Влияние на софтуера за управление на ресурсите върху завършването на проекта навреме.
Как да стартирате проект с по-малко загуби.
Началото на проекта е моментът, в който правите предположения и вземате решения, които в крайна сметка могат да го провалят или унищожат.
На този етап трябва да се подготвите, да съберете възможно най-много информация с помощта на система за управление на документи, да оцените работното натоварване и да разпределите ресурсите си обмислено. А понякога може да се окаже чудесна идея да използвате личен софтуер за управление на проекти.
От друга страна, това е и моментът, в който трябва да започнете да задавате тон на целия проект и да създадете ефективна и положителна култура за екипа си.
В Teamdeck - компанията, създала софтуера за управление на ресурсите - се стремим да помагаме на колегите си, които управляват проекти, да оценяват, планират, изпълняват и наблюдават по-добре проектите. Ето защо сме подготвили безплатна електронна книга за най-добрите практики за управление на ресурсите.
Тази статия е откъс от нашата електронна книга, в която обсъждаме важни следващи стъпки, които са от съществено значение за гарантиране на успеха на вашия проект. Структурираният дневен ред за началната среща по проекта е от жизненоважно значение, за да се запази срещата рационална и ефективна, да се включат активно екипът и заинтересованите страни и да се направят корекции за началните срещи по гъвкавите проекти.
Пълното разбиране на проекта означава, че познавате очакванията на заинтересованите страни по отношение на крайния продукт и обхвата на работа на екипа ви. Критериите за успех трябва да бъдат ясно дефинирани. Някои от тях са потенциални и измерими: изпълнение в срок, спазване на първоначалния бюджет и постигане на целите за продажби. Тези критерии не само дават ясна насока, но и служат като критерии за оценка на напредъка и успеха на проекта.
Подробности за проекта, като цели и задачи, график, бюджет и резултати, трябва да са включени в краткото описание на проекта. Прочетете го внимателно и обобщете какви подробности сте успели да извлечете от него и какво липсва. От съществено значение е да се уверите, че краткото описание на проекта е изчерпателно и засяга всички критични аспекти на проекта. Добре изготвеното кратко описание на проекта поставя основите на ефективното планиране и изпълнение на проекта.
Ако нещо не е ясно, не чакайте да се обадите на клиента. Важно е да съберете възможно най-много информация за проекта, преди дори да започнете да планирате работата. Този проактивен подход помага за ранното идентифициране на потенциални проблеми и позволява навременното им разрешаване, като по този начин се предотвратяват недоразумения или забавяния на по-късен етап от проекта.
Когато прецените, че разполагате с достатъчно подробности, поканете клиента на началната среща по проекта. Можете да го направите лично, по Skype или дори да организирате по-професионална телефонна конференция. Смисълът е в заседателната зала, където можете да разговаряте за обхвата на проекта, очакванията на клиента, какво можете да предоставите и как. Тази среща задава тона на проекта и гарантира, че всички са на една и съща страница по отношение на целите и резултатите на проекта.
Когато сте напълно наясно с общите цели на проекта, е време да определите от кого ще се нуждаете, за да го осъществите, и кой за какво ще отговаря. Ясното определяне на ролите и отговорностите на членовете на екипа на проекта помага да се избегне объркване и гарантира отчетност. Всеки член на екипа трябва да знае какво се очаква от него и как работата му допринася за общите цели на проекта.
Това означава, че трябва да проследите определянето на ролите в проекта - кого точно ще трябва да включите? Или: кои са ролите, без които проектът не може да бъде завършен? Това включва идентифициране на ключовите умения и експертни познания, необходими за проекта, и съпоставянето им с членовете на екипа. От решаващо значение е също така да вземете предвид наличността и работното натоварване на вашия екип, за да сте сигурни, че той може да отдели необходимото време и усилия за проекта.
В зависимост от проекта и изискванията на клиента може да ви трябват разработчици на frontend и/или backend, графични дизайнери, дизайнери на движението или маркетинг специалисти и копирайтъри. Всяка роля трябва да бъде ясно дефинирана, като на всеки член на екипа се възлагат конкретни задачи и отговорности. Това помага да се гарантира, че всички аспекти на проекта са обхванати и нищо не е пропуснато.
Когато знаете точно кого трябва да включите в проекта, намерете най-добрите служители за тази работа. Можете да го направите, като оцените техните умения - използвайте матрица на уменията за това. Матрицата на уменията е проста таблица, която включва уменията на служителите и помага да ги оцените и класирате, за да видите дали могат да се справят със задачите или не. Този инструмент е безценен при определянето на правилните хора за правилните задачи, като по този начин гарантира, че екипът ви е добре подготвен да се справи с предизвикателствата на проекта.
След като определите ролите и хората, които могат да ги изпълнят, проверете наличността на служителите си и ги назначете на следващия проект. Това включва планиране на графиците и ресурсите, за да се гарантира, че членовете на екипа ви не са претоварени и могат да предоставят най-доброто си представяне. Ефективното управление на ресурсите е от ключово значение, за да се гарантира, че проектът ви ще бъде изпълнен навреме и в рамките на бюджета.
