Сега, когато сте тук, вероятно се чудите какво можете да направите по-добре при планирането на екипа си. Забелязали сте, че твърде много време се изплъзва през пръстите ви, проектите понякога се забавят, а служителите се чувстват като в хаос. Не се притеснявайте, подобни проблеми са част от всяка организация. За щастие има няколко начина за тяхното решаване. Един от тях е софтуер за планиране на проекти или софтуер за планиране на управлението на проекти - наистина интересен инструмент за планиране на проекти.
От тази статия ще научите:
Препоръки на ръководителя на проекта от фирми за разработка на софтуер
Настоятелно управление на графика на проекта инструменти и техните основни характеристики
Какво да търсите при избора на график на проекта и софтуер за управление на ресурсите
Какво представляват планирането на проекта, управлението на проекта, планирането на проекта и проследяването на проекта и по какво се различават.
Защо софтуерът за планиране на проекти, което означава инструмент за планиране на проекти, е толкова важен за мениджърите
Малко въведение, преди да поговорим за важните неща при използването на инструмента за планиране на проекти. Софтуер за планиране на проекти, софтуер за планиране на ресурсите, софтуер за управление на служителите, инструмент за планиране на управлението на проекти или софтуер за управление на графика - тези термини означават едно и също. И основната цел на всеки от тях е една и съща. Най-общо казано, без да говорим за много други характеристики и функционални разлики, те помагат за изготвянето на графици, разпределяне на ресурси (служители), както и широкообхватно планиране на проекти.
50% от организациите в повечето случаи или винаги изготвят базови графици на проектите си. Независимо дали сте начинаещ ръководител на проекти или имате на разположение система за управление на графика, ще ви е необходима система, която да ви помогне да обедините всички процеси. Не че не бихте могли да го направите по друг начин - много компании се опитват да управляват работата си, като я планират на бяла дъска или в Excel.
Проблемът е, че подобна стратегия работи само до определен момент. А този момент настъпва много бързо за всяка компания, която е жадна за развитие и има амбиции да расте. За съвременния софтуер развойни компании, въпросът "струва ли си да се използва софтуер за управление на графика" вече не съществува. Вместо това те си задават въпроса "какъв софтуер за управление на графика да изберат". И тук си струва да се отбележат няколко критерия.
1. Интуитивен интерфейс на инструментите за планиране на проекти - Най-вероятната причина за отхвърлянето на инструмента за планиране на проекти е просто UX и използваемост. Така че е абсолютно ясно, че преди да купите - опитайте го, нека опитат хората, които ще го използват. Инструментът трябва да улесни работата ви, а не да я усложни, така че се уверете, че ви е удобно да навигирате в панела.
2. Проследяване на времето / Управление на времето - ефективното управление на проекти е невъзможно, когато не знаете върху какво работи екипът ви и колко време отнема това. Инструментите за планиране на проекти могат наистина да помогнат.
[Източник: Екран от софтуер за управление на ресурсите и планиране на проекти]
3. Управление на отпуските / Управление на отсъствията / Наличност на екипа - служителите имат право на отпуски и почивни дни, но тяхното отсъствие се отразява на целия работен процес и планирането на работата. Добрият инструмент за планиране на проекти ще ви даде пълна представа за наличността на екипа ви.
4. Индивидуално отчитане - всяка компания има различни приоритети и за нея са важни различни показатели. Планиране на проекта Софтуерът трябва да генерира отчетите, от които се нуждаете, за вас.
5. Планиране в реално време - едно от най-важните неща при планирането на работата е незабавното актуализиране. Промените в графиците, които се правят едва след известно време, ще създадат ненужен хаос, така че инструментът ви трябва да ги актуализира веднага, затова си струва да използвате интересни инструменти за изготвяне на графици на проекти.
6. Управление на работното натоварване - За да работи графикът, трябва да знаете кой има време да се заеме с дадена задача. Идеалният инструмент ще ви покаже капацитета на вашите служители.
