أبشنشن - دار البرمجيات من بولندا - يوفر ما يقرب من $10,000 تيرابايت شهريًا، ونستخدم أداة واحدة فقط لتحقيق ذلك.

لكن الأمر لم يكن دائماً بهذه السهولة.

نظرًا لكوننا شركة برمجيات تعمل على عدة مشاريع في وقت واحد، فقد جربنا عدة أدوات لتتبع الوقت وجدولة الموارد.

ومع ذلك، في نهاية المطاف، ما زلنا نشعر بخيبة أمل بعض الشيء.

تستغرق أدوات تتبع الوقت التي تعتمد على ملء جداول البيانات وقتًا أطول في الاستخدام وغير دقيقة. بعد أن سئمنا من تقارير التخمينات التي لا معنى لها، قررنا بناء أداتنا الخاصة، وهكذا تيم ديك جاء إلى الحياة.

منذ البداية، قمنا بتطبيقه داخلياً. وساعدنا ذلك على مواكبة مشاريعنا، سواءً من أعضاء الفريق الداخليين أو عن بُعد، وكذلك العاملين بدوام جزئي.

"يتخطى حجز الموظفين المتاحين القائمة التقليدية للعطلات وأيام العطلات المخطط لها. في عصر الرحل الرقميين وفرق العمل الافتراضية، فإن إدارة أعضاء الفريق المنتشرين في مناطق زمنية مختلفة والعمل لساعات عمل مرنة يمثل تحديًا" - زبيغنيو تشارنيكي، الرئيس التنفيذي لشركة أبتشن

لقد قمنا بتجميع دراسة الحالة هذه لنعرض لك مثالاً واقعيًا عن كيفية الاستفادة من استخدام تيم ديك في فريقك

فيمَ نستخدم Teamdeck؟

خطأ تخصيص الموارد وعدم التنبؤ بتوافرها يؤدي إلى فشل 26% من المشاريع.

وبما أننا أردنا تجنب ذلك، فقد احتجنا إلى أداة يمكننا من خلالها تتبع وقت الموظفين وجدولة أوقات تواجدهم وإجازاتهم البنكية وأيام العطلات البنكية وأيام الإجازات الشخصية.

أردنا أن نفعل كل ذلك لتجنب أوقات التعطل, نقص استخدام الموظف أو الإفراط في العمل. وبعبارة أخرى، أردنا فقط تخطيط وإدارة عملهم بشكل أفضل.

مع Teamdeck، يمكننا القيام بكل شيء.

1. سهولة تتبع الوقت *

في Teamdeck، يمكننا في Teamdeck تحديد الساعات التي نقضيها في مشاريع معينة يدويًا، أو تتبعها باستخدام مؤقت سطح المكتب بنقرة واحدة.

نظرًا لعدم الحاجة إلى التخمين هنا، فإنه يعطينا تقارير أكثر دقة وجداول زمنية موثوقة. يمكننا أيضًا مقارنة الوقت المقدر بالوقت الفعلي المستغرق في المشروع واستخدامه لتقدير المهام المستقبلية بشكل أفضل.

* لقد مضى وقت طويل منذ نشرنا دراسة الحالة هذه...
قبل شهرين، أطلقنا Teamdeck للجوال. يسمح لك تطبيق الهاتف المحمول الخاص بنا بتوسيع نطاق ميزات Teamdeck إلى هاتفك الذكي. يمكنك تتبع وقت عملك ومراجعة الجداول الزمنية وتصفح التقويم دون الحاجة إلى الوصول إلى إصدار الويب من Teamdeck. 

ملاحظة: Teamdeck للهاتف المحمول متاح فقط للمستخدمين المسجلين في Teamdeck. تأكد من قيامك بالتسجيل على سطح المكتب قبل تجربة تسجيل الدخول على الهاتف المحمول. 

2. جدولة الموارد المتقدمة

باستخدام أداة واحدة فقط يمكننا تتبع أيام إجازات الموظفين والعطلات الوطنية وحجوزات المشاريع. نحن قادرون على مراقبة الجداول الزمنية لأعضاء الفريق، وبالتالي يسهل على مديري المشاريع لدينا تخطيط تخصيص الفريق وإدارة المشاريع المتعددة.

3. جداول زمنية وميزانيات أكثر دقة

لقد قمنا أيضًا بتضمين Teamdeck في خط أنابيب المبيعات لدينا، مما أتاح لنا إمكانية التنبؤ بالوقت والموظفين المتاحين بشكل أفضل أثناء التفاوض على الصفقات الجديدة. وأصبحت الجداول الزمنية والميزانيات أكثر دقة.