Полезен съвет: Ако не използвате матрица на уменията, можете да използвате списък на служителите, в който да опишете техните умения и опит. Това помага да се избегне недостатъчното използване на служителите и прекомерното им натоварване, тъй като видимостта на наличните ресурси може да осигури по-добро разпределение на работната сила.
Има всички основания да се смята, че фазата на планиране може да доведе до успех или провал на проекта ви. Неточните оценки, лошите лични решения и пренебрегването на потенциалните рискове са това, което често води до закъснения и промени в бюджета. Ефективното планиране включва не само очертаване на задачите и дейностите, необходими за изпълнението на проекта, но и предвиждане на потенциалните предизвикателства и разработване на стратегии за тяхното намаляване. При планирането на външен проект е изключително важно да се зададе тон и визия, да се установят общи цели, задачи и срокове и да се подготви проектният екип за официалната начална среща с клиента.
Според данните за 2016 г. само 49% от проектите са завършени навреме. Освен това 53% от всички проекти остават в рамките на бюджета. - PMI. Тези статистически данни подчертават значението на ефективното планиране на проектите и управлението на ресурсите за гарантиране на успеха на проектите.
Управлението на ресурсите на проекта е една от ключовите съставки на ефективното планиране и фазата на стартиране на проекта. Вече сте определили ролите, необходими за успеха на проекта, и подходящите хора, които могат да се справят със задачите. Сега е време да разпределите ресурсите ефективно и да гарантирате, че те се използват оптимално по време на проекта.
За по-доброто управление на служителите и проектите прогнозата за това колко време ще са ви необходими определени хора, участващи в кое от следните неща ще помогне за стартирането на проекта. Актуалният календар на ресурсите е от съществено значение и ще улесни работата ви. Този календар трябва да включва не само наличността на членовете на екипа ви, но и всички други ангажименти, които те могат да имат, като например други проекти или лични отпуски.
Като знаете кой и колко време ще бъде необходим за вашия проект, съставете календар на проекта. Тя трябва да включва неща като налични ресурси, други проекти, в които могат да участват, или ангажименти, които имат, почивни дни и национални празници. Когато работите с отдалечени членове на екипа, вземете предвид часовите зони. Това ниво на подробно планиране помага да се гарантира, че графикът на проекта е реалистичен и постижим.
По този начин ще избегнете претоварване или недостатъчно използване на служителите и ще определите правилния ход на проекта от самото начало. Teamdeck е инструмент за управление на ресурсите и проследяване на работното време, с функции на системата за проследяване на работното време и управление на отпуските на служителите, който можете да използвате за разпределяне и наблюдение на служителите и ресурсите. Тези инструменти осигуряват видимост в реално време за наличността и използването на ресурсите, като по този начин помагат при вземането на информирани решения и корекции при необходимост.
За да създадете подробен план за действие по проекта, трябва да оцените времето, необходимо на служителите ви за изпълнение на дейностите. Оценките могат да бъдат трудни, тъй като, когато са направени лошо, те могат да причинят повече вреда, отколкото полза за вашия проект. Точната оценка изисква задълбочено разбиране на съответните задачи, необходимите умения и капацитета на екипа. Това включва конкретни съображения за оценка на ресурсите и задачите за вътрешни проекти, като например подготовка на екипа на проекта за официалната начална среща и организиране на вътрешна начална среща на проекта.
В статията си "Защо правим оценки?" Джон Кътлър подчертава значението на контекста при оценките. Оценките трябва да се основават на исторически данни и на специфичния контекст на текущия проект. Това помага да се гарантира, че оценките са реалистични и постижими.
От друга страна, оценяването на задачите в часове за мнозина е равносилно на четене на чаени листенца. Ето защо, от нашия собствен опит, е по-безопасно да измерваме потребителските истории в точки на историята. Точките на историята са мерните единици, които ви позволяват да оцените размера на различните потребителски истории. Те са относителни, което означава, че история с 4 точки е два пъти по-голяма от история с 2 точки. Тази относителна техника за оценяване помага да се гарантира, че оценките са последователни и сравними за различните задачи.
След като установите точките на историята (скалата може да бъде от 1 до 10), трябва да ги съобразите със скоростта на екипа. Ако екипът е успял да отдели достатъчно време, за да изпълни историите на стойност 14 точки в предишната итерация, вероятно ще изпълни същото количество работа отново. Това помага при определянето на реалистични и постижими цели за проекта.
Когато разполагате с оценките на точките на историята за всички желани елементи в проекта, можете да разделите това число на скоростта на екипа и да получите броя на итерациите, необходими за завършване на проекта. Това помага да се гарантира, че графикът на проекта е реалистичен и постижим.
