يطالب الناس بالانفتاح في مكان العمل. 87% منهم، أي.
87% من العمال استقصاء أجرته شركة كيلتون جلوبال في دراسة أجريت عام 2018 اعترفوا بأنهم يريدون أن تتسم شركتهم المستقبلية بالشفافية. وأراد 80% من المجيبين معرفة المزيد عن عملية صنع القرار في مؤسستهم.
لا عجب إذن أن تكون الشفافية في مكان العمل مصطلحاً متداولاً على نطاق واسع في معظم الشركات. يختار البعض الشفافية الجذرية، بينما يختار البعض الآخر طرقاً أخرى لتعزيز التواصل المفتوح.
بصفتك مدير مشروع أو قائد فريق، قد لا يكون لك رأي في السياسات على مستوى الشركة. ومع ذلك، فأنت مسؤول عن فريق المشروع، لذا فإن شفافية المشروع تقع في نطاق سيطرتك إلى حد كبير.
ضعف التواصل والتوقعات غير الواضحة من بين أهم 8 أسباب أخرى تحديات إدارة المشاريع. الشفافية في إدارة المشاريع والموارد هي ثقافة التواصل المفتوح والوضوح داخل فريق المشروع. ومن المنظور الإداري، غالبًا ما يكون الأمر في كثير من الأحيان حالة من الصدق مع الفريق بشأن المشروع والفريق نفسه.
هناك العديد من الطرق التي يمكن من خلالها تنمية الشفافية في المشروع في فريق العمل ولكن النتائج إيجابية إلى حد كبير.
تم التحقيق في العلاقة بين الشفافية ومشاركة/سعادة الموظفين في العديد من الاستطلاعات أو الدراسات. هناك بيانات تثبت أن الصدق هو بالفعل عامل مهم يحدد سعادة الناس في العمل.
ومع ذلك، عندما يتعلق الأمر بشفافية المشروع، فإننا نتحدث أيضًا عن الأرباح المالية في هذا المشروع المحدد. وهذا ممكن لأن الشفافية تعزز الإنتاجية. فالموظفون المنخرطون الذين يعرفون ما هو متوقع منهم (ولماذا) يؤدون بشكل أفضل ويعملون بكفاءة أكبر. وكما ذكرت جيوتي م، مستشارة تكنولوجيا المعلومات في تاتا، في ورقة عن إدارة المشاريع والشفافية: الشفافية مع الأذونات المناسبة في نظام إدارة المشروع توفر الوقت والمال على جميع العاملين في المشروع. هل يبدو هذا كحلم رئيس الوزراء؟ يجب أن يكون كذلك!
من ناحية أخرى، يمكن أن يؤدي انعدام الشفافية إلى انعدام الثقة بين الفريق أو حتى الاستياء. معهد إدارة المشاريع أظهرت التقارير مرارًا وتكرارًا أن التواصل غير الكافي أو الضعيف هو السبب الرئيسي لفشل المشاريع. ومن ثم، فإن هناك كل الأسباب التي تدعو إلى الاعتقاد بأن الصدق والتواصل المفتوح مهمان للغاية بالنسبة لمديري المشاريع.
من المؤكد أن الشفافية ليست نهجًا واحدًا يناسب الجميع، حيث إنها تختلف من عميل لآخر أو من قطاع لآخر. لقد توصلنا إلى قائمة بالخطوات التي يمكنك اتخاذها من أجل زيادة شفافية المشروع في فريقك.
يبدو واضحًا؟ قد يبدو كذلك، ولكن ضع في اعتبارك أن هناك ما هو أكثر من مجرد قائمة من الميزات التي يجب القيام بها.
أولاً، اشرح المشروع لفريقك. سواء من حيث النطاق التقني، أو من حيث الجانب التجاري للمشروع. ما هو الهدف من هذا المشروع؟ من سيستفيد منه؟ ما هو سبب وجود ميزة معينة؟ يمكن أن توفر عليك الإجابات على هذه الأسئلة بعض المكالمات الخاطئة عند تقدير المهام.
