مع مرور الوقت، تعمل كل شركة على وضع نظام لإدارة طلبات الإجازات. قد يكون فوضوياً، وقد يستغرق وقتاً طويلاً، ولكنه موجود. الأمر هو أنه لا ينبغي لشركتك أن تستقر على أي سياسة لطلب الإجازة. من الناحية المثالية، يجب أن تكون العملية خالية من المتاعب بالنسبة لموظفيك بالإضافة إلى سهولة إدارتها بالنسبة لفرق الإدارة. كيف يمكن تحقيق ذلك؟
سنقوم اليوم بمشاركة ثلاث من أكثر الطرق شيوعًا التي تستخدمها الشركات للتعامل مع طلبات الإجازات، مع ذكر مزاياها وسلبياتها. نأمل أن تتمكن من العثور على الطريقة التي تناسب احتياجات فريقك على أفضل وجه.
ما الذي ستحصل عليه من هذه المقالة:
أول الأشياء أولاً - قبل أن تختار أفضل أداة للتعامل مع طلبات الإجازات من موظفيك، يجب أن تتأكد من أن سياسة الإجازات في شركتك واضحة ومعلنة بشكل جيد.
حاول التفكير في التفاصيل التالية:
بمجرد معرفة هذه الأمور، تأكد من توثيق سياسات شركتك وإتاحتها لجميع الموظفين. كما يجب أن تكون هذه المستندات إلزامية القراءة للأشخاص الجدد الذين ينضمون إلى فريقك.
والآن بعد أن أصبحت لديك قواعد دقيقة للإجازة في ذهنك، يمكنك التفكير في طريقة التعامل مع طلبات الإجازة. ستجد أدناه ثلاثة خيارات مختلفة مع إيجابياتها وسلبياتها.
برنامج إدارة الإجازات وتتبع إجازات الموظفين
أداة إدارة الإجازات تساعدك على تتبع حضور فريقك وإجازاته. يمكنك أن تصادف أدوات مستقلة لإدارة الإجازات، ولكن يمكن أن تأتي أيضاً كجزء من حل أكثر شمولاً لإدارة الموارد. تيم ديك هي إحدى هذه الأدوات التي تجمع بين إدارة الإجازات و جدولة الموارد وميزات تتبع الوقت. سنستخدم التطبيق كمثال في هذه التدوينة، بما في ذلك لقطات الشاشة.
ومع ذلك، ضع في اعتبارك أن المزايا العامة لتطبيقات إدارة الإجازات تتعلق بالعديد من الأدوات المتاحة في السوق. إن Teamdeck ببساطة هو ببساطة قريب وعزيز على قلوبنا، حيث إننا نعمل عليه منذ أربع سنوات. إذا كنت ترغب في تجربته بنفسك، يمكنك اختباره مجاناً، ولا حاجة لبطاقة ائتمان. [/vc_column_column_text]
طلبات البريد الإلكتروني/البريد الإلكتروني
ربما تكون هذه الطريقة الأكثر بدائية لإدارة هذه العملية - حتى أننا لا نأخذ الطلبات الشفهية في الاعتبار هنا. ومع ذلك، بالنسبة للعديد من الفرق، لا يزال البريد الإلكتروني هو قناة الاتصال الرئيسية لكل ما يتعلق بالإجازات.
كيف تعمل؟ يرسل الموظف طلب إجازته عبر البريد الإلكتروني أو Slack إلى مديره أو إلى موظف الموارد البشرية المخصص. يقوم المتلقي بتحليل الطلب وإبلاغ الموظف بقراره. يبدو الأمر جيداً على الورق، ولكن في الحياة الواقعية، غالباً ما تكون العملية أقل من مثالية.
بادئ ذي بدء، يمكن أن يضيع البريد الإلكتروني أو طلب Slack بسهولة وسط الرسائل المهمة الأخرى. من أجل تتبع طلبات الموظفين، يجب أن يكون لدى الشخص المسؤول عنها نظام تنظيمي لا تشوبه شائبة، على سبيل المثال، يمكن تخصيص مجلد لكل طلب إجازة أو علامات بريد إلكتروني.
حقيقة أن الموظفين يمكن أن يكتبوا أي شيء تقريبًا في رسالتهم يمكن أن يصبح تحديًا أيضًا. لنفترض أنك تتخذ قرارات الإجازة بناءً على السبب الذي يقدمه الشخص لطلبه. ولكن ماذا لو نسي أحدهم إضافة سبب معين؟ سيتعين عليك الرد عليه طالباً المزيد من التفاصيل وانتظاره قبل أن تتمكن من اتخاذ أي قرارات. من المؤكد أنه يمكنك إعداد قالب رسالة بريد إلكتروني/رسالة إلكترونية لموظفيك لتقليل فرص نسيانهم لمعلومات مهمة، ولكن لا يزال ذلك لا يضمن أنهم سيتبعون هذه القواعد دائماً.
