عندما تكون مدير مشروع أو قائد فريق، فإنك تحتاج دائمًا إلى تتبع تكاليف مشروعك. لا يهم ما إذا كان مشروعك مشروعًا داخليًا أو مشروعًا يرعاه أصحاب المصلحة الخارجيين: فمعرفة مقدار التكاليف التي أنشأها تسمح لك بقيادة فريقك بشكل أفضل وربما تحسين خطة إدارة التكاليف.
ما الذي ستحصل عليه من هذه المقالة:
في هذه المدونة، سنقوم بما يلي توضح لك كيفية تتبع نفقات المشروع باستخدام برنامج تخطيط الموارد Teamdeck. سنركز على التكاليف الناتجة عن أعضاء فريقك الذين يعملون في المشروع - سيكون هذا التحليل مفيدًا بشكل خاص للشركات التي تعمل على أساس الوقت والمواد، حيث يتم احتساب كل ساعة في الميزانية الإجمالية. من الواضح أن التكاليف الأخرى المتعلقة بالمشروع مهمة أيضًا، ولكن من الأسهل تتبعها.
في البداية، دعنا نلخص المزايا الرئيسية لاستخدام تطبيق قوي لتتبع ميزانية المشروع.
نعتقد أنه من الأسلم أن نقول أنك تدرك أهمية تتبع تكاليف المشروع. المشكلة هي أن العديد من الشركات لا تزال تعتمد على أدوات قديمة للتحكم في ميزانيات المشاريع، وأبرزها جداول البيانات. سنجادل بأن استخدام أداة تخطيط المشروعسواء كان برنامج إدارة المشاريع التسويقية أو التي تركز على الموارد مثل Teamdeck، تمنحك ميزة كبيرة.
أولاً، يجب أن تكون البيانات دقيقة وحديثة. بعد التخطيط للميزانية بعناية، يجب أن تكون قادرًا على معرفة ما إذا كان كل شيء يسير وفقًا للخطة. ليس من السهل الحفاظ على دقة جداول البيانات، خاصةً عندما يتعين عليك تتبع عمل العديد من أعضاء الفريق.
سيساعدك أن تطلب منهم ملء الجداول الزمنية، ولكنه قد يكون خياراً غير مريح، خاصةً إذا كان فريقك يعمل أثناء التنقل (على سبيل المثال، إدارة الفعاليات). Teamdeck هو مصدر واحد للحقيقة فيما يتعلق بـ الفريق عبء العمل و الجداول الزمنية.
يمكن لجميع الموظفين إدخال إدخالات الوقت المسجلة يدويًا أو استخدام متتبع الوقت المحمولأيهما أكثر راحة. يمكن لمديري المشاريع حساب تكاليف المشروع بسهولة بناءً على مقدار الوقت الذي يقضيه كل عضو من أعضاء الفريق في المشروع.
الجانب الآخر المهم لتتبع تكاليف المشروع هو القدرة على التعمق في البيانات بسرعة. قد ترغب في التحقق من النفقات التي أنشأتها فرق العمل المختلفة أو تقييم كيفية مقارنة الأسابيع المختلفة. تتيح لك التطبيقات التي تحتوي على ميزات إعداد تقارير المشروع القيام بذلك بسهولة دون قضاء الكثير من الوقت في إعادة تصميم التقرير. تقرير تكلفة مشروعك موجود دائماً ومُحدَّث دائماً، وجاهز لمزيد من التحليل أو المشاركة مع أشخاص آخرين.
[/vc_column_column_text]
أول ما عليك فعله هو إنشاء حساب Teamdeck. يمكنك اختبار التطبيق مجاناً لمدة سبعة أيام واستكشاف جميع الميزات خلال تلك الفترة، بما في ذلك تقارير المشروع القوية. قم بالتسجيل هنا.
قبل أن تتمكن من البدء في تحليل تكاليف مشاريعك، يجب أن يكون لديك بعض البيانات لتتبعها. بالنسبة لمستخدمي Teamdeck الجدد، هناك خياران هنا:
بمجرد حصولك على بعض البيانات لتحليلها، يمكنك التوجه إلى القائمة العلوية للتطبيق والنقر على "التقارير".
