Ефективното планиране на ресурсите е ключова цел за предприятия от всякакъв мащаб, независимо дали работят онлайн или в традиционни отрасли. Предвид голямото разнообразие от предприятия, които се нуждаят от планиране на ресурсите, е трудно да се даде универсална препоръка за онлайн планиране на ресурсите. Това ръководство има за цел да ви помогне да се ориентирате в процеса на избор, като постави основни въпроси, които ще ви насочат към най-добрите инструменти за планиране на ресурсите за вашия екип.
Какво ще получите с тази статия:
Ролята на софтуера за планиране на ресурсите в управлението на проекти.
Пет ключови съображения и въпроси, които трябва да зададете, когато търсите ефективен специалист по планиране на ресурсите.
Примери за компании, които са избрали Teamdeck.io в качеството си на основен специалист по планиране на ресурсите.
Стратегии за ефективно управление на планирането на капацитета, проектните задачи и бизнес процесите.
Планиране на ресурсите, планиране на ресурсите, софтуер за планиране на ресурсите, календар на проекта, онлайн календар за планиранеи т.н. - са термините, които описват, общо взето, едно и също. Инструментът за планиране на ресурсите ви позволява да управлявате ресурсите и да разпределяте правилните членове на екипа към правилните проекти/задачи/клиенти.
Планирането на ресурсите е неразделна част от управление на ресурсите, което е процесът на използване на ресурсите на дадена компания по възможно най-ефективния начин. (източник: Бизнес речник). Това ви дава възможност да използвате екипа си по-добре и да сте сигурни, че всеки работи по нещо, за което е добре подготвен. В резултат на капацитета на ресурсите е по-вероятно проектите и ангажиментите ви да бъдат успешни.
Поглед от птичи поглед към членовете на екипа, екипа на проекта, проекта и задачите.
Имайте предвид, че в този блог ще се съсредоточим само върху онлайн софтуер за управление - специализирани приложения за планиране на ресурсите, планиране на ресурсите, както и други инструменти за управление на ресурсите. Възможно е да използвате електронна таблица (или друг работещ за вас инструмент) за разпределяне на работата на членовете на екипа си.
Вярваме обаче, че софтуерът, който е разработен за тази цел, в крайна сметка ще направи процеса на управление на портфолиото от проекти по-ефективен и ефикасен. Освен това можете да намерите планиращи ресурси на различни цени (включително безплатни варианти, особено за малки екипи). Би трябвало да успеете да намерите нещо подходящо за вашия бюджет и нужди.
Инструментите за планиране на ресурсите са се развили значително през годините, преминавайки от основни помощни средства за планиране към сложни платформи, които предлагат редица функционалности, предназначени да повишат ефективността и производителността. Нека се задълбочим в начина на работа на тези инструменти и различните функции, които те предлагат.
Съвременните инструменти за планиране на ресурсите предоставят централизирано табло, където мениджърите могат да преглеждат и управляват всички ресурси. Този цялостен изглед включва подробности за текущите проекти, разпределението на ресурсите и предстоящите крайни срокове. Възможността да се види цялата тази информация на едно място помага за бързото вземане на информирани решения.
Пример: Маркетингова агенция, която работи по няколко кампании едновременно, може да използва централизираното табло за управление, за да следи кои членове на екипа работят по кои кампании, каква е текущата им натовареност и кои са предстоящите крайни срокове. Тази видимост гарантира, че нито един проект няма да бъде пренебрегнат и че ресурсите се използват оптимално.
Ефективните инструменти за планиране на ресурсите улесняват сътрудничеството в реално време между членовете на екипа. Функции като споделени календари, мигновени съобщения и съвместно редактиране на документи гарантират, че всички са на една и съща страница, независимо от физическото им местоположение.
Сценарий: Технологичен стартъп с екипи, разпределени в различни часови зони, може да използва тези функции за безпроблемна координация на работата. Членовете на екипа могат да актуализират наличността си, да съобщават за промени и да коригират графиците си в реално време, което намалява закъсненията и недоразуменията.
Отчетността и анализите са от решаващо значение за разбирането на това как се използват ресурсите и къде могат да се направят подобрения. Много инструменти за планиране на ресурсите предлагат подробни отчети за разпределението на ресурсите, напредъка на проекта и работата на екипа. Тези прозрения са безценни за стратегическото планиране и оптимизирането на използването на ресурсите.
Проучване на случай: Строителна компания използва усъвършенствани анализи, за да следи използването на тежките машини и работната ръка на различни обекти. Анализирайки тези отчети, те могат да идентифицират недостатъчно използвано оборудване или претоварен персонал, което позволява по-добро разпределение на ресурсите и намаляване на разходите.
