"Гигантската" икономика е във възход. През последните 5 години, Появиха се 3,7 милиона нови лица, работещи на свободна практика само на пазара в САЩ. Тази тенденция вероятно ще продължи да се развива като работа на непълно работно време, тъй като работата на непълно работно време е особено популярна сред по-младите служители. Според проучване на Upwork от 2018 г. 42% от работещите в САЩ на възраст между 18 и 34 години работят на свободна практика.
Какво ще получите благодарение на тази статия:
Управлението на служители на непълно работно време и на свободна практика е обичайно явление в ИТ сектора. Докато "гиг" икономиката става все по-разпространена във всички индустрии, ИТ все още е крепостта на свободните професии, като 33% от работниците посочват работата на гиг като основен или вторичен източник на доходи.
Затова не е чудно, че мениджърите на ИТ проекти редовно са натоварени със задачата да ръководят екипи, съставени от служители с различни работни графици. Въпреки че това може да се разглежда като предизвикателство, има няколко доказани тактики за по-лесно и ефективно управление на служители на непълно работно време.
Обърнете внимание, че тази статия е посветена на ежедневното управление на служители: например ръководене на екип по проект. За да наемете служители на непълно работно време, цялата ви компания трябва да бъде подготвена от гледна точка на културата и процесите.
Засега нека се съсредоточим върху това, което можете да направите като ръководител, за да създадете положителна и продуктивна работна среда за своите колеги на непълно работно време.
Някои хора смятат, че определянето на правила е признак на негъвкав управленски стил. В действителност обаче самите служители се чувстват много по-добре в прозрачна работна среда, където са изразени ясни очаквания.
Не забравяйте да обсъдите следните аспекти на служителите, работещи на непълно работно време:
Предварителното обсъждане на тези въпроси ще ограничи потенциалните недоразумения в последствие.
За да можете да управлявате служители на непълно работно време, трябва да знаете кога са на разположение и за колко време. От съществено значение е да създаване на наличност/ресурсен календар където вашите съотборници могат да определят работното си време. В зависимост от вашето споразумение те могат да го попълнят сами или да поискат първо вашето одобрение за графика си.
Наличието на служители на непълно работно време е част от календара на Teamdeck. Хората с фиксирани графици на непълно работно време могат да задават правила за повтаряне на тяхната повтаряща се наличност.
Има още един аспект, свързан с разбирането на графика на служителя ви. Служителите на непълно работно време работят на непълно работно време по някаква причина. Някои хора искат да имат повече време за страничните си дейности или за лични дела. Някои живеят по този начин, за известно време или по-дълго, защото им се налага; други - защото искат. Въпреки това - гъвкави графици и полезни софтуер за управление на ресурсите или система за управление на служителите да се превърне в неразделна част от компанията.
Може да е полезно да разберете какво е положението на вашия член на екипа (без да бъдете прекалено любопитни) и до каква степен графикът му е гъвкав. По този начин ще знаете по-добре да не насрочвате обаждане, което би попречило на другите им задължения. 
Знаейки кой и кога е на разположение, можете да планиране на ресурсите много по-лесно. Следващата стъпка е да планирате задачите им по начин, който съответства на техния капацитет и на нуждите на проекта ви.
Разбира се, трябва да се уверите, че планираните резервации не надвишават наличността на служителя ви, но това е само половината от работата. Другата е да прегледате плана на проекта си и да проучите всички зависимости между задачите на вашия непълноправен служител и задълженията на останалите членове на екипа. Не искате да се окажете в ситуация, в която целият екип чака актив, който ще бъде подготвен от дизайнер на свободна практика след няколко дни. Вероятно не очаквате този дизайнер да работи и в свободното си време (освен ако не сте установили, че е нормално да полага допълнителни часове).
След като проектът е планиран, трябва да наблюдение на действителното работно натоварване. на членовете на вашия екип (прочетете за управление на работното натоварване). Това е по-лесно за хората, работещи в офиса, но при хората на непълно работно време, работещи от разстояние, може да се окаже предизвикателство да се забележат признаци на недостатъчно или прекомерно използване (прочетете за използване на ресурсите). Ето защо ще ви бъде от полза да използвате инструменти и техники, които увеличават видимостта на служителите. Проследяване на работното време на служителите, ако се прилага правилно, е една от тези техники. Тя позволява на мениджърите да разберат реалното работно натоварване на своя екип. Служителите, от друга страна, чувстват, че усилията им са забелязани.
