Връзката между управлението на проекти и проследяването на времето (или управление на времето на проекта) за някои хора не се нуждае от обяснение. Всеки път, когато си помислят "проект", те виждат "време" или "проследяване на времето". Тази статия е различна.
От въпроса "Защо трябва да го правя?" до "Добре, как да започна?" Това ръководство за проследяване на времето ще ви покаже ползите от този процес и правилния начин да го направите. Последната част е особено важна, тъй като проследяването на времето, когато не се прилага правилно, може да остави служителите ви претоварени и всъщност да не са дори малко по-продуктивни.
Какво ще получите с тази статия:
Всяка година екипите за разработване на уеб и софтуер губят средно над $18 000, когато не използват проследяване на работното време - това само по себе си е доста убедителен аргумент. Освен това всички хора, участващи в процеса на разработване на софтуер, могат да се възползват от проследяването на времето:
Проследяването на времето означава, че те имат по-голям контрол върху ефективността на своите екипи, което от своя страна помага да се оцени степента на изгаряне и съответно да се вземат стратегически решения относно предприетите проекти.
Мнозина могат да се съсредоточат върху аспекта на производителността, когато се питат за основанията за проследяване на времето в ИТ. В края на краищата тиктакането на часовника принуждава повечето от нас да се съсредоточат върху текущата задача. Основната причина за проследяване на времето обаче е насърчаването на развитието.
Следенето на темпото на изпълнение на задачите помага да се посочи дали някое от уменията на служителите изисква допълнителна работа; следователно това улеснява отстраняването на евентуални недостатъци в уменията, преди те да се превърнат в реален проблем и да окажат сериозно влияние върху скоростта на екипа. Освен това проследяването на времето позволява на разработчиците да сравняват своите оценки с действителното време за работа. В резултат на това те стават по-добри в оценяването на работното си натоварване.
Проследяването във времето на прегледа на кода помага да се установи процентът на проверките и да се направят по-точни бъдещите прогнози.
Проследяването на времето и напредъка на проекта доказват на клиента, че получава парите си. Когато проектът се проследява във времето, клиентите могат сами да видят колко време е необходимо, за да се достигне определеният срок. основни етапи на проекта- по този начин те знаят точно за какво се таксуват.
И накрая, вие, проектът и Мениджъри на ресурси: използването на тайм тракери за проекти ви позволява да следите представяне на екипа и улеснява оценяването на бъдещите итерации, тъй като ви предоставя исторически данни за предишното им представяне.
Не всички работни часове са еднакви- или поне така изглежда. Докато стойността на фактурираните часове (те обхващат действителни задачи, срещи и разговори) е доста разбираема, много по-трудно е да се отчетат нефактурираните часове - а понякога те могат да представляват съществена част от работата.
Например, трябва ли да фактурирате на клиента часовете, които вашите разработчици са прекарали в изучаване на нова технология, необходима за проекта?
От една страна, това е било от съществено значение за този проект; от друга, има вероятност това да е инвестиция, която ще бъде полезна в бъдеще, така че таксуването на всеки 100% за това, че разработчикът е придобил нови умения, може да се разглежда като просто несправедливо.
Друг случай е, когато екипът ви трябва да проучи напълно нова технология, преди да се впусне в проекта. Например вашият екип може да се наложи да проучи иновативна технологична комбинация, която е решаваща за проекта: не се знае дали тази комбинация ще проработи, така че клиентът трябва да реши дали е готов да реализира идея, която може да се окаже пълен провал.
Винаги трябва да обсъждате тези въпроси предварително с клиента, както заради сроковете, така и заради разходите. Ако компанията ви използва проследяване на времето, тя може да следи съотношението между фактурираните и нефактурираните часове и да определи средна цена за услугите.
Няма как да не отбележим, че самото проследяване на работното време изисква време и усилия както за въвеждане на нови потребители, така и за гарантиране, че те действително използват софтуера за проследяване. Въпреки това, тъй като над 38% потенциални приходи от фактуриране се губят поради непроследено време, прекарано в имейли и срещи, и забавяне на попълването на времеви таблици, тази игра определено си струва свещта. Следвайки тези 6 правила, докато въвеждате ИТ екипа в проследяването на работното време, те не само ще улеснят внедряването, но и ще насърчат по-ефективен процес:
Уверете се, че използваният от вас инструмент за проследяване на работното време отговаря на нуждите на вашата компания. Най-очевидните фактори, които трябва да вземете предвид, са размерът на компанията и вече използваните инструменти. Ако компанията се разраства бързо, имате нужда от инструмент, който може да се мащабира заедно с нея. По същия начин, ако вече са внедрени определени инструменти, използвайте софтуер, който може да стане неразделна част от системата.
