Когато отговаряте за даден проект, обикновено знаете много добре какво трябва да направи екипът ви, за да изпълни изискванията на проекта. Но какво става, ако клиентът ви предложи нова функция, колкото и малка да е тя, по която трябва да започнете да работите в допълнение към съществуващия обхват на проекта?
Какво ще научите благодарение на тази статия:
Като ръководител на проекти вероятно сте запознати с този сценарий, тъй като проектите често се променят поради обратна връзка с потребителите или динамични пазарни условия. Това е естествено и може да доведе до много положителни резултати (например по-качествен краен продукт). Работата обаче е там, че тези неочаквани редакции могат да доведат до разширяване на обхвата до степен, в която имате много малък контрол върху напредъка на проекта.
Нека да разгледаме по-отблизо разширяването на обхвата на проекта и да обсъдим как можете да се справите с него в кариерата си в областта на управлението на проекти.
На първо място, какъв е обхватът на проекта? Под обхват в управлението на проекти се разбират всички задачи, процеси, дейности, изисквания и резултати на проекта. Казано по-просто, това е цялата работа, която се изисква, за да се завърши даден проект.
Обхватът на проекта е част от планирането на проекта. Резултатът от тази фаза от жизнения цикъл на управлението на проекта е Декларацията за обхвата на проекта. Това е документация за обхвата на проекта (наричана още "декларация за обхвата" или "техническо задание"), която съдържа установен контролен списък с точни
След като се определи обхватът на проекта, е време за фаза, наречена план за управление на обхвата на проекта. Той очертава всички процеси, свързани с изпълнението на проекта, и служи като насока за поддържане на проекта в рамките на определените очаквания и ограничения.
Най-лесният начин да се опише пълзящият обхват е да се каже, че той е добавяне на функции и изисквания, които са извън договорения обхват на проекта. И двете части на това определение са важни, тъй като промяната или разширяването на обхвата на проекта не е непременно същото като разширяване на обхвата.
Напротив, промяната е напълно нормално явление в управлението на проекти. Обхватът пълзи, когато промените не са съгласувани, а увеличаването на изискванията на проекта е неконтролируемо.
Определението, дадено в Ръководството на PMBOK® (5-то издание), гласи, че пълзенето в обхвата е неконтролируемото разширяване на обхвата на продукта или проекта без корекции във времето, разходите и ресурсите. Това описание набляга на важен фактор, който трябва да ви помогне да си представите потенциалните последици от разширяването на обхвата. Говоря за това как тези новите функции в обхвата на проекта не са съобразени с графика, ресурсите или бюджетите.. Това по същество означава, че всяка (или всички) от тези променливи може да се обърка и да провали проекта ви.
След като дефинирахме понятието "разширяване на обхвата", нека обсъдим основните причини за него.
Разширяването на обхвата вероятно се дължи на комбинация от следните фактори:
Лош обхват на проекта. Това обикновено е основният фактор, който допринася за разширяването на обхвата. Когато обхватът на проекта ви е неясен или не съществува, как можете да го контролирате? Наличието на ясна декларация за обхвата обаче не е крайното решение на това предизвикателство. Трябва да потвърдите обхвата и да го подпишете с всички заинтересовани страни по проекта.
Друг проблем може да възникне, когато не консултирате изискванията с правилните хора в екипа си. Например някои изисквания може да се окажат технически неприложими, дори когато обхватът им е ясен и клиентът им е дал зелена светлина. Ето защо е от съществено значение да:
Искате ли да научите повече за този процес? Разгледайте нашия ръководство за управление на обхвата на проекта. Това ще ви помогне да управлявате успешно обхвата.
Разширяването на обхвата е вероятно да се случи и когато нямате установени процедури за работа с искания за промени. Или може би сте установили някои правила за контрол на промените, но заинтересованите страни не са запознати с тях. В следващия раздел на тази публикация в блога ще поговорим малко повече за управлението на промените, така че те да не провалят проекта ви.
Една от по-малко очакваните причини за разширяване на обхвата е, когато членовете на екипа ви са пряко повлияни от клиента да добавят нова функция или да разширят съществуваща. Такъв външен натиск може да бъде трудно забележим за ръководителите на проекти, особено ако членовете на екипа не го съобщават прозрачно.
Друга възможна опасност е, когато заинтересованите страни проявяват различно участие в проекта. Представете си ситуация, в която клиентът ви не обръща особено внимание на обхвата на проекта по време на етапа на събиране на изискванията. Може би са заети с други неща или просто не са истински ангажирани с проекта. След като обаче видят първите резултати от вашата работа, те изведнъж стават по-ангажирани и започват да предлагат нови функции или да предефинират целите на проекта. Можете да си представите как това лесно може да доведе до разширяване на обхвата.
Накрая трябва да споменем и външните влияния, които често са извън вашия контрол. Трудно е да се подготвите за неочаквани сценарии, но като ръководител на проект трябва да имате подготвени някои планове за непредвидени ситуации. Те ще ви помогнат да се справите с промените, дори ако те ви изненадат.
Както виждате, има много възможни причини за разширяване на обхвата - нашият списък определено не е изчерпателен. Това, което трябва да имате предвид, е, че разширяването на обхвата ще се случи и поради комбинация от различни фактори. Ето защо е полезно да знаете как потенциално можете изобщо да избегнете разширяването на обхвата.
