Когато управлявате компания или стартиращ бизнес, може да искате да следите всеки детайл от нея. Ако наемате разработчици на софтуер, дизайнери и ръководители на проекти, вероятно ежедневно проследявате работното време. Това може да не е любимото ви задължение на работното място, може да е обезсърчително и разочароващо, но в повечето професионални услуги то се превръща в задължително.
Проследяването на работното време позволява да се управлява производителността на служителите, да се следи времето, прекарано в изпълнение на дадена задача, и в крайна сметка помага за по-доброто оптимизиране на бъдещото разпределение на работната сила в компанията.
Още по-важно е, че това помага да се покаже на клиентите за какво всъщност плащат.
"Проследяването на работното време е необходимост за професионалистите, които се отчитат почасово" - Fast Company
Поне това е основната причина да го направите.
Проучванията показват, че компаниите, които не използват управление на времето, губят над $18,000 средно всяка година.
Ако се прилага правилно, проследяването на работното време може да помогне на вашата компания да бъде по-ефективна и прозрачна както с екипите, така и с клиентите, според Small Business Trends:
"Правилният софтуер за проследяване на работното време и проектите може да помогне на компаниите да разберат и отчетат приноса на служителите си, въпреки по-сложните показатели, с които този принос трябва да се измерва сега."
В идеалния случай проследяването на работното време може да намали догадките при разпределяне на работната сила или оценяване на бъдещи проекти, което помага на компанията да планира по-добре бюджета.
Реалността обаче е много по-различна, както се посочва в доклада на McKinsey & Company:
"Големите ИТ проекти надхвърлят средно с 45% бюджета и със 7% времето, като в същото време осигуряват с 56% по-малка стойност от предвидената. Софтуерните проекти са изложени на най-голям риск от превишаване на разходите и сроковете."
Затова сега може би си мислите:
Защо, ако е толкова необходимо да се следи работното време, казвате, че това може да не е добре за мен?
Ще го обясня веднага.
Много компании прилагат софтуер за проследяване на работното време на служителите заради самата нея.
В своето "Ръководство на ръководителя на проект за проследяване на времето" Михал Биелак обръща внимание на един много важен случай:
"...проследяването на работното време, когато не се прилага правилно, може да доведе до претоварване на служителите ви и всъщност да не повиши дори малко производителността им."
Това е актуален проблем в общността на разработчиците, добре изразен от г-н Ан Дев в статията "I'm A Bad Developer, That's the Only Reasonable Explanation" (Аз съм лош разработчик, това е единственото разумно обяснение). Той описва колко уплашен, уплашен и дори засрамен е бил от приложения за управление на времето той се сблъсква:
"Чувствах се гадно и бях ядосан. Чувствах се като бреме за моя отбор. И се чувствах така, сякаш да сравнявам четиричасовите обяди с клиент с четири часа кодиране е глупост. Но дали бяха прави за недостатъчното ми представяне? Или аз отричах собствената си стойност и продуктивност?"
Можете да видите мащаба на този проблем в отговорите и коментарите, които той получи в Medium и от Общност на Hacker News. Колегите разработчици му съчувстват, защото те също са се чувствали неправилно оценени за работата си и хора, които не разбират, че разработването на софтуер е сложно и не винаги може да се измерва със строго определени часове или да се сравнява с други проекти.
Как да се възползвате максимално от проследяването на работното време, без да вбесявате служителите си?
Най-добрият начин е да избегнете тези пет често срещани грешки:
За много служители проследяването на времето е пречка. Те трябва да отделят допълнително време само за попълване на таблици за работното време.
Съществуват много софтуерни инструменти за ръководители на проекти като Harvest или Basecamp, но те изискват от потребителите да не забравят да попълват определени формуляри, за да проследяват работното си време. Такива отчети могат да бъдат неточни, за което ще разкажа след малко, но също така отнемат много време на служителите.
Съществуват обаче инструменти за проследяване в реално време като Toggl, които изобщо не изискват попълване на таблици за работното време. Вместо това служителите стартират и спират проследяването, когато е необходимо. Това им позволява действително да вършат работата и им спестява известно разочарование.
Не сме съвършени - нека го признаем. Допускаме грешки, лъжем или забравяме. Как тогава проследяването на времето, основано на ретроактивно попълване на електронни таблици, може да бъде точно?
Друго изследване показва колко много неща не отчитаме, когато проследяваме работното си време, просто защото не подлежат на фактуриране: това са предимно имейли, срещи или комуникация в екип. Неотчитането на имейлите например води до сериозни финансови загуби.
