Какво ще кажете, ако ви кажа, че вашата компания може да е пропиляла до 37% разходи за софтуер и вие дори не сте забелязали това?
Не е необходимо това да бъде тази точна сума пари, но вероятно ще похарчите поне няколко долара за софтуер, който не ви е необходим.
Ако сте ръководител на проект, главен изпълнителен директор или главен информационен директор, отговорен за осигуряването на инструменти за компанията, може да сте допринесли за този проблем.
Само на пазара на CRM софтуерът, известен още като софтуер, за който никой в организацията ви не се интересува, възлиза на $18 милиарда.
Защо?
Проблемът е, че само 40% от организациите, които внедряват CRM инструменти, "постигат пълноценно приемане от крайните потребители", установи CSO Insights.
CRM, управление на социални медии, инструменти за анализ, софтуер за планиране на проекти, инструменти за управление на ресурсите, и т.н. Всички ние използваме по няколко от тях.
И най-вероятно всички имаме поне един инструмент, за който плащаме, но не го използваме.
Време е да направим нещо по въпроса, нали?
"Shelfware" е софтуер, който е бил закупен, но никога не е използван.
Днес, в света на разрастващия се пазар на SaaS инструменти, тя може да е и тази, за която сме се абонирали, а след това сме се преместили и сме забравили за нея.
Другото нещо, което си струва да запомните, е, че "shelfware" не означава, че има нещо нередно в самия софтуер. Всъщност всеки софтуер може да се превърне в "shelfware".
В крайна сметка е имало причина да си купите лиценз или да се абонирате за платен план. Не бихте го направили, ако беше лош или ако не беше подходящ за вашата компания.
Вече установихме, че невинаги проблемът е в лошото качество на софтуера, а вината обикновено е на страната на потребителя.
Една от причините, поради които софтуерът от рафта става част от стека ви, е закупуването на повече лицензи, от които компанията действително се нуждае. Особено когато има отстъпка.
Techopedia дава добър пример тук:
Нека приемем, че лицензът за софтуер е $100 за всеки. Закупуването на 50 такива лиценза ще струва на компанията $5000. Сега нека си представим отстъпка на същия този софтуер, която е $45 за лиценз, но трябва да се купят 100 от тях. Това дава $4500, които бихте платили, защото все още са по-евтини, отколкото преди.
В този пример допълнителните 50 лиценза се превръщат в рафтове.
Друга причина е закупуването на лицензи "за всеки случай" за бъдещи служители. В този случай може и да го използвате в крайна сметка, но като цяло той се превръща в още един неизползван или недостатъчно използван ресурс на компанията.
Третият вариант се отнася до инструменти SaaS и просто забравя за ги. Като ръководител на проект или изпълнителен директор вероятно знаете, че плащате месечно за определени инструменти. Но знаете ли точно дали те се използват в действителност?
Абонаментът може да бъде $10 или $60 на месец. Това се случва както с най-евтините SaaS инструменти, така и с по-скъпите.
Става дума за това, че липсата на комуникация в компанията и липсата на контрол върху действителните разпределение на ресурсите и използване, може да доведе до загуба на средства.
Въпросът е:
Как да изберете правилния софтуер и да въведете служителите си в реална употреба?
Както виждате, проблемът може да бъде сведен до две основни предизвикателства:
Нека започнем с избора на подходящ софтуер.
Когато проучвате софтуер за вашата компания, може да се сблъскате с много възможности. Ако попитате приятели и колеги, ще получите много възможности, но обикновено те ще ви препоръчат различни инструменти.
Как да решим коя е най-подходящата най-добър? И какво означава това?
Amanda Moskowitz препоръчва тези 10 стъпки при избора на най-добрия софтуер за вашата компания, но нека се съсредоточим върху първите три от нейния списък:
Както каза Московиц, приложенията са само инструменти за постигане на целите на компанията. Затова е най-добре първо да поставите самите цели: както краткосрочните, така и дългосрочните. След това е време да намерите инструмент, който ще ви помогне да ги постигнете.
