Както можем да прочетем по-долу, според Института за бизнес прогнозиране и планиране всяко решение и действие се основава - не непременно съзнателно - на прогнозирането на ресурсите. Тази статия се основава на опита на офис мениджъра и ръководителя на отдел "Финанси".
Статията съдържа:
- Сравнение на дефинициите за прогнозиране на човешките ресурси
- Прогнозен доклад за използването на екипа
- Анализ на тенденциите и полезна роля на софтуер за управление на ресурсите прогнозиране на ресурсите
Заедно с нашите гости, Пьотр и Ивона, искам да ви покажа, че един планиране на ресурсите могат да предоставят данни, които да задълбочат това разбиране и в резултат на това да направят по-уверен избор на прогнози.
Ивона Марчиняк - Офис мениджър в Le Polish Bureau, техническия отдел на известната продуцентска компания UNIT9.
Пьотр Бандош - Ръководител на отдел "Финанси и хора" в Apptension, компания за творчески софтуер с 50 души, базирана в Познан, Полша.
Използване на историята за прогнозиране на бъдещето - няколко думи преди да поговорим за прогнозирането на човешките ресурси
"(...) независимо дали го осъзнавате или не, почти всяко бизнес решение и процес се основават на прогноза."
(Институт за бизнес прогнозиране и планиране)
Очевидно е вярно, че без миналото няма бъдеще - високопарно казано. Но казано по-ясно, всяка прогноза - и в личния живот - се основава на смесица от данни (взети от собствения ви опит и предоставени ви от колеги или помощни средства) и въображение.
Създаването на бъдещето или просто изпълнението на поставените цели, както и преодоляването на задачите и предизвикателствата, които ще възникнат по пътя към успеха, винаги се основават на и съдържат елементи като данни и опит, които помагат за решаването на проблемите и избирането на правилната посока.
(...) прогнозирането е опит да се предвидят бъдещи резултати въз основа на минали събития и управленски прозрения.
(WoltersKluwer.com)
Прогнозирането - независимо дали става дума за времето, поведението на хората или животните, финансовите, бизнес или просто човешките ресурси - е процес на използване на данни, прозрения и опит за изготвяне на прогнози и подготовка за посрещане на конкретна нужда или бизнес потребност - казано направо.
Как се събират данните, които подпомагат решенията за прогнозиране на човешките ресурси?
От смисъла към действието - разбиране на прогнозирането на човешките ресурси
Като имаме предвид горното, можем да предвидим значението на прогнозирането на човешките ресурси.
Прогнозиране на човешките ресурси или прогнозиране на човешките ресурси е процесът на определяне или прогнозиране на потребностите на компанията от персонал, като се използват съществуващите данни.
(the-definition.com)
В този смисъл акцентът е върху осигуряването на достатъчен и очакван брой и подходящо квалифицирани служители - очаквани от гледна точка на компанията или бизнеса. А целта е да се осигури непрекъснатост на дейността, постигане на бизнес нуждите само заради квалифицираните служители.
Това значение е достатъчно близко до планирането на капацитета - много популярен термин сред мениджърите на ресурси и проекти. За тях планирането на капацитета е свързано с поддържането на правилния брой (правилно обучени и квалифицирани) служители, които могат успешно да завършат проекта или задачата.
Следователно прогнозирането на човешките ресурси е... прогнозиране на търсенето и предлагането. То може да се отнася до броя на работниците, очакваните конкретни умения или офис оборудването. В областта на човешките ресурси прогнозирането означава:
оценка на броя на служителите и изчисляване на уменията, оборудването и ресурсите, необходими за удовлетворяване на нуждите на служителите и постигане на бизнес целите.
(rovva.com)
Звучи ли ви познато, когато сравняваме горното с дефинициите за планиране на ресурсите или дори за управление на ресурсите?
Обобщавайки тази глава, прогнозата за човешките ресурси е процес на прогнозиране - въз основа на данни, нужди на компанията и работещи в момента за компанията служители и техните показатели за ангажираност и производителност - кой трябва да бъде нает на работа. Заети по отношение на майсторството и работната сила. Прогнозирането на човешките ресурси е насочено към задоволяване на потребностите на бъдещите проекти. В същността си това е операция, която изисква правилно разбиране на случващото се във вашата компания.
Прогнозен доклад за използването на екипа
Пьотр е един от потребителите на Teamdeck, който работи с приложението още от неговото пускане в бета версия. Нищо чудно, че той си е създал няколко любими приложения, когато става въпрос за автоматизиране на работата и извличане на стойност от данните. Една от неговите справки е 3-месечната прогноза за производството.
Тя се основава на бъдещата наличност на екипа, както и на вече възложените резервации за проекти.
ТИП: Използвайте функцията, наречена Добавяне на потребителско поле за изчисление за да създадете колоната "Използване".
Заемайки длъжността ръководител на отдел "Финанси и хора", Пьотр може да използва този доклад и за двата аспекта на работата си. Той му дава солидна представа за планирания производствен конвейер на Apptension: ако стойностите на използване са по-ниски от очакваните, той може да разговаря с екипа по продажбите и да провери дали има потенциал за сключване на повече сделки през следващите седмици.
