مع مرور الوقت، تعمل كل شركة على وضع نظام لإدارة طلبات الإجازات. قد يكون فوضوياً، وقد يستغرق وقتاً طويلاً، ولكنه موجود. الأمر هو أنه لا ينبغي لشركتك أن تستقر على أي سياسة لطلب الإجازة. من الناحية المثالية، يجب أن تكون العملية خالية من المتاعب بالنسبة لموظفيك بالإضافة إلى سهولة إدارتها بالنسبة لفرق الإدارة. كيف يمكن تحقيق ذلك؟
سنقوم اليوم بمشاركة ثلاث من أكثر الطرق شيوعًا التي تستخدمها الشركات للتعامل مع طلبات الإجازات، مع ذكر مزاياها وسلبياتها. نأمل أن تتمكن من العثور على الطريقة التي تناسب احتياجات فريقك على أفضل وجه.
ما الذي ستحصل عليه من هذه المقالة:
- اقتراحات حول كيفية تحديد سياسات الإجازات
- دور برنامج تخطيط الموارد مع خاصية التتبع في الوقت المستقطع
- دور Slack كبرنامج لإدارة الوقت المستقطع
تحديد سياسة طلب الإجازة
أول الأشياء أولاً - قبل أن تختار أفضل أداة للتعامل مع طلبات الإجازات من موظفيك، يجب أن تتأكد من أن سياسة الإجازات في شركتك واضحة ومعلنة بشكل جيد.
حاول التفكير في التفاصيل التالية:
- كم عدد أيام الإجازة في السنة التي يمكن لموظفيك الحصول عليها؟ هل هناك أي قواعد تتعلق بمدة كل إجازة؟
- إلى متى يجب أن يرسل الموظفون طلبات إجازاتهم مقدماً؟
- إلى من يجب إرسال الطلبات؟ شخص في الموارد البشرية؟ قائد الفريق الذي سيقوم بدوره بإحالة قراراته إلى الإدارة؟
- كيف ستتعامل مع طلبات الإجازات المتداخلة؟ هل الأولوية لمن يأتي أولاً، أو ربما بناءً على عدد أيام الإجازة التي تم أخذها بالفعل هذا العام؟
بمجرد معرفة هذه الأمور، تأكد من توثيق سياسات شركتك وإتاحتها لجميع الموظفين. كما يجب أن تكون هذه المستندات إلزامية القراءة للأشخاص الجدد الذين ينضمون إلى فريقك.
والآن بعد أن أصبحت لديك قواعد دقيقة للإجازة في ذهنك، يمكنك التفكير في طريقة التعامل مع طلبات الإجازة. ستجد أدناه ثلاثة خيارات مختلفة مع إيجابياتها وسلبياتها.
إدارة طلبات الإجازات
برنامج إدارة الإجازات وتتبع إجازات الموظفين
أداة إدارة الإجازات تساعدك على تتبع حضور فريقك وإجازاته. يمكنك أن تصادف أدوات مستقلة لإدارة الإجازات، ولكن يمكن أن تأتي أيضاً كجزء من حل أكثر شمولاً لإدارة الموارد. تيم ديك هي إحدى هذه الأدوات التي تجمع بين إدارة الإجازات و جدولة الموارد وميزات تتبع الوقت. سنستخدم التطبيق كمثال في هذه التدوينة، بما في ذلك لقطات الشاشة.
ومع ذلك، ضع في اعتبارك أن المزايا العامة لتطبيقات إدارة الإجازات تتعلق بالعديد من الأدوات المتاحة في السوق. إن Teamdeck ببساطة هو ببساطة قريب وعزيز على قلوبنا، حيث إننا نعمل عليه منذ أربع سنوات. إذا كنت ترغب في تجربته بنفسك، يمكنك اختباره مجاناً، ولا حاجة لبطاقة ائتمان. [/vc_column_column_text]
- إنه مريح جداً للموظفين. يمكنهم تسجيل الدخول إلى التطبيق الذي يستخدمونه كل يوم لتتبع وقتهم والتحقق من المهام القادمة. كل ما يحتاجون إليه لطلب إجازة هو اختيار تاريخ في التقويم وملء نموذج طلب إجازة قصيرة. والأهم من ذلك، يرى الموظفون حجوزاتهم الخاصة في تقويم الموارد كذلك، حتى يتمكنوا من اختيار تواريخ الإجازات مع مراعاة مهامهم. عندما لا يكون الموظفون متأكدين مما ينتظرهم في الأسابيع أو الأشهر القادمة، فقد يختارون تواريخ غير مناسبة عن طريق الخطأ. مع أدوات مثل Teamdeck، هناك شفافية أكبر في عبء العمل وخطط الجميع.
