Всеки успешен проект, независимо от неговия размер или обхват, започва с правилно управление на графика на проекта. Графикът на проекта е пътна карта на начина, по който проектът ще бъде изпълнен от началото до края. В него подробно са описани началните и крайните дати на дейностите и последователността, която трябва да се следва за успешен край. Графикът трябва да може да покаже къде се намира проектът и какво остава да се направи.
Въпреки това, за да може графикът да изпълнява предназначението си, управлението на графика на проекта е от първостепенно значение. Това е процедура, която установява документацията и политиките за разработване, наблюдение, контрол и управление на графика за ресурсите и времето, разпределени за своевременно и успешно завършване.
В тази статия обсъждаме ролята на управлението на графика на проекта за неговото завършване, предизвикателствата, които могат да възникнат, както и инструментите за ефективно управление на графика.
В идеалния случай управлението на графика на проекта може да се определи като важен процес, необходим, за да се гарантира, че проектът е завършен в рамките на ограниченията на времето и ресурсите. Казано по-просто, това са дейностите, необходими за подпомагане на проекта и мениджъри на ресурси да следите графика на проекта през цялото времетраене на проекта. По-долу е описана ролята на управлението на графика в управлението на проекта.
1. Изготвяне на график
Управлението на графика започва с разработването на графика на проекта. Дейностите, които са важни за тази функция, включват:
2. Одобрение на графика
За изпълнението на графика е необходима подкрепата на заинтересованите страни по проекта. Ролята на управлението на графика в тази стъпка е да преговаря със заинтересованите страни за тяхното одобрение. Заинтересованите страни трябва да одобрят графика, за да могат те да предоставят необходимите ресурси и хора за изпълнение на задачите. След като одобрението бъде получено, ръководителят на проекта създава базовия график и го съобщава на екипа.
3. Наблюдение на графика
Другата роля на управлението на графика е да следи графика в хода на неговото изпълнение. (и това е причината, поради която трябва да знаете как да изберем софтуер за проследяване на работното време). Тази роля включва съсредоточаване върху напредъка на проекта, за да се определи състоянието му във всеки един момент. Ръководителят на проекта определя как се променя графикът от влиянието на други вътрешни и външни фактори и въздействието, което те оказват върху графика на проекта. Това е важно и за определяне на причината за действията, необходими за връщане на проекта в графика, за да се избегнат закъсненията или да се съобразят промените в графика.
4. Актуализиране на графика на проекта
Управлението на графика включва и редовното му актуализиране, като се вземат предвид промените, настъпили от началото на проекта. Това налага ръководителите на проекти да определят процеса, който да използват при актуализирането на графика, като например да анализират въздействието, което ще окаже извършването на промените върху бюджета, обхват на проекта и качеството и определяне на хората, които имат правомощия да извършват промените. Освен това ръководителят на проекта търси одобрението на заинтересованите страни и съобщава промените на екипа.
Управлението на графиците не е лесна задача. Процесът на управление на графиците от разработването, наблюдението и актуализирането им е без предизвикателства при управлението на проекти. Ето кои са най-често срещаните предизвикателства, за които трябва да внимавате.
Правилното определяне на продължителността на дейностите е много важно за ефективното приключване на проекта. И все пак това е едно от най-трудните неща за изпълнение. Освен това по време на етапа на одобрение е много вероятно заинтересованите страни да подценят времето, което може да отнеме изпълнението на някои задачи. Това е така, защото те не участват активно в извършването на работата или искат да спестят ресурси. За съжаление, подценяването на времето може да доведе до преразход на проекта по отношение на времето и ресурсите. Прекаленото притискане на екипа намалява ефективността, което пречи на неговата производителност.
Комуникацията е от решаващо значение при управлението на графика, тъй като гарантира, че всички участници работят на една и съща страница. Неадекватната комуникация води до загуба на време, тъй като служителите напускат работата си, за да поискат разяснения или да намерят информация сами. От друга страна, прекалената комуникация може да доведе до претоварване със съобщения и объркване. Ръководителите на проекти трябва да информират екипа и заинтересованите страни за графика, променящите се приоритети и др. Като се има предвид значението на ефективната комуникация за завършването на проекта, може да се измине дълъг път за преодоляване на това предизвикателство.
