Управлението на компания не е лесно и всеки собственик и ръководител на бизнес ще го потвърди. Имаме щастието обаче, че вече съществуват инструменти, които могат да опростят всеки проект и процес; един от тях е управлението на работния поток. Използването на системи и инструменти за управление на работните процеси е задължително условие в днешния икономически климат. Тази статия е за всеки мениджър, който иска да подобри работните си процеси и производителността си.
Какво ще получите от тази статия:
Управлението на работните потоци е проста концепция, която е от съществено значение за успешния бизнес. В тази статия ще разгледаме тънкостите на управлението на работния процес и свързаните с него системи и софтуер, които улесняват прилагането му.
В наши дни разполагаме с множество инструменти за управление на бизнеса. Без значение от индустрията или сектора, има по нещо за всеки.
Търсите още експертни съвети за управление на проекти? Разгледайте нашите БЕЗПЛАТЕН контролен списък за планиране на спринта сега!
Историята на работния процес (и бъдещия софтуер за работен процес и инструменти за управление на работния процес - ако искате) датира от 20-те години на XX век. И корените й са свързани с - както винаги - намирането на решение. Решение как да се решат съществуващите в момента проблеми в производствената индустрия.
По време на проучването на начините за ефективно управление на работата пионерите в лицето на Фредерик Тейлър и Хенри Гант използват графична схема за визуализиране на работните процеси или създаване на график за определяне на етапите, графиците и зависимостите.
По-късно Хенри Гант възприема полската версия на хоризонталната стълбовидна диаграма, наречена хармонограма. Изобретената от полския инженер Карол Адамецки диаграма е трансформирана от Хенри Гант в това, което днес наричаме диаграма на Гант.
Накратко, работният процес е визуална схема на структуриран, предварително определен набор от задачи, които осигуряват желания резултат. Работният процес се състои от стъпките, ресурсите, отговорностите, зависимостите и правилата, хората и уменията, необходими за изпълнение на стъпките, и как те разчитат на себе си. Работните потоци очертават началните и крайните точки, реда(ите) на движение, местата, където може да има точки за вземане на решения, какво очаквате за резултатите и потенциалните заместващи стъпки.
В тази глава бихме искали да ви насочим към добро разбиране на темата. Защо? Ако търсите някакво вдъхновение, решения или дори система за управление на работния процес - по-добре е да имате пълен обхват на проблема (дори и да е в контур), за да не пропуснете времето за нещо, което не е свързано.
Какво означават работният процес и управлението поотделно, всеки може да си представи. За да не е толкова сложно, ще избегнем дефинирането на управлението и ще обърнем поглед към втория термин. Работният процес се отнася до стъпките, които трябва да се извършат, за да се постигне някаква, дори много малка цел. Или, ако използваме термините за управление на проекти, стъпки за изпълнение на дадена задача. Може да се каже и по друг начин. Работен процес:
Това е пространство между началото и края, съставено от стъпки, процеси и хора, участващи в тях.
Преди да се запознаем с основния термин, трябва да направим още един коментар. Трябва да направим малка разбивка. Gartner, аналитична и изследователска компания, специализирана по въпросите на стратегическото използване на технологиите и управлението на технологиите, обръща внимание на двойното значение на управлението на работните процеси.
Първата е интеграция на външни и вътрешни процеси; "подход на работния процес, който позволява дефинирането на бизнес процеси, обхващащи приложения, включително такива, които идват от различни доставчици. Обикновено това изисква базирана на стандарти търговска среда за разработване на работни процеси".
Вторият е автоматизирани събития или процеси; подход на работния процес, който позволява да се изпълняват автоматизирани задачи (изпълнение на проект, като например процес на разпределение на служители или процес на разработване на уебсайт).
