Случвало ли ви се е да се чувствате така, сякаш сте решили всичко, започвайки нов проект? Имам предвид цели, задачи, резултати, екип и график. Но след това неочаквана промяна разрушава внимателно подготвения ви план.
Ако вашият случай е такъв, не изпадайте в паника. С тези съвети за гъвкаво планиране, можете да коригирате плановете си и да сте готови за промени.
Преди да навляза в него, бих искал да ви кажа защо въвеждането на гъвкав подход за управление на проекти е толкова важно.
Гъвкавото планиране позволява на мениджърите да планират работното натоварване на екипа и ресурси по-точно, докато изпълнявате множество проекти. Често има много променливи, които не могат да се предвидят - особено в разработване на софтуер или агенция среда. Тя може да повлияе на вашата бюджет на проекта, графика и не на последно място - крайния срок. Гъвкав планиране на проекти и ресурси не позволява на мениджърите да се придържат към старите планове и им позволява да действат адекватно на всички непредвидени промени.
Търсите още експертни съвети за управление на проекти? Разгледайте нашите БЕЗПЛАТЕН контролен списък за планиране на спринта сега!
Оценката на външните зависимости ви позволява да откриете неща, които не можете да контролирате.
Два примера за външни влияния са, разбира се, времето и парите - които обикновено вземате предвид, докато оценяване на проект-но и събития като национални празници или отпуски по болест на служителите ви.
Когато се сблъскате със зависимости, които са извън вашия контрол, опитайте се да ги контролирате за постигане на най-добри резултати. Събития като национални празници например са нещо, което можете лесно да проверите предварително, както предлага PMI съгласно списъка на PMI:
Наскоро включихме общ предизвикателства при управлението на ресурсите. Ето някои от тях:
Трябва да можете да изброите всички налични служители и след това да изберете тези, които са най-подходящи за вашия проект. Но какво ще стане, ако някои от тях се разболеят или решат да напуснат? Има ли хора, които могат да ги заместят? Ако не, има ли възможност да наемете някой друг, например специалист на свободна практика?
Познавайки ограниченията си, можете да измислите различни сценарии и да намерите решения за тях предварително: :
Можете също така да създадете структура за разбивка на работата (WBS), за да изброите всички дейности в проекта, като зададете възможни рискове за всяка от тях.
Друг начин за разкриване на потенциални рискове е да се разгледат историческите данни. Просто прегледайте предишните си проекти и проучете предизвикателствата, пред които сте били изправени. След това преценете дали има вероятност те да се появят и в този проект и подгответе отговори.
При подготовката на проекта вероятно сте създали план на високо ниво, включващ целите и зависимостите на проекта.
Трябва също така да планирате чести актуализации на приоритетите на клиента, за да можете да проверите дали няма потенциални промени в графика ви.
По този начин ще се уверите, че сте на едно мнение с клиента и ще гарантирате, че планът отговаря на неговите очаквания.
Прегледът на алтернативни сценарии ви позволява да управлявате проекта си с по-голяма увереност.
Първо, разгледайте критичния път на проекта си, който представлява разбивка на всички задачи и зависимостите между тях. Намерете причинно-следствените зависимости и задачите, които са от решаващо значение за изпълнението на проекта. След това намерете задачите, които могат да се движат, което означава, че промяната в тяхното изпълнение няма да се отрази на цялостния успех на проекта или да влоши сроковете му. Много от инструментите за управление на проекти ви позволяват да поставяте етикети на задачите, което улеснява проследяването на критичния път.
Като очертаете измеримите действия и етапи, а след това добавите плаващи задачи, можете да видите колко е възможно да промените реда на задачите или да разпределите ресурсите, ако е необходимо.
Честото провеждане на срещи с екипа и клиента ще ви помогне да бъдете в течение и да откривате рисковете и предизвикателствата, когато те възникнат. Включете тези срещи в плана си преди началото на проекта и уведомете екипа и клиента кога и как ще се провеждат.
Какви срещи трябва да включите?
Срещи на Scrum като ежедневно, планиране на спринта, ретроспекция на спринта и преглед на спринта имат за цел да ви информират за напредъка на проекта. Тези срещи също така ви помагат да научите за всички пречки, с които се е сблъскал екипът ви, за да можете да действате по тях и да намерите решения на проблемите.
Срещите с клиента ви дават възможност да го информирате за напредъка, както и да получите обратна връзка, която можете да включите веднага, вместо да се налага да преработвате работата по-късно.
Създаването на предварителен план на проекта не означава, че няма да се налага да го преработвате по-късно.
Гъвкавото планиране означава, че можете да имате план на проекта на високо ниво но също така знаят как да го коригират, да го наблюдават за рискове и предизвикателства и да го подобряват, когато е необходимо.
Календарът на ресурсите (или календарът за управление на проекти, или календарът за планиране на проекти, софтуерът за планиране на ресурсите) ви позволява да планирате, управлявате и разпределяте ресурсите по-ефективно и ефикасно - особено ако Microsoft Excel е имал водеща роля във вашето...
Каква е крайната цел на ръководителите на проекти? Да изпълняват успешно проектите си. Самите мениджъри на проекти признават, че това не се случва често: според последното проучване Pulse of the Profession по-малко от 60% от проектите са завършени или...
Управлението на капацитета е стратегия, използвана от предприятията, за да се използва по най-добрия начин ефективността на производството по отношение на търсенето на услуга или продукт. Крайната цел на управлението на капацитета е да: да се идентифицират и...