عندما تعمل على عدة مشاريع في وقت واحد، فمن الطبيعي أن تصبح الأمور فوضوية بعض الشيء، أليس كذلك؟
ومع ذلك، لديك الكثير من الحلول في السوق لإبقاء مشاريعك على المسار الصحيح والتأكد من تخطيط عمل فريقك بشكل جيد. غالبًا ما يستخدم مديرو المشاريع برنامج تخطيط المواردولكن ماذا عن تطبيقات إدارة الموارد؟ هل من الضروري الاستثمار في كلا النوعين من الحلول؟
في منشور المدونة هذا، سوف نشارك بعض المؤشرات التي يجب أن تفكر شركتك بجدية في تطبيق برنامج إدارة الموارد لتخطيط وإدارة عمل فريقك بشكل أفضل.
بالنسبة لكل علامة من العلامات التي نناقشها أدناه، ستوضح لك أيضًا كيف يمكن أن يساعدك تطبيق قوي لإدارة الموارد.
قبل أن نناقش المشاكل الخاصة التي تواجهها الشركات، دعونا نلخص بإيجاز ما هي أدوات إدارة الموارد.
يساعدك برنامج إدارة الموارد على تخطيط عمل فريقك بشكل أفضل وقياس النتائج. وكما يوحي الاسم، ينصب التركيز هنا على فريقك:
تتضمن معظم تطبيقات إدارة الموارد ميزات لتخطيط الموارد وتخصيصها. يمكنك أيضاً العثور على أدوات أكثر شمولاً مثل Teamdeck، الذي يجمع بين جدولة الموارد وتتبع الوقت وإدارة الإجازات. إذا كنت ترغب في التحقق من ذلك، يمكنك سجِّل للحصول على نسخة تجريبية مجانية.
والآن، دعنا نتحدث عن التحديات التي قد تواجهها:
هناك أسباب متعددة لفشل المشاريع، ولكن إدارة الموارد يمكن أن تساعدك إلى حد كبير في إنجاز مشاريعك بنجاح.
أولاً وقبل كل شيء، تحتاج إلى النظر في تخصيص الموارد و التأكد من أن الأشخاص المناسبين يعملون على المشاريع الصحيحة. ليس من السهل القيام بذلك عندما يكون لديك فريق كبير ومحفظة مشاريع كبيرة. من أجل ضمان اختيار أفضل الموظفين الممكنين لمشروع معين، من المفيد أن يكون لديك فريق عمل على مستوى الشركة تقويم الموارد.
مثل هذا التقويم يجعل من السهل معرفة الموظفين المتاحين للانضمام إلى مشروعك. علاوة على ذلك، ستساعدك أداة تخطيط الموارد الجيدة على تصفية أعضاء الفريق حسب المهارات أو الأقدمية أو الموقع. وبناءً على ذلك، يجب أن تكون قادراً على تخصيص الأشخاص المناسبين للمشروع.
هناك سبب آخر لفشل المشاريع وهو عدم القدرة على مراقبة تقدمها. غالبًا ما تسمح لك برامج إدارة المشاريع بإنشاء مخططات جانت لتوضيح الجدول الزمني للمشروع. ومع ذلك، يجب عليك أيضًا تتبع عمل فريقك من خلال الجداول الزمنية. لماذا؟ على سبيل المثال، عندما ترى أن الأشخاص يقضون وقتًا أطول بكثير مما هو مخطط له في مهمة معينة، فقد يكون ذلك علامة على أن المشروع بأكمله قد يتأخر.
لماذا استخدام الموارد مهم جداً لرفاهية فريقك وحالة مشاريعك؟ فمن ناحية، بصفتك صاحب عمل، فأنت لا تريد أن يكون فريقك مرهقًا بالعمل. ومن ناحية أخرى، يتيح لك برنامج تخطيط الموارد مثل Teamdeck أن تكتشف على الفور الوقت الإضافي في الجداول الزمنية لموظفيك ومراقبة عبء العمل في الوقت الفعلي
يعد الاستخدام المتوازن للموارد أمرًا بالغ الأهمية أيضًا من منظور العمل. لا يمكنك ببساطة أن تتحمل وجود أشخاص في فريقك ليس لديهم ما يكفي من العمل. أعضاء الفريق أنفسهم هم أيضًا من المحتمل أن يصاب بالإحباط حول عدم وجود مهامهم. لسوء الحظ، قد يفوتك بعض الأشخاص بسهولة عندما لا يكون لديك أداة مركزية لجدولة الموارد. يعد قياس استخدام الموارد في فريقك بانتظام أمرًا ضروريًا للحفاظ على رضا موظفيك وعلى ربحية عملك.
