Ръководителите на проекти обикновено мислят от гледна точка на многозадачните задачи. Срещите по цял ден, постоянните известия в слака и хилядите задачи в минута са техният ежедневен хляб. Много работни места обаче не изглеждат по този начин. Аналитичните, творческите и служителите, занимаващи се с разработване на продукти, се нуждаят от време за съсредоточаване, за да навлязат в "потока" или "фазата", когато са най-продуктивни. Как да подкрепите екипа си в съсредоточаването?
Живеем в ерата на многозадачната работа. Работим и слушаме музика, пътуваме с автобуса и преглеждаме смартфоните си, приготвяме вечеря и отговаряме на имейли. Рядко правим по едно нещо едновременно и накрая - все по-трудно се съсредоточаваме и задържаме вниманието си за дълъг период от време.
По данни на Националния център за биотехнологична информация, средната продължителност на вниманието ни през 2000 г. е била 12 секунди. През 2015 г. то е само 8,25 секунди.! Все по-трудно се съсредоточаваме, защото сме свикнали постоянно да си осигуряваме нови стимули. Разсейващите фактори са навсякъде и се отразяват на продуктивността и качеството на работата ни. Това е огромно предизвикателство за организациите, в които ефективното използване на времето е от съществено значение. За съжаление, много от тях искат да свършат възможно най-много работа за възможно най-малко време, но в крайна сметка намаляват капацитета на служителите си.
Компаниите допускат много грешки, които оказват негативно влияние върху ефективността на екипа.
Първо, не съществува график за работа в екип и ритъмът на работа се определя от ad hoc задачи.
Второ, при планирането на работата не се отчитат индивидуалните различия.
Трето, работният график се изготвя от гледна точка на ръководителя на проекта, а не от гледна точка на изпълнителния директор.
Четвърто, компаниите не ценят времето на служителите си и не подреждат задачите по важност, например твърде много срещи, в които всички участват, дори да не са необходими.
На пето място, компаниите не анализират данните за изпълнението си, например отчетите за работното време или обратната връзка от екипа.
Означава ли това, че няма надежда и че всички сме обречени да работим неефективно? Категорично не! Има много начини за подобряване на ефективността, като се започне с добра инструмент за управление на служителите, гъвкав подход и осъзнаване на процеса на фокусиране. В тази статия ще обсъдим съвети как да подобрите качеството и комфорта на работата си с помощта на добро планиране.
Всеки е различен. Да, знаем, че звучи като клише, но когато търсите перфектния модел на работа, трябва да вземете предвид индивидуалните предпочитания на хората си. Някои работят по-добре сутрин, други - вечер. Някои се отегчават бързо и обичат голямото разнообразие, докато други предпочитат да се съсредоточат върху една голяма задача, преди да преминат към следващата. Използвайте софтуер за планиране на ресурсите да възлагате правилните задачи на правилните хора. Функцията за разпределяне на роли също ще бъде много полезна - така всеки ще може да види с един поглед кой за какво отговаря.
По време на управление на работното натоварване, е важно да поставяте амбициозни цели и да давате на екипа си усещане за постижения и растеж. Лесно е обаче да попаднете в капана на претоварването на служителите си. Ако са работили ефективно един месец и са постигнали етап от проекта, на следващия месец получават още повече и т.н. Тази стратегия е много краткосрочна - в крайна сметка всички ще станат преуморени, разочаровани, по-малко продуктивни и демотивирани, защото ще имат чувството, че работата никога не свършва. За да избегнете това, контролирайте работното натоварване на екипа си. Можете да се опитате да работите на интервали, при които една седмица ще бъде по-интензивна, а другата - малко по-слаба, или да се уверите, че поддържате баланс в ежедневното си натоварване. Използвайте софтуер за управление на ресурсите за да се уверите, че служителите ви не са подложени на прекалено голямо напрежение. Включването на виртуална стая за данни може също така да повиши сигурността и ефективността на управлението на проекти.
Според проучване на Калифорнийския университет в Ървайн, на човек му трябват 23 минути и 15 секунди, за да се съсредоточи отново върху дадена задача, след като е бил разсеян. Това може да не изглежда много, но ако всеки ден един служител има 3 срещи и 10 съобщения в Slack - това е огромна загуба на ефективност. Как да предотвратим това? Предложете на служителите си да си запазят време за съсредоточаване. Използвайки календара, те могат да си определят среща - например 2 часа през деня. Можете да сте сигурни, че когато екипът ви получи време, в което може да се съсредоточи само върху задачата - производителността ще се увеличи.
