Apptension - софтуерната къща от Полша - спестява почти $10,000 на месец и използваме само един инструмент, за да постигнем това.

Но не винаги е било толкова лесно.

Тъй като сме софтуерна компания, която работи по множество проекти едновременно, сме изпробвали няколко инструмента за проследяване на времето и планиране на ресурсите.

В края на краищата обаче все още сме малко разочаровани.

Устройствата за проследяване на работното време, които се основават на попълване на електронни таблици, отнемат повече време и са неточни. Достатъчни са ни безсмислените доклади, затова решихме да създадем собствен инструмент и ето как Teamdeck оживя.

От самото начало го внедрихме вътрешно. Тя ни помогна да сме в крак с проектите си, както на вътрешните и отдалечените членове на екипа, така и на хората с непълно работно време.

"Резервирането на наличността на служителите надхвърля традиционния списък с планирани празници и почивни дни. Във времето на дигиталните номади и виртуалните екипи е предизвикателство да се управляват членовете на екипа, които са разположени в различни часови зони и работят с гъвкаво работно време." - Збигнев Чарнецки, главен изпълнителен директор на Apptension

Подготвихме това проучване на случай, за да ви покажем реален пример за това как можете да се възползвате от използването на Teamdeck във вашия екип.

За какво използваме Teamdeck?

Неправилно разпределение на ресурсите и непредвиждането на тяхната наличност води до неуспех на 26% на проектите.

Тъй като искахме да избегнем това, имахме нужда от инструмент, с който да проследяваме времето на служителите, да планираме тяхната заетост, празници и лични почивни дни.

Искахме да направим всичко това, за да избегнем престой, непълноценно използване на услугите от страна на служителя или преумора. С други думи, ние просто искахме да планираме и управляваме по-добре работата им.

С Teamdeck можем да правим всичко това.

1. Лесно проследяване на времето *

В Teamdeck можем да задаваме часовете, прекарани в конкретни проекти, ръчно или да ги проследяваме с помощта на таймер на работния плот с едно кликване.

Тъй като тук не е необходимо да се правят догадки, това ни дава по-точни отчети и надеждни таблици за работното време. Можем също така да сравним очакваното време с реално изразходваното за даден проект и да го използваме за по-добра оценка на бъдещите задачи.

* Отдавна не бяхме публикували този казус...
Преди няколко месеца стартирахме Teamdeck за мобилни устройства. Нашето мобилно приложение ви позволява да разширите функциите на Teamdeck на вашия смартфон. Можете да проследявате работното си време, да преглеждате графиците и да преглеждате календара, без да се налага да имате достъп до уеб версията на Teamdeck. 

Забележка: Teamdeck за мобилни устройства е достъпен само за регистрирани потребители на Teamdeck. Уверете се, че сте се регистрирали на десктопа, преди да опитате мобилното влизане. 

2. Разширено планиране на ресурсите

Само с един инструмент можем да следим почивните дни на служителите, националните празници и резервациите за проекти. Можем да следим графиците на членовете на екипа, така че за нашите ръководители на проекти е по-лесно да планират разпределението на екипа и да управляват множество проекти.

3. По-точни срокове и бюджети

Също така включихме Teamdeck в нашия план за продажби, което ни даде възможност да предвидим по-добре времето и наличните служители при договаряне на нови сделки. Графиците и бюджетите станаха по-точни.

Как се възползвахме от Teamdeck

Добре, тъй като знаете за какво можете да използвате Teamdeck, нека видим какви са ползите от внедряването му във вашата компания.

Разделихме тази част на финансови ползи и ползи от гледна точка на ръководителя на проекта.

Колко пари спестяваме всеки месец?

За да изчислим разходите за управление на служителите в нашата компания, си зададохме три групи въпроси, които често се задават от самите служители:

1. Какво да работя днес? / Колко време трябва да отделя за това?
2. Мога ли да си взема почивен ден? Колко почивни дни съм взел? Одобрена ли е молбата ми за отпуск?
3. Колко време съм проследил този месец? Какъв бюджет съм изразходвал досега? Какво е текущото използване на ресурсите?

Тъй като в момента при нас работят около 50 души, използвахме това число и почасовата ставка $30, за да изчислим колко пари губим въз основа на времето, прекарано в отговаряне на тези въпроси.

Беше необходима електронна таблица и някои основни математически изчисления, за да осъзнаем, че без Teamdeck сме губили $11,130 от времето на служителите месечно, за да се справяме с тази често срещана управленска борба.

Teamdeck ни помогна да намалим тези отпадъци до $1,249.50, което ни спестява $9,880.50 на месец.

Интересно е, че служителите на 40% прекарват най-много време в разпитване на ръководителя на проекта за ежедневните задачи. Изчислихме, че това води до загуба на 56 часа всеки месец, което възлиза на $1 680, които можехме да похарчим по-добре.

По-лесно ли е за нашите PM да управляват проектите?

Още едно предимство на използването на Teamdeck е, че ръководителите на проекти по-лесно управляват проектите, като знаят точно кой служител е на разположение в даден момент или кой ще приключи задачите си скоро.

На първо място, можем да определим дългосрочните планове, като имаме предвид различните почивни дни и празници.

Нашите ръководители на проекти могат да създават точни отчети и да следят бюджета. След това те могат да използват тези знания, за да разпределят по-добре служителите за бъдещите проекти, да планират бюджетите и да създават по-добри оценки за нашите клиенти, когато сключват нови сделки.

Докладите могат да се изтеглят в PDF файлове и да се прикачват към нашите прегледи на спринтовете, което улеснява комуникацията между екипите.

И накрая, можем лесно да следим кога служителите ни на непълно работно време са на разположение.

Всичко това спестява много работа на нашите ръководители на проекти и им позволява да управляват екипите по-ефективно.

Управлението на ресурсите се отплаща

31% на фирми интервюирани от Access Group твърдят, че слабата видимост на определени човешки ресурси в организацията е голямо предизвикателство, с което се борят.

Използването на инструмент за планиране на ресурсите, управление на отпуските и проследяване на работното време в нашата компания се оказа изключително полезно. Той не само ни помогна да спестим пари, но и ни позволи да планираме и управляваме по-добре текущите и бъдещите проекти. Това е важно и за поддържане на щастието на служителите - казва Збигнев Чарнецки:

"Струва си да инвестирате време, за да разгледате всеки аспект на управлението на ресурсите. От една страна, така ще избегнем скъпоструващи грешки, а от друга - ще запазим комфорта и щастието на служителите си."

Спестете време и пари на компанията си - инвестирайте в инструмент за управление на ресурсите, за да проследявате по-добре и да разпределяте служителите по проекти.