Технологичната индустрия е изключително динамична: проектите се променят, непрекъснато се появяват нови решения за внедряване, а екипите се сблъскват с текучество на служители. Овладяването на това торнадо от промени изисква управлението на ресурсите ви да бъде стабилно. Тази статия ще ви покаже как да го направите.
Нашите читатели се запознават с:
Да знаете как да подобрите управление на ресурсите на проекта е от съществено значение за всяка софтуерна компания. Това е факт. Те продават времето на служителите си за парите на клиентите си. В края на краищата не става дума за повтаряща се работа, при която всеки ден, в продължение на много години, едни и същи служители идват в офиса, за да изпълняват едни и същи задачи в продължение на 8 часа.
Преди да решите да предприемете стъпки за подобряване на управлението на ресурсите във вашата софтуерна компания, трябва да знаете защо изобщо си струва да полагате усилия. Вие ще:
Идва момент, в който след мозъчна атака с ръководния екип решавате, че нещо определено трябва да се промени и компанията ви изисква нови решения. Нуждаете се от съвременен подход и реформи, за да можете да превземете пазара с щурм и да оставите конкурентите си далеч назад. Искате всичко. И го искате сега.
За съжаление точно поради тази причина амбициозните планове често се провалят. Дори при най-добро управление на ресурсите не е възможно да се осъществят всички промени наведнъж. Особено когато става въпрос за средна или голяма софтуерна компания, където процесите трябва да работят заедно. Затова първата ви стъпка към оптимизиране на работата е да идентифициране на проблема (или проблеми). Може би слабото място е недостигът на персонал, липсата на проследяване на съкращенията и отпуските, липсата на документация, необходима за назначаването на нови служители и предаването на проекти, недооценени или надценени проекти, сложно вземане на решения. Най-добрият начин да идентифицирате проблемите, за да започнете каквато и да е промяна във вашата организация, е да анализирате данните. Доклади въз основа на различните процеси и резултати във вашия бизнес, ще се окаже безценен.
Познаването на това, което трябва да се промени, е основата за извършване на промяната. Следващата стъпка е да се определят приоритетите на тези проблеми. Помислете кои от тях причиняват най-големи загуби или блокират други процеси - обърнете внимание първо на тях, а след това един по един въведете допълнителни подобрения. Заслужава си големите проекти да се разделят на отделни етапи и задачи, за да се постигнат систематично целите.
Често изпълнението на дадена задача, дори и най-простата, прилича на скачане с топка.
Разбира се, описаната по-горе ситуация е доста карикатурна... но не чак толкова? Проблемът със сложния процес на приемане на отделните етапи и съмненията кой има право да взема решения по различни въпроси засяга много компании. И не само големите - дори организация от 20 души може да се сблъска с теснотия при приемането. Първият кризисен момент е, когато ръководството вече не е в състояние да решава всичко лично. Това е моментът, в който то трябва да делегира повече самостоятелност на служителите на средно ниво. Колкото повече са хората в компанията, толкова повече ще се задълбочава проблемът, затова трябва да се въведе ефективна структура възможно най-скоро. Особено като се има предвид, че темпото на развитие на стартъпа не прощава бавност. Блокирането на работния цикъл е най-добрият начин да загубите време и пари.
Вижте кой е упълномощен да взема решения. Следващата стъпка е да се опрости целият процес, а това става най-добре, като се даде известна автономия на отделните отдели и специалисти. Определянето на общи правила за текущите задължения ще ускори значително ежедневните задачи. В една модерна компания си струва да заложите на добрия работен процес, дори да се откажете от пълния контрол.
За да управлявате добре ресурсите си, трябва да знаете с какво разполагате. Точно както в една игра - няма да изиграете добре играта, ако знаете само половината от картите си. Основната информация, която е важна за вас, е:
Ресурсната ви база е ключът към ефективното управление на проекти и делегирането на хора там, където са необходими. Тя ви позволява да укрепите екипите, които имат твърде много работа на плещите си. Също така ще ви позволи да възлагате нови задачи на онези служители, които просто нямат какво да правят и са отегчени. Разбира се, съхраняването и използването на такива данни в собствената ви глава или в таблиците на Excel би било неефективно. Затова е добра идея да използвате инструменти за управление на ресурсите което ще ви покаже в ясна форма кои членове на екипа са в състояние да се включат в кои задачи и в кои проекти ще се справят най-добре.