Вторият е в обхвата на нашата статия. Под управление на работните процеси разбираме по същия начин, както предлага американският интегратор на SAP, компанията Signavio:
Управлението на работните потоци е координацията на задачите, които съставляват работата на организацията. Под "работен процес" се разбира последователност от задачи, които са част от някаква по-голяма задача, и понякога е синоним на "бизнес процес".
Най-важният фактор, който трябва да разберете за управлението на работния процес, е, че то трябва да улесни работата ви и да я направи възможно най-безболезнена. Всяко време, което отделяте за управление на работния процес, трябва да ви се върне десетократно с повишена производителност и последващи печалби. Според за втори път на SAP Signavio:
Целта на работния процес е да се постигне някакъв резултат, а целта на управлението на работния процес е да се постигнат по-добри резултати в съответствие с определен набор от цели.
Ако се фокусираме върху "постигане на по-добри резултати", първото, което ни идва наум, е "оптимизация" или, ако трябва да сме честни, "непрекъсната оптимизация". Най-общо казано, ролята на управлението на работните процеси е да помага за оптимизацията или - както предпочитаме - управлението на работните процеси трябва да се приравни към оптимизацията. Оптимизация на какво? Оптимизиране на изпълнението на задачите и автоматизирането им в системи с цел повишаване на производителността и намаляване на предизвикателствата.
За нас и може би неслучайно за нашия конкурент - The Monday.com - управлението на работния процес на проекта е:
Работният процес за управление на проекти е внимателно планирана последователност от задачи и дейности, които трябва да извършите, за да завършите конкретен проект.
Управлението на работните процеси се отнася до бизнес процеса на организиране, документиране и изпълнение на различни задачи. Това управление може да включва използването на стратегии и техники, включително техники за планиране и, разбира се, системи (софтуер) за управление на работните процеси. Или просто чрез съставяне на планове и определяне на стъпките, необходими за постигане на желания резултат оптимизиран процес на работа.
Например, когато даден резултат изисква няколко различни стъпки или по-малки задачи, всяка стъпка или задача може да бъде възложена на различен служител или на служител с недостатъчни умения. Това лесно може да доведе до хаос, когато комуникацията не е толкова ясна, колкото трябва да бъде. Така че е очевидно, жуправление на работния поток повишава ефективността на вашия бизнес, тъй като рационализира всеки процес и позволява на различните отдели и лица да комуникират ясно - една от най-важните функции на системата.
За да избегнем твърде задълбочено въведение, нека използваме директно най-често срещаното определение за управление на проекти. Ако перифразираме "Съвкупност от знания" на Асоциацията за управление на проекти, 7-мо издание, управлението на проекти е свързано с прилагането на умения и знания, за да се изпълни проектът в съответствие с изискванията и предположенията, в рамките на времето и бюджета. Докато управлението на работните процеси е свързано с оптимизиране на задачите между точки А и Б.
Компанията Nintex - доставчик на софтуер за автоматизация на работните процеси - предлага:
Управлението на проекти се занимава с планиране, наблюдение и ръководене на задачи, а работният процес - със свързването на тези задачи. И докато управлението на проекти разглежда цялостната картина, работният процес прави така, че цялостната картина да се движи плавно от етап към етап.
Докато подходът на управлението на проекти е да се планира, то управлението на работната сила е да се свързва. Но когато се стигне до отговора на въпроса каква е връзката между тях, отговорът изглежда прост. Нека да разгледаме фазите на процеса на управление на проекти (или, както предпочитат PM, жизнения цикъл на управлението на проекти).
Нека разгледаме всяка колона. Виждате ли някои задачи и процеси, съставени от тях? Имате ли нужда от повече думи, за да обосновете каква е връзката между тях?
Както знаем, всяка колона съдържа задачи, които трябва да бъдат изпълнени, за да се придвижите напред. Управлението на работния поток на проекта се отнася до специфичния, подреден набор от задачи, които трябва да бъдат изпълнени, за да се изпълни дадена стъпка от процеса. За да се квалифицира като работен процес, всяка стъпка в процеса трябва да зависи от завършването на предишната стъпка.
