Управление на капацитета е стратегия, използвана от предприятията, за да се използва по най-добрия начин ефективността на производството по отношение на търсенето на услуга или продукт. Крайната цел на управлението на капацитета е да:
Идентифицирайте и отстранете всички тесни места, които възпрепятстват производствения процес или процеса на предоставяне на услуги.
Увеличаване на скоростта на производство чрез оптимизиране на ресурсите на разположение, премахване на непродуктивното време и други ограничения, които могат да повлияят негативно на капацитета.
Управлението на капацитета помага на компаниите да се справят с предизвикателствата, които възникват, когато трябва да отговорят на изискванията на клиентите - било то в краткосрочен или средносрочен план. То също така помага да се управляват операциите по веригата за доставки и да се разработят организационни планове за бъдещето.
Организациите трябва да прегледат колко от ресурсите си имат на разположение, за да се уверят, че ще достигнат производствения резултат през даден период. Производството, търговията на дребно, услугите и информационните технологии използват интензивно управлението на капацитета.
Накратко, ето кои са основните цели на правилното управление на капацитета:
Разпознаване на изискванията за капацитет за изпълнение на прогнозираните работни натоварвания, както настоящи, така и бъдещи.
Създаване и поддържане на солиден план за управление на капацитета.
Уверете се, че целите за изпълнение са надлежно постигнати в рамките на правилния срок и бюджет.
Постоянно следете капацитета, за да подпомогнете управлението на нивото на обслужване.
Подкрепа при определяне и решаване на инциденти.
Проучване на въздействието на вариациите върху капацитета и предприемане на подходящи мерки за подобряване на ефективността, когато това е по-рентабилно.
Управлението на капацитета е важна част от организацията, но защо? Определението за управление на капацитета се отнася до стратегията, използвана от предприятията за управление на производствената продукция в отговор на пазарното търсене, като се гарантира оптимално използване на ресурсите и идентифициране и премахване на тесните места за постигане на максимална печалба. Ето няколко точки за обсъждане на този въпрос:
Оценка на разходите: Управлението на капацитета помага на организациите да подобрят способността си да оценяват разходите, особено по време на периоди на растеж или рецесия. То спомага за идентифициране на внезапни промени в цените и им помага да действат според ситуацията.
Ефективност на производството: Планирайте предварително производствените цикли и оптимизирайте ефективността на производството.
Намаляване на разходите: Намаляване на общите разходи за извършване на стопанска дейност.
Управление на инвентара: Помага за по-доброто управление на инвентара и за справяне с проблемите във веригата за доставки.
Разпределение на ресурсите: Разпределяне на човешките и материалните ресурси по по-добър начин.
Мащабиране: Най-важното е, че управлението на капацитета спомага за разширяването на бизнеса. То осигурява задълбочен анализ на начина на работа преди разширяването на бизнеса.
Ето как може да изглежда един типичен процес на управление на капацитета. Правилният процес на управление на капацитета осигурява точно въвеждане на данни, ефективно управление на капацитета и цялостна организационна ефективност и производителност. Тези процеси обаче се различават в отделните организации.
Прогнозите и тръбопроводите за възможности помагат да се разбере какъв вид търсене ще възникне през предстоящите сезони. Например, трябва да се наемат повече хора, необходима е повече техника или предишната се нуждае от ремонт или поддръжка.
Пазарните тенденции и изискванията на клиентите непрекъснато се променят. Това помага за създаването на поток от възможности. Изключително важно е да се разбере дали някакви непредвидени събития или сезонни фактори влияят върху търсенето.
Преди да увеличи производството по отношение на новосъздадения план, организацията трябва да прецени дали съществуващият капацитет на ресурсите или инфраструктурата могат да се справят с това производство. Ако не може, може да се наложи да се закупят или наемат нови машини, устройства или оборудване.
След като е изготвен подходящ план, е време да го приложите и изпълните. Ако е необходимо да се въведат повече устройства или машини, за да се увеличи производството, тогава планът трябва да бъде закупуване на нови машини/устройства, инсталирането им, стартиране на работата и изпълнение на допълнителните изисквания навреме.
И накрая, ако не наблюдавате и не преразглеждате производствения капацитет непрекъснато, може да пропуснете важни фактори. Освен това, подобно на всеки друг процес, винаги има възможност за подобрение.
Често има объркване между управлението на капацитета и планиране на капацитета. Въпреки че си приличат в някои аспекти, те са и доста различни. Управлението на капацитета е широкообхватно, докато планирането на капацитета може да се нарече подмножество на управлението на капацитета. Въпреки това крайната цел и на двете е да се гарантира, че има точното количество капацитет в точното време, за да се отговори на изискванията.
