Според Ad Age, 2019 г. се оказа "най-слабата година за растеж на агенциите от Голямата рецесия насам". И тогава нещата взеха обрат към по-лошо. 2020 г. изненада цифровите агенции с много предизвикателства и несигурност. Като се има предвид това, може би не е изненадващо, че компаниите са си поставили за цел да увеличат рентабилността си и да зарадват клиентите си с успешни проекти.
Какво ще научите от тази статия:
Една от стъпките за повишаване на ефективността на вашата цифрова агенция е да оцените начина, по който планирате и управлявате творческите проекти. Екипът ви има ли проблеми с точното оценяване на усилията си? Известно ли е, че надхвърлят бюджета или предават проектите със закъснение? Изразяват ли служителите ви своето недоволство? Всички тези сигнали могат да насочат към проблеми с процесите и инструментите за управление на проекти на вашата агенция.
Разбира се, подобряването на уменията за управление на проекти на вашия екип може да изисква да наемете отлични ръководители на проекти и да преработите различни процеси. Въпреки това може да видите и някои бързи ползи от прилагането на инструменти, които подпомагат планирането и управлението на творчески проекти..
Всяка агенция, особено тези с разпръснати служители, трябва да разполага със силен набор от приложения за управление на проекти - набор от приложения, които им помагат да си сътрудничат и успешно да стартират проекти.
В тази публикация в блога ще очертаем различни категории инструменти, които може да искате да включите в пакета за управление на проекти на вашия екип. След като разберете кои области биха могли да се възползват от помощ, ще ви бъде по-лесно да намерите конкретен софтуер, който да отговаря на вашите нужди. Но ако имате нужда от инструменти за управление на проекти на агенцията, ние сме се погрижили и за вас.
Първо: опитахме се да предложим области за управление на проекти, които са познати на повечето дигитални агенции. Разбира се, в зависимост от ролите във вашия екип и вида на проектите, по които обикновено работите, може да се окаже, че само няколко от тези категории приложения са полезни за вашата агенция.
Това е добре! Изберете тези, които биха могли да направят работата на екипа ви по-ефективна и ефикасна, и се възползвайте от предимствата на един пакет за управление на проекти, съобразен с вашите нужди.
Независимо от естеството на проектите, които вашият екип изпълнява, имате нужда от инструменти, с които да извършите необходимата подготовка още преди стартирането на проекта.
Инструментът за планиране на проекта ще ви помогне да организирате изискванията на проекта, да определите обхват на проектаи да планира работния график. Много приложения за управление на персонала ви позволяват да визуализирате плана на проекта, например под формата на диаграма на Гант.
Приложения, които може да искате да разгледате: отидете на публикация в блога, където оценени инструменти за планиране на проекти
Управление на маркетинговите ресурси има своя собствена категория сред софтуера за управление на маркетингови проекти. Нуждаете ли се от планиране на ресурсите, след като вече имате инструмент за планиране на проекти? Да, имате! Планирането на обхвата и графика на проекта е едно нещо, но трябва да планирате и работата на членовете на екипа си.ефективно разпределение на ресурсите е от решаващо значение при управлението на проекти.
Приложения, които може да искате да разгледате: Teamdeck - наше собствено решение за планиране на ресурсите за творчески екипи.
[/vc_column_text]
С ресурсен календар като тази, налична в Teamdeck, можете да планирате балансирано работно натоварване за служителите си.
Какви са инструментите, от които може да имате нужда след стартирането на проекта? По принцип трябва да търсите приложения, които ви помагат да управлявате ежедневните дейности на екипа по проекта и да го придвижвате напред.
Управление на задачите
Това е инструмент, с който екипът ви може да управлява задачите си (например с помощта на дъска Kanban). Това е жизненоважно приложение за управление на проекти, тъй като можете лесно да проследявате напредъка на проекта и да откривате потенциални тесни места.
Приложения, които може да искате да разгледате: и двете са много повече от мениджъри на задачи, но имат функции, които позволяват на екипите да актуализират статуса на задачите си.
С Asana можете да визуализирате графика на проекта си и да получите цялостна представа за това какво трябва да направи екипът ви.
Това приложение ще бъде особено полезно, ако агенцията ви издава фактури на клиентите на базата на часовете, прекарани по проекта. Устройствата за проследяване на работното време ще ви помогнат да изчислите колко е платеното и неплатеното време на вашите служители.