- إنه مناسب للموافقين أيضاً. كلما أرسل شخص ما طلب إجازة، يتم إخطار الشخص المناسب بذلك في التطبيق. كل ما عليهم فعله هو التحقق من حجوزات موظف معين لتجنب تعارضات جدولة المشروع وانقر على "موافقة" أو "رفض". كل شيء يحدث في نفس التطبيق، لذا فإن العملية سريعة وفعالة.
- يمكنك تخصيص التطبيق وفقاً لسياسة شركتك. عادةً ما تسمح لك تطبيقات إدارة الإجازات بتخصيص أنواع الإجازات المختلفة وتمييزها على أنها مدفوعة أو غير مدفوعة الأجر. قد يكون هذا التمييز مفيدًا، خاصةً إذا كنت تريد حساب كشوف رواتب الموظفين باستخدام البيانات من تطبيق إدارة الموارد الخاص بك. في Teamdeck، يمكنك أيضًا تحديد فترات الإجازات التي يمكن لموظفيك طلبها (أيام كاملة، نصف يوم، إلخ).
- يمكنك دمج تطبيق إدارة الإجازات مع الأدوات الأخرى التي تستخدمها. لنفترض أنك تريد تلقي إشعارات حول كل طلب إجازة جديدة للموظف مباشرةً إلى حساب Slack الخاص بك. توفر تطبيقات إدارة الموارد القوية عمليات تكامل مدمجة أو طرقاً يمكنك من خلالها إنشاء تدفقات عمل تلقائية (على سبيل المثال، عبر زابير).
طلبات البريد الإلكتروني/البريد الإلكتروني
ربما تكون هذه الطريقة الأكثر بدائية لإدارة هذه العملية - حتى أننا لا نأخذ الطلبات الشفهية في الاعتبار هنا. ومع ذلك، بالنسبة للعديد من الفرق، لا يزال البريد الإلكتروني هو قناة الاتصال الرئيسية لكل ما يتعلق بالإجازات.
كيف تعمل؟ يرسل الموظف طلب إجازته عبر البريد الإلكتروني أو Slack إلى مديره أو إلى موظف الموارد البشرية المخصص. يقوم المتلقي بتحليل الطلب وإبلاغ الموظف بقراره. يبدو الأمر جيداً على الورق، ولكن في الحياة الواقعية، غالباً ما تكون العملية أقل من مثالية.
بادئ ذي بدء، يمكن أن يضيع البريد الإلكتروني أو طلب Slack بسهولة وسط الرسائل المهمة الأخرى. من أجل تتبع طلبات الموظفين، يجب أن يكون لدى الشخص المسؤول عنها نظام تنظيمي لا تشوبه شائبة، على سبيل المثال، يمكن تخصيص مجلد لكل طلب إجازة أو علامات بريد إلكتروني.
حقيقة أن الموظفين يمكن أن يكتبوا أي شيء تقريبًا في رسالتهم يمكن أن يصبح تحديًا أيضًا. لنفترض أنك تتخذ قرارات الإجازة بناءً على السبب الذي يقدمه الشخص لطلبه. ولكن ماذا لو نسي أحدهم إضافة سبب معين؟ سيتعين عليك الرد عليه طالباً المزيد من التفاصيل وانتظاره قبل أن تتمكن من اتخاذ أي قرارات. من المؤكد أنه يمكنك إعداد قالب رسالة بريد إلكتروني/رسالة إلكترونية لموظفيك لتقليل فرص نسيانهم لمعلومات مهمة، ولكن لا يزال ذلك لا يضمن أنهم سيتبعون هذه القواعد دائماً.
أحد الجوانب السلبية الأخرى لاستخدام رسائل البريد الإلكتروني كقناة رئيسية لتوصيل طلبات الإجازة هو أنه قد يستغرق وقتاً طويلاً لاتخاذ قرار مستنير بشأن ما إذا كان ينبغي منح شخص ما إجازة أم لا. من المحتمل أن يضطر المسؤول عن الموافقة إلى التحقق من تقويم/حجوزات موظف معين أو التواصل مع مدير المشروع. خلاف ذلك، قد يتسبب الغياب غير المتوقع في تعارضات جدولة المشروع.