Според Майк Уайз, автор на блога Microsoft DataDriven, "една голяма разлика, която отличава планирането на капацитета от управлението на капацитета, е, че планирането на капацитета има качеството "изхвърляне". Това означава, че планирането на капацитета е нещо, което се прави предварително. То е приемане и оценка на нуждите, но управлението на капацитета е целият жизнен цикъл на мониторинг, събиране на данни, анализ на данни, оптимизиране на инфраструктурата и отново приземяване на мониторинга."
Цифровите организации, които планират да създадат печеливша стратегия за планиране и управление на капацитета, трябва да разглеждат тези термини като отделни единици.
Преди да се впуснете в управлението на капацитета, е важно да го приоритизирате и да му отделите цялото си внимание. Ефективното управление на капацитета включва следните компоненти:
Върнете се към предишни проблеми, възникнали при управлението на капацитета, и потърсете подобни модели. Може би е имало конкретен месец или сезон, когато управлението на капацитета е било трудно?
Помислете колко души са напуснали след последния цикъл на управление на капацитета и преценете как това би се отразило на периода, който ще бъде натоварен с работа. Трябва да следите и хората, които сте наели външно за кратък период от време.
Ефективното управление на човешките ресурси е от решаващо значение за възлагането на задачите въз основа на силните страни на членовете на екипа, за предотвратяване на прегарянето, за спазване на крайните срокове на проектите и за задържане на служителите и клиентите.
Проучете и управлявайте всички оперативни фактори, които могат да повлияят на начина на управление на работния капацитет. Например внедряването на облачен софтуер за контактни центрове може да повиши ефективността на операциите по обслужване на клиенти, като осигури функции като автоматично маршрутизиране на обажданията, анализи в реално време и интеграция с други комуникационни канали.
Това позволява на екипите да се концентрират върху важните неща и да се съсредоточат върху проекти с по-голям потенциал за възвръщаемост на инвестициите чрез прилагане на ефективно управление на бизнес капацитета.
От съществено значение е да се знае какво е търсенето на екипите. От клиентите, които купуват услугите, до вътрешните проекти, които отключват бизнес растеж. Доброто познаване на търсенето гарантира, че предлагането на ресурси остава на адекватни нива.
Когато става въпрос за работа, винаги има много променливи. От съществено значение е да се разбере какви са тези варианти - и как те могат да повлияят на капацитета. По този начин се гарантира, че решението на подобни сценарии е най-ефективно.
Както знаем, планирането на капацитета се основава предимно на оценки и прогнози. За съжаление, прогнозите не винаги са точни. Ето защо планирането на управлението на капацитета се нуждае от периодични корекции.
Управлението на капацитета е широкообхватно понятие и се състои от различни термини, които може би познавате или не. Ще дефинираме компонент, капацитет, отчет за капацитета, информационна система за управление на капацитета (ИСУК), производителност, мениджъри на капацитета и план за капацитета.
Според Института CIPS "Компонентът е основна структура на определена услуга, съществена част от услугата". Например базата данни е "компонент" на сървъра. Компонентите са съществени, така че трябва да бъдат закупени, изградени, поддържани и наблюдавани.
Определението за капацитет според Института CIPS е, че той "представлява наличните ресурси, които могат да бъдат използвани за посрещане на определено ниво на търсене". За да илюстрираме с пример, в един ресторант капацитетът е броят на наличния персонал, броят на наличните маси и столове и времевата рамка, в която ресторантът е отворен.
В общи линии определяте сценарии за очакваните изисквания. Например ресурси, необходими за определен период от време. Плановете за капацитета помагат на предприятията да осигурят правилното обслужване на клиентите.
Документ, който включва данни, свързани с предоставената услуга, използваните ресурси и цялостното представяне на екипа. Докладите за капацитета помагат на мениджърите да вземат правилни решения.
Виртуално хранилище за събиране и съхраняване на данни, свързани с капацитета.
В управлението на капацитета управлението на производителността е показател, който отразява колко бързо дадена система може да отговори на заявките.
Управлението на капацитета е важна задача в работното пространство. Ефективното управление на капацитета е от решаващо значение за посрещане на търсенето при оптимизиране на ресурсите и управлението на проекти. Но това не е лесно. Според Forbes по-долу са изброени често срещаните предизвикателства, с които се сблъсквате в процеса на управление на капацитета. Нека ги разгледаме в детайли.
Ежедневно планиращите капацитета трябва да се справят с цял камион информация, която трябва да бъде добавена към електронни таблици за проекти, предимно ръчно. За безпроблемния процес на управление на капацитета е необходимо добавените данни да бъдат точни и посочени в подходящ формат.
Предизвикателството на сложността е доста подобно на предизвикателството на данните. Тъй като планирането на капацитета включва работа на мениджърите с безброй изчисления и сложни формули, със сигурност ще възникнат грешки. Например, добавяне на неточни данни в електронната таблица. За съжаление, такива случаи могат да възпрепятстват целия процес.
