Управлението на проекти в творческа агенция е балансиран процес. Като ръководител на управлението на съдържанието или само на един от процесите на управление на проектите, трябва да планирате работата, да управлявате творците и да се уверите, че проектът ви е в срок, не надвишава бюджета и - също толкова, ако не и най-важното - отговаря на очакванията на клиента. В този момент възникват инструментите за управление на маркетинговите ресурси.
Коя творческа агенция е избрала нашия маркетинг софтуер за управление на ресурсите
Как ефективно да управлявате ресурсите по време на маркетинговите инвестиции
Причини, поради които маркетинговите отдели използват инструменти за управление на ресурсите
Как да увеличите управление на работния поток на проекта със софтуер MRM
да се уверите, че разполагате с всички необходими ресурси,
да прецените за колко време ще се нуждаете от тези ресурси и
създайте график, който да отговаря на крайния срок и на наличността на екипа ви.
използване на най-добрия софтуер за управление на ресурсите
За щастие, спазването на най-добрите практики за управление на ресурсите ще ви позволи да балансирате работното натоварване (прочетете за управление на работното натоварване) и контролирайте бюджета на проектите си. Но защо управлението на ресурсите е толкова важно в творческите агенции и маркетинговите отдели?
Когато говорим за управление на проекти, проследяването на времето е незаменима част от него. Период. [Екран от софтуер за управление на ресурси]
Вероятно вече използвате няколко инструмента, за да управлявате проектите си и да управлявате екипа си - маркетингови инструменти, инструменти за анализ, и т.н. Има вероятност да работите с ваши вътрешни служители, отдалечени екипи и лица на свободна практика. На такова сложно работно място е лесно да изгубите от поглед цялостното представяне на екипа си в рамките на множество проекти.
В тази статия ще ви убедя, че като продуцент, работещ за творческа агенция от всякакъв мащаб, можете да се възползвате от софтуера за управление на маркетингови ресурси на различни етапи от проекта, независимо дали става въпрос за фаза на представяне (или изготвяне на предложение), управление на работата или отчитане.
Нека да започнем тази глава с отговор на въпроса: каква е връзката между управлението на ресурсите и маркетинга? Защо софтуерът за управление на ресурсите е важен? За да се опитаме да отговорим, трябва да започнем с правилното разбиране на това какво е управление на ресурсите и защо софтуерът за управление на проекти или решенията за управление на ресурсите на работни агенции могат да бъдат полезни.
Сред ръководителите на проекти за кампании за дигитален маркетинг не съществува еднозначно разбиране за управлението на ресурсите. То е доста популярно (и правилен подход), което означава, че управлението на ресурсите съдържа такива елементи като планиране и разпределение на ресурсите и използване на софтуер за управление на маркетинговите ресурси. Въпреки това може да се установи, че управление на ресурсите на проекта е същото като планирането на ресурсите. То може да бъде открито в много източници, където планирането на ресурсите се редува с разпределението на ресурсите. Планиране на ресурсите - често приемана като алтернативна дума на управление на ресурсите - може да бъде открита като един от многото елементи на последната дума - управление на ресурсите. Така че бъдете наясно с това как се случват нещата или поискайте помощ от агенцията за ресурсни решения.
Време е да се запознаем с най-интересния термин. Асоциацията за управление на проекти е изготвила широко определение.
Управлението на ресурсите е придобиване, разпределяне и управление на ресурсите, като например хората и техните умения, финансите, технологиите, материалите, машините и природните ресурси, необходими за даден проект. (APM)
Разбира се, мениджърът не разполага с неограничено време, за да се справи с тези задачи. Бюджетът не може да бъде умножен с едно щракване на пръста. Времето е пари - проектите трябва да се изпълняват навреме. Така че крайната цел на процеса на управление на ресурсите е да се гарантира, че ресурсите се използват ефективно, навреме и в рамките на бюджета, като се използва софтуер за управление на маркетингови ресурси и се използва помощта на агенции за ресурсни решения.
Ролята на управлението на (маркетинговите) ресурси като практика е да се гарантира, че ресурсите се използват ефективно, за да се завърши проектът с очакваните резултати, в очакваното време и в рамките на бюджета.
Както вече знаем, ролята на управлението на маркетинговите ресурси с помощта на софтуер за управление на ресурсите е да се гарантира, че вътрешните и/или външните ресурси се използват ефективно за завършване на даден проект с очакваните резултати, в очакваното време и в рамките на бюджета. Как това се свързва с маркетинговите или творческите агенции?
Ключовият от тях - разбирането на управлението на маркетинговите ресурси (MRM) - е разделен на два сегмента. Единият се определя като подход, а вторият - като софтуер за управление на маркетинговите ресурси.
Управлението на маркетинговите ресурси с помощта на agency resource solutions е подход към управлението на маркетинга. Той се фокусира върху целия набор от ресурси на маркетинговия екип - от маркетинговия екип и маркетинговите материали (онлайн и офлайн) до маркетинговия бюджет. Включва също така сътрудничество с външни доставчици, производствени процеси, маркетингови операции и управление на цифрови активи.