Невинаги графикът се изпълнява по план. Ръководителите на проекти трябва да предвиждат риска и да оценяват въздействието, което той може да окаже върху графика, ако се появи. Ако не направите това, може да се стигне до нереалистичен график. За съжаление определянето на потенциалните рискове може да бъде предизвикателство.
Управлението на работните процеси, особено когато обхватът е голям, може да бъде доста голямо предизвикателство за много хора. За съжаление, ако не можете да управлявате правилно работните потоци, е по-трудно да управлявате промените, тъй като те отклоняват проекта от първоначалния график.
Инвестиране в проект софтуер за управление може да помогне за смекчаване на някои от тези предизвикателства. Въпреки това ефективното управление на проектите е от решаващо значение дори при наличието на технологии. За да се осигури ефективно управление на графика, е необходим опитът на ръководител на проект с познания в тези различни области. Ангажирането на ръководители на проекти, които имат Обучението за сертифициране на PMP е от първостепенно значение. Това обучение дава възможност на ръководителите на проекти да придобият уменията, необходими за наблюдение на проекта от началото до края, включително управление на графика.
Инструментите за управление на графика на проекта помагат да се рационализират процесите и операциите, за да се спести време и да се повиши точността. Те улесняват разработването, наблюдението, актуализирането и съобщаването на графика на проекта, като същевременно поддържат високата ангажираност на екипа. За щастие, повечето софтуери за управление на проекти са интегрирани с ценни инструменти за управление на графика. Ето някои от инструментите за управление на графика, на които трябва да обърнете внимание:
1. Диаграми на Гант
Този инструмент показва графика на проекта и зависимостта между задачите. Той може да бъде полезен за проследяване на напредъка на графика, идентифициране на закъснения и следене за отклонения от графика. Освен това той е полезен при определянето на задачите, необходими за гарантиране на навременното завършване на проекта.
2. Структура на разпределение на работата (WBS)
Този инструмент помага за разбиване на целта на проекта на малки изпълними стъпки - задачи и подзадачи. При наличието на WBS е по-лесно да се види яснотата на графика.
3. Базова линия на проекта
Този инструмент помага за проследяване на напредъка на проекта в реално време. Той помага да се сравни графикът на проекта с действителното изпълнение.
4. Инструменти за комуникация и сътрудничество
Те са от решаващо значение за осигуряване на ефективна комуникация и сътрудничество в екипа, за да се гарантира, че всички работят на една и съща страница.
5. Инструменти за управление на времето и планиране
Инструментите за управление на времето помагат да се проследи времето, което членовете на екипа прекарват в изпълнението на определена задача. Инструментите за планиране дават представа за това върху кои задачи работят членовете на екипа и дали са в състояние да поемат повече работа.
Заключение
Управлението на графика на проекта е важен аспект от управлението на проекта. Неговите функции включват разработване на график, одобряване на график, наблюдение на график и актуализиране на график. Управлението на графика обаче е лишено от предизвикателства. Те варират от неточности в оценката на времето до лоша комуникация и др. Хубавото е, че има налични инструменти за намаляване на тези предизвикателства и осигуряване на ефективно управление на графика на проекта и успешно и навременно завършване на проекта.
[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]
Календарът на ресурсите (или календарът за управление на проекти, или календарът за планиране на проекти, софтуерът за планиране на ресурсите) ви позволява да планирате, управлявате и разпределяте ресурсите по-ефективно и ефикасно - особено ако Microsoft Excel е имал водеща роля във вашето...
Каква е крайната цел на ръководителите на проекти? Да изпълняват успешно проектите си. Самите мениджъри на проекти признават, че това не се случва често: според последното проучване Pulse of the Profession по-малко от 60% от проектите са завършени или...
Управлението на капацитета е стратегия, използвана от предприятията, за да се използва по най-добрия начин ефективността на производството по отношение на търсенето на услуга или продукт. Крайната цел на управлението на капацитета е да: да се идентифицират и...