Вече ви казахме защо ви е необходим софтуер за управление на проекти, известен като инструмент за планиране на проекти, и какво да търсите, когато избирате единствения такъв.
Сега е време за няколко примера.
"Софтуерът за планиране на ресурсите, разработен от софтуерна къща за собствените им нужди, следователно най-добре отговаря на нуждите на индустрията." - един от наистина интересните инструменти за планиране на проекти.
Teamdeck е софтуер за планиране на ресурси и проекти с функции за проследяване на времето и управление на наличността
Цена (стандартен пакет): $3.60 / член на екипа / месечно
Плюсове:
Работно време и наличност на организацията по поръчка.
Възможност за задаване на потребителски полета за хора и проекти, т.е. заглавия на длъжности, умения, технологии и др.
Прозрачен преглед на работния график и наличността за различните отдели и позиции с помощта на изгледа на календара
Потребителски етикети
Потребителски отчети, подобни на тези в Excel
Автоматични празнични дни за множество локализации
Налична мобилна версия
Система за сигурност на данните
Интеграция с други системи като Google Calendar, Slack, Podio, SageHR, Zapier и REST API
Против
Мобилното приложение за проследяване на часовете не позволява да се виждат само активните проекти
Няма зависимости за резервация
Няма десктоп тракер на времето за стартиране и спиране (само в мобилното приложение)
"nЗадача е един от инструментите за планиране на проекти, проектиран като инструмент за сътрудничество за бизнеса, който е пълноценно решение за управление на проекти." - G2
Цена (стандартен пакет): $3 / член на екипа / месечно
Плюсове:
Лесен и интуитивен интерфейс
Управление на задачите
Управление на проекти
Управление на риска
Проследяване на времето
Управление на графиците
Управление на срещи
Канбан табла
Диаграми на Гант
Против:
Липса на персонализация
Липса на отчетност
"Resource Guru е специално разработен, за да намали прекомерното работно натоварване, да подобри морала на екипа, да намали отлива на служители и да ви помогне да вършите работата си по най-добрия начин."
Календарите на проектите помагат да се идентифицират и визуализират задачите по време на проекта.
Цена (стандартен пакет): $4.16 / член на екипа / месечно
Плюсове:
Наличие на ресурси
Сътрудничество в екип
Удобен за потребителя интерфейс
Панел за наличност и планиране на капацитета на ресурсите опция
Управление на конфликти при планирането
Отчитане и прогнозиране
Планиране на проекти и ресурси
Система за резервиране на конферентни зали
Проследяване на оборудването
Интеграция с Slack, Gmail, Outlook, Google Calendar
Система за сигурност на данните
Против:
Няма възможност за сортиране на ресурсите по ниво на опит
Липса на функция "отмяна" в раздела за резервации
Няма възможност за копиране на ресурсни задачи
Няма възможност за търсене на резервации по ключови думи
"Добавете проектите и екипа си и сте готови да започнете! Кликнете и плъзнете навсякъде в графика, за да започнете да възлагате задачи."
Float също така помага при задачите на проекта и задаването на зависимости на задачите.
Цена (стандартен пакет): $ 10 / член на екипа / месечно
Плюсове:
Гъвкав и лесен за използване панел за управление на ресурсите
Лесна навигация и филтриране
Визуалният интерфейс за плъзгане и пускане на планиране на ресурсите
Проследяване на времето, предварително попълнено с текущи задачи
Планиране на множество проекти
Отчитане и прогнозиране
Интеграция с Jira, Teamwork, Asana, Trello
Против:
Неудобна навигация по времевата линия на проекта.
Някои интеграции не работят според очакванията.
Отнемащо време актуализиране на списъка на служителите.
Всеки потребител може да добавя и променя данни, които причиняват безпорядък.
"Целенасочена технология за яснота, контрол и увереност."