Времевите таблици помагат на ръководителите на проекти да разберат действителното използване на техния екип. Извънредният труд може лесно да бъде забелязан благодарение на червените ленти.
В Teamdeck вярваме, че оптималното работно натоварване е един от трите стълба на щастието на екипа (другите са прозрачност и баланс между професионалния и личния живот). Когато отбележите и трите, можете да очаквате, че всички ваши служители, включително работещите на непълен работен ден и на свободна практика, ще бъдат по-доволни от работното си място.
Дори работата на служителите ви да е щателно планирана и достатъчно добре анализирана, все пак трябва да ги накарате да се чувстват като част от екипа, ако искате проектът да върви гладко.
Има много начини да изградите чувство за колегиалност сред членовете на екипа си: от игри за разчупване на леда до екипни срещи. Не можете да забравите обаче да включите служителите си на непълно работно време в реалния жизнен цикъл на проекта. Те трябва да бъдат информирани за всички актуализации и да участват в решенията, вземани от екипа.
Ако се провеждат срещи или семинари в рамките на проекта, уверете се, че всички са готови да присъстват. Често изглежда, че времето на хората на свободна практика и на непълно работно време е твърде ценно, за да бъде изразходвано за срещи: винаги може да ги информирате след това. Ако случаят е такъв, тогава може би тази среща изобщо не е необходима и за повече хора в екипа е по-добре просто да получат актуална информация за нея. Наличието на хора с разнообразна наличност в екипа ви, всъщност може да повлияе положително на ефективността на екипа ви.
Говорейки за ефективност, опитайте се да използвате инструменти, които поддържат асинхронно сътрудничество. Когато наемете графични дизайнери или илюстратори на свободна практика, за да създадат визуални активи за вашата марка, обикновено искате да прегледате работата им. Използване на софтуер за управление на служителите с функциите за онлайн проверка, като например ProofHub, можете лесно да посочите всички предложения директно върху прегледания материал. Свободните професии, с които работите, ще могат бързо да разберат обратната ви връзка, без да се налага да се връщат напред и назад по имейл или телефон. Това е изключително полезно и за управление на отдалечени екипи.
Попитахме Вартика Кашяп, главен оперативен директор на Proofhub, за значението на управлението на отдалечени служители:
Без ProofHub данните на отдалечените екипи бяха разпръснати в множество платформи - те управляваха сроковете и задачите чрез имейл, чатеха с помощта на друга платформа, получаваха актуализации по телефона, обратната връзка за проектите беше объркваща и се губеше в дълги имейл нишки, а нямаше единно място за преглед на работата и резултатите. ProofHub поставя под един покрив всички инструменти, от които се нуждаят екипите, мениджърите и клиентите. Алисън Далзиел от Localise дори описва управлението на отдалечени екипи без ProofHub като "кучета и котки". "ProofHub реши проблема ни с поддържането на проекти от разстояние", добави тя.
В основата си управлението на служители на непълно работно време не се различава много от това на екип от служители на пълно работно време, особено на дистанционно работещи служители на пълно работно време. И в двата случая гладкото общуване, взаимното разбиране и дозата съпричастност ще ви помогнат много.
Когато обаче става въпрос за лица на свободна практика и лица на непълно работно време, трябва да сте особено внимателни, тъй като много проблеми могат да останат незабелязани. Лесно е да пропуснете претоварен служител, ако той не работи в офиса и часовете му не се проследяват. Уверете се, че използвате различни начини за повишаване на видимостта на служителите, за да сте винаги в течение на текущото им състояние.
Календарът на ресурсите (или календарът за управление на проекти, или календарът за планиране на проекти, софтуерът за планиране на ресурсите) ви позволява да планирате, управлявате и разпределяте ресурсите по-ефективно и ефикасно - особено ако Microsoft Excel е имал водеща роля във вашето...
Каква е крайната цел на ръководителите на проекти? Да изпълняват успешно проектите си. Самите мениджъри на проекти признават, че това не се случва често: според последното проучване Pulse of the Profession по-малко от 60% от проектите са завършени или...
Управлението на капацитета е стратегия, използвана от предприятията, за да се използва по най-добрия начин ефективността на производството по отношение на търсенето на услуга или продукт. Крайната цел на управлението на капацитета е да: да се идентифицират и...