В момента много компании търсят идеи за оптимизиране на разходите в отговор на глобалната пандемия и нейните икономически последици. Когато се опитват да сведат до минимум разходите за човешки ресурси, екипите решават да въвеждане на замразяване на наемането на служители. или да използват по-ефективно технологиите си за управление на човешките ресурси, за да останат печеливши и да избегнат съкращения. В духа на по-доброто използване на наличните технологии искаме да ви покажем как предприятията могат да намалят бизнес разходите си с управление на ресурсите на проекта.
Съветите ни ще бъдат полезни за много различни вертикали, но за компаниите, които работят за множество клиенти едновременно (агенции, консултантски фирми, софтуерни къщи), те може би ще бъдат особено полезни. Това е така, защото когато жонглирате с няколко проекта едновременно, планирането и управлението на ресурсите е голямо предизвикателство.
Първо, нека да дефинираме управлението на ресурсите.
В нашия ръководство за управление на ресурсите на проекта, ние го определяме като най-ефективно използване на ограничените ресурси, с които разполагате. За какви ресурси става дума? Хора, разбира се, но също и оборудване, помещения, превозни средства или нещо друго в зависимост от естеството на вашия бизнес. В тази публикация в блога обаче ще се съсредоточим върху управлението на човешките ресурси.
Най-ефективното използване на ресурсите означава да ги използвате ефикасно, да разпределяте правилните хора по правилните проекти (разпределение на ресурсите)и анализирайте работата на екипа си, за да откриете възможности за оптимизация. Тези стъпки са от решаващо значение за намаляване на бизнес разходите, както ще видите в следващите няколко параграфа.
Използване на добър софтуер за планиране на ресурсите ще ви помогне изключително много. Разбира се, приложението няма да свърши цялата ви работа вместо вас, но ще ви позволи да правите нещата ефективно, спестявайки време и пари в този процес. В тази публикация в блога ще видите екрани от Teamdeck, приложение, което се използва от екипи в цял свят.
Разработване на Teamdeck, приложение за цялостно управление на ресурсите, често разговаряме с нашите клиенти за ефекта, който управлението на ресурсите оказва върху техните бюджети.
Apptension е една от първите компании, които използват Teamdeck за планиране и управление на работата на служителите си. Пьотр Бандош, ръководител на отдел "Финанси и хора" в Apptension, ни каза:
Без Teamdeck месечно губехме $11,130 от времето на служителите, за да се справяме с обичайните управленски проблеми. Teamdeck ни помогна да намалим тази загуба до $1 249,50, което ни спестява $9 880,50 месечно.
Apptension е екип от 50 души, така че ако управлявате по-голяма компания, можете да очаквате още по-големи икономии. Как е възможно това? Нека преминем към подробностите - как се пестят пари, когато се внедрява управление на ресурсите?
Защо е използване на ресурсите толкова важно? Накратко: това е от полза както за работодателя, така и за служителите. Помислете например за недостатъчното използване на работното място. Хората, които чакат за изпълнение на задачите, генерират разходи за компанията, но също така могат да се разочароват много.. От друга страна, свръхизползването може да доведе до прегаряне на служителите и допълнителни разходи за работодателя, ако плащате повече за извънреден труд. Това е съвсем просто: при оптимално използване не генерирате излишни разходи, а членовете на екипа ви могат да се насладят на балансиран натовареност на екипа.
Управлението на ресурсите е от ключово значение за поддържане на добро използване на ресурсите. То изисква от вас да обърнете внимание на планиране на ресурсите и възлагане на работа на служители, които могат да поемат повече задачи. Когато видите всички резервации на членовете на екипа си в ресурсен календар, е много по-лесно да се открият хората, които са недостатъчно или прекалено използвани.
Една от причините, поради които управлението на ресурсите влияе върху рентабилността на проектите, е, че то ви помага да изберете най-добрите хора за дадена задача. Това изглежда лесно, когато екипът ви се състои, да речем, от десет души. Но какво става, ако управлявате над 200 служители?
Инструменти за управление на ресурсите като Teamdeck, можете да получите добър преглед на списъка с таланти. Виждате кой е на разположение да се присъедини към нов проект, но можете също така да филтрирате членовете на екипа си по умения, старшинство или местоположение. Когато по даден проект работят най-добрите възможни хора, вероятността той да бъде успешен е по-голяма.
Но дори и най-добрите ви таланти да успеят да изпълнят проекта в рамките на крайния срок и бюджета, може да се окаже, че той едва ли е печеливш. Всичко се свежда до бюджета, който сте договорили с клиента, и метода на фактуриране.
Например, когато фактурирате почасово (време и материали), си струва да анализирате времето на екипа си, което подлежи на фактуриране и което не подлежи на фактуриране. Проследяване на работното време на служителите е важен аспект на управлението на ресурсите. Той ви позволява да правите подобрения на лично ниво (например, да коригирате работното си натоварване) и на ниво проект или дори организация.
