Всяка софтуерна къща е като сложен механизъм, в който гладкото протичане на процесите зависи от взаимодействието на отделните елементи - планиране на работата, вземане на решения и управление на ресурсите на проекта. Затова ключът към най-ефективното функциониране на вашия бизнес е да разберете как да се справите с търсенето и предлагането в една софтуерна къща. В тази статия ще опишем най-добрите начини за това.
Концепцията за търсенето и предлагането е позната предимно от икономиката. Това е количеството на дадена стока, което производителите могат да доставят на пазара, и търсенето ѝ. Във вътрешния контекст на всяка софтуерна къща обаче това ще бъдат ресурсите като броя на служителите, техния капацитет, бюджет, технологии и т.н. Докато търсенето и предлагането остават в относителен баланс, всичко се движи напред. Софтуерната къща спазва крайните срокове и доставя нови продукти на своите клиенти, бюджетът позволява реализирането на предположенията и развитието на компанията, служителите не са уморени... И така би трябвало да изглежда в един идеален свят. За съжаление, често се случва търсенето на ресурси да е по-голямо от предлагането. И тогава започват проблемите.
Тясното място е точка, в която производителността на компанията е възпрепятствана от криза, блокираща напредъка на работата и причиняваща закъснения. Например, когато има твърде много работа и недостатъчно персонал или когато всички решения зависят от един човек. Тесните места обикновено са резултат от липсата на необходимите ресурси за осъществяването на даден процес. Въпреки че се случват във всяка компания, те винаги водят до загуба на производителност, така че си струва да ги избягвате. В тази статия, обсъждаме как да направим това.
Това е състояние, в което искате да направите или да получите нещо, но не можете. Нищо приятно, нали? Особено като се има предвид, че фрустрацията може да предизвика и гняв, понижено настроение и агресия. Със сигурност не искате това във вашия бизнес. Да бъдеш блокиран да изпълниш задача, да завършиш проект, да си починеш, да си вземеш отпуск или да спазиш краен срок са често срещани проблеми в софтуерните компании, независимо от размера им.
Съперничеството е хубаво... в определен контекст. Например, когато се състезавате с конкурентите си в търг и искате да предложите най-добрата оферта, която да смае потенциалния ви клиент. Още по-лошо е, когато конкуренцията е за ресурси, които липсват на вашата компания. Ако на служителите се налага да се надпреварват кой проект е по-важен и кой трябва да бъде подкрепен, това означава, че трябва да поработите върху управлението на ресурсите във вашата компания.
Беден планиране на ресурсите причинява много проблеми в организацията, но също така влияе и на отношенията с клиентите. Когато проектите се забавят, бюджетът е надхвърлен и екипът не разполага с необходимите елементи, за да достави готовия продукт, клиентът е недоволен, което се отразява на репутацията на цялата компания.
В една софтуерна къща всичко е взаимосвързано. Когато не можете да завършите даден етап, защото нямате достатъчно хора, проектът започва да се забавя. Когато проектът се забави - не получавате заплащане за него, а понякога дори трябва да платите допълнително за превишаване на крайния срок. Без време и пари една компания не може да функционира, така че недостатъчното предлагане на ресурси в компанията създава порочен кръг от закъснения и загуби.
Работният план обикновено предполага, че всичко ще върви по план. Тези предположения се основават на дългогодишен опит с подобни проекти. Разбира се, предполагате и известна допустима грешка за непредвидени инциденти, но нека бъдем честни - обикновено работните планове не са много внимателни, защото искате да завършите проекта възможно най-ефективно. В тази ситуация всяка голяма криза в наличността на ресурсите означава хаос. Планът излиза извън контрол, графикът се нарушава, налага се да приоритизирате проектите, така че някои от тях не получават толкова голяма подкрепа, колкото би трябвало, и генерират допълнителни забавяния. И, разбира се, комуникацията - когато много неща трябва да се променят в движение и хората са заети - е много по-лесно да се допуснат грешки и недоразумения.
Сега вече знаете какъв е дисбалансът между търсенето и предлагането в софтуерната къща. Сега нека ви помогнем да разработите стратегия за подобряване на управлението на ресурсите на вашата компания.
Започнете с идентифициране на проблема. Помислете кои аспекти на вашия бизнес не работят както трябва. Може би имате твърде малко служители? Може би срещите отнемат твърде много време и нарушават графика? Може би процесът на одобрение отнема цяла вечност? Понякога проблемът се крие някъде другаде, отколкото изглежда на пръв поглед, затова трябва да подходите задълбочено към анализа. Разгледайте процесите в компанията си, проверете ги стъпка по стъпка и вижте на кой етап възникват проблеми.