كيف استفدنا من برنامج Teamdeck

حسنًا، بما أنك تعرف ما الذي يمكنك استخدام Teamdeck من أجله، دعنا نرى ما هي فوائد تطبيقه في شركتك.

لقد قسمنا هذا الجزء إلى المكاسب المالية والفوائد من وجهة نظر مدير المشروع.

كم من المال نوفر كل شهر؟

ولحساب تكلفة إدارة الموظفين في شركتنا، طرحنا على أنفسنا ثلاث مجموعات من الأسئلة، التي يطرحها الموظفون أنفسهم عادةً:

1. ما الذي يجب أن أعمل عليه اليوم؟ / كم من الوقت يجب أن أقضيه في العمل على ذلك؟
2. هل يمكنني أخذ يوم إجازة؟ كم عدد أيام الإجازة التي أخذتها؟ هل تمت الموافقة على طلب إجازتي؟
3. كم من الوقت قمت بتتبعه هذا الشهر؟ ما مقدار الميزانية التي أنفقتها حتى الآن؟ ما هو الاستخدام الحالي للموارد؟

نظرًا لأننا نوظف حاليًا حوالي 50 شخصًا، فقد استخدمنا هذا الرقم ومعدل الساعة $30 لحساب مقدار الأموال التي نهدرها بناءً على الوقت الذي نقضيه في الإجابة على هذه الأسئلة.

استغرق الأمر جدول بيانات وبعض العمليات الحسابية الأساسية لإدراك أنه بدون Teamdeck، كنا نهدر $1130 من وقت الموظفين شهريًا، للتعامل مع هذه الصراعات الإدارية الشائعة.

ساعدنا Teamdeck على تقليل هذا الهدر إلى 1 تيرابايت و249.50 تيرابايت و249.50 تيرابايت، مما يوفر لنا 1 تيرابايت و880.50 تيرابايت و880.50 تيرابايت شهريًا.

الأمر المثير للاهتمام هو أن 40% موظفينا قضوا معظم الوقت في سؤال مدير المشروع عن المهام اليومية. وقد قدّرنا أن ذلك أدى إلى إهدار 56 ساعة كل شهر، وهو ما يصل إلى $1,680 كان بإمكاننا إنفاقها بشكل أفضل.

هل من الأسهل على مديري المشاريع لدينا إدارة المشاريع؟

هناك ميزة أخرى لاستخدام Teamdeck وهي أنه من الأسهل على مديري المشاريع إدارة المشاريع، ومعرفة الموظف المتاح في كل مرة أو الموظف الذي سينتهي من مهامه قريبًا.

بادئ ذي بدء، يمكننا وضع الخطط طويلة الأجل، مع الأخذ في الاعتبار أيام العطلات المختلفة والعطلات الرسمية.

يستطيع مديرو المشاريع لدينا إنشاء تقارير دقيقة وتتبع الميزانية. ويمكنهم بعد ذلك استخدام هذه المعرفة لتخصيص الموظفين بشكل أفضل للمشاريع المستقبلية، وتخطيط الميزانيات، ووضع تقديرات أفضل لعملائنا عند إبرام صفقات جديدة.

يمكن تنزيل التقارير في ملفات PDF وإرفاقها مع مراجعاتنا السريعة مما يجعل التواصل بين الفرق أكثر سهولة.

وأخيراً، يمكننا بسهولة تتبُّع أوقات عمل الموظفين بدوام جزئي.

كل هذا يوفر على مديري المشاريع لدينا الكثير من العمل، مما يمكنهم من إدارة الفرق بكفاءة أكبر.

إدارة الموارد تؤتي ثمارها

31% من الشركات زعمت مجموعة أكسس التي قابلتها مجموعة أكسيس أن انخفاض ظهور موارد بشرية معينة في المؤسسة يمثل تحديًا كبيرًا يعانون منه.

أثبت استخدام أداة جدولة الموارد وإدارة الإجازات وتتبع الوقت في شركتنا أنه مفيد للغاية. فهو لم يساعدنا في توفير المال فحسب، بل سمح لنا أيضًا بتخطيط وإدارة المشاريع الجارية والمستقبلية بشكل أفضل. يقول زبيغنيو تشارنيكي إن هذا الأمر مهم أيضاً لإبقاء الموظفين سعداء:

"يجدر بنا أن نستثمر الوقت في مراجعة كل جانب من جوانب إدارة الموارد. فمن ناحية، سنتجنب ارتكاب أخطاء مكلفة، ومن ناحية أخرى سنحافظ على راحة وسعادة موظفينا".

وفّر وقت شركتك وأموالها - استثمر في أداة إدارة الموارد لتتبع وتخصيص الموظفين في المشاريع بشكل أفضل.