Комуникацията е крайъгълният камък на всяка успешна компания. Липсата на комуникация или, още по-лошо, неадекватната комуникация може да доведе до множество проблеми. За да се избегнат подобни сценарии, е изключително важно всички служители, които са част от процеса на управление на капацитета, да обменят редовно информация.
Мениджърите по света са разработили няколко стратегии за управление на капацитета, за да постигнат по-добри резултати. Разгледайте тези широко използвани стратегии за управление на капацитета:
При тази консервативна и реактивна стратегия мениджърът първо разбира капацитета, а след това изчаква, докато се появи подходящ и стабилен скок в търсенето. След това мениджърът увеличава производството на определено ниво, което е достатъчно, за да задоволи нуждите на пазара в този момент.
Докато стратегията за изоставане е по-изтънчена и свързана с по-малко рискове, стратегията за водене е почти противоположна на нея. В този случай компанията увеличава производствения си капацитет още преди да е настъпил скок в търсенето.
Динамичната стратегия се ръководи от прогнози и разчита главно на текущите пазарни тенденции. В този случай мениджърът взема данните за продажбите и текущите тенденции и ги анализира заедно, за да направи промени в производството.
Стратегията за съвпадение е смесица от стратегии за водене и изоставане. При нея компанията увеличава капацитета си, след като проучи текущите пазарни изисквания. Когато стане ясно, че търсенето ще нарасне, дружеството увеличава производството постепенно.
Управлението на капацитета се използва от софтуерни компании, екипи за финансови операции, творчески агенции, така и на продуктовите екипи, за да увеличат максимално производствената си продукция и да отговорят ефективно на търсенето. Да вземем за пример производител на телевизори. За производителя на телевизори са налице две неща:
Те трябва да гарантират, че могат да посрещнат нуждите на потребителите през цялата година с наличните ресурси.
Неотдавна компанията прогнозира, че търсенето на телевизори може да нарасне рязко, тъй като Световното първенство по футбол започва след 8 месеца.
Тъй като ще има рязко нарастване на търсенето, мениджърите на компанията трябва да разберат приблизителния брой телевизори, които трябва да бъдат продадени, за да се отговори на нарастващото търсене. Подобен анализ може да отрази, че те ще се нуждаят от повече ресурси и работна ръка, за да се справят с нарастващото търсене, но също така се прогнозира, че търсенето може да намалее веднага след края на Световното първенство по футбол.
Затова в този случай компанията може да предпочете да наеме машините или да работи с различни изпълнители за този период от време, вместо да купува нови машини или да наема нови хора. Веднага щом лизингът и работната ръка са налице, производството може да започне. Компанията обаче ще трябва да го започне поне 2-3 месеца преди началото на Световната купа. Това ще гарантира, че телевизорите ще са достигнали до каналите за продажба на дребно и ще са налични точно когато има повишено търсене.
Една творческа агенция може да предостави 700 дизайна на седмица.
Една пекарна може да изпече 80 пайове на ден.
Линия на автомобилна компания може да сглобява 200 автомобила на месец.
Управлението на капацитета е нещо повече от стратегически процес - това е жизненоважна практика, която гарантира, че предприятията могат да посрещнат изискванията ефективно и устойчиво. Чрез ефективно управление на капацитета организациите могат да оптимизират ресурсите си., намаляване на разходите и поддържане на високи нива на обслужване дори в периоди на променливо търсене. Тя включва непрекъснат цикъл на планиране, наблюдение и адаптиране към вътрешни и външни промени. Тъй като предприятията се стремят да увеличават мащаба си и да реагират на динамиката на пазара, стабилната стратегия за управление на капацитета ще бъде от съществено значение за постигане на оперативно съвършенство и поддържане на растежа. Възприемането на най-добрите практики и използването на стратегии, съобразени със специфичните нужди, ще даде възможност на организациите да се справят с предизвикателствата и да се възползват от възможностите, като по този начин ще подобрят цялостното си представяне и конкурентоспособност.
Календарът на ресурсите (или календарът за управление на проекти, или календарът за планиране на проекти, софтуерът за планиране на ресурсите) ви позволява да планирате, управлявате и разпределяте ресурсите по-ефективно и ефикасно - особено ако Microsoft Excel е имал водеща роля във вашето...
Каква е крайната цел на ръководителите на проекти? Да изпълняват успешно проектите си. Самите мениджъри на проекти признават, че това не се случва често: според последното проучване Pulse of the Profession по-малко от 60% от проектите са завършени или...
Ако не използвате отличен софтуер за планиране на ресурсите, по-добре разгледайте техниките за планиране. Техниките за планиране помагат за съгласуване на графика на проекта, обхвата и ресурсите ви. Графикът трябва да се вмести в определена времева рамка и...