Като начало нека кажем, че промените в обхвата не са нещо, което трябва да избягвате на всяка цена. Ако работите в гъвкава среда, вероятно очаквате промените да се случат. Това, което искате да смекчите, е резултатът от неконтролируемото нарастване на обхвата ви. Нека да разгледаме някои стратегии за предотвратяване на пълзящия обхват:
Някои ръководители на проекти може да смятат, че "създаването на ясен обхват на проекта" често е по-лесно да се каже, отколкото да се направи - и имат право. При много проекти, особено иновативни, може да не сте 100% сигурни как ще изглежда крайният продукт. Такъв е случаят с много проекти за разработване на софтуер, където често се въвеждат промени въз основа на обратна връзка от потребителите и тестове. Екипите на проектите се сблъскват с още едно предизвикателство, когато решат да използват авангардни технологии или експериментални решения.
Това обаче не означава, че при тези сценарии е задължително да се получи разширяване на обхвата. Все още можете да увеличите шансовете си за изграждане на разумен обхват, като започнете с така наречената фаза на откриване на проекта. Това е период, през който можете да тествате хипотези, да оспорвате предположения или да изграждате прототипи. Всичко това с цел да потвърдите идеите си и да проверите дали предложените решения са жизнеспособни.
Току-що обсъдихме няколко най-добри практики за избягване на разширяването на обхвата, но какво да правите, ако вече се сблъсквате с него? Може би то е започнало от на пръв поглед незначителни искания за промени или може би заинтересованите страни очакват допълнителни функции още от началото на проекта. Управлението на нарастването на обхвата е възможно и ето няколко възможности за вас.
На първо място, разширяването на обхвата може да е обезкуражаващо, но това не е моментът да станете пасивни и победени. Проектите, при които се наблюдава разширяване на обхвата, все пак могат да се окажат добри.
Уверете се, че разглеждате внимателно всички искания за промени и анализирате внимателно техните последствия. Преценете как промените ще се отразят на бюджета и графика на проекта. Дори ако екипът ви вече е приложил дадена промяна, все пак е ценно да проучите потенциалното ѝ въздействие върху останалата част от проекта.
Това е и подходящ момент да обърнете внимание на прогнозиране на ресурсите. Заявките за промяна може да са повлияли и на този аспект на проекта. Разполагате ли с достатъчно налични членове на екипа, за да реализирате този проект? Ще се наложи ли да наемете/изнесете някои хора? Вземете предвид наличността на служителите и натовареност на екипа (прочетете за управление на работното натоварване). Не искате да претоварите членовете на екипа си и евентуално да ги изгорите заради разширяването на обхвата.
Друга стратегия за справяне с нарастването на обхвата е да се намали обхватът на някои от първоначалните изисквания. Ако списъкът с неизпълнени проекти е приоритизиран, би трябвало да можете да идентифицирате елементи, които могат да бъдат заменени с новодобавени. В резултат на това може да спечелите известно допълнително време и разходи за изпълнение на проекта.
Тъй като заявките за промени продължават да се трупат, екипът ви може да е малко дезориентиран относно очакванията на проекта. Това, от своя страна, може да доведе до позлатяване и изразходване на още повече време за определени задачи. Трябва да проверите два пъти дали всеки от членовете на екипа разбира новите изисквания на проекта.
Не забравяйте да разгледате цялостната картина на проекта си. Това се отразява и на разширяването на обхвата. Може би сега има смисъл вие и заинтересованите страни по проекта да обсъдите създаването на подпроект(и) или пускането на MVP? Една от отрицателните страни на пълзящия обхват е, че екипите губят инерция и проектите отнемат повече време от очакваното. Предоставянето на част от обхвата на проекта като отделна версия може да помогне за възвръщане на инерцията и да накара екипа ви да се чувства по-успешен. Този подход има и бизнес ползи: ранното пускане на MVP (минимален жизнеспособен продукт) може да помогне на вашия клиент да тества продукта и да получи ранен успех сред клиентите.
И накрая, дори и да имате проблеми с разширяването на обхвата, трябва редовно да наблюдавате състоянието на проекта. Доклади за проекти ще ви помогне да оценка на работата на екипа. и да изчислите ефектите от нарастващия обхват.
Разширяването на обхвата не е рядко явление. Като ръководител на проект сте почти сигурни, че ще се сблъскате с него в даден момент от кариерата си. Половината от респондентите, анкетирани от Института за управление на проекти в изследването за 2018 г. Проучване "Пулсът на професията са се сблъскали с разширяване на обхвата през последните 12 месеца. През 2020 г, по-новото издание на този доклад показва, че компаниите, които са по-зрели в своите възможности, са по-малко засегнати от пълзящ обхват, отколкото организациите с ниска степен на зрялост (30% до 47%).
Тези прозрения не са изненадващи, тъй като разширяването на обхвата, макар и потенциално вредно, е управляемо, особено от добре запознати ръководители на проекти и изпълнителни директори. Надяваме се, че тази публикация в блога ви е помогнала да откриете начини за управление на разширяването на обхвата в полза на вашия екип.
Искате ли да научите повече за управлението на проекти? Защо не разгледате други ресурси за ръководители на проекти, които сме публикували:
[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]
Календарът на ресурсите (или календарът за управление на проекти, или календарът за планиране на проекти, софтуерът за планиране на ресурсите) ви позволява да планирате, управлявате и разпределяте ресурсите по-ефективно и ефикасно - особено ако Microsoft Excel е имал водеща роля във вашето...
Каква е крайната цел на ръководителите на проекти? Да изпълняват успешно проектите си. Самите мениджъри на проекти признават, че това не се случва често: според последното проучване Pulse of the Profession по-малко от 60% от проектите са завършени или...
Управлението на капацитета е стратегия, използвана от предприятията, за да се използва по най-добрия начин ефективността на производството по отношение на търсенето на услуга или продукт. Крайната цел на управлението на капацитета е да: да се идентифицират и...