Разбира се, както беше споменато по-горе, в рамките на времето и бюджета.
Второто значение на MRM е свързано с технологиите. На технологиите и софтуера за управление на маркетингови ресурси, който се фокусира върху подпомагането на маркетинговите отдели или творческите агенции да координират и консолидират ресурсите. От процесите, операциите, широкоразпространеното производство на съдържание и работните потоци до споделянето на информация и файлове. Всичко в една софтуерна система за ускоряване и непрекъснато оптимизиране управление на маркетингови проекти дейности.
Приложенията за управление на маркетингови ресурси, като например софтуер за управление на маркетингови ресурси, позволяват стратегическо планиране (маркетингови стратегии) и бюджетиране, управление на програми, разработване и разпространение на творчески продукти, управление на съдържанието, медийно планиране и изпълнение, координиране на събития и измерване на ресурсите. (Gartner.com)
От гледна точка на Gartner (специалист по отдалечени услуги) управлението на маркетинговите ресурси е набор от маркетингови или софтуерни инструменти за управление на проекти на агенции които подпомагат стратегията и оптимизацията на работния процес в рамките на служителите, проектните екипи и организациите. Тези инструменти помагат на екипите да работят и да централизират маркетинговите проекти. От многоканални маркетингови кампании до еднократни активи. В същото време осигуряват интегрирана среда за планиране, производство, управление и изпълнение на съдържанието.
Когато създавате презентация като специалист по отдалечени услуги, естествено е да се съсредоточите върху творческата си идея. В същото време преговаряте за сроковете и бюджета на проекта. Ето как да оценявате проектите по-уверено, така че да е по-малко вероятно да надхвърлите бюджета по-късно.
Въз основа на обхвата на проекта можете да определите от кого ще се нуждаете, за да предоставите проекта по отношение на уменията.
Един от начините да продължите напред е да създадете матрица на уменията, така че да можете да очертаете компетенциите, необходими за даден проект. Сега намерете служители с такива компетенции, за да сте сигурни, че компанията ви разполага с достатъчно ресурси, за да изпълни това, което сте обещали в офертата или RFP. Инструменти за планиране на ресурсите с филтри, които позволяват да се намират служители по техните умения, това става много по-бързо. Специалистите по отдалечени услуги могат да потвърдят това.
Teamdeck улеснява сортирането на служителите по длъжностни наименования, за да можете бързо да откриете члена на екипа, който ви е необходим за творческите проекти.
Когато знаете кои служители трябва да ангажирате за проекта си, прогнозирането на ресурсите и планирането на капацитета ще ви позволят:
Проверете дали необходимите ви ресурси са налични за срока на проекта.
Планирайте ресурсите за вашия проект.
Разберете дали резервациите ви не пречат на производствения процес на вашата агенция.
Предварителните резервации на специалистите по отдалечени услуги улесняват планирането на ресурсите, от които ще се нуждаете, без да ги използвате. Същевременно уведомявате другите производители, че може да се нуждаете от дадени ресурси, така че те да могат да вземат предвид този фактор при планирането.
Работи и в обратната посока. Ако видите, че друг човек вече разполага с маркетинговите ресурси, от които се нуждаете, можете да преговаряте с него и евентуално да намерите решение, което да удовлетворява и двама ви.
Календарът на Teamdeck ви дава бърз преглед на резервациите или маркетинговите екипи на организацията.
Като знаете от кого се нуждаете и за какъв период от време, можете да определите бюджета с по-голяма точност. По този начин специалистите по отдалечени услуги е по-малко вероятно да пренасрочат екипа ви, за да спазят графика, и да надхвърлят бюджета.
В същото време точната оценка и бюджетиране ще улеснят прогнозирането на приходите на агенцията и ще позволят да се реши дали този проект е изгоден за вашата агенция или не и защо маркетинговият анализ е важен.
Нека да обсъдим как можете да използвате управлението на маркетинговите ресурси, след като сте стартира нов проект или когато провеждате текущ проект.
Независимо дали използвате метода "време и материали" или фиксирана цена, трябва да проследите времето, което служителите ви са прекарали по проекта (маркетингови усилия), за да знаете дали проектът отговаря на бюджета.
За да направите таблиците за работното време надеждни и да се възползвате максимално от проследяване на работното време на екипа, трябва да гарантирате, че служителите ви ще ги попълват редовно. Ако работното време остава точно, можете уверено да го сключите и да използвате записите на работното време за вашите отчети.
Креативните агенции, специализирани в маркетингови дейности, невинаги разчитат само на служители на пълно работно време. Управлението на служители на непълен работен ден или на свободна практика, особено в отдалечен екип, може да е трудно, но можете да го преодолеете с помощта на управлението на маркетинговите ресурси.