إن فهم "لماذا؟" وليس فقط "ماذا؟" يحسن من مشاركة فريقك. هذه طريقة جيدة لتنمية الشعور بالملكية.
هذا أمر كبير. وصعبة في نفس الوقت.
تريد أن تكون شفافاً ومع ذلك، هناك أشياء لا يفترض بك مشاركتها. احرص على عدم مناقشة معلومات شخصية أو سرية. وعلاوة على ذلك، انتبه إلى ما إذا كان انفتاحك التام لا يتسبب في حدوث تكهنات أو جلسات نميمة. إذا كنت تشعر أنه لا ينبغي الإفصاح عن شيء ما لفريقك بعد، فمن المحتمل أن يكون الأمر كذلك. انتظر حتى تتأكد من معلوماتك أو تكون ذات صلة بالموضوع، وعندها فقط أفصح عنها لفريقك.
بخلاف ذلك، يجب أن تجعل فريقك يشعر بأنهم جزء من المشروع. وهذا يتطلب منك أن تجعلهم على علم بالتغييرات التي تطرأ على المشروع.
سبق شرح أحد أسباب ذلك في القسم السابق - أنت بحاجة إلى أشخاص يفهمون ما يعملون عليه. سبب آخر لا يقل أهمية: أنت تتعامل مع متخصصين هنا وهم يعرفون ما يفعلونه.
إذا كان تغيير المتطلبات يعني أنه يجب تطوير ميزات جديدة، فتأكد من التخطيط لها بأكثر الطرق فعالية. قد تمنحك مناقشة مفتوحة مع فريقك الهندسي الكثير من الأفكار لتقليل تأثير هذا التغيير وتجنب العواقب المخيفة لزحف النطاق. امنح فريقك فرصة للمشاركة الفعلية في المشروع وسترى إحساسًا أكبر بـ "نحن في هذا الأمر معًا".
ملاحظة أخيرة هنا: كن شفافاً بشأن موقفك أيضاً. إذا كنت لا تعرف إجابة لأسئلة فريقك (أو لا يمكن الكشف عن الإجابة بعد)، فلا تختلق الأمور. بدلاً من ذلك، كن صريحاً بشأن عدم قدرتك على تقديم الإجابة. سيقدر الفريق صراحتك.
لا يمكنك حقاً التحدث عن التواصل المفتوح ثنائي الاتجاه دون تشجيع التعليقات.
بما أنك صريح مع الفريق، فأنت تريد منهم أيضاً أن يكونوا صريحين معك بنفس القدر من الصراحة. بالتأكيد، قد تسمع بعض الكلمات القاسية في بعض الأحيان أو حتى تعلم عن وجود خطأ في المشروع، لكنها تظل فرصة رائعة لمعالجة هذه المشاكل في وقت مبكر قبل أن تتحول إلى مشكلة كبيرة.
كن قدوة يحتذى بها وقدم لفريقك ملاحظات بناءة. لا تنس التقدير: احرص على ألا يمر الأداء الجيد دون أن يلاحظه أحد. سيؤدي ذلك أيضًا إلى تعزيز مشاركة فريقك ومساءلته.
نظرًا لأن الرؤية والتواصل هما العاملان الرئيسيان لشفافية المشروع، فليس من المستغرب أن تكون مشاركة المعرفة ممارسة تستحق الرعاية. ويمكن أن يحدث تبادل المعرفة بين أعضاء الفريق أثناء الاجتماعات التحضيرية أو الفعاليات المخصصة.
أحد جوانب مشاركة المعرفة التي تعتبر قيّمة ولكن غالبًا ما يتم تجاهلها هو أن الفرق يمكن أن تتعلم من الفرق الأخرى. وبصفتك مدير مشروع (أو قائد فريق) يمكنك التعاون مع أقرانك لتنظيم فعاليات تتبادل خلالها الفرق الدروس المستفادة خلال المشاريع السابقة. لن توفر مثل هذه الاجتماعات المشتركة بين الفرق رؤى متعلقة بالمشروع فحسب، بل ستكون أيضًا فرصة جيدة لتوطيد الروابط بين الفرق.