Mavenlink също е в нашето сравнение на инструментите за планиране на проекти, което помага за успешното завършване на проекта
Цена (стандартен пакет): Индивидуално ценообразуване
Плюсове:
Разширен панел за управление на ресурсите
Функции за бизнес разузнаване
Показатели на проекта в реално време
Възможност за задаване на роли и различни разрешения
Защита на данните
Интегрирано ресурсно осигуряване с планиране на проекти и ресурси
Допълнителни услуги за клиенти като консултации, насоки, напътствия и програма за успех на клиентите.
Обучение за продукта и поддръжка 24/7
Интеграция с Slack, Jira, GSuite, Oracle
Против:
Няма безплатна пробна версия
Усложнено създаване на персонализирани отчети
Разширени функции само за пакетите Premier и Enterprise
Твърде много известия по имейл
Много начини за постигане на един и същ ефект, което ненужно усложнява системата
"Персонализирайте Wrike така, че да отговаря най-добре на изискванията на вашата организация. От персонализирани информационни табла и работни потоци до специфична за екипа автоматизация за оптимизиране на процесите."
Управление на задачи с Wrike е софтуер за планиране на проекти.
Цена (стандартен пакет): $ 9.80 / член на екипа / месечно
Плюсове:
Безплатна версия с основни функции
Интерактивни диаграми на Гант
Висока степен на персонализация на системата.
Специални групи от функционалности.
Канбан табла
Разширени анализи
Планиране, управление на проекти, проследяване на времето и качване на документи в един инструмент
Система за сигурност на данните
Против:
Сложна употреба
Няма възможност за офлайн управление на проекта
Високите хардуерни изисквания го правят неудобен за използване на по-стари компютри
Най-усъвършенстваните функции са в пакета Premium, който е скъп.
"Обединете глобалните екипи, изградете и мащабирайте решения, ориентирани към бизнеса, и дайте възможност на ИТ да управлява риска и да поддържа съответствие в платформата за динамична работа."
Диаграмите на Гант са полезни за разработване на графика на проекта и за визуализиране на зависимостите между задачите
Цена (стандартен пакет): $24.80 / член на екипа / месечно
Плюсове:
Посветени на управлението на съдържанието на творческите и маркетинговите екипи
Удобен за потребителя интерфейс разпределя ресурсите, проследява напредъка или времето
Работен процес на проекта автоматизация
Разширено табло за управление
Сътрудничество в екип
Удобна комуникация и обмен на данни с други членове на екипа
Интелигентен управление на работния поток на проекта
Система за сигурност на данните
Синхронизиране на данни
Управление на графика
Планиране на няколко проекта
Против:
Висока цена
Основен пакет за до 25 служители
Някои функции липсват или не са налични
Инструментът е тежък и понякога изостава
Нечетим панел на задачите за някои потребители
"Обединете проектите, ресурсите и финансите си в една платформа, базирана на изкуствен интелект."
Ефективно управление на процеса на планиране на проекта Прогнозата е незаменима за много мениджъри
Цена (стандартен пакет): $30 / член на екипа / месечно
Плюсове:
Автоматизация и функционалност, базирана на изкуствен интелект
Лесен за използване
Софтуер за планиране, проследяване и планиране на проекти
Разширен система за управление на отпуските
Наблюдавайте разходите и печалбите за всеки проект
Широки възможности за персонализиране
Автоматично планиране въз основа на наличността на служителите
Интеграция с Asana, BambooHR, Azure
Отчитане и прогнозиране
Против:
Висока цена
Липсват някои полезни функции
Прекалено многото визуализации на проекти правят данните нечетливи
Графикът е много строг и не е идеален за гъвкави компании
Инструментът е естетически издържан, но не е много интуитивен
В цифровия свят, сигурността на данните е всичко, особено когато работите с толкова много поверителна информация. Идеалният софтуер за планиране на управлението на проекти трябва да гарантира сигурността на вашите бази данни. Освен това той трябва да отговаря на GDPR - европейския закон за защита на данните, който е в сила от 2018 г. Той съдържа много строги разпоредби по отношение на събирането, обработката и използването на такава информация, така че правилната система се съобразява с това.