Много често срещана пречка за гладка работа е липсата на необходимите знания и материали. Колко пъти ви се е налагало да питате няколко или повече души във фирмата къде се намират определени файлове или документация? Този процес е уморителен и отнема много време, дори когато се отнася за настоящи служители в компанията. Представете си какво се случва в момента, в който някой напусне... а с него и тайното знание къде да намерите материали, касаещи проекта, по който работите в момента.
Знанието също е ваш ресурс и е изключително важно. Създайте добра, организирана база данни с всички материали, които могат да ви бъдат полезни в процеса на въвеждане в работата, при поемане на отговорности или просто в ежедневната работа в компанията. Разбира се, това няма да е еднократен процес - подобни бази имат смисъл само ако се поддържат в актуално състояние. Софтуерната къща генерира толкова много информация, че това трябва да се превърне в навик. Въпреки това можете да сте сигурни, че всеки ще има полза от това.
Различните отдели в една компания понякога действат като отделни организми. В края на краищата това е тяхната функция. Всеки отдел трябва да се грижи за различен аспект, за да може компанията ви да работи като по часовник. От друга страна, като организация можете да постигнете много повече, ако различните отдели се подкрепят взаимно.
Новите предприятия могат да предоставят на маркетинга добър поглед върху създаването на съдържание, а популяризирането на маркетинговия отдел е полезно за продажбите. Също така маркетингът може да направи много за изготвянето на убедителна оферта. Разработчиците могат да помогнат на отдела за човешки ресурси да създаде най-добрите обяви за работа, като им кажат какво да търсят и как да убедят кандидатите. След това отдел "Човешки ресурси" може да привлече нови служители с най-желания набор от компетенции, които ще са идеални за проекта, по който работите.
Подобряването на комуникацията между отделите и гарантирането, че те знаят по какво работят и от какво се нуждаят, ще ви позволи да осигурите правилната подкрепа и да постигнете още повече чрез синергия. Интегрираният екип е много важен за качеството на работата и благосъстоянието на вашите служители.
Единствената константа на пазара е неговата променливост. Обновяването на знанията ви за актуалните нужди на индустрията е безкрайна история. Част от подобряването на управлението на ресурсите е постоянното наблюдение на това, в което си струва да се инвестира и да се развива. Като ефективен мениджър на ресурси или ръководител на проект трябва редовно да преглеждате:
В този процес времето и редовността са от значение. Познавайки нуждите на пазара, можете да насочите ресурсите към най-обещаващите решения възможно най-бързо, така че винаги да можете да предлагате на клиентите си иновации преди конкурентите си.
Темата може да изглежда тривиална и очевидна - в крайна сметка планирането на работата е основата на управлението на ресурсите на всеки проект. Колкото повече обаче се задълбочаваме в нея, толкова повече възможности, но и рискове откриваме.
Какво представлява планирането на работата? Съставянето на списъци със задачи в тетрадка е планиране на работата, разбира се. Но планирането на работата е също така планиране на проект за 3 години напред с помощта на големи данни, вероятности и специализиран софтуер. И интересното е, че и двата начина са ефективни. Само че не за всеки. Ключът тук е да съобразите системата с характеристиките на вашия бизнес и стила на работа на вашия екип.
Последните тенденции често се фокусират върху бързината и гъвкавостта, така че работата се организира на спринтове, например седмични, съдържащи определен брой задачи, които е възможно да бъдат изпълнени за това време. Добра идея е също така отделните задачи да се разделят на по-малки компоненти. С тази стратегия се избягва огромният брой задачи, които висят над нас за месеци напред. От друга страна, някои дългосрочни проекти изискват график, планиран доста по-рано. Добре обмисленият план ви помага да избегнете закъсненията и да имате по-широка перспектива в подобряването на управлението на ресурсите.