TIP: Можете да маркирате различни видове резервации с етикети, например "предварителни" за резервации, които все още не са потвърдени, но вече са направени някои уговорки.
Тази проста таблица също е добър пример за прогнозиране на човешките ресурси
Пьотр може да анализира използването на определени хора или отдели. По този начин той знае кои роли ще бъдат много търсени в скоро време и може да планира процесите по набиране на персонал по подходящ начин.
TIP: Потребителските полета работят като етикети за проекти и хора в Teamdeck. Те улесняват сортирането на данните ви по категории, например отдели. Ивона и Пьотр са добавили таг "длъжност" към своите съотборници, за да ги филтрират по умения.
Като погледнете таблицата по-горе, виждате, че макар творческият отдел като цяло да изглежда достатъчно добре използван за предстоящите месеци, данните показват, че бихме могли да се възползваме от помощта на копирайтърите, тъй като Луиза има много работа.
Тримесечната прогноза е полезна и за преценка дали дадена роля ще е необходима за по-дълъг период от време, или става дума за краткотрайна работа, която е по-подходяща за служител на свободна практика.
Прогнозиране на човешките ресурси въз основа на исторически данни
Ивона посочва, че достъпът до исторически данни е изключително полезен и когато се опитвате да оптимизирате бъдещите процеси на наемане. Анализът на данни от последните месеци и години позволява да се забележат тенденциите в данните и да се направят по-точни прогнози. Например, определени умения се оказват по-търсени в определени месеци. Сега, когато екипът е в състояние да прогнозира предстоящата нужда от наемане на персонал, процесът може да бъде планиран предварително.
Ако не разполагате с достатъчно данни за анализ на предишни години, прегледът на най-новата история също може да ви помогне. Отчетът за историческите данни се основава на времевите таблици на хората и, както признава самата Ивона, "подготовката му отне около 5 минути".
В доклада на Ивона има три колони:
- категории служители въз основа на техните длъжностни наименования, след като разширите всяка категория, можете да видите месеци и след това хора (използвайте групиране опция, за да можете да поставяте данните в този ред)
- времеви таблици, изтеглени директно от Teamdeck - софтуер за управление на ресурсите
- брой хора, необходими за изпълнение на броя часове, посочени във втората колона
ТИП: Колоната Хора това е така нареченото потребителско изчисление, чиято формула е следната:
Хора = Времеви листове / 60 / 168
Защо 168? Това е средната продължителност на работния месец. Това число може да се различава в отделните държави - използвайте стойността, която е най-целесъобразна във вашия случай.
Този отчет е наистина проницателен, когато разширите редовете и сравните натовареността на месец с броя на хората, с които реално разполагате.
Това, което виждате на картинката, е разбивка на месечните ведомости на измислен екип на UX. Има трима души на борда и през по-голямата част от времето това е точно толкова, колкото е необходимо за завършване на работата (стойността на Хора колоната не надвишава 3). Декември обаче изглеждаше много натоварен за екипа на UX. Всички членове на екипа са регистрирали повече време от обикновено и изчислението показва, че ще са необходими повече от 3 души (всъщност 3,43), за да се завърши тази работа в рамките на обичайния срок.
Възможно е този декември да е бил изключително натоварен, а може би това е очертаващ се модел. Така или иначе, имате всички основания да гледате натоварване на дизайнерите на UX отблизо и планиране на нови назначения, ако е необходимо.
ТИП: Отчетите за работното време са също така чудесна база за изчисляване на заплатите на служителите ви.
Предизвикателства при прогнозирането на човешките ресурси и как да им отговорим
Съществуват множество фактори, които трябва да се вземат предвид, когато става въпрос за ресурс за планиране търсене в агенциите. Тук нещата се променят бързо, както по отношение на новите проекти в производствения процес, така и по отношение на новите умения, необходими за тяхното изпълнение. Трябва да вземете решение дали търсите хора, които да се присъединят към екипа ви, или да допринасят за проектите като хора на свободна практика. След това, разбира се, се появяват и разходите за самия процес на набиране на персонал.
Какво ще кажете за последиците от неправилно подбрани срокове за наемане на работа? Агенциите, които разполагат с прекалено много персонал, могат лесно да загубят финансовата си ликвидност, но липсата на достатъчно ресурси може да застраши предстоящите проекти или да навреди на внимателно изградените отношения с клиентите. Ясно е, че тук залогът е много голям.
За щастие има надеждни данни за:
- потвърдени (или по принцип потвърдени - чакащи за окончателно стартиране) проекти, тяхната очаквана продължителност и ролите, необходими за изпълнението им,
- бъдещата наличност на вашите съотборници,
- минали записи: ведомости за работно време, използване, оценки спрямо актуални данни,
ще ви помогне изключително много. Прогнозирането на човешките ресурси, базирано на данни, започва със събирането на подходящи данни, за предпочитане в реално време. Анализите, представени в тази статия, са уловени от Teamdeck, софтуер, който е специално създаден, за да подпомага агенции, софтуерни къщи и стартиращи предприятия в управление на ресурсите на проекта.
Вече имате акаунт? Отидете в раздела с отчети и създайте собствено табло за анализи.
Нов потребител на Teamdeck? Създаването на акаунт е безплатно и отнема само няколко минути.