Защо ви е нужен софтуер, който не знаете как да използвате? Дори и най-революционната функционалност ще ви създаде проблеми, а не ще ви помогне, ако не можете да използвате нейния потенциал. Добрият планиращ график на проекта се грижи за своите клиенти не само когато става въпрос за убеждаването им да го купят, но и по време на целия процес на сътрудничество - добра инструменти за планиране на проекти са важни. Уверете се, че бизнес партньорът, който сте избрали, ви осигурява подходящ процес на въвеждане, за да можете да се възползвате от пълния набор от възможности, за които плащате.
Съвсем естествено е бизнесът ви да се разраства и софтуерът за планиране на проекти не трябва да забавя този процес. Или поне това със сигурност е една от бизнес целите ви. Въпросът е дали избраният от вас софтуер за планиране на графици на проекти ще може да върви в крак с вас. Когато избирате идеалния инструмент, мислете за бъдещето, не само за настоящите си нужди, но и за това, от което ще имате нужда в бъдеще.
Уверете се, че софтуерът ще отговаря на настоящите и предстоящите ви изисквания. Също така е много важно да проверите как ще се променя ценообразуването на услугата - може да се окаже, че някой инструмент ще бъде най-доброто решение за малка компания, докато е напълно неизгоден за средна или голяма софтуерна къща. Вземете предвид посоката на развитие на вашата организация, за да направите избора си най-оптимален.
Представете си малка компания, в която всички работят в офиса на пълен работен ден и която работи с максимум 3 проекта едновременно. Сега си представете втора компания - мултинационална корпорация, в която работят хора от цял свят. Повечето от тях работа от разстояние в различни часови зони. Някои от тях работят на пълен работен ден, други - на непълен, а трети са на свободна практика. Едновременно се работи по до няколко десетки проекта.
Както вероятно можете да си представите, работният процес на тези две компании ще бъде напълно различен, но това съвсем не означава, че те трябва да използват различни инструменти за планиране на проекти. Идеалният софтуер за планиране на управлението на проекти е достатъчно гъвкав, за да се адаптира към очакванията на всяка компания.
Обърнете внимание на това дали софтуерът ви позволява лесно да добавяте, изтривате и редактирате данни, да правите персонализирани настройки, да активирате и деактивирате проследяването на работното време при необходимост, да добавяте данни за всеки служител и да персонализирате наличността, например ако някой работи на непълно работно време или е в отпуск. Системата трябва също така да ви позволява да давате индивидуални роли и права на отделните служители, например кой може да приема молби за отпуск, да възлага задачи на отделни лица, да задава етапи, да приема графици и т.н.
Не можете да подобрите работата си без данни за това какво работи и какво не, затова една от ключовите функционалности на софтуера за планиране на проекти е отчитането. Уверете се, че системата генерира основни отчети, които ви предоставят най-важните данни, и че отчетите могат да бъдат персонализирани според индивидуалните ви нужди.
Да, знаем, че дългият списък с интеграции на страницата на системата винаги е впечатляващ. Въпреки това, когато избирате софтуер, не гледайте само броя на персонализирани лога, но също така и колко бързо инструментът може да въвежда нови интеграции.
Добре, да кажем, че на този етап софтуерът е интегриран с всички основни приложения, които използвате, но какво става, когато на пазара се появи ново приложение? Ще може ли инструментът да внедри новата интеграция за няколко дни, седмици или месеци? Бързината и гъвкавостта на интеграцията са много важни критерии при избора на система.