إذا كانت الشركة لا تقدم سياسة إجازات غير محدودة، فيجب على الشخص أيضًا التأكد من أن الشخص المعني لم يتجاوز حصة الإجازة. وأخيراً، عليهم تسجيل الإجازات المعتمدة في مكان ما. إذا لم يستخدم فريقك نظاماً شاملاً الموارد أداة التخطيط، فقد يعني ذلك تسجيل الدخول إلى عدة تطبيقات مختلفة، ونتيجة لذلك، قضاء الكثير من الوقت الثمين في التعامل مع طلب إجازة موظف واحد.
كما ترى، فإن استخدام البريد الإلكتروني أو Slack لإدارة طلبات الإجازات ليس الطريقة الأكثر فعالية للقيام بذلك. قد تسقط بعض الطلبات من خلال الثغرات، وهو أمر محبط للموظفين، وحتى إذا كنت منظماً للغاية، فقد تستغرق العملية برمتها وقتاً طويلاً جداً.
نموذج طلب إجازة الموظف
تقديم نماذج طلب الإجازة هو الخطوة التي تتخذها بعض الفرق لتنظيم عملية إدارة الإجازات. نحن نتفق على أن النماذج، خاصة إذا كانت عبر الإنترنت، يمكن أن تكون أكثر كفاءة في إدارتها من رسائل البريد الإلكتروني، خاصة بالنسبة لموظفيك. أكبر جانب إيجابي لها هو أنه، بصفتك صاحب عمل، يمكنك تشكيل الطلب. ما على الموظفين سوى ملء النماذج الخاصة بهم. وهذا يعني أنه من المحتمل أن يتم تضمين جميع التفاصيل الضرورية في نموذج طلب الإجازة الذي يسلمونه. علاوة على ذلك، لا يتطلب إنشاء نموذج طلب الإجازة استثماراً كبيراً. يمكنك استخدام برنامج مجاني، مثل نماذج Google، لإنشاء مثل هذا النموذج.
هل هناك أي سلبيات؟ عليك أن تضع في اعتبارك أن إدارة نماذج طلبات الإجازات لا تزال تتطلب بعض العمل اليدوي. يجب عليك تقديمها، والتحقق مما إذا كان موظف معين مؤهلاً للحصول على إجازة إضافية، وتسجيل قرارك في مكان ما. على غرار العمل مع طلبات البريد الإلكتروني، قد تحتاج إلى استخدام عدة أدوات قبل أن تتمكن من معالجة طلب واحد.
بشكل عام، يمكن لنماذج طلبات الإجازات تبسيط عملية التعامل مع طلبات إجازات الموظفين، ولكن عليك أن تتذكر أنه لا يزال هناك تحسينات ممكنة يمكن إجراؤها.
هل هناك أي سلبيات ل برنامج إدارة إجازات الموظفين? ربما يكون الاعتبار الأكبر بالنسبة لشركتك هو الاستثمار اللازم لبدء استخدام مثل هذه الأداة. لحسن الحظ، غالبًا ما تأتي التطبيقات الحديثة في البرمجيات كخدمة SaaS النموذج - أنت تدفع رسومًا شهرية، لذا لن تضطر إلى إنفاق الكثير من المال مقدمًا.
على سبيل المثال، سيكلفك برنامج Teamdeck $3.99 لكل موظف شهرياً. مع الأخذ في الاعتبار أن هذا السعر لجميع الميزات، بما في ذلك الجداول الزمنية, أن مخطط التقويم عبر الإنترنتو تقارير قوية، فمن المحتمل أن ترى عائد استثمارك قريبًا. ففي نهاية المطاف، سيتمكن موظفوك من العمل بكفاءة أكبر وتجنب المشاحنات غير الضرورية.
هل تريد معرفة كيف يمكن لشركتك الخاصة أن تستفيد من تطبيق إدارة الموارد؟ حدد موعداً لمكالمة مع أنيلاخبيرة نجاح العملاء لدينا. سوف تكون قادرة على إعطائك جولة في المنتج والإجابة على جميع أسئلتك المتعلقة بطلبات الإجازات وعمليات الموارد البشرية.
ولكن، إذا كنت لا تزال فضوليًا بشأن برنامج إدارة الموظفين - اقرأ مقال مدونتنا
تبحث عن أداة تساعد في طلبات إجازات الموظفين؟