С нарастващата популярност на политиките за отпуски без ограничения и гъвкавото работно време изглежда, че дните на проследяване на присъствието на служителите скоро ще отминат, поне в някои индустрии.
И все пак твърдя, че проследяването на отсъствията е ключов процес за компаниите, които искат да поддържат прозрачен график на екипа и добре балансиран натовареност на екипа. Просто фокусът е по-малко върху контрола на отделните хора и повече върху възможността да се планира работата по оптимален начин.
Какво ще получите с тази статия:
- 4 решения за това как софтуер за планиране на ресурсите помага за проследяване на отсъствия.
- как да изберете подходящо система за управление на отпуските на служителите
- как да управлявате присъствието на служителите
- защо Teamdeck - софтуерът за управление на ресурсите - е избран за основен софтуер за проследяване на отсъствия
В този текст са описани основните стъпки, които трябва да предприемете, за да изградите процес на проследяване на отсъствията, който е лесен за поддържане. Този подход изисква да се възползвате от цифровите инструменти, за да може екипът ви да си сътрудничи с вас. Електронната таблица е възможен избор, но тя има по-малко възможности от специализираните софтуер за управление на ресурсите: приложенията за управление на отсъствията често са оборудвани с функции за отчитане или работен поток за подаване на молби за отпуск.
Нека преминем през основните стъпки за въвеждане на управление на отпуските във вашата компания. Всяка точка ще бъде придружена от кратка инструкция за това как Teamdeck може да бъде от полза тук.
Установяване на политика за отпуските
Това е необходимата стъпка при създаването на всички процеси, свързани с почивките. Може би вече сте създали набор от правила, които работят добре за вашия екип. В такъв случай можете да преминете към следващата точка.
Ако политиката ви за отпуските все още не е създадена или е в процес на разработване, не забравяйте да включите тези аспекти:
- Видове отсъствия на служителите (отпуск по болест, творчески отпуск, отпуск по майчинство и др.),
- Компенсация по видове отпуски (за кои видове отсъствия се изплаща компенсация?),
- Брой дни платен отпуск на служител (променя ли се с течение на времето?),
- Минимално предварително уведомление при заявка за почивка.
Когато приключите с изготвянето на правилата, задайте си следните въпроси:
- Отнася ли се вашата политика за работещите на непълно работно време и/или на свободна практика?
- Голяма културна промяна ли е това за служителите? Трябва ли да проведете консултация с екипа?
- Покрива ли полицата ви по-рядко срещани случаи? Например, какво се случва, когато някой не "използва" всички отпуснати му дни отпуск през годината?
Политиката ви за отпуските трябва да бъде ясно съобщена на съществуващите служители и да стане част от обучението на новите служители.
Как Teamdeck може да помогне при проследяването на отсъствия?
Като администратор на организацията можете да избирате измежду различни качени типове отсъствия или да добавяте свои собствени. Типовете отсъствия могат да се персонализират: можете да редактирате имената им, да задавате цветови кодове и да посочвате дали са платени или не. Сега, когато служителите ви трябва да поискат отпуск, те просто трябва да изберат тип от списъка.
[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]
Опростяване на работния процес на заявките за отпуск, за да се подобри проследяването на отсъствията
Вдигнете ръка, ако ви се е случвало да участвате в дълга верига от имейли, когато просто се опитвате да си осигурите почивен ден. Сигурен съм, че повечето от вас са го правили. Това не е ефективно и е разочароващо както за служителите, така и за мениджърите.
Ето защо е необходимо да се планира и приложи работен процес за подаване на молби за отпуск. В идеалния случай искате да елиминирате нуждата от връщане назад и напред. Можете да го направите, като използвате формуляри за искане на отпуск, които включват всички подробности, необходими за вземане на решение. Същото важи и за отговора на мениджъра: независимо дали искането е одобрено или отхвърлено, служителят трябва да бъде уведомен възможно най-скоро.
Как Teamdeck може да помогне при проследяването на отсъствия?
Процесът на заявяване и одобрение на отпуски се извършва в приложението, като по този начин ви спестява потенциален хаос в комуникацията. Служителите могат да поискат отпуск, като кликнат върху избрана дата и попълнят кратък формуляр.
Мениджърите получават заявката веднага и могат да отговорят незабавно. След като бъде одобрена нова заявка за отпуск, календарът на екипа се актуализира съответно.
Направете отсъствията видими за ключовите членове на екипа
Тази точка може да бъде озаглавена и "да направите отсъствията видими за всички членове на екипа", но това зависи от политиката за прозрачност на вашето работно място. Въпреки че е напълно разбираемо, че не всички членове на екипа трябва да имат достъп до календарите за отсъствия на всички останали, същото не може да се каже за ръководителите на проекти, лидерите на екипи или разработчиците на нови бизнес проекти. Всеки, който е натоварен с планирането на проекти (или осигуряването на нови - следователно екипът по продажбите), трябва да може да види кой е на разположение за работа. В противен случай истинският капацитет на екипа ще бъде неизвестен, което може да доведе до големи грешки при планирането.
Наличието на прозрачен екипен календар повишава и ежедневната ефективност: не е необходимо хората да разпитват, за да разберат дали някой от екипа им работи в този ден или не.
Как Teamdeck може да помогне при проследяването на отсъствия?
Основната функция на Teamdeck е мощен екипен календар, в който можете да виждате наличността на всеки, задачите и таблиците с работното време. Хората, които отсъстват в отпуск, могат бързо да бъдат забелязани.
Освен това не е нужно да се притеснявате, когато възлагате по-дълги работни задачи на членовете на екипа си. Почивните дни ще бъдат прескачани автоматично (освен ако не посочите друго), както и празничните дни.
Обобщаване на данните
Ако не следвате политика за неограничен отпуск, трябва да имате начин да събирате проследените отсъствия и да ги сравнявате с полагащата се на всеки почивка. Това може да бъде обикновена електронна таблица или да обобщавате данните директно в избрания от вас инструмент за управление на ресурсите. Уверете се, че правите разлика между различните видове отсъствия, тъй като вероятно не всички от тях ще се отчитат в годишната надбавка.
Събирането на данни, свързани с отсъствията, може да ви помогне да планирате по-добре работата на екипа си в бъдеще. Опитайте се да идентифицирате повтарящи се модели. Може би има периоди, в които отпуските по болест са значително по-чести. Кога хората са склонни да искат най-дългите си отпуски? Подобни прозрения са полезни при изготвянето на производствения календар за следващите месеци.
Как Teamdeck може да помогне при проследяването на отсъствия?
Teamdeck следи за почивките на всички. Отидете в раздела за отчети и изберете Отчет за почивките шаблон, за да генерирате отчет, който ще ви отговори на следните въпроси:
- колко дни отпуск са ползвали вашите служители?
- кои видове отсъствия са ползвани от определени хора?
- колко отпуска е останала на всички? (Ако е необходимо, можете да въведете различна отпуска за всяко лице).
Готови ли сте да подобрите работния процес за проследяване на отсъствия на екипа си?
Наистина няма основателна причина да се придържате към отнемащи време процедури и да разчитате на остарели формуляри, когато става въпрос за проследяване на отсъствия. Един надежден процес ще ви помогне да управлявате отпуските по ефективен и организиран начин. За допълнителни правомощия обмислете използването на софтуер, който е разработен за опростяване на този процес. Насрочете обаждане с Аниела за да обсъдим най-ефективните процеси за проследяване на отсъствията на служителите за вашия екип. Но за тези, които все още не са убедени в правилността на система за управление на отпуските - нека прочетете нашата статия.