Редовните срещи 1:1 също са добра идея. Много служители се чувстват неудобно, когато трябва да дойдат при своя ръководител и да говорят за трудностите, които виждат. Те не искат да превишават правомощията си или да бъдат тези, които се оплакват. Също така понякога е трудно да се говори пред целия екип, особено ако има критични коментари. Срещите 1:1 са безценна възможност да получите обратна връзка по различни аспекти на бизнеса и да получите гледна точка, която досега не сте познавали.
Можете също така да проведете анонимно проучване, в което да зададете въпроси на служителите относно проблемните области и да получите обобщени данни за това какво може да се подобри.
След като сте анализирали най-критичните точки във вашата софтуерна къща, е време да приложите решения и да подобрите управлението на търсенето и предлагането на ресурси.
ИТ индустрията сега е много гореща област на пазара, която е свързана с големи пари, бързо развитие, но и с ожесточена конкуренция. Компаниите се борят не само за клиенти, но и (или може би преди всичко?) за служители. А една от най-парализиращите ситуации в една компания е недостигът на персонал. Опитен разработчик може дори да получавате по няколко предложения за работа на ден, така че се уверете, че процесът на набиране на персонал е възможно най-ефективен. Позволете на вашия отдел по човешки ресурси да бъде проактивен. Не чакайте кандидатите да открият вашата компания - разкажете им за нея сами, например чрез директни съобщения в Linkedin. Но се уверете, че не изпращате твърде много съобщения - спамът е обратното на доброто първо впечатление.
Също така разберете къде разработчиците най-често търсят работа. Linkedin продължава да се развива като водеща платформа за свързване с кандидати, но си струва да разгледате и други по- нишови табла за работа като GitHub, JustJoinIT, Stack Overflow и др. Много специалисти по набиране на персонал и екипи за придобиване на таланти също използват стабилни софтуер за търсене на изпълнителни директори когато става въпрос за наемане на ръководни позиции, за които трябва да наемете най-талантливите.
Маркетингът и добрият PR на вашата компания също са важна част от процеса на набиране на персонал. Кандидатите са много по-склонни да работят на място, за което са чували и което има добра репутация. Участия в конференции, внедряване на нови технологии, експерти от компанията, които дават интервюта - всичко това допринася за имиджа на компанията, а благоприятният имидж е силна разменна монета за отдела по човешки ресурси.
Работата в софтуерна компания сама по себе си е трудна, не я усложнявайте още повече с неефективни процеси. Разработването на ефективни практики в една компания е тема за няколко отделни статии, но тук ще представим някои ключови елементи:
Уменията на служителите ви са един от най-ценните ресурси, с които разполагате. Всеки нает от вас човек носи със себе си набор от компетенции и ценен опит. Следователно предлагането на умения трябва да бъде разпределено така, че да отговаря на тяхното търсене за всеки отделен проект. Често, когато изглежда, че компанията изпитва недостиг на хора, проблемът всъщност е в неефективното използване на способностите на вашите служители. Опишете всички служители от гледна точка на това, което могат да правят, а всеки проект - според необходимите умения. Това ще ви улесни в създаването на екипи с правилната комбинация от компетенции, за да създадете всеки продукт най-ефективно. Разбира се, не е необходимо да правите това сами - има инструменти, които ви помагат да създавате екипи за всеки проект.
Филтрирайте ресурсите си по умения
Празничният сезон винаги е пречка за капацитета на вашата компания. Следете отпуските на служителите си в специален календар, така че когато планирате работата си, да вземете предвид, че за определен период от време капацитетът на екипа ви ще бъде намален. За да вървят нещата гладко, уверете се, че в отсъствието на даден служител отговорностите му (включително вземането на решения по проекти) са възложени на някой друг, цялата информация е предадена и всички в екипа знаят какво да правят и няма да се налага да прекъсват ценната почивка на колега от отдела.
Ресурсите на компанията ви са твърде ценни, за да ги изразходвате за нерентабилни проекти. Често в суматохата на работата не можете да видите кои проекти и задачи отнемат твърде много от времето ви и носят твърде малко пари. В такива случаи си заслужава да използвате таблици за работното време. Специализираните инструменти за отчитане на работното време на вашата компания ще ви покажат в ясен панел колко време прекарва всеки човек и всеки екип в работа за даден клиент и кои задачи са най-ангажиращи или блокират напредъка. С тези знания можете да реагирате адекватно, например като назначите допълнителна подкрепа на екипа, промените работния план или предоговорите договора.