Ако служителите ви започват да усещат, че не разполагате с достатъчно персонал, вероятно това е така. Ситуации като тази са много неблагоприятни. В екипа се натрупват разочарование и умора, а проектите започват да се забавят. Разбира се, вие сте експертът и най-добре познавате ритъма на вашата компания. Понякога може да има по-забързани периоди и да се наложи да използвате подизпълнители. След това всичко се нормализира, но бъдете нащрек за признаци, че екипът ви е претоварен и се чувства претоварен. Не си струва да чакате твърде дълго, за да наемете нов човек, още повече че идеалният кандидат не дебне зад всеки ъгъл. Понякога процесът на набиране на персонал може да отнеме наистина много време.
На този етап от четенето на статията вероятно си мислите: "Добре, но къде да управлявам цялата тази информация, за да бъда ефективен? В края на краищата не мога да държа всичко в разговорите в Slack, в пощенската кутия за имейли и в хиляди таблици". Точно тук на помощ идват съвременните инструменти за управление на работата, които вършат цялата мръсна работа вместо вас. Нека го илюстрираме с Teamdeck - софтуер за управление на ресурсите. Нашата система ще ви позволи да управлявате работата си и да график на проекта, да проверява кои служители са заети и за колко време имат планирани проекти, автоматично да намира подходящите хора за даден проект, да създава цели екипи с необходимия набор от компетенции и да решава конфликти при планирането.
Освен това ще можете да проследявате и управление на графиците в реално време, за да видите кой екип се нуждае от повече подкрепа и кои проекти отнемат най-много време. На всеки етап можете също така да генерирате отчет, за да анализирате данните и да коригирате аспектите, които не работят както трябва. Teamdeck е инструмент, създаден от софтуерна компания по необходимост. Ние сме били там и сме видели това, затова нашата система е опростена и съдържа само функциите, от които наистина се нуждаете.
Работата в софтуерна компания е динамична, така че се нуждаете от гъвкавост, за да я управлявате по най-добрия възможен начин. Ако искате да подобрите управлението на ресурсите, трябва да сте подготвени, че това ще бъде непрекъснат, текущ процес, който изисква внимание и ангажираност. Не е достатъчно да решите проблемите веднъж и да забравите за оптимизацията на работния процес. За щастие, добрите практики и ефективните решения ще дадат резултат и след като бъдат направени големи промени, ще ви бъде по-лесно да правите по-нататъшни малки подобрения.
Подобрете управлението на ресурсите и създайте чудесна възможност за по-добро използване на потенциала на вашия бизнес. Всяка следваща промяна ще доведе до забележими ефекти, така че си струва да заложите на добра стратегия и да бъдете систематични. На адрес Teamdeck, ние винаги отговаряме на очакванията на нашите клиенти и търсим решението, което най-добре отговаря на техните нужди. Можете лесно да импортирате всички данни в нашия инструмент. Искаме вашите Teamdeck да бъде съобразена с изискванията на всяка компания, с която работим, поради което оставяме много възможности за персонализация, за да създадем персонализирана версия на софтуера. Свържете се с нас и преминете на ново ниво на управление на работата!
Календарът на ресурсите (или календарът за управление на проекти, или календарът за планиране на проекти, софтуерът за планиране на ресурсите) ви позволява да планирате, управлявате и разпределяте ресурсите по-ефективно и ефикасно - особено ако Microsoft Excel е имал водеща роля във вашето...
Каква е крайната цел на ръководителите на проекти? Да изпълняват успешно проектите си. Самите мениджъри на проекти признават, че това не се случва често: според последното проучване Pulse of the Profession по-малко от 60% от проектите са завършени или...
Управлението на капацитета е стратегия, използвана от предприятията, за да се използва по най-добрия начин ефективността на производството по отношение на търсенето на услуга или продукт. Крайната цел на управлението на капацитета е да: да се идентифицират и...