عند النقر على "إنشاء تقرير جديد"، يمكنك الاختيار بين تقارير القوالب أو إنشاء تقرير من الصفر. في هذا البرنامج التعليمي، سنبدأ بتقرير فارغ، لذا انقر على "إنشاء تقرير مخصص".
ملاحظة:: قالب يسمى ميزانية المشروع سيكون بديلاً جيداً لأغراض تتبع التكلفة والميزانية إذا كنت ترغب في الحصول على السبق هنا.
الآن بعد أن أصبح لديك تقرير مشروعك، تحتاج إلى تسميته وتحديد النطاق الزمني.
هل أنت مستعد؟ لنبدأ في إضافة المخططات والجداول إلى تتبع ميزانية المشروع التقرير.
تعد المقارنة بين التكاليف التقديرية والتكاليف الفعلية مخططًا مفيدًا في تقارير تتبع تكاليف مشروعك. في Teamdeck، يمكنك حساب التقديرات باستخدام حجوزات فريقك واستخدام جداولهم الزمنية كتكاليف فعلية. لنقم بإنشاء مخطط خطي بهاتين القيمتين:
من خلال النظر إلى هذا الرسم البياني، يمكننا أن نرى أن خط الجداول الزمنية قد تجاوز خط الحجوزات في مرحلة ما، وكان الوقت الفعلي المستغرق أعلى بكثير من التقديرات منذ ذلك الحين. إنها بداية جيدة لتحليل أكثر تعمقًا لميزانية المشروع.
ملاحظة: كما ترى، لا يظهر هنا في هذا الرسم البياني سوى مشروع واحد فقط من المشاريع. وذلك لأننا استخدمنا فلترًا وقررنا تحليل هذا المشروع بالذات فقط:
الآن، دعنا نضيف جدولاً يمكننا من خلاله حساب تكلفة المشروع بناءً على الجداول الزمنية لمواردنا.
ابدأ بإضافة جدول إلى تقريرك. بشكل افتراضي، سيحتوي بشكل افتراضي على عمودين، ولكن يمكنك إزالتها جميعًا باستثناء الجداول الزمنية. نحتاج الآن إلى إضافة عمودين جديدين - أحدهما لتحديد تكلفة العمل بالساعة ("سعر الساعة") والآخر للتكلفة الإجمالية ("تكاليف المشروع").
سيتألف كلا العمودين من قيم لا يتم تجميعها في Teamdeck افتراضيًا: نحتاج إما إلى إدخالها يدويًا (أسعار الساعة) أو إنشاء عملية حسابية تلقائية (لمضاعفة الوقت وتكاليف الساعة). انقر على "مقاييس" ثم "إضافة مخصص".
والآن، سترى ثلاثة خيارات مختلفة - دعنا نشرح لك سريعاً كيفية عملها:
دعونا نضيف الأعمدة الآن!
أولاً، انقر على "إضافة عمود قيمة مخصص" وأطلق عليه اسمًا (في حالتنا هذه هو "سعر الساعة"). بعد ذلك، اختر نوع البيانات التي سيتم تخزينها هنا.
عند حفظ هذا العمود، يجب أن يظهر في تقريرك. انقر على الخلية الفارغة واكتب قيمة ساعة عمل فريقك. لا يمكنك التوصل إلى قيمة واحدة هنا لأن جميع أعضاء فريقك لديهم أسعار مختلفة للساعة؟ لا تقلق! سنغطي هذا السيناريو بعد قليل.
في الوقت الحالي، لنقم بإضافة عمود للتكلفة الإجمالية للمشروع. انقر على "إضافة حقل حساب مخصص" واستخدم الصيغة التالية:
الجداول الزمنية: الوقت / 60 * قيم مخصصة: المعدل بالساعة
قد تتساءل لماذا نحتاج إلى قسمة القيمة الأولى على 60. السبب بسيط: يتم تخزين الجداول الزمنية في نظامنا على أنها دقائق، لذا لكي يتم التعامل معها على أنها ساعات، علينا أن نقسمها على 60.