كيف تعرف ما إذا كانت مشاريعك تسير على ما يرام؟ يعد التحقق من قسم "تم إنجازه" في مدير مهام فريقك أحد الخيارات، لكننا نقترح عليك أيضًا الانتباه إلى الوقت الذي يقضيه فريقك في مشروع معين.
من الجيد أن تقارن ساعات المشروع المقدرة بالوقت الفعلي الذي يتتبعه فريقك. من الناحية المثالية، يمكنك النظر إلى القيم المتغيرة بمرور الوقت. ألقِ نظرة على هذا الرسم البياني الذي تم إنشاؤه في مجموعة تقارير مشروع Teamdeck:
تمثل الأشرطة الخضراء الداكنة حجوزات فريقك - الساعات المقدرة. الأشرطة الخضراء الفاتحة هي الساعات الفعلية المسجلة عبر تطبيق تتبع الوقت. يمكنك أن ترى أنه منذ بداية المشروع كان الأشخاص يتتبعون ساعات أكثر قليلاً من الساعات المقدرة في البداية. كان الفرق بين التقديرات والساعات الفعلية واضحاً ولكنه لم يكن كبيراً. لكن في 17 يناير، تتبع الفريق ضعف عدد الساعات التي تم تقديرها. بالنسبة للمديرين، هذا مؤشر على وجود شيء ما في المشروع. ربما كان هناك طلب تغيير غير متوقع من العميل؟ أو ربما كانت إحدى المهام أصعب بكثير مما كان متوقعاً؟ من المؤكد أن بضع ساعات إضافية لا ينبغي أن تكون مشكلة كبيرة في المخطط الكبير للأشياء ولكن تخيل أن يستمر هذا الوضع لأسابيع أو أشهر. بدون استخدام برنامج تتبع الوقت ومراقبة برنامج إدارة الموارد الخاص بك، قد لا تلاحظ أن المشروع لا يسير على المسار الصحيح.
تستخدم معظم الشركات نوعاً من تطبيقات إدارة المشاريع. قد تكون لوحة كانبان بسيطة أو حلاً شاملاً مع إمكانات تخطيط الموارد. ومع ذلك، إذا كانت أداة إدارة المشاريع الخاصة بك تركز فقط على المهام ومعالم المشروع، فستحتاج إلى تطبيق آخر لإدارة مشروعك وفريقك بشكل جيد.
لحسن الحظ، عادةً ما تحتوي أدوات إدارة الموارد على عمليات تكامل مدمجة مع تطبيقات إدارة المشاريع، أو واجهة برمجة تطبيقات عامة، أو زابير التطبيقات.
قد يكون هذا هو الحال لعدة أسباب. لقد ذكرنا بالفعل تخصيص الموارد كتحدٍ كبير لمديري المشاريع. وهناك مشكلة أخرى هي أن العديد من الشركات تعمل على مشاريع متعددة في وقت واحد. وبدون أداة تخطيط الموارد، قد تقوم بسهولة بحجز مزدوج للأشخاص أو تتسبب في تعارضات جدولة المشروع. أخيرًا، يكون تخطيط المشروع صعبًا للغاية عندما لا يكون لديك رؤية واضحة لتوافر الموظفين والغياب المخطط له. تخيل أن تحجز مبرمجًا لمشروع سريع الوتيرة لتكتشف أن لديه إجازة لمدة أسبوعين في منتصف المشروع مباشرةً.
كما يمكنك أن تتخيل، يمكن لتطبيقات إدارة الموارد أن تغنيك عن كل هذه المشاكل، طالما أنها توفر ميزات إدارة الإجازات بالإضافة إلى إمكانات تخطيط الموارد.
باستخدام Teamdeck، يمكنك عرض جداول الجميع وتوافرهم وإجازاتهم. بهذه الطريقة، يمكنك التخطيط لمشاريعك بمزيد من الثقة. ماذا لو اضطررت لإجراء تغييرات؟ يحتوي Teamdeck على خاصية السحب والإفلات oمخطط التقويم على الإنترنت، حتى تتمكن من تعديل الجدول الزمني بسهولة والعودة إلى إدارة فريقك.
