Отборите по целия свят се сблъскват с подобни предизвикателства, когато става въпрос за планиране на графика на техния отбор. Създаването на план на проекта е трудно само по себе си, а поддържането на актуална информация и реагирането на промени е по-сложно. Ситуацията става още по-сложна, когато много служители работят от разстояние.
Какво ще научите от тази статия:
Как един онлайн календар за планиране помага при управлението на проекти.
Как Софтуер за управление на ресурсите Teamdeck се използва в онлайн планирането
Разлики между онлайн планиране на графика и онлайн планиране на календара
Преди да се запознаете с работата на онлайн календара, трябва да знаете как изглежда пазарът.
На първо място, онлайн календар за планиране, софтуер за планиране на календара, инструмент за планиране на проекти, календар за планиране на проекти, календар инструмент за планиране, онлайн планиране на графика или софтуер за планиране на ресурсите - имат една и съща роля. Те трябва да ви помогнат да организирате работата си и тази на членовете на екипа.
Онлайн календар или традиционен календар?
Второ, винаги е необходимо да се вземат предвид процесите на управление на проекти и разнообразието от предизвикателства и очаквания, свързани с тях. Когато мениджърите използват някакво решение за управление на проекти или просто онлайн планиране на графици, те обръщат внимание на функции като:
Пълна прозрачност на екипа, задачите и времето (в нашата индустрия се използва фразата "Изглед от птичи поглед")
Възможности за персонализиране и персонализирани отчети
Проследяване на работното време на служителите управление на графиците и работното време, включително подпомагане на процесите на фактуриране.
По-лесен от преди процес на планиране на екипа и възлагане на задачи
Възможност за управление на служители от различни часови зони
Управление на наличността или отсъствието
Функции за маркиране, цветово кодиране и приоритизиране
Софтуер за система за управление на отпуските - защото всеки проектът трябва да бъде изпълнен навреме
Третият, онлайн календар за планиране, е само част от голямо семейство инструменти за управление на проекти. Според статията на Wrike - наш конкурент на пазара на онлайн календари - софтуерът за управление на проекти предлага 4 вида онлайн календари.
Онлайн календарен план, онлайн график или онлайн график за планиране - както и да го наречете, общото между тях е табло, задачи и хора, които са им възложени. Тези плановици често разполагат с функционалност за плъзгане и пускане, което позволява на потребителите лесно да възлагат задачи и да пренареждат графиците.
[Източник: Teamdeck - софтуер за управление на ресурсите въз основа на онлайн календара]
Диаграмата на Гант е диаграма с две оси. Хоризонталната ос показва графика на проекта. Вертикалната показва всички задачи, които изглеждат като стълбчета.
Визуалната дъска разделя задачите/проектите на различни категории, а всяка категория илюстрира различните етапи на проекта. Най-типичните настройки са "за изпълнение", "в процес на изпълнение" и "завършен", допълнени от други.
[Източник: Trello - решение за управление на екипи с изглед на календара]
Въпреки различията, целта е една и съща. Онлайн календарен план или - както ние предпочитаме - онлайн план график е софтуерен инструмент, който ви позволява да планирате и добавяте задачи, проекти и събития в изглед на календар/календарна дъска.
Звучи просто, докато не използваме друг термин - просто "планиране на календара". И това би трябвало да е импулс, който да постави началото на нов въпрос: има ли някаква разлика? По какво се различава планиращият календар от онлайн календара (напр. Google Calendar)?
Тези два вида приложения имат различни цели:
календарът ви позволява да планирате събития (например срещи) и служи за напомняне за тях,
онлайн планиращото устройство също ви позволява да планирате събития (напр. да добавяте задачи, да задавате напомняния, да добавяте събития, да редактирате събития, да добавяте бележки), но освен това разполага с мощни функции за планиране на работата. Такива функции могат да включват управление на наличността, проследяване на зависимостите между задачите, проследяване на времето и анализ на проекта.
Можете да кажете, че онлайн инструментите за календари също могат да ви помогнат да планирате работата си. И това е вярно, поне за лична употреба. Когато обаче трябва да определяте крайни срокове или да създавате график за екипа си (или за няколко екипа), ще ви трябват повече функции, отколкото предлагат повечето календари.
Нека поговорим за ползите: какви са осезаемите ползи от използването на онлайн календари? Решихме да ги разделим на няколко категории:
Чудили ли сте се някога колко часа вашият екип прекарва в ненужни разговори относно текущите или предстоящите си задачи? Apptension, компания от 50 души компания за разработка на софтуер е изчислил, че всеки месец е губил над $11k за въпроси като "какво да работя днес?", "одобрена ли е молбата ми за отпуск?". С помощта на онлайн календарен планиращ инструмент те са успели да намалят този брой с почти $10k!
Когато решите да въведете онлайн планшет във вашата организация/екип, той се превръща в единствен източник на истината за графици, проекти, напредък, отговорности и т.н. В много от планиращите програми лявата страна на интерфейса включва колона с назначени лица за проследяване на напредъка в работата и планиране на задачите. От съществено значение, особено за разпределените екипи, е да има прозрачен преглед на работата, която се извършва в екипа.