Първите инструменти за управление на работния процес са били химикал и хартия, но в наши дни имаме късмета да разполагаме с широк набор от софтуерни приложения, които правят процеса по-лесен и по-ефективен. Автоматизацията на различни задачи е голяма възможност за спестяване на време, което става възможно благодарение на системите за управление на работните процеси (WfMS или WMS).
Някои основни елементи, които често се включват в системите за управление на работния процес, са следните:
Това не е изчерпателен списък, но той ви дава по-добра представа за това какво включват системите или софтуерът за управление на работния процес.
Системите и инструментите за управление на работния процес се отнасят до използването на технологии за автоматизиране и координиране на етапите в даден процес. В идеалния случай тези системи или инструменти са подходящи за широк спектър от работни процеси, тъй като предназначението им е да осигурят основна рамка, която работи с всякакви предоставени данни.
Видът на системата за управление на работния процес, който ще изберете, зависи - както винаги - от нуждите на вашия бизнес и от проектите, които се осъществяват във вашата компания. Пазарът предлага 3-те вида работни потоци, които могат да бъдат изградени от системите за управление на работни потоци.
Смисълът на WFMS е да опрости живота ви, а не да го усложнява. Като собственик на бизнес или мениджър искате да работите с ясно представена информация, която е лесно разбираема. Това не означава, че вече не се нуждаете от много подробни данни, а по-скоро, че софтуерът, който сте избрали, може да се справи със сложната информация на заден план.
Компаниите са сложни структури, които се състоят от много нива. Софтуерът, който избирате, трябва да бъде гъвкав и лесен за адаптиране. Например, той може да ви позволи да определите достъпа до данните за различни хора.
Софтуерът за управление на работни потоци трябва да разполага с редица възможности за илюстриране на последователност от задачи или набор от данни, като например блок-схеми, кръгови диаграми, графики, формуляри и т.н.
Работният процес е отделна част от вашия бизнес, но това не означава, че той функционира във вакуум. Информацията, от която се нуждаете във вашия работен процес, идва от различни части на вашата компания, което означава, че свързването ѝ със системата за управление на съдържанието е от съществено значение.
Създаването на визуална представа за даден работен процес е полезно за неговото осъществяване, но важна част от управлението на бизнеса е оценката на ефективността на различните процеси. Системата за управление на работните процеси трябва да може да ви дава ясна обратна връзка за ефективността на вашите работни процеси.
След като вече имате по-добра представа за това какво трябва да осигурява една добра WfMS, е време да разгледаме няколко от най-добрите софтуерни решения, които се предлагат.
"Цялостно решение за управление на ресурсите, насочено към служителите, за агенции и софтуерни къщи."
Teamdeck.io е инструмент за управление на график на проекти и работни потоци
Цени: $0.9 (лек член) на месец и $3.6 (член на екип) на месец
Плюсове:
Против:
________________________________________________________________________
"Първата платформа за управление на проекти, създадена за потребители от потребители."
Hive помага за проследяване на множество проекти
Цени: Hive Solo - Безплатно за индивидуални потребители и малки екипи.
Hive Team - $12 на потребител на месец (при годишно таксуване) или $ 16 на месец (при месечно таксуване за Hive Teams, които управляват множество проекти и програми и искат да рационализират работата.
Плюсове:
Против:
________________________________________________________________________
"Възползвайте се максимално от всички инструменти, от които се нуждае вашият екип, събрани под един покрив."
Функциите на Proofhub улесняват планирането, съвместната работа, организирането и изпълнението на проекти.
Цени: (стандартно) $45 на месец / таксува се годишно неограничени проекти / 5 потребители / 10 GB място за съхранение
Плюсове:
Против:
Работният процес или бизнес процесът, както понякога се нарича, е последователност от задачи, които трябва да бъдат изпълнени, за да се постигне конкретен резултат. Съществуват два основни типа работни процеси - последователни и паралелни. Първият предполага строг ред, в който задачите се подреждат в линеен процес. Вторият означава, че задачите могат да се изпълняват едновременно от различни хора.
