يعد تتبع ربحية المشاريع أمرًا ضروريًا للوكالات أو شركات البرمجيات أو الاستشارات من أي نوع. عندما تعمل مع عملاء متعددين على تسليم مشاريع متعددة، عليك ببساطة أن تتأكد من أن جهودك تدر أرباحاً. علاوة على ذلك، سيساعدك تحليل ربحية مشاريعك على تحسين استراتيجية التسعير والتدفقات النقدية المستقبلية. فقد يتّضح، على سبيل المثال، أنك تتقاضى رسومًا قليلة جدًا أو أنك تضع الكثير من الساعات التي لا يمكن فوترتها.
ماذا ستتعلم من هذا المقال:
الأمر هو أنك تريد أيضًا تتبع الربحية أثناء تنفيذ المشروع، وليس بعد انتهائه. لماذا؟ لأنك كلما أسرعت في اكتشاف مجالات التحسين، على سبيل المثال، أن موظفيك يقضون الكثير من الوقت غير المدفوع في اجتماعات العملاء، يمكنك معالجة هذه المشكلات.
هل تحتاج إلى أدوات محاسبية متخصصة لمراقبة أرباح مشروعك؟ ليس بالضرورة. في منشور المدونة هذا، سنوضح لك كيف يمكن لجدولة الموارد و برنامج تتبع وقت الموظفين, تيم ديك، يمكن أن تكون أداة مفيدة لمراقبة تكاليف المشروع وأرباحه.
قبل أن تبدأ في إنشاء تقرير ربحية مشروعك، تحتاج إلى اشترك في Teamdeck (يمكنك تجربته مجاناً لمدة 7 أيام، دون الحاجة إلى بطاقة ائتمان). ستكون في صحبة رائعة: أكثر من 3500 عميل من الوكالات التفاعلية وشركات البرمجيات والشركات الناشئة استخدام Teamdeck لتخطيط وإدارة عمل فرقهم كل يوم.
والآن، دعنا ننتقل إلى تقرير ربحية المشروع. سنغطي نوعين نموذجيين من ميزانيات المشاريع: السعر الثابت والوقت والمواد. 
عندما تعمل بميزانية ثابتة، كل ما عليك فعله هو تتبع تكاليف مشروعك وطرحها من السعر الإجمالي. عادةً ما يكون تتبع النفقات مثل تراخيص البرمجيات أو تكاليف السفر أمراً سهلاً نسبياً، حيث يتحكم قسم المحاسبة فيها. ومع ذلك، فإن الجزء الأكبر من تكلفة مشروعك يكمن في عمالة فريقك. كيف يمكن تتبع هذه التكاليف؟
أسهل طريقة للقيام بذلك هي احتضان تتبع الوقت في شركتك. يحتوي على العديد من المزاياأحدها أن تراقب نفقات المشروع بدقة. وبالطبع، لكي تكون جداولك الزمنية موثوقة، يجب على فريقك تتبع وقتهم بانتظام، ومن الناحية المثالية في الوقت الفعلي. توفر أدوات قوية لتتبع الوقت مثل Teamdeck أدوات مريحة متتبعات وقت الفريق للويب و الهاتف المحمول الأجهزة.
عندما يتتبع فريقك الوقت الذي يقضيه في مشاريع مختلفة، يمكنك بسهولة إنشاء تقرير تكلفة المشروع في Teamdeck
1. انتقل إلى مجموعة التقارير في شريط القوائم العلوي وانقر على أيقونة "إنشاء جديد" زائد. اختر خيار "إنشاء مخصص"، لأننا نريد إنشاء تقرير من الصفر دون استخدام قالب.
2. أضف جدولاً جديداً. بشكل افتراضي، سيعرض جميع مشاريع شركتك مع بيانات حول الجداول الزمنية والحجوزات والإجازات. من أجل تتبع تكاليف عمل فريقك، تحتاج فقط إلى الجداول الزمنية، لذا يمكنك إزالة الأعمدة الأخرى. يجب أن يبدو جدولك بهذا الشكل (فقط مع إدراج مشاريعك في العمود الأيسر):
[/vc_column_column_text]
3. بما أنك تريد تتبع تكاليف مشروع واحد فقط، يمكنك تصفية المشاريع الأخرى. انقر على "فلاتر"، ثم أضف واحدة جديدة من المفترض أن تصفي المعلومات حسب أسماء المشاريع. أدخل اسم المشروع الذي تريد تحليله وانقر على "تطبيق".
4. الخطوة التالية هي حساب التكاليف الناتجة عن كل موظف يعمل في هذا المشروع. يمكنك رؤية الجداول الزمنية الخاصة بهم عند النقر على السهم الصغير في الجدول، بجوار اسم المشروع:
5. سنفترض أن كل واحد منهم لديه معدل مختلف للساعة. دعنا نضيف عمودًا جديدًا حيث يمكننا إدخال تلك القيمة. انتقل إلى المقاييس -> إضافة مخصص -> إضافة عمود قيم مخصصة. ثم أدخل اسم العمود الجديد (لنقل: "معدل الساعة الداخلي") واختر نوع بيانات العملة. سترى عمودًا جديدًا يظهر في جدولك بخلايا فارغة.
6. يعمل عمود القيم المخصصة مثل عمود جدول البيانات. يمكنك النقر على خلية وإضافة رقم يدوياً هناك. دعنا نملأ هذا العمود بمعدلات فريقك. يمكنك ترك الصف الأول فارغًا لأنه ليس لدينا معدل قياسي للساعة للفريق بأكمله.