Назначаване (резервиране) на служители въз основа на умения и наличност. Всеки седмичен преглед и назначение се появяват в онлайн календара за планиране. [Източник: Teamdeck]
Препоръчваме ви да използвате онлайн планиращи програми, вместо да планирате работата в Excel или на хартия. Причината е, че когато настъпи промяна - а тя почти неизбежно ще настъпи - можете бързо да реагирате и лесно да редактирате плана с помощта на интерактивен инструмент. Електронните таблици и текстовите документи могат бързо да остареят, ако не ги актуализирате редовно.
Представете си, че вашата компания изпълнява няколко проекта едновременно. Всеки ръководител на проект трябва да събере екип и да насрочи датата на стартиране на проекта в зависимост от тяхната наличност. С помощта на календарен планиращ модул те могат да видят какво планират другите PM и да избегнат конфликти при планирането на проекта.
Проект и планиране на ресурсите приложенията са инструменти за изграждане на щастлив екип. Служителите искат да знаят какви са предстоящите им задачи. Те също така се чувстват по-добре, когато мениджърите могат да видят и планират според тяхната наличност или натовареност. Шансовете за извънреден труд или недостатъчно натоварване са много по-малки, когато използвате надежден онлайн планиращ продукт. Прочетете как да измервате използване на ресурсите и ролята му в процесите на управление на проекти.
След като вече знаете основните предимства на планирането на работата с помощта на инструменти за онлайн календари, искаме да ви покажем как можете да го направите на практика с помощта на Teamdeck.
Teamdeck е онлайн календар (или - софтуер за управление на ресурсите, ), който съчетава функционалностите на онлайн календар с други мощни функции като проследяване на времето, управление на отсъствията и отчитане на проекти.
Ето как планирането на седмицата за вашия екип може да бъде по-лесно с Teamdeck:
Преди да започнете да изготвяте седмичния си план, трябва да се запознаете с наличностите на екипа си. Това е лесно: всичко, което трябва да направите, е да проверите ресурсен календар.
Можете също така да използвате персонализирани полета за събиране и организиране на допълнителна информация, като например роли, отговорности и специфични атрибути на проекта.
Тук можете да проследявате подробности за наличността на екипа си на две различни нива:
ежедневна наличност/работно време (това е особено полезно, ако работите със служители на непълно работно време и лица на свободна практика),
планирани отпуски и различни видове почивки (напр. отпуск по майчинство).
Можете също така да проверите текущите задачи на хората и да видите дали са назначени на някакви проекти и за колко време. Когато хората вече са натоварени с много задачи, може да искате да не ги затрупвате с още работа.
[/vc_column_text]
След като определите служителите, които биха могли да се включат в проекта ви, можете лесно да им го възложите. Можете също така да добавяте етикети и бележки към резервацията: използвайте ги, за да уведомите другите мениджъри, че тази задача е предварителна или, напротив, много спешна.
Като ръководител на проект или ръководител на екип трябва да държите пръста си на пулса и да следите напредъка на проекта си всеки ден. Прегледът само на планираната работа няма да ви даде всички отговори. Ето защо потребителите на Teamdeck могат да записват времето, което са прекарали по даден проект. С лесния достъп до тази информация е лесно да сравнявате прогнозите с актуалните данни и да правите преглед и на двете:
Използвайте доклади за състоянието на проекта като тази, за да вземате по-добри решения, свързани с екипа.
Служителите ви вероятно използват много различни приложения, за да улеснят работата си: чатове, календари, инструменти за проследяване на работното време и задачите. Можете лесно да интегрирате Teamdeck с много популярни инструменти и да направите планирането и управление на ресурсите на проекта по-ефективни процеси, например:
Смятате ли, че Teamdeck може да бъде подходящият онлайн календар за планиране на вашия екип? Присъединете се към над 3500 клиенти, които използват нашето приложение всеки ден. Започнете безплатната си 14-дневна пробна версия тук. Можете да останете на безплатния план завинаги, ако екипът ви се състои от до 6 души. Насърчаваме по-големите екипи да участват в нашия персонализиран процес на въвеждане: насрочете разговор с Аниела, нашия експерт по успех на клиентите.
Календарът на ресурсите (или календарът за управление на проекти, или календарът за планиране на проекти, софтуерът за планиране на ресурсите) ви позволява да планирате, управлявате и разпределяте ресурсите по-ефективно и ефикасно - особено ако Microsoft Excel е имал водеща роля във вашето...
Каква е крайната цел на ръководителите на проекти? Да изпълняват успешно проектите си. Самите мениджъри на проекти признават, че това не се случва често: според последното проучване Pulse of the Profession по-малко от 60% от проектите са завършени или...
Управлението на капацитета е стратегия, използвана от предприятията, за да се използва по най-добрия начин ефективността на производството по отношение на търсенето на услуга или продукт. Крайната цел на управлението на капацитета е да: да се идентифицират и...