Вероятно не е изненада за вас, че срещите често се свързват със загуба на време. Според Доклад на Atlassian, хората може да прекарват до 31 часа месечно в седене на непродуктивни срещи. Това е почти цяла работна седмица!
Разбираемо е, че ръководителите на екипи и мениджърите се опитват да предприемат някои стъпки, за да намалят разходите за срещи. За някои компании това може да бъде забрана на всички срещи за състоянието. За други това означава въвеждане на приложения и техники за повишаване на ефективността на срещите. В тази статия ще споделим съвети, които можете да използвате, за да планирате и провеждате успешни срещи.
Ефективните срещи водят до осезаеми резултати, които оказват положително въздействие върху вашия проект или организацията като цяло. Това е общата им идея. Подробностите зависят от целта на вашата среща. Ефективните срещи са тези, които постигат целите, поставени от ръководителя на срещата. Поради това е абсолютно необходимо да измисляте ясна цел за всяка среща, която провеждате, и да споделяте целите с участниците. Повече за това в следващия раздел.
Започнете с цел. Какво искате да постигнете, като проведете тази среща? Трябва ли да вземете някои важни бизнес решения? Планирате ли мозъчна атака? Има ли новости, които трябва да бъдат споделени с екипа ви в духа на прозрачност на проекта? Целите, които ще определите, вероятно ще повлияят на характера на срещата. Те дори могат да ви убедят да не организирате срещата изобщо.
Много компании следват среща по подразбиране политика: когато има съмнения - свикайте среща. За съжаление, това не е най-продуктивният начин за прекарване на времето на служителите. Много доклади, публикувани през последните години, подчертават огромното количество ненужни срещи. Atlassian анализира данните. и стига до заключението, че половината от срещите се считат за загуба на време. Половината от тях! Това ме кара да мисля, че почти всеки би могъл да намали броя на заседанията, които решава да организира.
Един от видовете срещи, които често се критикуват, е прословутата среща за състоянието. Джейсън Фрид, основател и главен изпълнителен директор на Basecamp, пише че срещите за състоянието са най-лошите срещи. Премахнете ги и ще знаете повече, ще спестите куп пари и ще си възвърнете десетки часове месечно. Той не е сам в това отношение. Няколко организации открито признават, че са се отказали от срещи само за да обменят информация за текущия напредък на работата. Вместо това те общуват по-ефективно с писмени статуси. Този подход е особено ценен за разпределени екипи, при които, за да се събере група хора на разговор в реално време, трябва да се положат значителни усилия за планиране. Доклади за състоянието, публикувани в Slack или в рамките на управление на проекти софтуер по ваш избор изискват по-малко време, отколкото еквивалентите им в присъствена форма.
Мога да си представя, че някои от вас може да са предпазливи по отношение на тази идея: в края на краищата хората говорят по-бързо, отколкото пишат. Не са ли срещите по-ефективни от записването на нещата? Е, не и в този случай. Съвещанията за състоянието на групи от хора отнемат повече време, отколкото изготвянето на кратка бележка за напредъка на един човек. Освен това е малко вероятно участниците в срещите да обърнат еднакво внимание на всички неща, казани от всеки участник в дадена среща.
Освен това записването на нещата е отлична възможност за обобщаване на информацията и за кратко предаване на всеки елемент. В резултат на това сте в състояние да създадете проницателни и дълготрайни информационни материали. Има много приложения и добавки, които ще подпомогнат вашата компания в прехода от лични срещи за състоянието към асинхронни обобщения. Опитайте Standuply или Морков, например.
Обсъждането на състоянието не е единственият вид срещи, които могат да бъдат премахнати от календара ви. Ако не сте сигурни дали дадена среща трябва да се проведе или не, можете да потърсите съвет от едно забавно, но полезно приложение: Трябва ли да се проведе среща?
След като сте установили основателните причини за провеждане на бизнес среща, трябва да я планирате внимателно. Няма място за импровизирана среща от типа "просто минавах покрай бюрото ви": данните показват че 40% от хората ги смятат за значителни разсейващи фактори.
Една от ключовите съставки на продуктивните срещи е да се събере правилната група хора. Поканете служители, които вероятно ще допринесат за постигането на целта на срещата. Проведете среща на екипа по проекта, ако искате да споделите важни актуализации и да организирате кратки въпроси и отговори след това. Ако целта ви е по време на тази сесия да се вземе решение от ръководството, уверете се, че лицата, вземащи решения, действително присъстват на нея. В противен случай тя едва ли ще бъде ефективна дискусия.
Когато става въпрос за броя на участниците в срещата, може би сте се сблъсквали с правилото за две пици. популяризиран от Джеф Безос. В него се посочва, че две пици трябва да са достатъчни, за да се нахрани цялата група за срещата. Това е удобно правило, но бих ви предложил да го разглеждате не толкова като формула за измерване (все пак пиците са с много различни размери). Вместо това използвайте това като възможност да обмислите списъка си с участници, преди да изпратите покана за участие.
Друг момент, който трябва да вземете предвид, са разходите за срещата. Понякога ни се струва, че спестяваме пари на компанията, като организираме среща и по този начин "придвижваме нещата напред". Колкото по-дълга е срещата и колкото повече хора участват в нея обаче, толкова по-големи ще бъдат разходите на бизнеса. Следващия път, когато се опитвате да решите кого да поканите на срещата си, може да проверите калкулатор на разходите за срещи споделено от Harvard Business Review. Резултатите може да ви изненадат.