С поглед от птичи поглед върху графика на служителя (график на ресурсите) е по-лесно да се балансира работното му натоварване. Докато променяте графика, измествате приоритетите и т.н., трябва да сте сигурни, че никой от членовете на екипа ви не е недостатъчно или прекалено натоварен, тъй като това може да доведе до прегаряне или текучество на служителите.
При изпълнението на даден проект много често може да се наложи да включите не само служителите, но и оборудването или работните пространства. Ако случаят с вашия проект е такъв, правилата на разпределение на ресурсите се прилагат съответно. Помислете за решения за ресурсите на агенцията.
Първо, решете кои маркетингови и инструменти за управление на проекти на агенцията, оборудване или работни пространства, от които се нуждаете. След това разберете дали те са на разположение във времевата рамка на вашия проект и ги планирайте, когато ви трябват. В идеалния случай - точно както при служителите си - трябва да имате общ преглед на използването на ресурсите във вашата агенция, така че да можете да видите кога те са на разположение или кога са резервирани за други проекти.
Тъй като обхватът, графикът или резултатите на проекта могат да се променят, трябва постоянно да следите проекта и да преразпределяте ресурсите си по съответния начин. За да направите това, се нуждаете от лесен начин за проследяване и измерване на работата на екипа и използване на ресурсите. Затова ви трябват добри решения за ресурсите на агенцията.
Следенето на различни показатели ще ви помогне да останете на върха, дори ако настъпят промени. Един от начините да забележите недостатъчното или прекомерното натоварване на служителите още в началото е да следите дали техните резервации или таблици за работно време надвишават наличността на служителя. В Teamdeck това е изключително лесно - можете да го видите веднага, като погледнете лентите Таймшитове/наличност и Резервации/наличност. Ако те са червени, това е ясен сигнал, че даден служител има твърде много работа. Съществуват интересни решения за ресурсите на агенциите.
Можете също така да създавате отчети за контрол на използването на служителите или на бюджета. В този случай записите на работното време и резервациите на служителите са полезни, тъй като въз основа на тези данни можете бързо да изчислите производителността на екипа си или бюджет на проекта.
Отчетите на Teamdeck позволяват на продуцентите и специалистите по маркетинг да следят различни показатели и ключови индикатори за ефективност по свой избор и лесно да ги споделят с екипите си или с клиента.
Отчетите на Teamdeck позволяват на маркетолозите да следят различни показатели и ключови индикатори за ефективност по свой избор и лесно да ги споделят с екипите си или с клиента - интересни решения за ресурсите на агенцията.
Не на последно място, управлението на маркетинговите ресурси ви дава възможност да планирате и оценявате по-добре бъдещи проекти и да намирате решения за ресурсите на агенцията. Тук е полезен хеликоптерният изглед на вашия проект, наличните ресурси, текущото им използване и времето, проследено от вашите служители. Просто виждате дали има място за нов проект в производствения ви конвейер.
Анализирайте историческите данни, за да откриете модели, които са се оказали вредни за предишните ви проекти. Може би сте склонни да подценявате фазата на проектиране или често има претоварване със задачи по време на сезона на отпуските. Разбирането на тези недостатъци ви помага да ги избегнете в бъдещите проекти.
Както научихте от тази статия, решенията за управление на маркетинговите ресурси и ресурсите на агенциите могат да бъдат полезни за производителите и творческите агенции по много начини. Нека да обобщим това със списък на ползите от управлението на маркетингови ресурси:
Като продуцент получавате пълна видимост за проектите, по които работите, наличните ресурси и работното натоварване на екипа си.
Можете да балансирате ефективно работното натоварване на всички членове на екипа си, включително отдалечените и работещите на свободна практика.
Може да намалите риска от неспазване на крайните срокове и превишаване на бюджета.
Видимостта на наличните ресурси подобрява сътрудничеството между вас и другите производители във вашата агенция.
Имате по-добър поглед върху производствения си тръбопровод.
По-лесно е да създадете отчет за проекта си.
Ако искате да извлечете максимална полза от управлението на маркетинговите ресурси, трябва да се уверите, че това е последователен процес, който се спазва редовно във вашата агенция.
Календарът на ресурсите (или календарът за управление на проекти, или календарът за планиране на проекти, софтуерът за планиране на ресурсите) ви позволява да планирате, управлявате и разпределяте ресурсите по-ефективно и ефикасно - особено ако Microsoft Excel е имал водеща роля във вашето...
Каква е крайната цел на ръководителите на проекти? Да изпълняват успешно проектите си. Самите мениджъри на проекти признават, че това не се случва често: според последното проучване Pulse of the Profession по-малко от 60% от проектите са завършени или...
Управлението на капацитета е стратегия, използвана от предприятията, за да се използва по най-добрия начин ефективността на производството по отношение на търсенето на услуга или продукт. Крайната цел на управлението на капацитета е да: да се идентифицират и...