Времевите графици рядко се ползват с добра слава сред служителите. Вярно е, че те често оправдават лошата си репутация: никой не обича да подписва куп документи, за да "докаже", че е положил определено количество труд. От друга страна, обаче, таблиците за отчитане на работното време могат да бъдат наистина полезни както за ръководителите, така и за членовете на техните екипи.
Какво ще научите от тази статия:
Нека започнем с въпроса:
Просто казано: управление на работното време е практика за наблюдение и анализ на работното време на служителите и проследяване на работното време (записани работни часове).. Тя може да включва и различни действия, например изчисляване на заплатите на служителите или фактуриране на клиента въз основа на тези графици.
В миналото работното време се е обобщавало на лист хартия, откъдето идва и наименованието на таблицата. В днешно време много по-популярни са онлайн времевите ведомости, въпреки че и тук има няколко варианта: от обикновени електронни таблици до софтуерни инструменти, задвижвани от изкуствен интелект.
Както споменах в началото на статията, таблата за отчитане на работното време са известни с това, че са доста непопулярни сред служителите. Нека да се потопим в тази тема и да се опитаме да отговорим на един въпрос, който се повдига често:
Не е задължително, но определено има случаи, в които таблата за отчитане на работното време са пълна загуба на време, която може да допринесе значително за недоволството на хората от работното им място..
Исторически погледнато, хронограмите са били начин да се докаже, че хората действително са свършили работата си. Тук нещата стават проблематични. На първо място, това лесно може да създаде култура, в която хората да смятат, че тахографските листове са по-важни от резултатите от работата им. Не се чувствате добре, когато трябва да доказвате, че сте работили или че сте толкова внимателно наблюдавани (и измервани във времето) от вашите ръководители.
Освен това това не стимулира хората да бъдат по-ефективни в работата си. Защо да търсите по-добро решение, ако можете просто да запишете повече време в таблицата за работното време (и евентуално да получите по-високо заплащане)?
Това не означава, че почасовото заплащане е непременно лошо, дори и в рамките на проекта. Въпреки че в този текст не навлизаме в подробности относно използването на хронограми за определяне на месечните приходи, разбираме, че това е важен случай на използване за компании, които например работят с лица на свободна практика. Ето защо създадохме отделен ръководство за изчисляване на заплатите на служителите.
И накрая, хората наистина не помнят колко време са прекарали в работа по нещо. Ето защо попълването на таблици за работното време в края на седмицата или, още по-лошо, на месеца е по-близо до писането на фенфикшън, отколкото до събирането на надеждни данни.
Като цяло можем да кажем, че работните графици имат малък ефект, освен ако:
Последният аспект заслужава да бъде подчертан, тъй като много екипи все още разчитат на обикновени електронни таблици за изпълнение на задачите (за щастие повечето компании са се отказали от истинските листове хартия). Това е стъпка в правилната посока, тъй като онлайн документът може лесно да се актуализира и да се достъпва от множество членове на екипа, ако е необходимо, но все пак това е лист, който трябва да се попълни, което не е най-удобното нещо.
Проверете това безплатен конвертор на pdf в Excel ако все още се занимавате с електронни таблици.
Съвременните инструменти за проследяване на работното време на служителите често са снабдени с проследяващи устройства, които могат да се включват и изключват с едно кликване. Други предлагат маяци, които автоматично записват влизането и излизането от работното време.
От управленска гледна точка друг важен аспект е, че софтуерът за проектни графици е съчетан с инструмент за управление на отпуските. Хората трябва да могат да записват работното си време, както и свободното си време, защото в противен случай може да се окаже, че се притеснявате за празни работни листове на хора, които са в отпуск.
Използването на софтуер, който служи и за график на екипа ви, ви дава допълнителна полза, тъй като можете да сравнявате планираните работни часове с регистрираните. Ръководителите на проекти, които се основават на данни, могат да използват тази информация, за да оценят състоянието на своя проект и дали нещо трябва да се коригира.