أحد الجوانب السلبية الأخرى لاستخدام رسائل البريد الإلكتروني كقناة رئيسية لتوصيل طلبات الإجازة هو أنه قد يستغرق وقتاً طويلاً لاتخاذ قرار مستنير بشأن ما إذا كان ينبغي منح شخص ما إجازة أم لا. من المحتمل أن يضطر المسؤول عن الموافقة إلى التحقق من تقويم/حجوزات موظف معين أو التواصل مع مدير المشروع. خلاف ذلك، قد يتسبب الغياب غير المتوقع في تعارضات جدولة المشروع.
إذا كانت الشركة لا تقدم سياسة إجازات غير محدودة، فيجب على الشخص أيضًا التأكد من أن الشخص المعني لم يتجاوز حصة الإجازة. وأخيراً، عليهم تسجيل الإجازات المعتمدة في مكان ما. إذا لم يستخدم فريقك نظاماً شاملاً الموارد أداة التخطيط، فقد يعني ذلك تسجيل الدخول إلى عدة تطبيقات مختلفة، ونتيجة لذلك، قضاء الكثير من الوقت الثمين في التعامل مع طلب إجازة موظف واحد.
كما ترى، فإن استخدام البريد الإلكتروني أو Slack لإدارة طلبات الإجازات ليس الطريقة الأكثر فعالية للقيام بذلك. قد تسقط بعض الطلبات من خلال الثغرات، وهو أمر محبط للموظفين، وحتى إذا كنت منظماً للغاية، فقد تستغرق العملية برمتها وقتاً طويلاً جداً.
تقديم نماذج طلب الإجازة هو الخطوة التي تتخذها بعض الفرق لتنظيم عملية إدارة الإجازات. نحن نتفق على أن النماذج، خاصة إذا كانت عبر الإنترنت، يمكن أن تكون أكثر كفاءة في إدارتها من رسائل البريد الإلكتروني، خاصة بالنسبة لموظفيك. أكبر جانب إيجابي لها هو أنه، بصفتك صاحب عمل، يمكنك تشكيل الطلب. ما على الموظفين سوى ملء النماذج الخاصة بهم. وهذا يعني أنه من المحتمل أن يتم تضمين جميع التفاصيل الضرورية في نموذج طلب الإجازة الذي يسلمونه. علاوة على ذلك، لا يتطلب إنشاء نموذج طلب الإجازة استثماراً كبيراً. يمكنك استخدام برنامج مجاني، مثل نماذج Google، لإنشاء مثل هذا النموذج.
هل هناك أي سلبيات؟ عليك أن تضع في اعتبارك أن إدارة نماذج طلبات الإجازات لا تزال تتطلب بعض العمل اليدوي. يجب عليك تقديمها، والتحقق مما إذا كان موظف معين مؤهلاً للحصول على إجازة إضافية، وتسجيل قرارك في مكان ما. على غرار العمل مع طلبات البريد الإلكتروني، قد تحتاج إلى استخدام عدة أدوات قبل أن تتمكن من معالجة طلب واحد.
بشكل عام، يمكن لنماذج طلبات الإجازات تبسيط عملية التعامل مع طلبات إجازات الموظفين، ولكن عليك أن تتذكر أنه لا يزال هناك تحسينات ممكنة يمكن إجراؤها.
هل هناك أي سلبيات ل برنامج إدارة إجازات الموظفين? ربما يكون الاعتبار الأكبر بالنسبة لشركتك هو الاستثمار اللازم لبدء استخدام مثل هذه الأداة. لحسن الحظ، غالبًا ما تأتي التطبيقات الحديثة في البرمجيات كخدمة SaaS النموذج - أنت تدفع رسومًا شهرية، لذا لن تضطر إلى إنفاق الكثير من المال مقدمًا.
على سبيل المثال، سيكلفك برنامج Teamdeck $3.99 لكل موظف شهرياً. مع الأخذ في الاعتبار أن هذا السعر لجميع الميزات، بما في ذلك الجداول الزمنية, أن مخطط التقويم عبر الإنترنتو تقارير قوية، فمن المحتمل أن ترى عائد استثمارك قريبًا. ففي نهاية المطاف، سيتمكن موظفوك من العمل بكفاءة أكبر وتجنب المشاحنات غير الضرورية.
هل تريد معرفة كيف يمكن لشركتك الخاصة أن تستفيد من تطبيق إدارة الموارد؟ حدد موعداً لمكالمة مع أنيلاخبيرة نجاح العملاء لدينا. سوف تكون قادرة على إعطائك جولة في المنتج والإجابة على جميع أسئلتك المتعلقة بطلبات الإجازات وعمليات الموارد البشرية.
ولكن، إذا كنت لا تزال فضوليًا بشأن برنامج إدارة الموظفين - اقرأ مقال مدونتنا
عندما تفكر في كيفية تحسين فرص نجاح شركتك، ربما لا تكون مشاركة الموظفين هي أول ما يتبادر إلى ذهنك. في البداية، قد تفضل التركيز على جوانب مثل الأداء والتحفيز وتطوير المهارات. ففي النهاية...