Независимо от вида си, работният процес обикновено е част от по-голям набор от работни процеси, които се превръщат в по-големи и по-сложни бизнес процеси. Възможна е и комбинация от видовете работни потоци.
С течение на годините, когато компаниите продължиха да разработват, управляват и стандартизират работните процеси, някои от тях станаха твърде строги и устойчиви на промени. Те не винаги оставят място за иновации и поемане на риск. Бяха положени усилия за внедряване на повече креативност, гъвкавост и устойчивост в процеса.
Въпреки постигнатия напредък, изглежда, че не всички компании и работници са съгласни с тези промени. Десетото глобално проучване за управление на проекти, проведено от Института за управление на проекти (PMI), базирана в САЩ професионална организация с нестопанска цел за управление на проекти, установи, че само 58% от организациите напълно разбират значението на стратегическото управление на творческия работен процес на проектите.
Твърдим, че творческите подходи към управлението на работния процес имат ясни предимства. Споделяме 10-те най-големи предимства на творческото управление на работния процес на проекти, за които нито една компания или организация, ориентирана към успеха, не може да си затвори очите.
Макар че работните потоци са създадени, за да улеснят управлението на организацията и проектите (което и правят), традиционните методи се сблъскват с определени ограничения, които налагат по-креативни подходи за управление. Без да се коригират процесите на разработване и управление на работните процеси, компаниите рискуват да се закотвят в бизнес процеси, които са твърде сковани, за да насърчават иновациите и творческото мислене. Нека да разгледаме набързо тези ограничения.
Традиционният метод е доста бавен, тъй като не позволява отклонение. Трудно е да се правят промени в последователния работен процес, тъй като те ще объркат потока и причинно-следствената връзка между различните задачи.
Разработването на продукти не се основава на мнението на клиентите или се основава слабо на него. Това може да размие целия процес, тъй като крайният продукт или услуга няма да успее да отговори на търсенето. Подобряването или модернизирането на продукта или услугата след приключване на процеса на разработване е тежко, отнема време и е скъпо.
Когато всички стъпки и задачи изглеждат предварително определени, служителите нямат голям стимул да предлагат новаторски решения или нови начини на работа. Освен това предприятието избягва да поема рискове, което не предвещава нищо добро за способността му да се конкурира с конкурентите си, като изпреварва тенденциите.
Процесът е твърде строг, за да позволи корекции, подобрения, нестандартни решения или дори бързи решения в хода на управлението на работния процес. Хората не са склонни да мислят нестандартно, тъй като всичко нестандартно или противоречащо на фирмения правилник може да се тълкува като лошо управление или лоша практика.
Традиционното управление на работните процеси е известно с лошата си координация. Дори и при паралелно управление на работните процеси, което предполага известна степен на координация, за да се осигури допълняемост, всеки бизнес процес има свой собствен живот с лоши връзки с други задачи или работни процеси. Това крие риск от преплитане на данни, което се отразява на цялостната производителност.
И така, как създаването на управление на работния поток помага да се справим с горепосочените предизвикателства? Какви са конкретните ползи, които всяка компания или структура може да очаква от създаването на управление на работния процес? Нека сега преминем към преглед на 10-те най-големи ползи, които компаниите могат да очакват от разработването и управлението на работния процес на творчески проекти.
Творческият работен процес на проекта стимулира засилената работа в екип в дадена компания или организация. Той създава пространство, в което хората могат да предлагат нестандартни идеи, които да обсъждат и усъвършенстват с колегите си. По този начин се създава чувство за споделена собственост и отговорност за работния процес, който те ще разработват и спазват за постигане на по-добри резултати и ефективност.