Приложения, които може да искате да разгледате: Teamdeck, Toggl
Управление на отпуските
Проследяването на отсъствията и наличността на екипа ви е много по-лесно, когато имате специално приложение за управление на отпуските. Ще имате по-голям контрол върху отпуска на екипа си и ще спестите много време с цифровите заявки за отпуск.
Приложения, които може да искате да разгледате: Teamdeck, Sage HR
Вътрешна комуникация за по-добро сътрудничество в екипа
Независимо дали екипът ви работи от разстояние или в офис, той се нуждае от инструмент, който да му позволява да комуникира ефективно. Компаниите често използват както приложения за чат, така и за видео комуникация.
Приложения, които може да искате да разгледате: Slack, Google Meet
Свържете се с клиента
Вие и вашите ръководители на проекти се нуждаете от начин да се свържете с клиента. Някои софтуери за управление на маркетингови проекти предлагат функции, които ви позволяват да провеждате и съхранявате разговори с клиенти в рамките на приложението.
Приложения, които може да искате да разгледате: Basecamp, Slack
Basecamp ви позволява да решите кои съобщения могат да виждат вашите клиенти и кои са видими само за екипа на проекта.
Управление на файлове / Споделяне на файлове
От договора и описание на работата на творчески ресурси, екипът ви се нуждае от система за организиране и споделяне на файловете на проекта.
Приложения, които може да искате да разгледате: Dropbox, Диск на Google
Тази категория е посветена на инструментите, които членовете на екипа ви използват за ефективна работа през целия жизнен цикъл на проекта. Следните инструменти може и да не са на първо място в съзнанието ви, когато си помислите за "стек за управление на проекти", но те помагат на екипа ви да управлява задачите си и да реализира успешно проектите.
Мозъчна атака за творческа работа
По време на идейната фаза на проекта, както и на по-късни етапи, екипът ви ще оцени инструмент, с който може безпроблемно да споделя идеите си с отдалечени членове на екипа, клиенти или други сътрудници.
Приложения, които може да искате да разгледате: Miro, Conceptboard
Miro действа като виртуална бяла дъска на екипа ви, така че той може да си сътрудничи от разстояние с лекота.
Сътрудничество в творчески екип
Има много приложения, които позволяват на екипа ви да работи по творчески активи по по-продуктивен начин: те опростяват процеса на обратна връзка, предаването на разработчици и бързото създаване на прототипи.
Приложения, които може да искате да разгледате: InVision, Figma
Управление на кода
Тези видове приложения ще бъдат полезни за дигитални агенции със собствени ИТ екипи. Представете си, че инженерите ви работят върху свои собствени части от кода, но всички те трябва да се обединят, за да създадат безупречно приложение за клиента. Инструментите за управление на кода позволяват на програмистите да преглеждат кода на другия и да планират безпроблемно внедряване.
Приложения, които може да искате да разгледате: Bitbucket, GitHub
Вероятно, докато сте чели предишните раздели, сте си правили бележки от рода на: "Имам нужда от този тип инструмент, а също и от този." Това е чудесно, но трябва да осъзнаете, че ефективният инструментариум на агенцията трябва да включва приложения, които работят чудесно заедно. Изключително важно е да обмислите как можете да свържете инструментите, които членовете на екипа ви използват.
Например можете да интегрирате мениджъра си за задачи с приложението за комуникация на екипа си и да получавате известия за новоизпълнени задачи направо в избран канал в Slack. Друга идея е автоматично да извличате имената на проектите си от основното приложение на PM и да ги използвате за планиране на ресурсите или за инструмента за проследяване на времето.
Има няколко възможности за свързване на приложения:
Изберете Teamdeck.io. - на управление на ресурси и проекти софтуер, избран от Hill-Knowlton, Wunderman Thompson, Circus Maximus.
Ефективното планиране на ресурсите е ключова цел за предприятия от всякакъв мащаб, независимо дали работят онлайн или в традиционни отрасли. Като се има предвид голямото разнообразие от предприятия, които се нуждаят от планиране на ресурсите, е трудно да се предостави универсална препоръка...
Отборите по целия свят се сблъскват с подобни предизвикателства, когато става въпрос за планиране на графика на техния отбор. Създаването на план на проекта е трудно само по себе си, а актуализирането му и реагирането на промени е още по-трудно...
Като софтуерна къща сме тествали много, може би най-добрите приложения за управление на времето. В ИТ и софтуерния бизнес - който има предимно бизнес клиенти от САЩ и Великобритания - сме свикнали да работим с абсолютно...