Влезте в страницата на екипа си отчет за работното време и вижте какво е разпределението на часовете, за които се издава фактура, спрямо часовете, за които не се издава фактура. След това отделете малко време, за да помислите как можете да подобрите съотношението във ваша полза. Например може да забележите, че вашите екипи по проекти прекарват много време в дълги срещи на всички служители или в административни задачи като отчитане на проекти. Така буквално ще видите къде губите пари.
Как можете да поправите това? Подобряването на вътрешните процеси в компанията е една от идеите. Друга е да подходите по различен начин към бъдещите бюджети и например да заделите по-голям буфер.
Комуникацията е от решаващо значение, особено за компаниите, които са преминали към дистанционна работа. Ако сте в такава ситуация, може да разгледате публикацията в блога ни за ефективна комуникация за отдалечени екипи.
Също така е вярно обаче, че комуникацията може да бъде досадна и да отнема много време. Пример? Представете си, че сте ръководител на екип и водите следния разговор с ваш колега:
Друг пример е, когато хората не са сигурни върху какво да се съсредоточат в даден ден. Може да звучи изненадващо, но това не е рядко срещано явление, особено при роли, които поддържат множество проекти в рамките на една седмица (например илюстратори, специалисти по DevOps).
Изглежда съвсем невинно, но подобни разговори могат да отнемат часове от седмиците на служителите ви. Не би ли било чудесно да премахнете тези разговори и вместо това да имате ефективни системи за планиране и управление на работното време или отпуската? Точно тук инструментите за управление на ресурсите са полезни.
Когато екипът ви е ангажиран с управлението на ресурсите, служителите могат лесно да проверяват приоритетите си за предстоящите дни. Отпуските и заявките за отпуск също могат да се обработват по безпроблемен начин. Вие спестявате пари като компания, а членовете на екипа ви могат да се съсредоточат върху комуникацията, която е важна за тях.
Случвало ли ви се е да преминете през скъпоструващ процес на набиране на персонал само за да наемете служител, който в крайна сметка не е имал толкова много работа? Или може би сте осигурили няколко проекта, само за да осъзнаете, че нямате достатъчно капацитет да ги изпълни и е трябвало да наеме фрийлансъри или екипи на външни изпълнители срещу допълнително заплащане? И двата сценария можеха да бъдат избегнати с прогнозиране на ресурсите. Това означава, че се опитвате да предвидите колко ресурси ще са ви необходими и кога.
Как управлението на ресурсите може да ви помогне с прогнозиране на човешките ресурси?
На първо място, мениджърите ви имат по-добра представа за капацитета на екипа и текущото натоварване, така че могат да планират производствения поток по подходящ начин. На второ място, можете да анализирате историческите данни от времевите ведомости на екипа си, за да идентифицирате модели. Например много агенции изпитват сезонно търсене на ресурси: има месеци, в които просто има повече работа. Знаейки това предварително, можете да се подготвите за недостиг на ресурси и да започнете процес на набиране на персонал или да договорите по-добра сделка с компания за аутсорсинг. По този начин ще оптимизирате разходите си и ще можете да планирате по-добре финансите си.
Когато сте изправени пред криза, първият ви инстинкт може да е да ограничите разходите си. Инвестирането в приложение за управление на ресурсите може да изглежда нелогично, когато отчаяно искате да спестите пари, нали? В действителност, стига вашият управленски екип да е ангажиран с ефективното планиране и управление на ресурсите, възвръщаемостта на инвестицията трябва да е висока.
Вземете Apptension, компанията, която изчислява, че спестява $10k всеки месец благодарение на Teamdeck. Колко харчат за него? Лицензът за един човек струва $3,99, така че екип от 50 души плаща $199,50 всеки месец. Както виждате, това е само малка част от спестяванията, които те успяват да генерират благодарение на ефективното управление на ресурсите си.
Чудите се каква би била възвръщаемостта на инвестицията за вашата компания? Нека да поговорим за това! Насрочете обаждане с Аниела: тя ще обсъди нуждите ви от управление на ресурсите и ще ви покаже как Teamdeck може да ви помогне да намалите бизнес разходите.
Ефективното планиране на ресурсите е ключова цел за предприятия от всякакъв мащаб, независимо дали работят онлайн или в традиционни отрасли. Като се има предвид голямото разнообразие от предприятия, които се нуждаят от планиране на ресурсите, е трудно да се предостави универсална препоръка...
Отборите по целия свят се сблъскват с подобни предизвикателства, когато става въпрос за планиране на графика на техния отбор. Създаването на план на проекта е трудно само по себе си, а актуализирането му и реагирането на промени е още по-трудно...
Като софтуерна къща сме тествали много, може би най-добрите приложения за управление на времето. В ИТ и софтуерния бизнес - който има предимно бизнес клиенти от САЩ и Великобритания - сме свикнали да работим с абсолютно...