Това е само един пример за как управлението на работното време може да подпомогне PM при изпълнението на задачите им, но има и други. Всъщност ще посветя следващия раздел на идеи за това как можете да използвате хронограмите на екипа си в полза на екипа и проекта.
Задължително за компании, които работят по договори за време и материали. Тъй като фактурирате на клиентите си за труда, който екипът ви влага в проекта, можете просто да използвате техните хронограми като основа за фактурата си. Много инструменти за управление на ресурсите ви позволяват да експортирате данните от времевите листове или да ги споделяте външно.
Анализът на работното време на екипа ви е чудесна възможност да навлезете по-дълбоко в данните и да идентифицирате възможности за подобрение. Много софтуери за проследяване на работното време предлагат възможност за маркиране на записаните записи с предварително определени категории или за добавяне на коментари към тях. По този начин можете да анализирате колко време екипът ви отделя за дейности, които не подлежат на таксуване. Разбира се, голяма част от него вероятно е добре оправдана, но може да видите и тревожни модели. Какви биха могли да бъдат те? Изобилието от срещи може да е червен флаг. Хората, които прекарват много време в изпълнение на административни задачи, биха били друг проблем. Може да се окаже, че инвестирането в инструменти за съвместна работа или споделяне на знания може да спести пари в дългосрочен план. Моралът на екипа ви също ще спечели от по-стабилния процес.
Исторически данни, като например таблици за работното време, могат да се използват и за прогнозиране на нуждите от набиране на персонал. Ако се разгледат данни от предишни години или месеци, компаниите могат да открият тенденции, които вероятно ще се повторят. Един от клиентите на Teamdeck забелязал че служителите с определени умения са по-търсени през определени месеци. Прочетете как да направите собствен отчет за работното време за прогнозиране на човешките ресурси тук.
Понякога трудностите по проекта се забелязват много лесно, като се прегледат регистрираните таблици за работното време. Например, хората могат да започнат да записват много извънреден труд, за да изпълнят следващите етапи.
Добра практика е обаче редовно да сравнявате регистрираното време на екипа си с прогнозния график. Това ще ви позволи да забележите всички несъответствия, преди да са довели до пропуснати крайни срокове.
Друго важно нещо, което трябва да имате предвид, когато става въпрос за управление на графиците, е, че Таблиците за работно време не могат да заменят редовната комуникация с екипа ви..
Цифрите ще ви предоставят информация, че нещо се случва. Но за да разберете "защо", трябва да обсъдите нещата с екипа на проекта. Така не само ще можете да стигнете до същината на проблема, но това е и чудесен начин за изграждане на култура на работното място, в която служителите действително са чути и уважавани. По този начин е по-малко вероятно те да се отнасят към времевите таблици като към необходимо зло, което виси над главите им.
Времеви графици сами по себе си няма да ви кажат всичко, което трябва да знаете за ефективността на екипа или за качеството на работата, но могат да предоставят важни сигнали, по които ръководителите на проекти да действат. Създаването на целенасочена и прозрачна политика за управление на работното време, подкрепена от открита комуникация с екипа, ще ви помогне да държите проектите си под контрол, като същевременно поддържате висока удовлетвореност на служителите.
Календарът на ресурсите (или календарът за управление на проекти, или календарът за планиране на проекти, софтуерът за планиране на ресурсите) ви позволява да планирате, управлявате и разпределяте ресурсите по-ефективно и ефикасно - особено ако Microsoft Excel е имал водеща роля във вашето...
Каква е крайната цел на ръководителите на проекти? Да изпълняват успешно проектите си. Самите мениджъри на проекти признават, че това не се случва често: според последното проучване Pulse of the Profession по-малко от 60% от проектите са завършени или...
Управлението на капацитета е стратегия, използвана от предприятията, за да се използва по най-добрия начин ефективността на производството по отношение на търсенето на услуга или продукт. Крайната цел на управлението на капацитета е да: да се идентифицират и...