Всяка компания ще се опита да ви убеди, че нейното решение е най-доброто, и ще преобърне мисленето ви за планирането на работата. Истината обаче е, че докато не го тествате сами - няма да знаете със сигурност. Компаниите, уверени в качеството на своята услуга, няма да се страхуват да ви предложат безплатен пробен период.
Те не искат да купувате продукта им на сляпо, а просто казват: "Вижте, това е нашата система, проверете дали работи за вас и ако работи - каним ви да си сътрудничите." Безплатният пробен период е най-ефективният начин да проверите дали дадено решение ви подхожда, затова не се колебайте да го използвате и търсете компании, които го предлагат.
В търсене на информация за управление на графици и инструменти за планиране на проекти в интернет със сигурност сте попадали на термини като планиране на проекти, проследяване на проекти и управление на проекти. Всички те изглеждат сходни, появяват се в един и същи контекст - оптимизация на софтуерна къща, и носят сходни ползи за вашата компания. Знаем, че е лесно да се изгубите в тях, затова преди да продължим, ще хвърлим малко светлина върху тази объркваща терминология.
Може би все още не знаете, но планирането на проектите и управлението на ресурсите са части от жизнения цикъл на управлението на проекти или - казано много по-лесно - от процеса на управление на проекти. Но преди да разкажем повече за това, нека започнем с основите. Как ръководителите на проекти разбират управлението на проекти и защо използват инструменти за планиране на проекти?
Ако перифразираме определението на Института за управление на проекти (PMI), управлението на проекти е свързано с използването на (специфични) знания, компетенции, умения, устройства, инструменти, методи, техники и всичко, което е необходимо, за да се осигури "стойност за хората". Като оставим настрана двусмислието на израза "стойност за хората", може да се каже, че управлението на проекти е свързано с използването на нечии ресурси (материални и нематериални) за създаване и изпълнение на нещо - да речем - полезно (не непременно за всички).
Както виждаме, гореспоменатото разбиране е доста голямо. От гледна точка на PMI резултатът от управлението на проекти - както изглежда - може да бъде всичко. Всичко, което е полезно за хората. Разбира се, за да стане по-сложно, бихме могли да се запитаме дали поне двама души, които са създали нещо (материално или нематериално) и имат полза от него, са ръководители на проекти и тяхната работа е проект? Или пък колко от тях трябва да са се възползвали от дадено творение, за да се нарече то проект?
Прескачайки въпроси като тези, трябва да се каже, че определението по-горе не казва нищо за абсолютно фундаментални. Може да се каже, че основите на всеки проект включват планиране и изготвяне на график. И основите, които се различават между управлението на проекти и мениджмънта. Не можем да забравим и за управлението на задачите.
Управлението на проекти е прилагане на процеси, методи, умения, знания и опит за постигане на конкретни цели на проекта в съответствие с критериите за приемане на проекта в рамките на договорените параметри. Управлението на проекти има крайни резултати, които са ограничени до краен срок и бюджет. При него може да бъде полезен софтуер за планиране на проекти.
Ето 3 аспекта на управлението на проекти, които не фигурират в дефиницията на PMI. Първият от тях е "критерии за приемане на проекта", вторият - времето, а третият - бюджетът.
Нека използваме за пример сътрудничеството с клиент. Както знаем, проектите се възлагат вътрешно или външно - от човек от вашата компания или отвън, от клиент. Тя/той прави бизнес поръчка. Тя/той има очаквания, свързани с продуктите и как те ще й/му помогнат да подпомогне настоящия си бизнес или новия. И - което е най-важното - тя/той не е получила/получил неограничено количество време в живота и портфейла на Уорън Бъфет.
Или пък иска да получи резултата от поръчката си бързо и евтино. Директно казано - качеството на продуктите, времето, за което най-накрая ги получава, и - най-важното - цената определят бизнес решенията на потенциалните и настоящите клиенти. Ако критериите за приемане на клиента не съвпадат с резултатите от работата, тук започва друг, много по-сериозен проблем...
