Концепцията за фактурираните часове определено е позната на компаниите, които фактурират на своите клиенти почасово. Софтуерните консултантски фирми и агенции често работят на така наречената база "време и материали". Това означава, че те трябва да проследяват времето, което членовете на екипа прекарват в работа с клиенти, и да издават фактури въз основа на проследените часове.
Какво ще получите благодарение на тази статия:
Не всички часове, които служителите записват, обаче са платени часове. Работата по предложения за потенциални клиенти, участието в обучения, участието в работни срещи - всичко това може да се счита за часове, които не подлежат на фактуриране. Естествено, като собственик на бизнес искате да следите работата на екипа си и има много съществени ползи от изчисляването на часовете, за които се издава фактура, и тези, за които не се издава фактура.
Защо трябва да изчислявате часовете, за които се издава фактура, и времето, за което не се издава фактура?
Като начало, като знаете точната разбивка на отработените часове, можете да издавате точни фактури на клиентите си. Друга полза от проследяването на времето, прекарано в различни дейности, е, че можете да оцените почасовата ставка и хонорарите на вашата компания. Дали таксите не са твърде ниски, за да бъдат проектите ви печеливши?
И накрая, знаейки колко време служителите ви прекарват в изпълнение на задачи, за които се издават фактури, и на такива, за които не се издават фактури, ще ви помогне да намерите области за подобрение в организацията си. Ако хората прекарват много часове в седене на срещи, които не са платени, може би трябва да се съсредоточите върху преподаването на ефективно управление на срещи. Видимост към работата на вашия екип работни листове ви позволява да оптимизирате процесите в компанията и да подобрите резултатите си.
Teamdeck е Софтуер за управление на ресурсите Saas който помага на компаниите да планират и измерват работата на екипите си. Десетки агенции, софтуерни къщи и продуктови екипи използват Teamdeck за като софтуер за планиране на ресурсите, система за управление на отпуските, или само най-добър служител софтуер за проследяване на времето.
За да изчислите часовете, за които може да се издаде фактура, и часовете, за които не може да се издаде фактура, с Teamdeck, ще използвате данните, събрани от работните листове на служителите си.
Проследяване на работното време и изчисляване на платените часове с Teamdeck е лесно и удобно. Членовете на екипа могат да използват в реално време мобилно проследяване на времето или да въвеждат ръчно своите записи за време.
Как да започнете? Регистрирайте се за да получите 30-дневен безплатен пробен период и да изпробвате приложението. Планът за екипи, по-големи от двама души, струва $3,99 на член на екипа на месец, с включени всички функции. Екипът на Teamdeck ще ви помогне с безпроблемното включване на екипа ви и ще получите акаунт на компанията си в рамките на един ден.
Когато се регистрирате в Teamdeck, получавате достъп до богат набор от отчети, където можете да създавате доклади за състоянието на проекта, проект шаблони на бюджетни отчети, и шаблони на отчети за заплатите на служителитеи други. В нея можете да следите и часовете, за които екипът ви е платил.
Преди да разгледаме подробно отчета за платените часове, нека обясним как Teamdeck може да разпознава платените и неплатените часове.
Всеки път, когато някой регистрира времето си - ръчно или чрез система за проследяване на времето "старт-стоп", той може да добави етикети на таблицата за работното време към тяхното вписване. Тези тагове могат да се конфигурират на ниво компания и могат да се състоят например от:
По същество трябва да дефинирате етикет за всяка категория работни часове, която искате да можете да анализирате по-късно.
Отчетите на Teamdeck ви позволяват да разбиете проследеното време на екипа си въз основа на тези етикети, включително времето, за което се издават фактури, и времето, за което не се издават фактури. Нека видим как работи това.
[/vc_column_text]
Влезте в Teamdeck, отидете в менюто "Отчети" и кликнете върху иконата плюс в долния десен ъгъл, за да създадете нов отчет. Тук ще можете да изберете шаблон за отчет. В тази публикация в блога ще ви покажем как да създадете отчет за платени часове от нулата, така че кликнете върху "Създаване на потребителски".
Ще видите празен отчет. Дайте му име и изберете диапазона от дати, който искате да анализирате.
Сега нека щракнем върху "Add a table" (Добавяне на таблица), за да заредим някои данни. Ще видите таблица по подразбиране с всички проекти на вашата компания и някои предварително дефинирани колони. Можете да премахнете всички колони, с изключение на "Таймсхетс". Можете също така да филтрирате информацията, видима в таблицата, за да видите например само един конкретен проект. Засега обаче нека оставим всички тях там:
Ще забележите, че до всеки проект има малка икона със стрелка. Ако щракнете върху нея, ще можете да разширите данните от таблицата за работното време. По подразбиране ще видите имената на хората, работещи по даден проект, и след това дните. Можем да променим тези настройки, за да виждаме часовете, които се заплащат, и тези, които не се заплащат.
Щракнете върху иконата "групиране" в горния десен ъгъл на таблицата. Сега трябва да можете да плъзгате и пускате различни размери на данните. Да речем, че искаме да видим фактурираните часове по проекти и след това да ги разделим по седмици. Плъзнете "Тагове на часовия лист" и "седмици" в лявата част на редактора за групиране. Готови ли сте? Щракнете върху "приложи".
Сега, когато щракнете върху иконата със стрелка до всеки проект, ще видите разбивка на етикетите на работното време, включително часовете, които не подлежат на фактуриране, и тези, които подлежат на фактуриране.
След като получите отчет, показващ часовете на екипа ви в Teamdeck, можете лесно да изчислите колко пари трябва да фактурирате на клиентите си. Всичко, което трябва да направите, е да добавите почасовата ставка на екипа си към отчета.
Добавете две нови колони в отчета. Започнете, като щракнете върху "Метрики" и след това изберете "Добавяне на потребителска" и "Добавяне на колона с потребителски стойности". Дайте име на новата колона (напр. "Курс") и изберете тип данни "валута". Ще се появи нова колона, в която можете да записвате данни като в клетките на електронна таблица.
Можете да въведете различна почасова ставка за всеки проект или дори за всеки член на екипа, работещ в рамките на тези проекти. На снимката виждате фиксирана ставка, зададена за целия проект "Candy arcade app".
Сега е време да изчислите стойността на фактурата въз основа на броя на подлежащите на фактуриране часове и ставката за един час работа. Добавете още една колона, като отидете в "Метрики", но този път изберете "Добавяне на потребителска" и "Добавяне на потребителско поле за изчисление". Дайте име на колоната (напр. "Разходи"), задайте типа данни "Валута" и въведете следната формула:
(Таблици за времето: Време/60) * Потребителски стойности: Rate
Уверете се, че сте разделили часовия лист на 60, тъй като данните се съхраняват в нашата система в минути, а не в часове.
Ето го и него! В таблицата ви вече трябва да се показва точната цена на услугите, която можете да посочите във фактурата:
Ефективното планиране на ресурсите е ключова цел за предприятия от всякакъв мащаб, независимо дали работят онлайн или в традиционни отрасли. Като се има предвид голямото разнообразие от предприятия, които се нуждаят от планиране на ресурсите, е трудно да се предостави универсална препоръка...
Отборите по целия свят се сблъскват с подобни предизвикателства, когато става въпрос за планиране на графика на техния отбор. Създаването на план на проекта е трудно само по себе си, а актуализирането му и реагирането на промени е още по-трудно...
Една от най-трудните задачи за собствениците на предприятия и мениджърите на ресурси е планирането на смените. Планирането на това кой кога и на какво да работи, в зависимост от личните му предпочитания и...