За създаването на солиден бюджет на проекта се изисква много планиране, но много често то не е достатъчно. Според Проучване на Института за управление на проекти, по-малко от 60% от проектите са завършени в рамките на първоначалния им бюджет. За да разберете накъде върви проектът ви, трябва да следите напредъка му и да проверявате дали прогнозите ви съвпадат с действителните данни.
Teamdeck ви позволява да следите текущия бюджет на проекта, печалбата на компанията и потенциалните рискове. Можете също така да споделите тези данни с екипа си или с клиентите си.
Готови ли сте да се превърнете в ръководител на проекти, основан на данни?
Първо, все още не сте настроили акаунта си в TeamDeck, регистрирайте се сега. Описаните в тази статия функции са налични в доклади раздел.
Можете да създадете нов отчет от нулата (като щракнете върху създаване на потребителски), но ви предлагам да използвате шаблон, наречен "Бюджет на проекта". Дайте име на отчета си и изберете подходящ диапазон от дати.
Разглеждайки първата графика, наречена Резервации срещу хронограми, можете да видите как вашите оценки (резервации) се съпоставят с действителното време, прекарано в работа по даден проект. Щракнете върху настройки -> група от и да превключвате между проекти и хора да видите едно и също сравнение от различни гледни точки.
Подобна диаграма може да ви помогне да идентифицирате рисковете и областите за подобрение, ако искате да се върнете към проекта си.
Ако използвате нашия шаблон за отчет "Бюджет на проекта", можете да видите таблица, наречена Бюджети. Тук можете да изчислите печалбата на вашата компания и да видите какви са разходите за всеки проект.
Ако създавате отчета си от нулата, прочетете по-нататък. Ще използвате същите показатели и формули, както са описани по-долу, но ще трябва първо да ги дефинирате или да ги импортирате от други отчети. Това е начинът за създаване на персонализирани показатели за вашите отчети.
Тази таблица по подразбиране се създава за проекти с фиксиран бюджет. Ако сте на договор за време и материали, ще намерите подходяща инструкция в раздела по-долу.
Първото нещо, което трябва да направите с вашия Бюджети е да я попълниш. Има две колони, които трябва да въведете: Бюджет на проекта и Вътрешна ставка USD. Първата представлява бюджета на проекта: сумата, която клиентът ще ви плати за свършената работа. Втората е средната почасова ставка, която плащате на служителите си. Уверете се, че сте въвели вътрешни ставки поотделно за всяко лице, работещо по проекта.
След това ще бъдат изчислени два потребителски показателя за вашите проекти: Печалба и Разходи. Вашите разходи се състоят от парите, които изразходвате за възнаграждение на служителите си, работещи по даден проект. Печалбата е равна на сумата, която ви остава, когато извадите гореспоменатите разходи от бюджета на проекта.
Фактурирате ли клиентите си на базата на договор за време и материали? В този случай не можете да посочите фиксиран бюджет на проекта, но можете да го изчислите въз основа на времевите фишове на екипа си.
Използвайте Бюджети (можете да премахнете Бюджет на проекта колона от нея) и добавете колона с потребителски стойности, наречена например "Външна ставка".
След като колоната се появи в таблицата, попълнете я в зависимост от това колко плащате на клиента на час.
Нека създадем още една колона, в която ще бъде посочено колко трябва да ви плати клиентът за даден период. Щракнете върху метрики в горното дясно меню на масата и изберете добавяне на потребителски -> добавяне на потребителско поле за изчисление.
Създайте изчисление, наречено "приходи" или "доход", с валута като формат на данните. Сега въведете формулата:
(Таймсхема: Време / 60) * Потребителски стойности: Външна ставка
Имайте предвид, че ако посочите различни ставки за различните хора, разходите и приходите ви ще бъдат изчислени поотделно за всеки попълнен ред:
След като вече имате своя приходи изчислени, трябва също така да редактирате формулата на Печалба. Променете го от:
Потребителски стойности: Бюджет на проекта - сума(вложена(Група:Хора, Потребителски формули: Разходи USD))
към
sum(nested(Group: People, Custom formulas: Revenue)) - sum(nested(Group:People, Custom formulas: Costs USD))
Ето така! Общата ви печалба е готова.
С помощта на отчетите на Teamdeck можете да съставяте списъци с проследеното време на екипа си, но и да се задълбочавате в часовите таблици. Всеки запис на време, регистриран от вашите служители, може да бъде придружен от "описание" - коментар на член на екипа за дадения запис. Можете да импортирате тези описания в отчета за бюджета на проекта. Просто добавете колона "описание на таймшета" към някоя от таблиците в отчета:
Можете също така да видите описанията на резервациите на екипа си и да ги сравните с коментарите в таблицата за работното време:
Такъв анализ може да ви помогне да установите разликите между планираната и действителната работа и да разберете по-добре как се изразходва бюджетът на проекта.
Можете да добавите линейна диаграма към отчета си, за да анализирате процента на изгаряне на проекта си.
Изберете Резервации: Време и Времеви таблици: Време като показателите, които искате да визуализирате и използвате филтър за да изберете съответните проекти.
Такава диаграма ще ви помогне да разберете накъде върви проектът ви. Превишават ли актуалните стойности прогнозите? Застрашен ли е бюджетът на проекта ви поради това? Идентифицирайте тревожните модели веднага щом се появят.
Teamdeck ви позволява да споделяте отчети с членовете на екипа си или с външни заинтересовани страни. Всичко, което трябва да направите, е да щракнете върху дял и решете с кого искате да споделите доклада си. Хората, които имат акаунти в teamdeck, могат да получат права за редактиране на вашия отчет, а останалите могат да го разглеждат.
Вие сте ръководител на проекти, ориентиран към данните? Анализът на прозренията може да ви помогне да вземате по-добри бизнес решения, така че да можете да управлявате проектите по-ефективно.. Ако използвате Teamdeck, информацията в реално време за работата на екипа ви е на една ръка разстояние: Започнете сега![/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]
Ефективното планиране на ресурсите е ключова цел за предприятия от всякакъв мащаб, независимо дали работят онлайн или в традиционни отрасли. Като се има предвид голямото разнообразие от предприятия, които се нуждаят от планиране на ресурсите, е трудно да се предостави универсална препоръка...
Компаниите обикновено полагат много усилия за разпределяне на ресурсите. Искате всички да бъдат заети, като същевременно се уверите, че задачите им са ценни (което често означава платени) за компанията. Това става наистина трудно, когато екипът ви...
Отборите по целия свят се сблъскват с подобни предизвикателства, когато става въпрос за планиране на графика на техния отбор. Създаването на план на проекта е трудно само по себе си, а актуализирането му и реагирането на промени е още по-трудно...