Изхождайки от горното, управлението на работния процес на творчески проекти стимулира по-тясната координация между различните отдели и лица. Процесът свежда до минимум допустимите грешки, като същевременно допринася за постигането на общите цели на компанията.
По-добрата координация също така води до по-голямо участие на ръководството на компанията в подкрепа на инициативи, които са обмислени от различни звена или отдели.
Управлението на работния процес на творчески проекти е едновременно резултат и причина за подобрените практики за управление. Водещите световни компании са успешни, защото умеят да развиват творчески и нетрадиционни подходи към планиране на проекта и управление. Пример за това е Google, един от най-известните технологични гиганти в света, който възприе творчески подход за управление, наречен цели и основни резултати (OKR).
Преди години Google насърчаваше служителите си да си поставят амбициозни цели, свързани с общите цели на компанията. В рамките на дългосрочните, амбициозни цели те определят конкретни и измерими ключови резултати, които се преразглеждат на годишна база. Всички OKRs бяха споделяни вътрешно, за да може персоналът да види как индивидуалните им работни планове допринасят един за друг за постигане на общите цели на компанията. Резултатите, които Google успя да постигне, говорят сами за себе си. Много други компании сега се учат от този опит, за да възприемат подобни подходи.
Управлението на работния поток на творчески проекти прави организациите по-гъвкави. Водещите компании в бранша се отказват от класическите инструменти за управление на проекти, като например методологията на водопада, и преминават към иновативни, гъвкави подходи за управление. Това им позволява да разделят бизнес процесите си на по-малки единици, като се стремят към постепенен напредък и подобрения, произтичащи от резултатите, постигнати на всеки етап.
Управлението на работния процес на творчески проекти прави организациите по-гъвкави, като повишава способността им да реагират и да се адаптират към промените и развитието, настъпващи в хода на цикъла на разработване и управление на работния процес.
В крайна сметка гъвкавите компании предоставят по-добра стойност на своите клиенти, остават конкурентоспособни и постигат по-добри резултати.
Управлението на работния процес на творчески проекти също е предпоставка за повишаване на устойчивостта и производителността. То създава редица стимули за служителите да се превърнат в лидери на мисълта, които помагат на компаниите да останат начело на кривата. Не само това, то прави компаниите и техните служители по-продуктивни, тъй като всички са вътрешно заинтересовани от непрекъснати подобрения, постепенни промени и гъвкави управленски практики.
Подобряването на производителността и ефективността са неща, които вълнуват всички, независимо дали става въпрос за компании, предприемачи, писатели на свободна практика или студенти. Когато става въпрос за задачи в колежа, студентите трябва внимателно да прегледат услугите за писане на есета, за да изберат тази, която най-добре отговаря на изискванията на колежа. Ето защо те често използват TrustMyPaper за да получите висококачествено съдържание и професионални услуги за писане на разумни цени. По този начин те могат да получат академичните си работи в съответствие с изискванията на колежа.
Този вид управление на работния процес на проекта насърчава средата за обучение в компанията. То създава пространство, в което хората могат да опитват и да се провалят без страх от наказание. Както казва известният ирландски драматург Самюел Бекет, всички ние трябва да "опитваме отново, да се проваляме, да се проваляме по-добре!" Като насърчават работна среда, благоприятстваща разумното поемане на риск и инициатива, компаниите и организациите осигуряват непрекъснато усъвършенстване и учене като повтарящ се процес.
Когато условията на труд и средата са подходящи, хората престават да работят в затворени помещения. Стълпотворението е корпоративна болест, която всяка успешна компания иска да избегне на всяка цена. Споделянето на знания проправя пътя за максимизиране на ползите от емпиричните данни и оценките за бъдещи планиране на високо ниво и управленски практики.
Тъй като на служителите се дава възможност да предлагат творчески решения, управлението на работните процеси започва да насърчава по-добра, по-навременна и редовна комуникация между различните звена и отдели. Най-често липсата на комуникация води до значителни затруднения при разработването на продукти или услуги, които трудно се възстановяват.
