Продуктивност на дистанционната работа: Как да останем продуктивни, когато работим от дома?

Тук в Teamdeck, винаги сме възприемали концепцията за виртуални екипи, така че целта на тази публикация в блога обикновено е да ви помогне да видите ползите от работата от дома.

Все още смятаме, че дистанционната работа е чудесен избор за компаниите. Проучванията показват. че това може да бъде по-ефективно от това да държите служителите си в офиса, освен това много работници всъщност предпочитат да работят от разстояние.

Реалността обаче е такава, че работата от разстояние вече не е предимство, което някои предприятия предлагат. Във времената на пандемията COVID-19 работата от дома вече не е въпрос на предпочитание, а по-скоро необходимост за милиони хора.

Какво ще кажете за производителността на новите отдалечени служители? Тя не винаги е голяма. Доклад на Slack показва, че 31% от хората, които съвсем наскоро са започнали да работят от разстояние, признават, че производителността им на работа страда. Същото усещане е много по-рядко срещано сред опитните дистанционни служители: само 13% казват, че работата от вкъщи се е отразила негативно на продуктивността им.

В тази публикация в блога ще се опитаме да споделим нашите съвети за продуктивност които се отнасят за опитни и нови дистанционни работници.. Разделихме съветите си на две групи. Първо, ще прочетете за начините да направите работата си по-продуктивна като отдалечен служител. Към края на тази публикация в блога ще споделим и някои съвети за компанията и ръководителите на екипи.

Продуктивност при работа от разстояние - съвети за вас

Опитахме се да съобразим всички наши съвети със ситуацията, в която се намираме в момента. Въпреки това, в зависимост от това къде живеете и как работите, ограниченията и условията, с които се сблъсквате, може да се различават. Не се колебайте да се възползвате от нашите съвети и да ги адаптирате към вашия конкретен случай. И преди всичко: бъдете добри към себе си, особено в тези трудни времена. 

Изграждане на работна станция

Има вероятност вашите изпълнение на работата е по-малко от оптимално, защото постоянно се чувствате разсеяни и не на място, когато работите от разстояние. Това не е необичайно - да работите на същото място, където прекарвате останалата част от живота си, е предизвикателство. Обикновено бихме ви предложили да смените средата си, като работите в кафене или в място за съвместна работа. Разбира се, в днешно време това не е опция за повечето от нас. Но дори и да ви се налага да си останете вкъщи с децата, домашните любимци, членовете на семейството и т.н., все пак можете да се опитате да направите домашния си офис по-добър.

Имайте предвид, че макар строгите ограничения да са временни, това не означава, че отдалечената ви работна станция трябва да е полуфабрикат - вложете малко усилия, за да създадете място, от което да ви е приятно да работите.

Започнете със събирането на оборудването, което ви е необходимо за ефективна и ефикасна работа. Ако можете физически да изнесете оборудването (лаптоп, екран, клавиатура и др.) от офиса си, възползвайте се от тази възможност. Не забравяйте за слушалките, които могат да ви помогнат да превключите на "работен режим".

Изберете подходящото работно място: в идеалния случай искате да можете да влизате и излизате от домашния офис всеки ден. Ако можете да отделите отделна стая за дистанционния си офис, това може да бъде отлично решение. Разбира се, не всеки може да си позволи това, но дори да използвате ъгъла на някоя от стаите си като "работно място", това ще ви помогне да се чувствате по-добре на работното място.

След като сте избрали подходящото място, опитайте се да го приспособите към нуждите си. Може би се чувствате непродуктивни, когато седите цял ден? Работещите в офиса имат много възможности за движение: посещават срещи и да обядвате - когато работите от вкъщи, е лесно да прекарате целия ден в едно положение. Разбира се, може и да не успеете да пресъздадете обичайния график в офиса, но можете да използвате стоящо бюро (дори импровизирано) за работните си разговори и да въведете други физически дейности. Тялото ви ще се чувства много по-добре.

Ако се борите с разсейването на вниманието, едно решение е да защитите работното си място, като инсталирате табела "На работа съм". Това може да бъде писмен знак (особено ако имате работа с любопитни членове на семейството) или дори ароматна свещ, която да запалите в началото на деня. Това не само ще означава, че в момента сте заети, но и ще се превърне в малък ритуал за вас, предизвикващ съсредоточаване.

И последно: почиствайте редовно работното си място. Това може да се превърне в приятен следобеден навик или в нещо, което правите в неделя, за да се подготвите за седмицата. Работата в чиста и организирана среда може да се отрази положително на продуктивността ви.

Въвеждане на навици, които повишават производителността

Ако не сте свикнали да работите от вкъщи, е нормално да се чувствате леко изгубени и несигурни в работния си режим. Ето някои начини за дистанционните служители да организират работата си и да свършат нещата.