أنت تعلم بالفعل أن بعض أدوات تخطيط الموارد تجمع بين الجدولة وإدارة الإجازات (نظام إدارة الإجازات). هذه فرصة رائعة للارتقاء بعمليات الموارد البشرية في شركتك إلى المستوى التالي.
لسوء الحظ، لا تزال العديد من الفرق تعتمد على جداول البيانات والتواصل غير المنظم لإدارة الإجازات. وهي ليست فعالة بالنسبة لأي شخص مشارك في العملية: يجد الموظفون أن إرسال طلب الإجازة يستغرق وقتاً طويلاً، وقد يضيع المديرون بسهولة في هذه الفوضى.
ونتيجة لذلك، قد يكون لدى مديري المشاريع رؤية ضئيلة جدًا لتوافر الموارد والغياب المخطط له. وبالطبع، قد يؤدي ذلك إلى أخطاء مكلفة في الجدولة. الإدارة الفعالة للموارد ولا يمكن التخطيط للقدرات إلا عندما تعرف من هم أعضاء فريقك المتاحون ومتى يكونون متاحين.
مع Teamdeck، يمكن للموظفين طلب إجازة ببضع نقرات فقط. تظهر كل حالة غياب مقبولة في تقويم الموارد، بحيث يمكن لمديري المشاريع أخذها في الاعتبار عند التخطيط لمشاريع جديدة.
من الضروري فهم عدد الساعات القابلة للفوترة وغير القابلة للفوترة التي تتبعها فرقك من أجل مراقبة ربحية المشروع. بمجرد أن ترى توزيع الساعات، يمكنك محاولة البحث عن التحسينات، على سبيل المثال، تقليل الساعات غير القابلة للفوترة عن طريق زيادة فعالية اجتماعات فريقك.
كيفية حساب الساعات القابلة للفوترة؟ في Teamdeck، يمكن للموظفين تعيين علامات مثل "غير قابلة للفوترة" لإدخالاتهم الزمنية عند تتبع الوقت. كل ما عليك فعله كمدير هو إنشاء تقرير بسيط لتحليل الفرق أو المشاريع المحددة. والأكثر من ذلك، يمكنك استخدام نفس التقرير لحساب رواتب الموظفين أو المبلغ المالي الذي يجب أن تتقاضاه من عميلك.
نأمل أن ترى أن برنامج إدارة الموارد يمكن أن يكون إضافة رائعة إلى مجموعة أدوات فريقك. الآن، عليك أن تجد الأداة المناسبة لفريقك. نقترح البدء بقراءة نظرة عامة على أدوات تخطيط الموارد الشائعة. استخدمه لمقارنة ميزات وأسعار الأدوات السحابية المختلفة المتوفرة في السوق.
ربما أعجبك ما رأيته في منشور المدونة هذا وتريد معرفة المزيد عن Teamdeck على وجه الخصوص؟ حدد موعداً لمكالمة مع أنيلاخبيرة نجاح العملاء لدينا. ستعرض لك أهم ميزات Teamdeck وتشرح لك كيف يمكنك تحسين عمليات شركتك من خلال تبني إدارة الموارد.
يُعد التخطيط الفعال للموارد هدفًا حاسمًا للشركات من جميع الأحجام، سواء كانت تعمل عبر الإنترنت أو في الصناعات التقليدية. ونظراً للتنوع الكبير في الأعمال التجارية التي تتطلب تخطيط الموارد، فمن الصعب تقديم توصية واحدة تناسب الجميع...
تواجه الفرق في جميع أنحاء العالم تحديات مماثلة عندما يتعلق الأمر بتخطيط الجدول الزمني لفريقهم. إن وضع خطة المشروع أمر صعب في حد ذاته، كما أن تحديثها والتفاعل مع التغييرات أمر أكثر صعوبة...
بصفتنا شركة برمجيات، اختبرنا العديد، وربما أفضل تطبيقات إدارة الوقت. في مجال تكنولوجيا المعلومات والبرمجيات - التي تضم في معظمها عملاء من الولايات المتحدة الأمريكية والمملكة المتحدة - اعتدنا على العمل مع...