Когато разпределяте времето за управление на определени хора, вземете предвид техния ресурсен капацитет, както по отношение на това колко работа могат да свършат въз основа на своя опит, така и по отношение на "работните часове" през деня. Това помага да се гарантира, че членовете на екипа ви не са претоварени и могат да постигнат най-добрите си резултати.
Уверете се, че разбирате разликата между идеалното време и изминалото време. Първото е времето, което реално се изразходва за дадена задача, докато по-късното включва изчакване, смущения, смяна на контекста и подготовка. Това разграничение е от решаващо значение, за да се гарантира, че вашите оценки са реалистични и отчитат различните фактори, които могат да повлияят на действителното време, необходимо за изпълнение на дадена задача.
Обърнете внимание, че когато попитате разработчиците колко време ще отнеме дадена задача, те ще ви предоставят оценка в "идеално време", т.е. в период на непрекъсната работа. Това помага за поставяне на реалистични очаквания и гарантира, че графикът на проекта е постижим.
Изпълнението е мястото, където планът се превръща в действие. На този етап ръководителят на проекта координира хората и ресурсите, както и интегрира и изпълнява дейностите по проекта в съответствие с плана за управление на проекта. По време на изпълнението е изключително важно да се следи напредъкът на проекта, за да се гарантира, че той се движи в правилната посока. Редовните срещи за състоянието на проекта могат да бъдат много полезни. Тези срещи трябва да обхващат какво е направено, какво е в процес на изпълнение и какво все още трябва да се направи.
Комуникацията е от ключово значение по време на този етап. Използвайте софтуер за управление на проекти, за да държите всички в течение и да проследявате напредъка на проекта. Инструменти като Teamdeck могат да помогнат при планирането, управлението на задачите и проследяването на времето. Тези инструменти осигуряват видимост в реално време за напредъка на проекта и помагат за ранното идентифициране на всякакви проблеми, като по този начин позволяват своевременното им разрешаване.
Процесите на мониторинг и контрол са необходими за проследяване, преглед и регулиране на напредъка и изпълнението на проекта и за идентифициране на областите, в които са необходими промени в плана. Тази фаза гарантира, че целите на проекта са постигнати чрез измерване и наблюдение на изпълнението на проекта.
Някои от инструментите и техниките, които можете да използвате на този етап, включват прегледи на изпълнението, управление на получената стойност и софтуер за управление на проекти. Редовните сесии за отчитане и преглед помагат за поддържане на проекта в правилна посока. Тези сесии дават възможност да се направи преглед на напредъка на проекта, да се идентифицират всички проблеми и да се направят необходимите корекции, за да се гарантира, че проектът ще продължи да се изпълнява.
Приключването на проекта включва финализиране на всички дейности във всички групи процеси за управление на проекти, за да се приключи официално проектът или фазата. Това включва получаване на одобрение от клиента, предаване на документацията на проекта, освобождаване на ресурсите на проекта и провеждане на преглед след приключване на проекта.
Прегледът след приключване на проекта ви помага да разберете какво се е получило добре и какво може да се подобри при бъдещи проекти. Това е важна стъпка за непрекъснато подобряване на управлението на проекти. Прозренията, получени от тези прегледи, могат да бъдат безценни за подобряване на процесите за управление на проекти и за гарантиране на успеха на бъдещите проекти.
Началото на създаването на нов проект не трябва да бъде толкова стресиращо и обезсърчително, колкото казват някои. Ако сте установили правилния процес от самото начало и го следвате стъпка по стъпка, първата ви среща в работата може не само да бъде по-лесна, но и да избегнете допускането на някои често срещани грешки.
Разберете за какво става дума.
Преди да планирате каквото и да било, поговорете с клиента си и организирайте начална среща за проекта.
Разберете ролите в рамките на проекта.
Намерете най-подходящите служители за работата и проверете тяхната наличност.
Задайте план на проекта.
Оценяване на ресурсите и задачите.
По този начин ще сте сигурни, че знаете всичко за изискванията на проекта, наличността на собствените си ресурси, заложените очаквания и графика преди старта на проекта.
Позволете на екипа си да даде най-доброто от себе си със софтуер за ефективно планиране на ресурсите
Получете 30-дневен безплатен пробен период
Календарът на ресурсите (или календарът за управление на проекти, или календарът за планиране на проекти, софтуерът за планиране на ресурсите) ви позволява да планирате, управлявате и разпределяте ресурсите по-ефективно и ефикасно - особено ако Microsoft Excel е имал водеща роля във вашето...
Каква е крайната цел на ръководителите на проекти? Да изпълняват успешно проектите си. Самите мениджъри на проекти признават, че това не се случва често: според последното проучване Pulse of the Profession по-малко от 60% от проектите са завършени или...
Управлението на капацитета е стратегия, използвана от предприятията, за да се използва по най-добрия начин ефективността на производството по отношение на търсенето на услуга или продукт. Крайната цел на управлението на капацитета е да: да се идентифицират и...