Според Harvard Business Review американската икономика губи 50 милиона часа или $7,4 милиарда евро на ден от производителността си. Това се случва само защото хората забравят да отчитат времето, прекарано в четене и отговаряне на имейли, като работно време.
Следенето на времето не е нещо, което обичаме да правим. За много от нас това е неестествено или дори няма смисъл.
Задължение на мениджъра е да обучава служителите за значението на проследяване на времето на проекта и да им покаже как да го правят правилно.
Както казва Михал Биелак в своето ръководство за премиера:
"Не можете просто да съберете членовете на екипа си в една стая един ден и да кажете: "Отсега нататък ще използваме този ИТ софтуер за проследяване на работното време, за да видим как върви работата ви. Кликнете тук, сега кликнете там, перфектно, благодаря, срещата приключи".
Липсата на контекст може да доведе до ситуации като тази, описана от г-н Ан Дев, спомената по-рано в тази статия: хората могат да започнат да се чувстват зле от времето, което са вписали в таблиците за работното време, ще се разочароват и ядосат от целия процес.
Вече говорих за това - служителите са склонни да попълват фишовете за работно време, след като са приключили със задачата, което води до догадки и предположения.
Отчетите, основани на неточно проследяване на работното време, са подвеждащи и причиняват на компанията както управленски, така и финансови проблеми.
Още по-лошото е, че 9,1% от работниците попълват работното си време веднъж седмично, а 3,6% го правят веднъж месечно, което води до още повече неточности в данните, които вписват. Напомняйте на работниците си да попълват редовно времевите листове или преминете към инструменти за проследяване в реално време.
Как можете да разпределите ресурсите си, ако данните, които получавате от ведомостите за работно време, са неточни?
Ако не знаете точно колко време служителите ви отделят за определени задачи, може да подцените или надцените бъдещи проекти, което може да се отрази дори на бюджета на компанията ви.
Правилното прогнозиране на проектите е от решаващо значение за тяхното управление, така че не искате да вземате решения въз основа на грешни данни.
Докато проследяването на времето ви позволява да следите колко часа служителите ви са прекарали в изпълнение на задачите, управлението на ресурсите ви помага да разпределяте ресурсите си ефективно въз основа на работния капацитет и наличните членове на екипа.
По този начин ще сте сигурни, че няма да претоварите служителите си с твърде много работа, като избегнете прекъсвания в същото време в други екипи.
Въз основа на тази проста идея създадохме Teamdeck.io - прост инструмент за планиране на ресурсите, който помага при отчети за работното време или с прилагането на стратегии за управление на времето. Имайки солиден опит в разработването на софтуер, ние разбираме колко е важно да се разпредели правилно работната сила в последните и предстоящите проекти, за да се гарантира потокът на компанията, както и удовлетворението на служителите и клиентите.
Причината за внедряването на инструмент за планиране на ресурсите е да започнете да се фокусирате върху целия процес, като получите общ поглед върху екипа си. С помощта на такъв инструмент можете да контролирате всички служители наведнъж, като следите проектите, за които са назначени, отпуските и почивните дни.
Проследяването на времето по задачи може да доведе до пренебрегване на цялостната картина, докато управлението на ресурсите ви помага да разпределите по-добре работната сила не само според времето, което прекарва в изпълнение на дадена задача, но и според нейната наличност и работен капацитет.
Тъй като не се опитвам да ви убеждавам да изберете проследяване на времето или планиране на ресурсите (използването и на двете е напълно логично), надявам се, че сте по-наясно с опасностите, които крие проследяването на времето, особено ако не е приложено правилно в организацията.
Ако искате да се възползвате максимално от проследяването на времето във вашата компания, не забравяйте да следвате тези няколко стъпки:
Вижте:
Календарът на ресурсите (или календарът за управление на проекти, или календарът за планиране на проекти, софтуерът за планиране на ресурсите) ви позволява да планирате, управлявате и разпределяте ресурсите по-ефективно и ефикасно - особено ако Microsoft Excel е имал водеща роля във вашето...
Каква е крайната цел на ръководителите на проекти? Да изпълняват успешно проектите си. Самите мениджъри на проекти признават, че това не се случва често: според последното проучване Pulse of the Profession по-малко от 60% от проектите са завършени или...
Управлението на капацитета е стратегия, използвана от предприятията, за да се използва по най-добрия начин ефективността на производството по отношение на търсенето на услуга или продукт. Крайната цел на управлението на капацитета е да: да се идентифицират и...