يجب دعم شفافية المشروع بأدوات تجعل التعاون والتواصل أسهل. بالنسبة للفرق التي تعمل في غرفة واحدة، يمكن أن تكون السبورة البيضاء بداية جيدة. ولكن بالنسبة للفرق الموزعة، ستكون الأدوات عبر الإنترنت ضرورية.
من أجل توفير رؤية واضحة لخط سير المشروع، استخدم تطبيق إدارة المشروع. في Teamdeck، نستخدم JIRA لتتبع تقدمنا. يمكن لكل عضو في الفريق معرفة حالة المهام المختلفة، وما إذا كانت هناك أخطاء جديدة وما إلى ذلك.
تتبع الوقت, برنامج تتبع الغيابو أدوات جدولة المواردمثل Teamdeck، لها تأثير مزدوج على شفافية المشروع. أولاً، يكون أعضاء الفريق على دراية بعبء العمل المخطط له والمهام الموكلة إليهم. وفي الوقت نفسه، يرى قادة المشروع الجداول الزمنية لفريقهمحتى يفهموا عبء العمل الفعلي لموظفيهم (اقرأ عن إدارة عبء العمل). يتمتع كلا الجانبين بالرؤية التي يحتاجون إليها ليشعروا براحة أكبر في عملهم.
تأكد من أن فريقك لديه إمكانية الوصول إلى أداة تتيح التواصل المنتظم. Slack مثال رائع هنا: إنها أداة دردشة يمكن دمجها أيضاً مع التطبيقات الأخرى التي تستخدمها.
إذا كنت تعمل على منتج تم إطلاقه بالفعل ولديه مستخدمون حقيقيون، فلديك طريقة إضافية لتقديم شفافية المشروع. خذ تطبيقنا، Teamdeck، كمثال. على الرغم من أن لدينا أعضاء فريق مخصصين للرد على أسئلة العملاء التي يتم طرحها عبر Intercom (يمكنك تجربتها بنفسك، إنها تلك الأيقونة الزرقاء في الزاوية)، فإن كل فرد في الفريق لديه إمكانية الوصول إلى قناة Slack حيث يتم نشر تعليقات المستخدمين. ونتيجة لذلك، يكون كل عضو في الفريق على دراية بما يحبه الناس في التطبيق وما يطلبونه. لا يقتصر الأمر على وضع علامة في خانة "الرؤية" فحسب، بل إنه يجعل أيضًا مدخلات الجميع أكثر جدوى عند مناقشة الميزات الجديدة و خارطة طريق المنتج.
تتعلق شفافية المشروع بالتواصل بصراحة وصدق بقدر ما تتعلق بتمكين الأشخاص من العمل بكفاءة. فهي تسمح لك بزيادة مشاركة الناس وتساعدك أيضًا في القضاء على مفسدات الإنتاجية: من المتطلبات غير الواضحة إلى الثرثرة في المكتب. قم ببناء ثقافة الشفافية في فريق مشروعك وستحصدون جميعًا فوائد ذلك.
الأهمية الحاسمة لقياس سعادة فريق العمل يبحث الباحثون منذ فترة طويلة في العلاقة بين سعادة الموظفين وأدائهم في العمل. وتشير دراسات مختلفة إلى أن السعادة تجعل الناس بالفعل أكثر إنتاجية. العلاقة المباشرة بين الروح المعنوية...
عندما تفكر في كيفية تحسين فرص نجاح شركتك، ربما لا تكون مشاركة الموظفين هي أول ما يتبادر إلى ذهنك. في البداية، قد تفضل التركيز على جوانب مثل الأداء والتحفيز وتطوير المهارات. ففي النهاية...