В описанието на компанията ви е хубаво да се похвалите, че правите всичко на място. Но... винаги ли си заслужава? Когато се сблъскате с недостиг на персонал, свръхнатоварени проекти и непосилни месеци, струва си да се възползвате от помощта на подизпълнители и партньори като маркетингови агенции, продуцентски къщи или дизайнерски студия. Възлагането на определени задачи на външна организация често е истинско спасение, когато се сблъскате с твърде много работа и генерира по-ниски разходи, отколкото закъснения и неизпълнение на договори.
Понякога не е необходимо да изобретявате колелото и да правите всичко сами - пазарът предлага много инструменти, които могат да ви помогнат да управлявате ресурсите си и да контролирате търсенето и предлагането във вашия бизнес. По-долу са представени някои от тях.
Това е изчерпателен софтуер за управление на ресурсите за вашата организация. С Teamdeck можете лесно да попълвате графици, да организирате графици, да насрочвате срещи, така че да не се сблъскват една с друга, да управлявате отпуските на служителите си, определяне на основните етапи на проекта и да проследяват напредъка им. Освен това всяка дейност, наблюдавана в Teamdeck, ви позволява да генерирате ясен отчет, в който можете да анализирате екипа/използване на ресурсите, бюджет на проекта, заплати и отсъствия на служителите. Ако искате да приспособите Teamdeck към индивидуалните си нужди, инструментът ви предлага персонализация и интеграция с други приложения, като Slack или Podio.
Slack е един от най-популярните инструменти за комуникация в технологичната индустрия. Със Slack можете лесно и бързо да се свържете с всеки във вашата организация. Докато електронната поща работи чудесно за външна комуникация, предоставяйки документация за разговори и констатации, Slack е чудесен за текуща комуникация, когато трябва бързо да потвърдите нещо, да поискате нещо или да изпратите нещо. Много удобна функция на Slack е и създаването на тематични канали, например по екип, проект или интереси. Приложението може да бъде интегрирано и с други, така че да улесните още повече планирането на срещи, проверката на наличността на служителите, управлението на отпуските и попълването на графици.
Друга много популярна работа и софтуер за управление на маркетингови проекти е Asana. Основната цел на приложението е да организира и възлага задачи. В ясен панел под формата на списък, таблица или табло служителите могат да видят какви задачи са им възложени с разбивка по етапи. Освен това те могат лесно да ги приоритизират и да проверяват напредъка им. Asana също така дава възможност да се наблюдават резултатите от кампании, да се създава портфолио или да се събира вдъхновение.
Wrike е инструмент за организиране на работата и оптимизиране на резултатите. Наличните инструменти (като информационни табла, работни потоци, формуляри за заявки и др.) могат да бъдат персонализирани за всеки екип, за да отговарят на специфичните му нужди. Wrike също така ви позволява да споделяте информация, документи и отчети, да създавате креативни диаграми, за да покажете напредъка на всеки етап от работата и да постигнете пълна прозрачност на процесите си.
Jira е един от най-разпространените софтуери за управление на задачи в ИТ индустрията. Той позволява да се създават ясни пътни карти, да се възлагат задачи на съответните отдели и членове на екипа и да се създават задачи за бъдещето в списъка с неизпълнени задачи. Позволява работа под формата на спринтове, а силата на това приложение се крие в неговата простота - ясен панел и без излишни функции.
Ресурсите на вашата компания са в основата на цялата организация, благодарение на които всичко работи както трябва, така че правилното им управление е ключът към ефективността и растежа. Трябва да познавате и разбирате търсенето и предлагането на ресурси във вашата софтуерна къща, за да ги поддържате винаги в динамичен баланс. Надяваме се, че нашата статия ще ви помогне в това!
Календарът на ресурсите (или календарът за управление на проекти, или календарът за планиране на проекти, софтуерът за планиране на ресурсите) ви позволява да планирате, управлявате и разпределяте ресурсите по-ефективно и ефикасно - особено ако Microsoft Excel е имал водеща роля във вашето...
Каква е крайната цел на ръководителите на проекти? Да изпълняват успешно проектите си. Самите мениджъри на проекти признават, че това не се случва често: според последното проучване Pulse of the Profession по-малко от 60% от проектите са завършени или...
Управлението на капацитета е стратегия, използвана от предприятията, за да се използва по най-добрия начин ефективността на производството по отношение на търсенето на услуга или продукт. Крайната цел на управлението на капацитета е да: да се идентифицират и...