Тя също така подобрява външната или стратегическата комуникация с външни заинтересовани страни и клиенти, които са от решаващо значение за осигуряване на съответствието на продуктите и услугите на компанията с техните нужди.
Иновациите са двигател на успеха в днешния бързо променящ се свят, управляван от технологиите. Трудно е, ако изобщо е възможно, да се запази конкурентоспособността без редовни актуализации, иновации и подобрения, които дават на компаниите необходимото предимство. Творческото управление на работния процес на проектите поражда онзи вид иновативен дух, който е от решаващо значение за цялостния успех.
Като мислят нестандартно, хората могат да накарат себе си и работодателите си да излязат от зоната си на комфорт. Понякога това означава да навлезете в неизследвани води, което е важно, ако компаниите искат техните продукти и услуги да се открояват.
Творчеството е основният двигател на прогреса и технологичния напредък. Компаниите, които са в състояние да използват силата на въображението на хората, могат да се възползват от нетрадиционни и нестандартни начини на мислене. Възприемането на подхода "бизнес както обикновено" към управлението на работните процеси не позволява да се предоставят на клиентите такива продукти и услуги, които могат да им се харесат като необикновени, такива, които могат да ги накарат да се почувстват специални.
Не на последно място, креативността има пряко отношение към подобряването на ефективността. Когато хората работят в компании, в които всичко е стандартизирано и от тях се очаква просто да следват заповедите, мениджърите не могат да очакват от тях да се стремят към индивидуално съвършенство. Компаниите получават много пясъчни торбички от служителите си, т.е. практика на намаляване на очакванията за индивидуалните силни страни и основни умения, за да се получат по-добри от очакваните резултати.
За разлика от това, творческото управление на работния процес на проектите подтиква хората да надхвърлят своята тежест, да надхвърлят поставените изисквания и да добавят стойност към печалбите и резултатите на компанията чрез подобрено представяне.
Управлението на работния процес на творчески проекти има редица предимства, които всяка успешна компания би искала да има. То е насочено към присъщите ограничения на традиционното управление на работния процес, което е станало твърде твърдо и изолирано, за да отговори на бързо променящите се изисквания на световните пазари. Тези ограничения пречат и когато става въпрос за способността на компаниите и организациите да овладяват промените при непрекъснати, променливи и непредсказуеми обстоятелства, за да постигат целите си.
За разлика от тях управлението на работния процес на творчески проекти осигурява пространство за изграждане на координирани, споделени подходи към разработването и изпълнението на работния процес, които водят до по-добри продукти и по-големи печалби. Това също така прави компаниите по-склонни да се открояват като новатори и лидери в индустрията на фона на бързо развиващите се изисквания, променящото се поведение на клиентите и променящите се приоритети.
Фирмите, които се стремят към високи постижения и краен успех, не могат да си позволят да се придържат към старите начини на работа. Те знаят, че нищо не може да се сравни със силата на въображението и креативността на служителите им, когато става въпрос за злато с техните продукти и услуги.
[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]
Календарът на ресурсите (или календарът за управление на проекти, или календарът за планиране на проекти, софтуерът за планиране на ресурсите) ви позволява да планирате, управлявате и разпределяте ресурсите по-ефективно и ефикасно - особено ако Microsoft Excel е имал водеща роля във вашето...
Каква е крайната цел на ръководителите на проекти? Да изпълняват успешно проектите си. Самите мениджъри на проекти признават, че това не се случва често: според последното проучване Pulse of the Profession по-малко от 60% от проектите са завършени или...
Управлението на капацитета е стратегия, използвана от предприятията, за да се използва по най-добрия начин ефективността на производството по отношение на търсенето на услуга или продукт. Крайната цел на управлението на капацитета е да: да се идентифицират и...