Предизвикателствата, свързани с управлението на ресурсите, са свързани със самото естество на работата с екипи. Често се налага да планирате работата и ресурсите управление на множество проекти наведнъж. Организирането, наблюдението и подобряването на процесите са важни части от управлението на ресурсите на проекта, които могат да доведат до успех или провал на проектите ви. Струва ви се, че има доста неща за вършене? Нека да разделим тези предизвикателства на управляеми части и да видим как можете да ги преодолеете в работата си.
Стартиране на нов проект, трябва да намерите служители с подходящи умения. Колкото и лесно да звучи, това може да се окаже предизвикателство, ако нямате ясна представа за ресурсите си. Наличието на списък със служители, които можете да сортирате по техните умения или длъжност, е полезно, тъй като можете бързо да намерите хора, способни да изпълнят даден проект.
След това разберете дали са на разположение по време на очаквания график. Можете също така да използвате матрица на уменията или Диаграма RACI (известна още като матрица за разпределение на отговорностите), за да отбележат за какво са отговорни.
Управлението на наличността на служителите, техният капацитет и способността им да изпълняват графика са тясно свързани. Нека видим как можете да управлявате рисковете, докато планирате ресурсите и графика на вашия проект.
Като знаете дали някой работи на пълен работен ден, или е на свободна практика и се отчита почасово, можете да прецените неговата наличност. Истинското предизвикателство тук е, че тази наличност може да се промени в най-неподходящия за вас момент.
Планиране на ресурсите, не само да проверите два пъти наличността на екипа си, но и да имате план Б в случай на загуба на някои ресурси.
Има ли друг служител с подобни умения, който би могъл да поеме задачата? Или може би можете да възложите работата на външен изпълнител?
И в двата случая е добре да знаете предварително алтернативите си, вместо да се окажете без ресурси за дадена задача в средата на проекта. Можете да проверите и за национални празници и планирани лични почивки, за да ги включите в графика си.
В най-добрия случай, използване на оценка отдолу-нагоре с членовете на екипа си, те може да имат представа колко време ще отнеме всяка задача въз основа на предишния им опит. Ако не, трябва да вземете предвид историческите данни.
По този начин можете да оценявате прогнозите за времето въз основа на предишните резултати на екипа, като намалявате риска от превишаване на капацитета му.
Ако вземете предвид наличността на ресурсите и техния капацитет, можете да избегнете още едно предизвикателство - създаването на нереалистични графици. Знаейки кога служителите ви са на разположение и колко работа могат да свършат в рамките на даден период от време, планирайте проекта си по-точно.
Планирането на работата и последващото ѝ наблюдение, за да се избегне недостатъчното или прекомерното ѝ използване, е много важно за гарантиране на производителността на екипа. В противен случай, ако имат твърде много работа, служителите могат започнете да се чувствате прегорели., докато твърде малкото работа ги прави нещастни.също така.
Коригирайте работното натоварване веднага щом забележите, че някой се претоварва, докато други нямат толкова много задачи. Вижте дали сте в състояние да разпределите работата, например чрез използване на изравняване на ресурсите. Това е техника за планиране на проекта при която разделяте или обединявате дейности в зависимост от наличните ресурси. Все пак имайте предвид, че това може да има отрицателно въздействие върху графика и бюджета на проекта ви.
Докато планирате работата и ресурсите, може да се изкушите да добавите повече работна ръка, отколкото ви е необходима в действителност. Това "за всеки случай" разпределение на ресурсите обаче, се счита за грешка, която ръководителите на проекти често допускат.
Добавянето на повече ресурси, отколкото е необходимо, изкривява прогнозното време и бюджет, като блокира служители и за други ПМ. Това може да доведе до повече работа за тези, които са били резервирани по-рано, или до недостатъчно добри резултати.
Опитайте се да назначите само членовете на екипа, за които знаете, че ще са ви необходими. В случай че нещо се промени, винаги е по-добре да преговаряте за даден служител с друг премиер.
За да избегнете често срещаните предизвикателства при управлението на ресурсите, опитайте се да включите тези идеи в работата си:
Календарът на ресурсите (или календарът за управление на проекти, или календарът за планиране на проекти, софтуерът за планиране на ресурсите) ви позволява да планирате, управлявате и разпределяте ресурсите по-ефективно и ефикасно - особено ако Microsoft Excel е имал водеща роля във вашето...
Каква е крайната цел на ръководителите на проекти? Да изпълняват успешно проектите си. Самите мениджъри на проекти признават, че това не се случва често: според последното проучване Pulse of the Profession по-малко от 60% от проектите са завършени или...
Управлението на капацитета е стратегия, използвана от предприятията, за да се използва по най-добрия начин ефективността на производството по отношение на търсенето на услуга или продукт. Крайната цел на управлението на капацитета е да: да се идентифицират и...