизследователска и развойна дейност за случаите, когато имате свободни служители и нямате проекти, по които да работите? В края на краищата, недостатъчно използване не се отразява добре на морала на служителите.
Планирането на капацитета се оценява и от служителите. Такъв стратегически подход към управлението на ресурсите означава, че от членовете на екипа не се очаква да работят над капацитета си. Освен това служителите знаят, че тяхната готовност е видима и уважавана от мениджърите. Няма вероятност да им бъде възложен спешен проект по средата на лятната им ваканция.
Освен това включването на излишния капацитет в планирането може да помогне за покриване на повишеното търсене и да предотврати разширяването на обхвата, като гарантира, че изискванията за ресурси, предвидени в прогнозата за търсенето, са изпълнени.
И накрая, ако компанията ви използва приложение за управление на ресурсите, служителите ви знаят какво предстои в графика им: какъв е следващият проект, по който ще работят, колко време ще им отнеме и т.н.
Надяваме се, че тази статия ви е убедила, че планирането на капацитета е едновременно управляемо и необходимо. Ако забравите да проверите с какъв капацитет разполага екипът ви, проектът ви е изложен на риск: няма вероятност да го реализирате навреме, ако не разполагате с достатъчно квалифицирани хора. В същото време може да надхвърлите бюджета си, ако в крайна сметка се наложи да възложите допълнителна работна сила на външен изпълнител. За щастие и двата сценария могат да бъдат избегнати, когато сравнявате капацитета с търсенето. Не забравяйте за използването на софтуер за управление на ресурсите по проекти, за да направите целия процес по-стабилен.
Искате ли да видите колко лесно е планирането на капацитета с Teamdeck? Насрочете обаждане с Аниела, един от нашите експерти по успехите на клиентите. Тя ще ви покаже как можете да вземате по-добри стратегически решения благодарение на ефективното управление на ресурсите на проектите.
Ефективното планиране на капацитета не е изолирана дейност; то трябва да бъде интегрирано в по-широката стратегическа рамка на организацията. Като съгласуват планирането на капацитета с общите бизнес цели, организациите могат да гарантират, че усилията им за управление на проекти допринасят за дългосрочен успех. Ето как стратегически да интегрирате планирането на капацитета във вашата организация:
Съобразяване със стратегическите цели: Планирането на капацитета трябва да подкрепя стратегическите цели на организацията. Това включва разбиране на начина, по който разпределението на ресурсите се съгласува с по-широките бизнес цели, като например разширяване на пазара, разработване на продукти или оперативна ефективност. Уверете се, че планираните проекти са в съответствие с тези стратегически цели, и съответно коригирайте разпределението на ресурсите.
Насърчаване на сътрудничеството между отделите: Ефективното планиране на капацитета изисква сътрудничество между различните отдели. Например, финансовият екип трябва да съгласува бюджетните прогнози с разпределението на ресурсите, а отдел "Човешки ресурси" трябва да координира усилията за набиране на персонал и обучение. Насърчавайте редовната комуникация и сътрудничество между отделите, за да гарантирате, че планирането на ресурсите е всеобхватно и съобразено с общите бизнес нужди.
Прилагане на гъвкави практики: Интегрирането на гъвкави практики в планирането на капацитета може да повиши гъвкавостта и способността за реагиране. Гъвкавите методологии наблягат на итеративното планиране и адаптивността, което позволява на екипите да адаптират ресурсите в зависимост от развитието на изискванията на проекта. Този подход помага за управление на несигурността и подобрява способността за реагиране на променящите се изисквания на проекта.
Използване на анализ на данни: Използване на анализи на данни за вземане на решения за планиране на капацитета. Историческите данни за проектите, показателите за използване на ресурсите и анализите на изпълнението могат да предоставят ценна информация за нуждите от ресурси и тенденциите. Усъвършенстваните инструменти за анализ могат да помогнат за прогнозиране на бъдещите изисквания за капацитет и за оптимизиране на разпределението на ресурсите въз основа на прозрения, основани на данни.
Разработване на рамка за планиране на капацитета: Създаване на официална рамка за планиране на капацитета, която да очертава процесите, отговорностите и инструментите. Тази рамка следва да включва насоки за прогнозиране, разпределение на ресурсите и мониторинг. Структурираният подход осигурява последователност и ефективност на усилията за планиране на капацитета в цялата организация.
Въпреки важността си, планирането на капацитета често е свързано с редица предизвикателства. Ефективното справяне с тези предизвикателства може значително да подобри резултатите от планирането:
Непредсказуемо търсене: Едно от най-големите предизвикателства при планирането на капацитета е управлението на непредсказуемото търсене. За да намалите това, вградете гъвкавост в процесите на планиране на капацитета. Използвайте планиране на сценарии, за да се подготвите за различни сценарии на търсенето и да разработите планове за непредвидени ситуации, за да се справите с потенциалните колебания в изискванията на проекта.