Като алтернатива помислете дали има смисъл да изберете софтуер за проследяване на работното време на служителите, който може да се използва за други цели, свързани със служителите: планиране на ресурсите или наличност / управление на отпуските (в Apptension, софтуерната къща, в която работя, измислихме приложение, което да се грижи за всички управление на ресурсите на проекта-ориентирани задачи, включително проследяване на времето).
В крайна сметка: уверете се, че той се използва правилно и не се превръща в поредната част от "рафта". Ако имате нужда от аргумент срещу разхищението на софтуер, помислете за следното: повече от 4 от 5 малки и средни компании в Обединеното кралство не използват софтуера, за който плащат, като в рамките на 4-годишното проучване са похарчени общо над 5,7 млрд. паунда.
Не събирайте членовете на екипа си в една стая един ден и не казвайте: "Отсега нататък ще използваме този софтуер за проследяване на работното време в ИТ, за да виждаме как върви работата ви. Щракнете тук, сега щракнете там, перфектно, благодаря, срещата приключи" - тоест, освен ако не искате да се сблъсквате с група клюкари всеки път, когато отидете до кухнята. Хората искат да бъдат третирани справедливо: ако въвеждате някакви промени, обяснете основанията за тях. (В противен случай те просто ще си измислят такива сами и има вероятност тяхната версия да не ви хареса).
Когато обяснявате защо искате да проследявате времето, прекарано от членовете на екипа ви в изпълнение на дадени задачи, наблегнете по-скоро на самооценката и постоянното развитие, отколкото на числата. В края на краищата това трябва да е основната причина за проследяването на времето: да станат по-добри в работата си. Ако насърчавате културата на учене, подобрената ефективност ще бъде сериозен страничен бонус.
Ако сте ръководител на проект, трябва да имате поглед върху тракерите на разработчиците си. Отчитането на всеки пет минути от деня е лудост, но ако някой непрекъснато оставя тракера си да работи по една задача, докато вече е преминал към друга, или държи няколко тракера да работят едновременно, определено искате да говорите с този човек.
Проследяването на времето е навик, а навици не се създават лесно; първоначално ще трябва постоянно да напомняте на хората да използват проследяващото устройство. Проявете търпение и разбиране: никой навик не може да се изгради за един ден. Ако разработчиците ви не са проследявали времето преди, ще са им необходими седмици или месеци, за да свикнат с него . В дългосрочен план обаче това ще си струва.
Проследяването на времето ви предоставя данни за работата на екипите и динамиката между отделните членове; надяваме се, че можете да ги използвате, за да подобрите работата на всички. Съвкупността от исторически данни трябва да даде отговор на един или повече от следните въпроси:
Недостатъци в уменията. Има ли необходими умения, които липсват на даден член на екипа? Забавя ли то работата му или пречи ли на изпълнението на задачата? Можете ли да им осигурите време и ресурси, за да придобият това умение?
Ефективност на екипа. Как оценяваната от вас скорост на даден екип се сравнява с действителното му представяне? Ако винаги оценявате потребителските истории, използвайки т.нар. story points, можете ли да изчислите скоростта на екипа си?
Динамика на екипа. Дали определена конфигурация на членовете работи добре за конкретен проект? Забавя ли се някой в екипа или работният процес е плавен?
Ето го и това: ръководство за проследяване на времето при управление на проекти, което трябва да ви насочи към правилния път.
Не забравяйте, че проследяването на времето може да доведе до повишаване на уменията и ефективността., и това са само някои от тях. Въпреки че започването на проследяване на времето може да е неравна работа, тя се оказва много по-лесна, ако се съсредоточите върху обясняването на основанията за внедряването и непрекъснато помагате на членовете на екипа да свикнат с новия инструмент.
Пазете се от продукти, които се предлагат на рафта - не забравяйте, че инструментът трябва да е създаден с оглед на компания като вашата. Може би си струва да вземете предвид специализирани тракери, като например софтуер за проследяване на работното време на агенцията, софтуер за управление на маркетингови ресурсиили за други отрасли.
Календарът на ресурсите (или календарът за управление на проекти, или календарът за планиране на проекти, софтуерът за планиране на ресурсите) ви позволява да планирате, управлявате и разпределяте ресурсите по-ефективно и ефикасно - особено ако Microsoft Excel е имал водеща роля във вашето...
Каква е крайната цел на ръководителите на проекти? Да изпълняват успешно проектите си. Самите мениджъри на проекти признават, че това не се случва често: според последното проучване Pulse of the Profession по-малко от 60% от проектите са завършени или...
Управлението на капацитета е стратегия, използвана от предприятията, за да се използва по най-добрия начин ефективността на производството по отношение на търсенето на услуга или продукт. Крайната цел на управлението на капацитета е да: да се идентифицират и...