Софтуерът за планиране на ресурсите играе ключова роля в управлението на проекти, като гарантира, че ресурсите се разпределят ефективно и проектите се изпълняват навреме и в рамките на бюджета. Ето как той се интегрира в процесите за управление на проекти:
Планирането на ресурсите помага на ръководителите на проекти да създават подробни графици, които отчитат наличността и възможностите на членовете на екипа. Това планиране надхвърля простото възлагане на задачи, като включва фактори като набор от умения, опит и баланс на работното натоварване.
Проницателност: При разработката на софтуер възлагането на задачи на членове на екипа с подходящ опит е от решаващо значение за ефективността. Планирането на ресурсите може да помогне на разработчиците да бъдат подбрани по задачи, които съответстват на техните умения и опит, като се гарантира, че сложните предизвикателства в областта на кодирането се решават от тези, които са най-добре подготвени да ги решат.
Балансирането на работното натоварване е от съществено значение за предотвратяване на прегарянето и за гарантиране, че всички членове на екипа работят с оптимален капацитет. Инструментите за планиране на ресурсите осигуряват визуално представяне на разпределението на работното натоварване, което улеснява установяването на това кога някои членове на екипа са претоварени или недостатъчно натоварени.
Пример: В една адвокатска кантора някои адвокати може да са претоварени с дела, докато други имат по-леки графици. Планирането на ресурсите помага за по-равномерното разпределение на делата, като гарантира, че всички адвокати са с управляема натовареност и клиентите получават своевременно внимание.
Проектите често имат задачи, които са взаимозависими, което означава, че една задача не може да започне, докато не бъде завършена друга. Софтуерът за планиране на ресурсите може да помогне да се идентифицират тези зависимости и потенциални затруднения предварително, което позволява на мениджърите да планират съответно и да поддържат проекта в нормален ход.
Сценарий: Екипът на филмовата продукция използва планиране на ресурсите, за да управлява графиците за снимане, като гарантира, че актьорите, декорите и оборудването са на разположение в точното време. Предвиждайки зависимостите, те могат да избегнат скъпоструващи закъснения и да осигурят гладък производствен процес.
Преди да потърсите новия планиращ ресурсите на екипа си, трябва да разберете ползите, които управление на ресурсите (и по-специално ефективното планиране и планиране на ресурсите) могат да осигурят. Различните компании ще оценят различни ползи от наличието на ресурси и като такива ще дадат приоритет на конкретни функции, когато търсят инструмент за планиране на ресурси или за управление на проекти с тези функционалности.
Избягване на конфликти при планирането - една от многото роли на планиращия ресурсите
Например, когато сте в организация, която работи по множество проекти едновременно, за вас ще бъде от решаващо значение да разполагате с инструмент, който ви позволява да координирате портфолиото си от проекти и да съгласувате множество графици за изпълнение на проектите.
И така, кои са основните предимства на планирането на ресурси с помощта на специално приложение?
Изображенията по-долу показват интерфейса на Teamdeck, софтуера за планиране на ресурсите, който сме създали. Ако имате някакви въпроси относно инструмента, уведомете ни!
Разбира се, лесно е да разпределяне на ресурси на дадена задача с помощта на приложение за планиране на графика, но също така и да го запишете на лист хартия или в електронна таблица. Истинското предимство на устройствата за планиране на ресурси се крие в способността им да ви помогнат да промените графиците на екипа си. Гъвкаво планиране е много по-лесно, когато знаете, че можете бързо да преразпределите ресурсите си или да изпробвате различни варианти на планиране. Много приложения за управление на ресурсите ви позволяват да плъзгате и пускате различни задачи - това е удобно, когато трябва бързо да преместите нещата.
Приложенията за управление на ресурсите ви помагат да фиксирате конфликти при планирането на проекта чрез бързо редактиране на графика, но също така ви позволяват да ги избегнете. Това е възможно, защото можете да видите наличността на служителите си (включително работници на непълно работно време или работещи на свободна практика за вашата компания). Тази информация ви дава възможност да планирате работата по-успешно. В крайна сметка няма да бъдете изненадани от неочаквани отпуски или други ангажименти.
Ръководители на ресурси или PM искате да сте сигурни, че членовете на екипа имат работа, но не са претоварени със задачи. Инструментите за планиране на ресурсите ви помагат да постигнете правилния баланс тук: можете да наблюдавате натовареността на хората и да преразпределяте служителите към бъдещи проекти, когато е необходимо.
Когато внедрите инструмент или приложение за управление на ресурсите във вашата организация, вие давате на всички по-добра представа за това, което се случва в компанията - всички са на една и съща страница. Мениджърите могат да преценяват графиците на различните проекти, а служителите и всеки член на екипа вижда какво му предстои през следващите дни, какви са другите фази на проекта.
По-добра работа и прозрачност на проекта благодарение на планиращия ресурсите. Резервации, управление на работното натоварване, оставете проследяване.
Още преди да започнете да анализирате различни софтуери за управление на ресурсите инструменти, трябва да отделите малко време, за да помислите за нуждите на вашата компания. Като знаете какво търсите, ще улесните процеса на вземане на решение.