Ограничения на ресурсите: Ограничените ресурси могат да ограничат способността ви да отговорите на изискванията на проекта. Приоритизирайте проектите въз основа на стратегическото им значение и разпределяйте ресурсите по подходящ начин. Помислете за кръстосано обучение на служителите, за да увеличите гъвкавостта на ресурсите и да намалите зависимостта от специфични умения.
Точност на данните: Точните данни са от решаващо значение за ефективното планиране на капацитета. Уверете се, че данните, използвани за планиране, са актуални и надеждни. Въведете процеси за редовно актуализиране и валидиране на данните, за да поддържате точността на информацията за наличността на ресурсите и работното натоварване.
Пропуски в комуникацията: Пропуските в комуникацията между ръководителите на проекти и другите заинтересовани страни могат да доведат до неправилно разпределение на ресурсите. Създайте ясни канали за комуникация и редовни проверки, за да сте сигурни, че всички заинтересовани страни са информирани за нуждите от ресурси и изискванията на проекта.
Интеграция със съществуващи системи: Интегрирането на планирането на капацитета със съществуващите системи за управление на проекти и ресурси може да бъде предизвикателство. Уверете се, че вашите инструменти за планиране на капацитета са съвместими с други системи и че данните текат безпроблемно между тях, за да се избегне дублиране и грешки.
С развитието на технологиите и практиките за управление на проекти няколко тенденции оформят бъдещето на планирането на капацитета на ресурсите:
Изкуствен интелект и машинно обучение: ИИ и машинното обучение все по-често се използват за подобряване на планирането на капацитета. Тези технологии могат да анализират огромни количества данни, за да предвидят нуждите от ресурси, да оптимизират разпределението и да идентифицират потенциални проблеми, преди да са възникнали. Инструментите, управлявани от ИИ, могат да предложат по-точни прогнози и препоръки въз основа на исторически данни и модели.
Платформи за интегрирано управление на ресурсите: Тенденцията към интегрирани платформи за управление на ресурсите се засилва. Тези платформи обединяват управлението на проекти, планирането на ресурсите и финансовото управление в едно решение. Тази интеграция подобрява видимостта, рационализира процесите и подобрява вземането на решения, като предоставя цялостна представа за капацитета на ресурсите и изискванията на проекта.
Дистанционни и хибридни модели на работа: Възходът на дистанционните и хибридните модели на работа въвежда нови съображения за планиране на капацитета на ресурсите. Организациите трябва да адаптират процесите си на планиране, за да отчитат отдалечените членове на екипа, различните часови зони и гъвкавите схеми на работа. Инструментите и стратегиите, които подпомагат виртуалното сътрудничество и управлението на ресурсите, ще стават все по-важни.
Засилен фокус върху благосъстоянието на служителите: При планирането на капацитета все повече се набляга на благосъстоянието на служителите. Организациите признават значението на баланса между професионалния и личния живот и включват тези съображения в процесите на планиране на ресурсите. Тази тенденция включва наблюдение на работното натоварване с цел предотвратяване на прегарянето и гарантиране, че разпределението на ресурсите подпомага здравословната работна среда.
Проследяване на ресурсите в реално време: Проследяването на ресурсите в реално време става все по-разпространено, което позволява на организациите да наблюдават непрекъснато използването и наличността на ресурсите. Тази възможност дава възможност за по-динамично и гъвкаво планиране на капацитета, тъй като мениджърите могат да правят корекции въз основа на данните в реално време и възникващите нужди.
Планирането на капацитета на ресурсите е жизненоважен компонент на успешното управление на проекти, като значението му се простира отвъд отделните проекти и оказва влияние върху цялата организация. Чрез стратегическо интегриране на планирането на капацитета в по-широките бизнес практики, справяне с често срещани предизвикателства и следене на бъдещите тенденции, организациите могат да подобрят способността си да изпълняват проекти навреме и в рамките на бюджета. Използването на съвременни инструменти и технологии, насърчаването на сътрудничеството между отделите и фокусирането върху благосъстоянието на служителите са от ключово значение за постигането на ефективно планиране на капацитета на ресурсите. Възприемането на тези практики ще доведе до по-успешни проекти, оптимизирано използване на ресурсите и по-силно цялостно представяне на организацията.
Календарът на ресурсите (или календарът за управление на проекти, или календарът за планиране на проекти, софтуерът за планиране на ресурсите) ви позволява да планирате, управлявате и разпределяте ресурсите по-ефективно и ефикасно - особено ако Microsoft Excel е имал водеща роля във вашето...
Управлението на капацитета е стратегия, използвана от предприятията, за да се използва по най-добрия начин ефективността на производството по отношение на търсенето на услуга или продукт. Крайната цел на управлението на капацитета е да: да се идентифицират и...
Ако не използвате отличен софтуер за планиране на ресурсите, по-добре разгледайте техниките за планиране. Техниките за планиране помагат за съгласуване на графика на проекта, обхвата и ресурсите ви. Графикът трябва да се вмести в определена времева рамка и...