طاولتك جاهزة:
ماذا لو كان لديك موارد بتكاليف مختلفة بالساعة تعمل على المشروع؟
يمكنك ترك نفس إعداد الجدول كما في الفقرات السابقة، ولكن عليك تحديد أسعار الجميع. قم بالوصول إلى قائمة الأشخاص بالنقر على السهم الموجود بجانب اسم المشروع:
الآن، اكتب معدل كل شخص في الخلية الفارغة في الصف الخاص به. ستلاحظ أن الحقل المحتسب سيبدأ في ملء الحقل المحتسب بالتكاليف التي أنشأها كل موظف.
بالطبع، تريد أن ترى التكاليف الإجمالية أيضاً. لتلخيص جميع تكاليف الموارد المحددة، تحتاج إلى النقر على خلية "تكاليف المشروع" في الإجمالي واكتب الصيغة التالية:
=مجموع(متداخلة(المجموعة: الأشخاص، الصيغ المخصصة: تكاليف المشروع))
انقر فوق إدخال - سيعرض الصف الأخير الآن مجموع تكاليف كل شخص:
كما يتيح لك Teamdeck أيضًا تحليل قابلة للفوترة أو غير قابلة للفوترة ساعات (اقرأ كيفية حساب الساعات المدفوعة). يمكن تصنيف كل إدخال زمني مسجل من قبل مواردك بشكل مناسب (باستخدام ما يسمى بعلامات الجدول الزمني). كل ما عليك القيام به لإنشاء تكاليف قابلة للفوترة، على سبيل المثال، هو إدخال عامل تصفية:
وبالمثل، يمكنك التركيز فقط على الساعات غير القابلة للفوترة، ونتيجة لذلك، يمكنك حساب التكاليف الداخلية.
قد تساعد معرفة مقدار الأموال التي يتعين عليك دفعها مقابل الأنشطة غير القابلة للفوترة في اتخاذ بعض القرارات لتحسين التكلفة سواء من حيث ميزانية المشروع أو أيضًا تقليل عدد اجتماعات غير ضرورية.
قد لا تتمكن من تفسير اتجاهات معينة في البيانات بمجرد النظر إلى الأرقام. لهذا السبب يمكنك إضافة عمود لأوصاف الجداول الزمنية في تقريرك. الأوصاف هي التعليقات التي يدلي بها موظفوك عند تسجيل إدخال وقت معين. بالنظر إلى الوصف، يمكنك أن تعرف بدقة ما الذي كان يقوم به عضو معين في الفريق عند تسجيله وقتاً إضافياً، على سبيل المثال.
من المحتمل أنك تريد مشاركة تقرير ميزانيتك مع أشخاص آخرين: العميل ومديريك وفريقك. باستخدام Teamdeck، يمكنك إنشاء رابط لتقريرك وإرساله إلى الأشخاص المعنيين. العب بالتقرير الذي أنشأناه في هذا المنشور في هذه المدونة هنا.
نأمل أن يساعدك هذا البرنامج التعليمي في إنشاء تقرير تتبع التكاليف لمشاريعك. إذا كانت لديك بعض احتياجات الإبلاغ عن التكاليف التي لم نتناولها في هذه المدونة، فنحن نشجعك على حدد موعداً لمكالمة مع أنيلا. سيسعدها أن توضح لك كيف يمكنك إنشاء تقرير تحديث تلقائي يناسب احتياجات فريقك تمامًا.
يُعد التخطيط الفعال للموارد هدفًا حاسمًا للشركات من جميع الأحجام، سواء كانت تعمل عبر الإنترنت أو في الصناعات التقليدية. ونظراً للتنوع الكبير في الأعمال التجارية التي تتطلب تخطيط الموارد، فمن الصعب تقديم توصية واحدة تناسب الجميع...
تواجه الفرق في جميع أنحاء العالم تحديات مماثلة عندما يتعلق الأمر بتخطيط الجدول الزمني لفريقهم. إن وضع خطة المشروع أمر صعب في حد ذاته، كما أن تحديثها والتفاعل مع التغييرات أمر أكثر صعوبة...
بصفتنا شركة برمجيات، اختبرنا العديد، وربما أفضل تطبيقات إدارة الوقت. في مجال تكنولوجيا المعلومات والبرمجيات - التي تضم في معظمها عملاء من الولايات المتحدة الأمريكية والمملكة المتحدة - اعتدنا على العمل مع...