В много организации има тенденция всяка задача да се определя като много спешна и много важна. Мисълта зад това е, че приоритизирането на всяка задача ще накара служителя да се отнася еднакво сериозно към всяка задача. В резултат на това хората се претоварват от прекомерното напрежение и не могат да се съсредоточат върху едно нещо, защото постоянно мислят за следващите 5 задачи ASAP, които ги очакват. Затова, когато планирате работата си, използвайте опцията за приоритизиране - отбелязвайте задачите според крайните срокове и спешността, за да могат служителите ви да изготвят личните си стратегии за работа.
Фирмените срещи са необходими и важни. Но не всички от тях. Често срещана организационна грешка е да се провеждат срещи всеки път, когато нещо трябва да се "обсъди". Това е особено характерно за хората, които координират работата, като например ръководителите на проекти - тяхната работа е да проверяват дали всичко работи както трябва, да комуникират и събират информация и да вземат решения за следващите стъпки. В техния случай срещата често е основният инструмент на работата. За хората, които вършат работата, всяка среща е прекъсване на потока и разсейване, което изисква време след нея, за да се върне състоянието на концентрация преди това.
Когато изготвяте дневния или седмичния си работен график, опитайте се да ограничите броя на срещите до необходимите. Проверете онлайн календар за планиране редовно, за да се уверите, че служителите ви не трябва да са на повикване всеки час и имат време да творят на спокойствие. Чудесна идея ще бъде планът на задачите - всяка задача трябва да има подробно описание на изискванията и стъпките, така че всеки да може лесно да провери резултатите, без да губи време за ненужна среща.
Хората имат нужда от почивка. Статистически погледнато, трябва да вземате 15-минутна почивка на всеки 1,5 часа за да освежите мозъка си и да повишите производителността си. За съжаление в интензивния работен график често няма място за почивка. В резултат на това хората работят повече, но реално свършват по-малко работа, тъй като производителността им спада. Изпробвайте модела за планиране на почивките, насърчавайте служителите си да вписват кратки почивки в календарите си, да се отдръпнат за малко от компютъра, да излязат на терасата на чист въздух с чаша кафе или да направят някои прости физически упражнения за насищане на мозъка с кислород. Ще се удивите на положителните ефекти.
Много от големите проекти се проточват вечно. Много е демотивиращо, когато работиш по едно и също нещо в продължение на месеци, а краят е все още далеч. Така лесно се стига до застой и загуба на мотивация и продуктивност. Опитайте се да разнообразявате задачите, които получава вашият екип. Ако някой работи по едно и също нещо в продължение на седмица - включете го в нещо ново, за да може да придобие перспектива и да се върне със свежи идеи. Разбира се, тук също е от значение индивидуалният подход и разговор със служителите ви - някои предпочитат да разнообразяват работата си и да прескачат между задачите, други предпочитат да се съсредоточат върху един проект от началото до края. Гъвкавостта е от ключово значение.
Тази точка е свързана с предишната. Ако работите по голям проект, който трябва да бъде завършен, и нямате възможност да разнообразите работата си - разделете го на етапи. Завършването на една работна стъпка е успех. Успехът е мотивация. Ако работите по проект за шест месеца - разделете го на основни етапи на проекта и отпразнувайте заедно с екипа си постигането на всеки етап.
Когато прилагате стратегия за повишаване на производителността, трябва да следите всички процеси, които се случват в екипа. Използвайте инструмент, с който можете да разполагате с цялата информация на едно място.
Чудесен пример за това е Teamdeck - това е система, в която можете да създавате добре обмислен работен график, да планирате срещи в календар, да разпределяте задачи, да проверявате натовареността на служителите, да следите работното време с таблици за работното време, да разпределяте роли, да добавяте описания на задачите и много други! Добре планираната работа, в която всеки има пространство за съсредоточаване и почивка и знае точно какво трябва да се направи, е тайната на по-високата производителност.
Всяка организация иска едно нещо: висока производителност и добри резултати. За да постигнете тази цел, най-важният фактор, който трябва да вземете предвид, са условията на работа на вашия екип, които са съобразени с неговите задължения и позиции. Внимателно планираният работен график ще повиши производителността ви до нива, за които преди дори не сте мечтали!
Календарът на ресурсите (или календарът за управление на проекти, или календарът за планиране на проекти, софтуерът за планиране на ресурсите) ви позволява да планирате, управлявате и разпределяте ресурсите по-ефективно и ефикасно - особено ако Microsoft Excel е имал водеща роля във вашето...
Каква е крайната цел на ръководителите на проекти? Да изпълняват успешно проектите си. Самите мениджъри на проекти признават, че това не се случва често: според последното проучване Pulse of the Profession по-малко от 60% от проектите са завършени или...
Управлението на капацитета е стратегия, използвана от предприятията, за да се използва по най-добрия начин ефективността на производството по отношение на търсенето на услуга или продукт. Крайната цел на управлението на капацитета е да: да се идентифицират и...