Както подсказва APM, разликата между простото "управление" и управлението на проекта е свързана с момента, в който проектът е готов за изпълнение или вече е изпълнен. Докато управлението е непрекъснат процес, при управлението на проекти крайният резултат се постига за определен период от време. На това място имаме няколко коментара, защото не сме сигурни дали "ограниченият период от време" е най-добрият начин за разделяне на управлението на проекти и просто управлението.
Например, нека използваме маркетинговия отдел или просто специалист по PPC. И двамата отговарят за генериране на потенциални клиенти дейности - това е целта на проекта, събирането на потенциални клиенти. Целта включва оптимизация на кампании, оптимизация на целеви страници, създаване на съдържание и т.н. - това са задачите. Тя има свой бюджет, посветен на нея. Ако броят на събраните лийдове всеки месец не е достатъчен, бизнесът започва да има голям проблем. От този момент, ако ръководителят на проекта в лицето на PPC специалист не постигне целта в рамките на очакваното време и бюджет, проектът се проваля. Така, както виждаме, понякога не става въпрос за времевия диапазон, а за бюджета - защото последният е по-силният аспект на проекта, който решава рентабилността му. Инструментът за планиране на проекти може да бъде наистина полезен.
Като имаме предвид този коментар, нека да се запознаем с няколко други урока.
И така, управлението на проекти е - както подсказва APM - прилагане на методи и процеси. В интернет всеки може да намери процеса на управление на проекти, разбит на фази. Понякога това са 3 фази, понякога 4, 5, 6 или дори 7. Ние използваме най-популярната, която съдържа 5 фази.
Иницииране и зачеване
Планиране на проекта
Стартиране и изпълнение
Мониторинг и контрол
Приключване на проекта
От по-тясна гледна точка, управление на проекти отговаря за КАК да постигнете лицето Цели на проекта с всички подробности. Това е изпълнителната част от управлението на работата и има за цел да накара екипа да постигне целите. Представлява ръководене на проекта от началото до края, като се вземат предвид всички отделни етапи, всички задачи в рамките на определения бюджет и целите за качество. Той отговаря за това как ще бъде изпълнен обхватът на проекта. Елементите на управлението на проекти, наред с други, включват:
създаване и развитие на концепцията на проекта,
управление на работата на целия екип,
вземане на решение относно процеса и методите на изпълнение на проекта,
изготвяне на списъци със задачи и определяне на приоритетите им,
възлагане на задачи и крайни срокове за изпълнение на задачите,
контрол на качеството и решаване на проблеми,
управление на бюджета,
контрол на удовлетвореността на клиентите,
оценка на ефективността на извършената работа.
Сега става въпрос за терминологични въпроси, тъй като планирането на проекти, планирането на проекти и понякога дори проследяването на проекти са взаимозаменяеми термини.
Както се вижда от графиката по-долу, планирането на проекта е една от частите на жизнения цикъл на управлението на проекта. То е една от групите задачи, които принадлежат към фазата на планиране и изпълнение на проекта.
Най-съвременният софтуер за планиране на проекти участва в почти всеки етап от жизнения цикъл на управлението на проекти.
Планиране на проекта е частта от процеса на управление на проекта, която отговаря на въпроса Какво трябва да се направи в един проект. Той описва визията и основните стъпки, необходими за изпълнението на проекта. Целта му е да определи дейностите и методологията, които ще позволят на екипа ви да постигне целите си. Това е хоризонтален поглед върху проекта, който все още не е много подробен. Етапът на планиране се състои от елементи като: 1:
описание на спонсорите на проекта, заинтересованите страни и клиентите,
описание на обхвата на проекта, бюджета и крайния срок,
определяне на елементите на проекта, необходими за постигане на целите,
идентифициране на потенциални предизвикателства и заплахи,
представяне на плана на проекта пред инвеститори, клиенти или други заинтересовани страни.