След като сте планирали целите на срещата и сте съставили списък на служителите, които ще присъстват на нея, трябва да съставите план за действие. За да съставите дневния ред на срещата, опитайте се да отговорите на следните въпроси:
Изборът на подходящ часови интервал за срещата може да се окаже предизвикателство, особено когато каните хора, чиито възможности не са фиксирани. Първо, погледнете календара на ресурсите на екипа си, за да определите подходящата дата за срещата. Обърнете внимание, че часът, в който започва вашата сесия, не трябва да е случаен. Както е показано в Доклад на Doodle за състоянието на срещите през 2019 г., само 12% от хората предпочитат да провеждат срещи след 14:00 часа. Инструменти като Calendly или Meetingbird да ви помогне да намерите подходящото време за среща.
Имайте предвид, че в идеалния случай дневният ред на екипните срещи трябва да се изпраща заедно с поканите, а не да се добавя по-късно към описанието на събитието. Вторият вариант може да накара някои участници да пропуснат дневния ред и в резултат на това да не знаят какво да очакват по време на срещата. От графика ви трябва да става ясно, че вие сте ръководителят и/или фасилитаторът на тази среща. Ако няма индивидуален собственик на дадена среща, е трудно да се изпълнят успешно всички стъпки. Уверете се, че всеки, който ще присъства на срещата, знае какво да подготви предварително. В противен случай ще ви е трудно да управлявате дискусията ефективно.
Като водещ на срещата вие отговаряте за нейния ход. Вие решавате кога да започне срещата и дали се спазва планът за действие. През цялото време имайте предвид основната цел на дискусията. Това са основните елементи на ефективните срещи:
Ще намерите много онлайн ресурси, които описват различни типове личности на срещи (като този, или този, или този). Всички тези статии се различават малко, когато става въпрос за броя на лицата за срещи или техните имена. Общото между всички тях обаче е, че вероятно ще срещнете участници, които ще доминират на срещата със своите мнения, шумни забележки или дори дискусии извън темата. От друга страна, ще имате хора, които може да имат да кажат нещо изключително ценно, но по една или друга причина ще си мълчат.
Един от методите за провеждане на продуктивни срещи с различни личности на борда е да се опитате да премахнете структурата на властта. По този начин насърчавате всички участници да допринасят, без да се притесняват, че ще се изкажат не по реда си. Чудесен пример за този подход е съоснователят на Pixar Ед Катмул. Той се спира на този въпрос в интервюто си с главния изпълнителен директор на Slack: [по време на среща] никой, от творческия директор до самия Катмул, не може да отмени мнението на продуцентския екип, който идва за обратна връзка. Причината е проста: те вече знаят, че нещо не работи - не искат да съдят, а да търсят решения. Катмул признава, че невинаги успяват да се справят. "От време на време това е истинска катастрофа", казва той. "Но понякога се случва магия. И под магия имам предвид, че егото е напуснало стаята."
Егото в стаята може да бъде изразено и чрез пренебрегване на дневния ред и започване на дискусии извън темата. Ръководителят на срещата може лесно да бъде изненадан, когато се появи подобно поведение. Ето защо е най-добре предварително да се подготвите за такива прекъсвания. Можете да създадете т.нар. паркинг за идеи: бяла дъска или лист хартия, където да записвате нещата, повдигнати от участниците, които не са включени в плана за действие. Провеждане на ефективна среща е много по-лесно, когато можеш да кажеш: "това е интересен въпрос, нека го поставим на паркинга и да се върнем към него след тази среща".
Ефективните срещи рядко приключват, когато напуснете конферентната зала. Обикновено трябва да се предприемат някакви действия. Може да се наложи да приложите решение, което е било взето по време на срещата. Или може би има списък с идеи, генерирани от групата, който трябва да бъде споделен с други хора.
Споделете бележките от срещата с всички, които са участвали в нея. Не забравяйте да включите в бележките си точките за действие и следващите стъпки. На всички задачи, които трябва да бъдат изпълнени, трябва да бъдат назначени собственици.
След срещата я оценете и проверете дали има елементи от управлението на срещата, които биха могли да бъдат усъвършенствани в бъдеще. Такъв подход ще ви помогне да превърнете срещата в по-малко борба и повече в ефективен бизнес инструмент. Успех!
Календарът на ресурсите (или календарът за управление на проекти, или календарът за планиране на проекти, софтуерът за планиране на ресурсите) ви позволява да планирате, управлявате и разпределяте ресурсите по-ефективно и ефикасно - особено ако Microsoft Excel е имал водеща роля във вашето...
Каква е крайната цел на ръководителите на проекти? Да изпълняват успешно проектите си. Самите мениджъри на проекти признават, че това не се случва често: според последното проучване Pulse of the Profession по-малко от 60% от проектите са завършени или...
Управлението на капацитета е стратегия, използвана от предприятията, за да се използва по най-добрия начин ефективността на производството по отношение на търсенето на услуга или продукт. Крайната цел на управлението на капацитета е да: да се идентифицират и...