Всеки, който някога е ръководил екип или компания, ще ви каже, че е изключително трудно да се завърши даден проект, без да се планира кой да го направи и кога да бъде направен. И все пак много компании разчитат на ad-hoc разпределение на ресурсите и отношението "да се надяваме, че ще се получи".
Какво получават читателите благодарение на тази статия:
Всъщност само 62% от организациите проучване на Института за управление на проекти признават, че винаги или често използват управление на ресурсите, за да оценяват и разпределят ресурсите си.
Това е особено тревожно, тъй като същото проучване показва, че недостатъчното разпределение на ресурсите излага на риск много проекти. Когато са запитани за основните причини за неуспехите на техни предишни проекти, 23% от анкетираните посочват "неадекватно прогнозиране на ресурсите" и "зависимост от ресурсите".
Вярно е, че това не е най-често срещаният проблем, но в сравнение с "промяната в приоритетите на организацията" (спомената от 41% от респондентите), планирането на ресурсите изглежда като фактор, който е в голяма степен във вашите ръце.
Управлението на ресурсите може да не е най-важното нещо, върху което трябва да се съсредоточат младите компании, които, разбираемо, се фокусират върху растежа.
Когато обаче този растеж настъпи, те трябва бързо да подобрят графика си, за да се развиват успешно. Това важи с особена сила за компаниите, които жонглират с множество проекти едновременно - агенции, консултантски фирми или софтуерни къщи.
Неадекватното разпределение на ресурсите води до комуникационен хаос и излага проектите на риск.
Голям привърженик съм на създаването на процеси за управление на ресурсите, независимо от размера на екипа ви. Всъщност обмисленото планиране на екипа може да ускори растежа ви в началото и да поддържа здрава компания.
Нека разгледаме най-важните стъпки, които трябва да предприемете, за да се възползвате от предимствата на управлението на ресурсите.
Много екипи се борят с ограничената видимост на екипа, което води до претоварване на служителите, забавяне на проектите или неправилна комуникация между различните ръководители на проекти.
Глобалният календар на ресурсите е задължителен за компаниите, независимо от техния размер. Вие ли сте единственото лице, което отговаря за разпределението на ресурсите във вашата компания? Все още трябва да виждате с кого точно разполагате и какво е неговото работно натоварване (като ръководители на проекти... знаем колко е важно да се управлява работното натоварване).
Списъкът на служителите е начало, но силно препоръчвам да зададете атрибути като длъжност, стаж или местоположение (ако работите в виртуален екип), за да можете лесно да филтрирате ресурсите си. Ръководителите на проекти, които все още не са работили с определени членове на екипа, може да не познават непременно техните умения, така че такъв глобален график на проекта с потребителски етикети им помага да решат кого да назначат за даден проект.
Още едно нещо, което трябва да имате предвид, когато се опитвате да подобрите ефективността на разпределението на ресурсите, е работното натоварване. Не е необичайно компаниите да разчитат прекалено много на някои служители, като в същото време пропускат други, които биха могли да изпълнят дадена задача. Поглеждайки към графика, можете да забележите претоварените, както и недостатъчно използваните хора и след това да изравните техните задачи.
Повишената видимост на екипа ще бъде оценена и от екипите по продажбите и продуктите. Когато преговарят за нови сделки или решават за повече функции за вашето приложение, те могат да вземат информирани решения за сроковете.
Да речем, че имате трима вътрешни дизайнери, които нямат непосредствени задачи и могат да работят по новоспечелен проект. Като се вземе предвид само графикът на работното натоварване, можете да се справите или дори да се разглезите откъм възможности. Оказва се обаче, че един от тези дизайнери е в отпуск по болест, друг е в отпуска, а третият дизайнер току-що е поискал да работи на непълно работно време през този месец.
И точно така проектът ви е изложен на риск и може да се наложи да го отложите или да възложите на външни изпълнители допълнителни проекти. И двата варианта обикновено ще се отразят на крайните ви резултати.
Наличието на информация за наличността на екипа ви е от съществено значение за успешното разпределение на ресурсите.
Независимо дали вашият служител си взима дълъг отпуск или само половин ден отсъствие, вие и вашите ръководители на проекти трябва да знаете кой реално може да поеме новите задачи.
В идеалния случай бихте могли да показвате в един график както задачите на екипа си, така и данните за наличността, за да можете да вземете предвид и двете при планирането на проектите си. Помолете служителите си на непълно работно време и хората на свободна практика, с които често работите, да споделят с вас ежедневната си наличност.
Начинът, по който работи teamdeck, е, че служителите могат сами да въвеждат наличността си и дори да заявяват почивни дни. След това мениджърите приемат или отхвърлят техните заявки и графикът се актуализира незабавно.
Има какво да се каже за това, че прогнозирането и разпределянето на ресурсите е отчасти наука, отчасти опит. За да се възползвате напълно от научната част на тази формула, трябва да започнете да използвате исторически данни - това е очевидно, но никога не е просто.
За много компании проследяването на времето е нещо, което са договорили с клиентите си. Други смятат, че това е корпоративна реликва, която не е съвсем приложима за спокойната култура, която изграждат.
Моята позиция по отношение на проследяването на работното време е, че когато се прави правилно, то не е натрапчиво за служителите и е полезно за ръководителите. Препоръчвам проследяване на работата в реално време или поне попълване на фишове за работно време в същия ден. Това повишава точността на данните ви.
Когато разпределяте ресурси за нов проект, анализирайте времето, проследено от членовете на екипа при предишните им задачи. Ако те многократно превишават очаквано време, те може да са неподходящи за проект с кратки срокове.
Освен това можете да оцените използването на екипа си (като сравните резервациите на хората с техните графици) и да видите кои служители са били прекалено натоварени в последните проекти. Може би има нужда да наемете нов човек с подобен набор от умения.
Може да сте проверили всички полета и да сте намерили най-добрите графици за вашия екип. Неизбежно обаче нещо ще се промени и ще повлияе на плановете ви: това може да е обхватът на проекта или неговият график. Хората могат да се разболеят или да напуснат компанията по средата на проекта.
Изключително важно е да сте готови за промени и да можете да действате бързо, когато се сблъскате с тях. Едно от нещата, които помагат на моята компания да управлява няколко различни проекта едновременно, е нашият график в реално време. Всеки ръководител на проект може да види текущата наличност и натовареност на всеки.
Има един проблем с електронните таблици и документите, които подготвяте старателно преди старта на проекта. Те стават неактуални веднага щом нещо се промени. За повечето проекти това е много скоро. Има само толкова много неща, които можете да контролирате, така че по-добре се подгответе да приемете промяната.
Календарът на ресурсите (или календарът за управление на проекти, или календарът за планиране на проекти, софтуерът за планиране на ресурсите) ви позволява да планирате, управлявате и разпределяте ресурсите по-ефективно и ефикасно - особено ако Microsoft Excel е имал водеща роля във вашето...
Каква е крайната цел на ръководителите на проекти? Да изпълняват успешно проектите си. Самите мениджъри на проекти признават, че това не се случва често: според последното проучване Pulse of the Profession по-малко от 60% от проектите са завършени или...
Управлението на капацитета е стратегия, използвана от предприятията, за да се използва по най-добрия начин ефективността на производството по отношение на търсенето на услуга или продукт. Крайната цел на управлението на капацитета е да: да се идентифицират и...