Целта на планирането на проекта е да се изготви официален, одобрен документ, който се използва за ръководство на изпълнението и контрола на проекта. Така например целта на графика на проекта - според Ръководството на PMI за PMBOK - е да покаже "планираните дати за изпълнение на дейностите и планираните дати за постигане на етапните цели". Както четем на уебсайта Project Cubicle:
графиците на проектите показват дейностите, продължителността, зависимостите, основните етапи, началните и крайните дати, календарите и критичния път в диаграма.
Планирането на проекта (или планирането на ресурсите, или управлението на графика) е процедура за възлагане на задачи и разпределяне на ресурси за да може проектът да бъде завършен в рамките на определения срок и бюджет.
Този процес се състои в оценяване на наличен капацитет и допълнителни ресурси необходими на всеки етап от проекта, и планиране на времето, в което трябва да бъдат завършени определени задачи и етапи на проекта, за да се спази обявеният краен срок. Елементи на управлението на графика са:
разделяне на проекта на етапи и определяне на основни етапи,
определяне на задачите в рамките на проекта въз основа на обхвата,
определяне на наличните ресурси и търсенето,
разпределение на ресурсите,
оценка на времето, необходимо за изпълнение на определени задачи (срокове на проекта), за да се спази крайният срок.
Накрая трябва да посочим проследяването на проекта, тъй като този термин също се счита за нещо подобно на планирането на проекта.
Проследяване на проекта е процесът на наблюдение на напредъка на проекта (това е фаза на наблюдение в жизнения цикъл на управлението на проекта). Проследяването на проекта е свързано или дори същото като проследяването на задачите - то е фокусирано върху напредъка на задачата, която, разбира се, е елемент от целия проект.
Това не е същото като проследяване на работното време на служителите, което представлява наблюдение на това за какви задачи служителите прекарват работното си време. Когато цялата работа е планирана, целите са определени и ресурсите са разпределени, е време да се провери дали изпълнението на проекта върви както трябва, графикът се изпълнява правилно, няма нерешени проблеми и тесните места не блокират напредъка на работата.
Проследяването на проекта е много важен процес за ръководителите на проекти и за клиентите, тъй като им позволява да проверяват дали всичко върви гладко и дали първоначалните планове работят или трябва да бъдат променени, например чрез разширяване на екипа или добавяне на нови задачи.
Строгото разделение на гореспоменатите термини е много трудно, тъй като всички те си взаимодействат и са част от управлението на проекти. Понякога за всеки етап се назначава различно лице, а понякога целият процес лежи на плещите на ръководителя на проекта. Колкото по-сложен е проектът, колкото по-голяма е организацията, толкова повече елементи ще допринесат за оптимизиране на работата.
Ето защо съвременните софтуерни компании дори не започват работа по проект без подходящи инструменти. Разбира се, има системи, посветени на отделните етапи, но за вас ще бъде много по-лесно да работите с един софтуер, който ще отговори на всичките ви нужди и ще ви помогне да създадете план на проекта, да определите график, да управлявате ресурсите, да следите работното време и напредъка и да възлагате задачи. По-долу имаме за вас няколко предложения за ефективни инструменти за управление на работата във вашата организация.
Ако не се подготвите, се подготвяте за провал.
- Бенджамин Франклин
Добре, вече знаете, че имате нужда от инструмент за планиране на проекти и как да го изберете... Но наясно ли сте защо наистина се нуждаете от него? Знаем, че всички говорят за това колко е необходим, но какво ще ви даде и как ще промени бизнеса ви към по-добро?
Хаосът струва пари. Това не е тайна. В хаоса губите време в опити да разберете какво се случва и какво трябва да се направи. А в софтуерната къща времето е париһттр://.... много от него. В края на краищата, вашите услуги имат цена по някаква причина. Ако искате да използвате парите на компанията си за нещо, то е за разработка, иновации и маркетинг, а не за пилеене на ресурси. Инструментите за планиране на проекти могат да ви помогнат.