• Прилагане на някои стратегии за управление на времето: работата от разстояние се различава от работата в офиса, така че може да се наложи да търсите нови начини за управление на времето си. Аз и още двама служители на Teamdeck изпробвахме няколко от тях и обобщихме опита си в публикация в блога. Признавам, че все още прибягвам до техниката, която изпробвах - дълбоката работа - всеки път, когато трябва да се справя с трудна задача. Тя ми помага да не изоставам и да поддържам много високо ниво на продуктивност, особено когато работя от разстояние.
• Съставете контролни списъци - за да свършите нещо, трябва да знаете какво точно трябва да направите! Много компании използват инструменти за управление на проекти, за да проследяват задачите, но работещите от разстояние могат да създават и свои собствени контролни списъци. Запишете какво искате да направите в даден ден/седмица/до края на месеца и продължавайте да отмятате задачите - усещането е невероятно!
• Приоритизиране на задачите - да можете да подреждате задачите си винаги е удобно, но да имате ясни приоритети е още по-важно, когато работите от разстояние. Наскоро публикувахме статия в блога за приоритизиране на задачите на проекта, но изброените там техники ще ви бъдат полезни, дори и да не сте ръководител на проекти.
• Проследяване на времето - много отдалечени служители имат чувството, че не са постигнали много през работните си дни. Проследяването на времето може да ви даде възможност: а) да признаете усилената работа, която вършите; б) да намерите области за подобрение. Например, ако прекарвате много малко време в продуктивна работа и вместо това ви се налага да губите време в ровене из файлове в търсене на важни визуални активи, това е вашият сигнал да оптимизирате нещо (напр, почистете виртуалното устройство на екипа си така че да прекарвате по-малко време в търсене на ключови файлове).
• Направете няколко почивки. Знаем, че е лесно да забравите за тях, когато си останете у дома. В действителност е от съществено значение да получавате поне няколко минути, за да презаредите батериите си. Разбира се, може да не успеете да се разходите или да обядвате навън, но най-малкото, което можете да направите, е да направите няколко упражнения за разтягане и да се разходите из дома си. Говорейки за обяд, опитайте се да не го ядете до компютъра си, докато пишете имейли. Вместо това седнете на масата и се отпуснете: това е заслужена почивка.
• Обърнете внимание на начина, по който общувате: може да ви се струва, че винаги изразявате мислите си по много ясен начин, но ефективна комуникация в отдалечен екип е съвсем друга игра. Проверете два пъти дали съобщенията ви са разбираеми и не оставяйте място за съмнения. Това ще позволи на вас и на членовете на дистанционния ви екип да бъдете по-продуктивни.

Погрижете се за себе си

Когато работите от вкъщи, е лесно да загубите усещането за това "къде свършва работата и започва животът" и в резултат на това да жертвате баланс между професионалния и личния живот. Ето защо е важно да помните, че работата от разстояние не е равносилна на постоянна работа. Придържайте се към традиционното си работно време или планирайте периоди, през които ще работите. Уведомявайте колегите си от екипа за края на работния си ден. Можете да го направите, като им изпратите съобщение или зададете подходящ статус в приложението си за чат.

Също така е важно да поддържате връзка с колегите си. Много от работещите в офиса определено ще усетят липсата на приятелски контакти, когато преминат към дистанционна работа. Намерете време за непринудени разговори с колегите си и се свържете с тях, за да разберете как се справят.

И накрая, но не на последно място, практикувайте грижа за себе си. Абсолютно задължително е в тези трудни времена да намерите дейности, които да ви накарат да се чувствате по-добре. Слушайте любимия си подкаст, направете си процедура за лице или се отдайте на страхотна тренировка: правете всичко, което поддържа настроението ви.

Какво могат да направят лидерите за продуктивността на своите отдалечени екипи?

Преминаване от работа в офис към работа от разстояние може да се окаже трудно за вас и вашите офис служители, които се превърнаха в отдалечени служители. За щастие, има неща, които можете да направите, за да улесните прехода и да увеличите производителността на дистанционните си работници.

• Определете ясно ролите и целите. Това винаги е важно, но особено при хора, работещи на различни места. Когато служителите ви знаят какво се очаква от тях и какво трябва да постигнат, планирането и приоритизирането на задачите ще бъде по-лесно за тях.
• Съобщавайте стратегията на компанията на дистанционните си работници. Хората, които работят у дома, може да се затруднят да се съсредоточат върху различни задачи, когато не виждат голямата цел зад тях. Уверете се, че служителите ви знаят какво трябва да правят и защо трябва да го правят.
• Улесняване на комуникацията, която не е свързана с работата. Отдалечените работници, които са работили заедно, може да се затруднят да получат същото ниво на непринудено човешко взаимодействие. За щастие, можете да организирате онлайн срещи за своите колеги, така че те да могат да се разхождат заедно и да разговарят за живота си. Apptension, която е софтуерната къща, в която е създаден Teamdeck, започна да организира виртуални кафета <br>eaks (обичаме нашия жаргон за програмиране). Всяка от тези срещи има различна тема, свързана с начина на живот (напр. медитация или фитнес), и служителите могат да споделят своя опит и просто да разговарят помежду си.
• Използвайте инструменти, които поддържат дистанционно сътрудничество и комуникация. Приложенията за чат и видеоразговори са от съществено значение, но има и други видове софтуер, които трябва да разгледате. Приложенията за управление на проекти могат да помогнат на служителите ви да управляват проекти и да следят напредъка им. Инструментите за управление на ресурсите, от друга страна, помагат да поддържате балансирано работно натоварване и да планирате работата на екипите си.
  Искате ли да научите повече за това как управлението на ресурсите може да помогне на вашата компания при преминаването към дистанционна работа? Използвайте тази покана за да насрочите безплатна консултация с експертите по успеха на клиентите на Teamdeck. Ще ви покажем как вашата конкретна компания може да се възползва от правилното планиране на ресурсите, проследяването на времето и управлението на наличността на отдалечените служители в един инструмент.
• Обучавайте екипа си - разказвайте им за добри практики и споделяйте интересни ресурси. В нашия блог можете да намерите няколко публикации, които биха могли да бъдат полезни за вас и вашите служители: наръчник за баланс между професионалния и личния живот за ръководители на проекти, съвети за ефективна дистанционна комуникация, идеи за дистанционно изграждане на екип.

Надяваме се, че тази публикация в блога ви е дала някои идеи за повишаване на производителността на дистанционните работници, независимо дали сте ръководител на екип или служител, който работи от дома си. Имате ли други съвети по тази тема? Споделете ги в чата - ще се радваме да ви чуем. Бъдете на сигурно място и продължавайте да работите добре!