Можете да започнете със следните въпроси:
Какви ресурси искате да планирате (например хора, оборудване, офис пространство)?
Какво искате да планирате (напр. проекти, смени, събития)?
Използвате ли други инструменти?
Каква е структурата на вашия екип?
Какви са навиците на вашия екип?
Нека разгледаме внимателно всеки от тези въпроси. Първото нещо, за което трябва да помислите, е видът на ресурсите, които искате да планирате.. Вероятно сте забелязали, че в тази публикация в блога говорим предимно за инструменти за планиране на хора, управляващи ресурси и процеси. Възможно е да искате да създавате графици и за ресурси, които не са човешки. Да кажем, че имате само няколко конферентни зали, които трябва да се разпределят между различни хора всеки ден. Или че имате някакво оборудване, което трябва да се резервира предварително.
Повечето приложения за управление на ресурсите позволяват да въвеждате в системата както човешки, така и нечовешки ресурси, но много инструменти са разработени специално за планиране на човешките ресурси. Ако основният ви фокус при планирането на капацитета е върху неодушевените ресурси, не се притеснявайте: вероятно има специален инструмент за планиране на ресурси за тази цел (напр, мениджър на оборудването или планиране на офис пространство)
В общи линии можем да кажем, че всяка компания работи по някакъв проект. Все пак трябва да се задълбочите в изискванията на вашата работа. Искате ли да планирате дългосрочни проекти (напр, разработване на софтуер)? А може би трябва да планирате ежедневните работни смени или еднократните концерти. Различните индустрии имат специфични нужди в тази област и може би ще искате да потърсите други работни роли: например планиране на смени в ресторанти.
Първите два въпроса трябва да стеснят търсенето ви до определен сегмент от пазара. Сега е време да оцените характеристики на различните инструменти в този сегмент..
Като начало трябва да се уверите, че новият планиращ ресурсите инструмент ще се впише в инструментариума на екипа ви. Това е особено важно, когато екипът ви използва няколко онлайн инструмента (като софтуер за управление на проекти, чат или приложения за създаване на съдържание). Искате новият планиращ орган да се интегрира безпроблемно със съществуващата екосистема. Попитайте дали оценяваното от вас приложение има достатъчно интеграции, разширения или възможности за персонализиране (например с API).
След това анализирайте структурата на ръководителите на проекти и екипите (хората, които ще използват планиращия инструмент). Има вероятност да искате да предоставите различни видове разрешения на различните членове на екипа. Уверете се, че ще можете да направите това в приложението.
И накрая, вземете предвид навиците на вашите служители и мениджъри на ресурси. Например, ако екипите ви прекарват голяма част от работното си време в движение, има смисъл да използвате инструмент с надеждно мобилно приложение.
Винаги е полезно да сравнявате приложението, което вземате предвид, с други популярни, но най-добри инструменти за планиране на проекти. Много приложения предлагат специални страници за сравнение (създали сме такива сайтове за хора, които търсят алтернативи на Resource Guru, Monday и Wrike).
Дори да смятате, че дадено приложение отговаря на всички изисквания, след като прочетете описанието на продукта, задължително трябва да го изпробвате. По този начин ще получите представа за потребителското изживяване и ще тествате различни функции, преди да го разпространите сред целия екип.
Един от вариантите е да се използва безплатен пробен период, който много продукти предлагат. Регистрирайте се и разгледайте приложението сами, преди да запознаете екипа си. Като алтернатива можете да поискате демонстрационна версия на продукта - това е отлична възможност да оцените поддръжката на клиентите на дадена компания.
В Teamdeck предлагаме две възможности:
Регистрирайте се за 14-дневен безплатен пробен период. Ще получите пълен достъп до приложението и ще можете безпроблемно да преминете към премиум членство, когато пробният период изтече. Съвет: ако искате да видите какво е да използвате Teamdeck в реални сценарии, можете да импортирате примерни данни в профила си и да си поиграете.
Насрочете обаждане до нас. Ще обсъдим вашите нужди, ще ви покажем различните възможности на нашия ресурсен планировчик, отчетите за ресурсите, как да планирате ресурсите и проектите и ще ви помогнем да решите дали това е подходящото решение.
Вземете 14-дневен безплатен пробен период
Календарът на ресурсите (или календарът за управление на проекти, или календарът за планиране на проекти, софтуерът за планиране на ресурсите) ви позволява да планирате, управлявате и разпределяте ресурсите по-ефективно и ефикасно - особено ако Microsoft Excel е имал водеща роля във вашето...
Каква е крайната цел на ръководителите на проекти? Да изпълняват успешно проектите си. Самите мениджъри на проекти признават, че това не се случва често: според последното проучване Pulse of the Profession по-малко от 60% от проектите са завършени или...
Управлението на капацитета е стратегия, използвана от предприятията, за да се използва по най-добрия начин ефективността на производството по отношение на търсенето на услуга или продукт. Крайната цел на управлението на капацитета е да: да се идентифицират и...