Това може да изглежда тривиално - в края на краищата всеки, който работи по даден проект, знае каква е целта и какво е необходимо, нали? Е, не съвсем. Често една на пръв поглед проста задача има много повече части, отколкото изглежда. И всеки от тези компоненти отнема повече време, отколкото изглежда.
Добре подготвеният график винаги ви дава ясна представа какво трябва да направите и кога да го направите, за да постигнете целите си. Това ви гарантира, че няма да пропуснете нищо и ще избегнете забавяния. Ето защо трябва да изберете добър софтуер за планиране на проекти.
Управлението на графика е много важно от гледна точка на работата в екип, тъй като всеки член на екипа знае какви са неговите отговорности и че работата на другите зависи от неговата работа. Това помага да се изгради споделена отговорност и солидарност сред служителите ви, което оказва положително въздействие върху производителността.
Някои проекти започват гладко и изискват минимални ресурси, а после изведнъж се оказва, че това е бил само върхът на айсберга и всеки следващ етап е все по-труден. Ако сте изготвили график на проекта, със сигурност сте предвидили тази ситуация и сте осигурили времето на служителите, които могат да бъдат ангажирани в подкрепа на проекта. Ако не сте го направили, добре, на добър час.
Знаете ли онази ситуация, когато започвате работа по даден проект и всичко е перфектно, давате 110% и качеството на изработката е възможно най-високо? За съжаление, колкото по-дълго работите, толкова по-малко време имате и накрая се оказва, че няма да можете да завършите проекта, като запазите първоначалното ниво.
И още по-лошо, ще трябва значително да понижите стандартното си качество, за да спазите крайния срок изобщо. Управлението на графика, подкрепено с поне добър софтуер за планиране на проекти, ви позволява да избегнете тази ситуация, да планирате внимателно времето си и да поддържате равномерно, високо качество на работата по време на целия проект.
Графикът на проекта показва ясно какво трябва да се случи и кога. Ако определени задачи изведнъж започнат да се изплъзват, това е сигнал за вас, че нещо се случва и трябва да реагирате. Това ви позволява да решавате проблемите на ранно ниво и да предотвратявате тесните места, преди да са засегнали целия работен процес. Без график вероятно бихте забелязали криза, когато тя вече е наистина сериозна,
Имате ли нужда от помощ при намирането на най-добрия софтуер за планиране на проекти?
"Цел без план е само желание"
Подобряване на управление на времето е едно от най-популярните новогодишни решения. Плановете са неразделна част от живота ни. Когато отиваме на почивка, правим вечеря, искаме да получим повишение или мечтаната работа, да участваме в състезание, да постигнем нещо. Тъй като планът е толкова важна част от индивидуалното ни развитие, представете си организация, пълна с хора, всеки от които има потенциал, компетентност и ограничено работно време.
Можете ли да водите компания към успех без управление на графика и добър план? Вероятно да. Но това е малко като да напуснете работа и да чакате да спечелите от лотарията. Струва ли си да вярвате в сляпата съдба?
Календарът на ресурсите (или календарът за управление на проекти, или календарът за планиране на проекти, софтуерът за планиране на ресурсите) ви позволява да планирате, управлявате и разпределяте ресурсите по-ефективно и ефикасно - особено ако Microsoft Excel е имал водеща роля във вашето...
Каква е крайната цел на ръководителите на проекти? Да изпълняват успешно проектите си. Самите мениджъри на проекти признават, че това не се случва често: според последното проучване Pulse of the Profession по-малко от 60% от проектите са завършени или...
Управлението на капацитета е стратегия, използвана от предприятията, за да се използва по най-добрия начин ефективността на производството по отношение на търсенето на услуга или продукт. Крайната цел на управлението на капацитета е да: да се идентифицират и...