7. والآن، دعنا نضيف عموداً يقوم بحساب التكاليف الناتجة عن كل موظف يعمل في هذا المشروع. أضف عمودًا جديدًا ولكن هذه المرة، بدلًا من اختيار "عمود قيم مخصصة"، ستختار "إضافة حقل حساب مخصص"، لأننا نحتاج إلى إجراء بعض العمليات الحسابية هنا.
قم بتسمية عمودك (على سبيل المثال، "التكاليف")، واختر نوع بيانات العملة، وأدخل الصيغة:
(الجداول الزمنية: الوقت / 60) * قيم مخصصة: المعدل الداخلي للساعة
عندما تبدأ في كتابة أسماء الأعمدة الخاصة بك، سيقترح Teamdeck الحقل المناسب لوضعه في الصيغة. تذكّر بشأن قسمة الجداول الزمنية على 60 إذا كنت تريد العمل على الساعات - يتم تخزين الوقت في نظامنا على هيئة دقائق.
ها قد حصلت عليها - عمود جديد بالتكاليف المخصصة لكل موظف.
8. آخر شيء نريد القيام به هو جمع كل قيم التكاليف الفردية في صف "الإجمالي". انقر فوقه وأدخل الصيغة التالية:
= مجموع(متداخلة(المجموعة: الأشخاص، الصيغ المخصصة: التكاليف))
مرة أخرى، أثناء كتابة القيم، سيقترح Teamdeck أسماء الأعمدة المطابقة.
هذا كل شيء! لديك تقرير تكاليف المشروع الدقيق، والذي يمكنك مقارنته بميزانيتك الثابتة لمعرفة ربحية المشروع.
هل يمكنك إنشاء مثل هذا الجدول في جدول بيانات Excel؟ نعم، لكنه سيتطلب تحديثات منتظمة مع استمرار الناس في تتبع وقتهم. مع Teamdeck، تحصل دائمًا على بيانات دقيقة للجداول الزمنية حتى تتمكن من تتبع التكاليف في الوقت الفعلي تقريبًا. إنه أكثر ملاءمة وأسرع بكثير من الاحتفاظ بتقرير يستند إلى جدول بيانات.
عندما تفرض رسومًا على عملائك بناءً على نموذج الوقت والمواد، فمن المحتمل أنك تقوم بالفعل بتتبع وقت فريقك. من الضروري أن يكون لديك بيانات دقيقة للجداول الزمنية من أجل إصدار فواتير دقيقة للعملاء.
باستخدام Teamdeck، يمكن لأعضاء فريقك تتبع وقتهم بسهولة، ويمكنك مراقبة أرباح مشروعك بدقة كبيرة. بمجرد أن يقوم شخص ما بإدخال إدخال وقت جديد في جدوله الزمني، سيحتوي تقرير ربحية مشروعك على معلومات محدثة.
يتطلب منك إنشاء تقرير يحسب أرباح مشروعك أن تكرر الخطوات من 1 إلى 6 من تقرير السعر الثابت الموضح في الجزء الأول من منشور المدونة هذا.
عند هذه النقطة، يكون لديك جدول يوضح الجداول الزمنية لفريقك وأسعارهم الداخلية بالساعة (أي المال الذي تدفعه لهم مقابل كل ساعة عمل). حان الوقت الآن لإضافة عمود لمعدلات أجورهم الخارجية بالساعة (أي المال الذي تتقاضاه من عميلك مقابل ساعة عمل موظف معين). يمكنك القيام بذلك عن طريق إضافة عمود قيم مخصصة جديدة وكتابة القيم في الخلايا.
ربح شركتك هو الفرق بين المعدل الخارجي والمعدل الداخلي. دعنا ننشئ عمودًا يحسب الربح ونضربه في ساعات عمل موظفيك في هذا المشروع. أضف "حقل حساب مخصص" جديد. قم بتسميته (على سبيل المثال، "الأرباح")، اختر نوع العملة، وأدخل الصيغة التالية:
(القيم المخصصة: المعدل الخارجي للساعة - القيم المخصصة: المعدل الداخلي للساعة) * (الجداول الزمنية: الوقت/60)
آخر ما عليك فعله هو جمع أرباح موظفيك في صف الإجمالي. انقر عليه وأدخل:
يجب أن يبدو جدولك النهائي بهذا الشكل:
بالطبع، يمكنك مزيد من التخصيص عن طريق تصفية المعلومات أو إضافة أعمدة جديدة. تقارير Teamdeck قوية جدًا، لذا يجب أن تكون قادرًا على تكييفها وفقًا لاحتياجات مؤسستك.
هل ترغب في الدردشة حول إضافة Teamdeck إلى مجموعة إدارة المشاريع في شركتك؟ حدد موعداً لمكالمة مع أنيلاخبيرة نجاح العملاء لدينا. ستطلعك على التطبيق وتساعدك على إعداده لفريقك.
يُعد التخطيط الفعال للموارد هدفًا حاسمًا للشركات من جميع الأحجام، سواء كانت تعمل عبر الإنترنت أو في الصناعات التقليدية. ونظراً للتنوع الكبير في الأعمال التجارية التي تتطلب تخطيط الموارد، فمن الصعب تقديم توصية واحدة تناسب الجميع...
عادة ما تبذل الشركات الكثير من الجهد في تخصيص الموارد. فأنت تريد أن تبقي الجميع مشغولين مع التأكد من أن مهامهم ذات قيمة (وهو ما يعني في كثير من الأحيان أن تكون مدفوعة الأجر) للشركة. يصبح الأمر صعبًا حقًا عندما يكون فريقك...
تواجه الفرق في جميع أنحاء العالم تحديات مماثلة عندما يتعلق الأمر بتخطيط الجدول الزمني لفريقهم. إن وضع خطة المشروع أمر صعب في حد ذاته، كما أن تحديثها والتفاعل مع التغييرات أمر أكثر صعوبة...