Не съществува универсален софтуер, който да е подходящ за всички. Вместо това се съсредоточете върху нуждите си: трябва ли да следите хода на даден проект, да отчитате времето на служителите си, да планирате ресурсите, да управлявате клиентите си с помощта на CRM, да анализирате присъствието си в социалните мрежи?
Разберете какво трябва да направите с даден инструмент и след това намерете конкретен инструмент за тази работа.
След като вече знаете какви са бизнес целите ви и какво точно трябва да постигнете с помощта на даден инструмент, нека да намерим най-добрия за вашата компания.
Патриция Марковска, мениджър "Маркетингови операции", сподели своите виждания за този процес в статията си "Маркетингови операции: Изкуството да управляваш хаоса". От нейния опит става ясно, че намирането на перфектния инструмент е по-скоро въпрос на итерация на развитието на процеса.
Ключът към намирането на най-добрия софтуер за вашата компания е в тестването на различни варианти. Регистрирайте се за пробните версии, за да ги изпробвате безплатно. След това сравнете резултатите и изберете този, който ви подхожда най-добре.
Ако търсите софтуер за екипа си, включително за настоящите и бъдещите служители, може да инвестирате в такъв с динамичен ценови план.
Това е особено често срещано при SaaS инструменти. Те често ви позволяват да избирате между планове, които зависят от това колко души трябва да използват инструмента.
Ценови план на Buffer е чудесен пример за това.
Друго решение е гъвкавото ценообразуване, което ви позволява да въведете точния брой хора, които ще получат достъп до софтуера, и след това да изчислите плащането въз основа на него.
Teamdeck, инструмент за планиране на ресурсите и проследяване на времето, работи по този ценови модел.
Преди да се регистрирате за платен план или да закупите лицензи, може да искате да отговорите на тези два въпроса:
Инструментът трябва да отразява нивото на зрялост на вашата компания и да може да расте заедно с вас.
Избраният от вас софтуер трябва да е удобен за използване от всички потребители, в противен случай той бързо ще бъде изоставен.
Ако отговорът е "да" и на двата въпроса, сега е подходящият момент да запознаете екипа си с инструмента.
За още съвети и контролни списъци относно управлението на ресурсите и избора на
подходящите инструменти за вашата компания, изтеглете нашата безплатна електронна книга на най-добри практики за управление на ресурсите.
Сега е моментът да запознаете останалата част от екипа със софтуера, който сте избрали.
Какво точно представлява приемането на софтуер? Брандън Брус го дефинира добре в книгата си "The Shelfware Problem":
"Приемането е последователно и ефективно използване на определена технология или софтуерна платформа, което води до постигане на бизнес целите по измерим начин."
Проблемът е, че в реалния свят не можете просто да кажете на екипа си да използва избрания от вас софтуер.
Трябва да отделите време за въвеждане на служителите си. Както казва Аманда Московиц:
"Не просто откривайте ново приложение: уверете се, че всички в екипа ви го използват."
Ако това ви звучи очевидно, не забравяйте, че "приблизително 50% от лицензите за CRM не се докосват", както казва Брандън Брус.
Календарът на ресурсите (или календарът за управление на проекти, или календарът за планиране на проекти, софтуерът за планиране на ресурсите) ви позволява да планирате, управлявате и разпределяте ресурсите по-ефективно и ефикасно - особено ако Microsoft Excel е имал водеща роля във вашето...
Каква е крайната цел на ръководителите на проекти? Да изпълняват успешно проектите си. Самите мениджъри на проекти признават, че това не се случва често: според последното проучване Pulse of the Profession по-малко от 60% от проектите са завършени или...
Управлението на капацитета е стратегия, използвана от предприятията, за да се използва по най-добрия начин ефективността на производството по отношение на търсенето на услуга или продукт. Крайната цел на управлението на капацитета е да: да се идентифицират и...