سواءً كنت مدير مشروع أو قائد شركة، فإن أولويتك هي التأكد من أن فريقك ينجز مشاريعه بنجاح: في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية. ومن ناحية أخرى، تريد أيضًا أن يكون أعضاء فريقك راضين وسعداء في العمل. قد يبدو تحقيق كلا الهدفين معقدًا، لكن تجاهل أحدهما قد يؤدي إلى نتائج كارثية على عملك.
ما الذي ستحصل عليه بفضل هذه المقالة:
- كيف يمكن للمشروع و مديرو الموارد الاطلاع على أهمية إدارة الموارد
- لماذا يستخدمون برنامج إدارة الموارد
بالنسبة للعديد من الفرق، تحولت عملية إدارة الموارد إلى استراتيجية ناجحة لتحقيق كلا الهدفين. لماذا إدارة موارد المشروع هل هذا مهم؟ إنها استراتيجية لتحقيق فوائد تجارية ملموسة مع الحفاظ على سعادة فريقك في الوقت نفسه. مع الإدارة الفعالة للموارد، يفوز الجميع. دعونا نلقي نظرة فاحصة على الفوائد الرئيسية لإدارة الموارد فيما يتعلق بالمنظمات والموارد أيضاً.
ما هي فوائد إدارة الموارد؟
قبل أن ننتقل إلى سرد الفوائد، دعنا نلخص ما تتيح لك إدارة الموارد القيام به، لأن هذا هو أساس جميع الفوائد الموضحة أدناه.
أولاً، باستخدام برنامج Teamdeck لإدارة الموارد (سواء كان تطبيقًا مخصصًا أو مجرد تطبيق تقويم الموارد)، فإنك تعرف بالضبط من هو المتاح للعمل في مشروعك ومدة عمله. ونتيجة لذلك، يمكنك تخصيص الموارد للمهام المختلفة مع وضع أهداف العمل في الاعتبار.
لكن إدارة الموارد لا تتوقف عند تخصيص الموارد-يجب عليك أيضًا مراقبة فريقك أثناء عمله على المشروع واتخاذ القرارات وفقًا لذلك، على سبيل المثال، تبديل الفرق أو تعديل و إدارة عبء العمل لأشخاص معينين. باختصار، تمنحك إدارة الموارد رؤية متعمقة لقدرة فريقك وعبء العمل والأداء.
ما الذي ستكسبه عندما تبدأ في إدارة الموارد بشكل استراتيجي؟
كفاءة وفعالية تنفيذ المشاريع
يمكن أن تؤثر إدارة الموارد بشكل إيجابي على تسليم المشاريع. وهذا هو السبب في أنها جانب أساسي من جوانب إدارة المشاريع. عندما تقوم بتنفيذ استراتيجية تخطيط الموارد والتخصيص، تتأكد من أن الأشخاص المناسبين يعملون في المشاريع المناسبة.
تزداد أيضًا كفاءة وفعالية تنفيذ المشاريع لأنك تستطيع اكتشاف التحديات المحتملة (تضارب المواعيد، ونقص الموارد، والعمل الإضافي الزائد عن الحد) مسبقًا، وتعديل الجدول الزمني لمشروعك قبل أن تتفاقم هذه المشكلات. مثل هذا التنبيه يمكن أن ينقذ مشروعك من الفشل. عندما سُئلوا عن الأسباب الرئيسية لفشل مشاريعهم السابقة في عام 2017، 23% من المستجيبون من معهد إدارة المشاريع المسمى "غير ملائم التنبؤ بالموارد" و "الاعتماد على الموارد".
الشفافية وتحسين التواصل
يعرف مديرو المشاريع أن شفافية المشروع ضرورية للحفاظ على الثقة داخل فرقهم. تدعم إدارة الموارد بشكل كبير العلاقات السليمة بين الموظفين ومديريهم وكذلك بين مديري المشاريع المختلفة. والسبب في ذلك هو أنه عندما يكون لديك نظرة عامة على مدى توفر الموارد وعبء العمل المخطط له، فمن غير المحتمل أن تقوم باتخاذ قرارات خاطئة بشأنها. ونتيجة لذلك، لن تقوم، على سبيل المثال، بالحجز المزدوج لبعض الموظفين.
كما أنك لست بحاجة إلى إضاعة الوقت في المراسلات المتبادلة عبر البريد الإلكتروني، والتي يتم التعامل معها بدلاً من ذلك داخل تطبيق إدارة الموارد. على سبيل المثال، إذا كنت تخطط لإضافة مورد بشري معين إلى فريق مشروعك، ولكن المشروع نفسه لم يتم اعتماده 100%، فلن تضطر إلى التواصل مع مديري المشاريع الآخرين و"استدعاء بعض الموظفين". يجب أن تسمح لك أداتك بإضافة حجز مبدئي لهذا الشخص: سيرى المديرون الآخرون أن هذا الشخص سينضم على الأرجح إلى فريقك.
دعنا نجري سيناريو آخر: هذه المرة، يتعلق الأمر هذه المرة بموظف يريد الذهاب في إجازة قصيرة. يرسلون بريدًا إلكترونيًا إلى مشروعهم أو مدير الموارد أو مشرف آخر، وتبدأ سلسلة الرسائل الإلكترونية. عندما يكون لديك نظام إدارة الإجازات في مكانه، سيتمكن الموظفون من التعامل مع طلبات الإجازة ببضع نقرات. بالإضافة إلى ذلك، سيتم تسجيل الإجازة نفسها في النظام، لذلك لن يكون هناك أي محادثات محرجة حول "هل تعمل اليوم؟ وهذا يقودنا في الواقع إلى النقطة التالية - سعادة الفريق.
سعادة الفريق
تخيل أن اليوم هو يوم عطلتك. لديك بعض الخطط التي تخطط لها، أو ربما تستعد للاسترخاء طوال اليوم. في كلتا الحالتين، أعتقد أنه سيكون من المزعج جداً أن تتلقى رسائل بريد إلكتروني أو رسائل Slack من زملائك في العمل كما لو كنت في العمل في ذلك اليوم. ستشعر أنهم لا يلاحظون جدولك الزمني حقاً. وينطبق الأمر نفسه على الأوقات التي تكون فيها غارقاً في العمل، ومع ذلك يستمر تكليفك بالمزيد والمزيد من المهام. أو عندما تكون موظف بدوام جزئي من المعروف أنه يتم دعوتهم إلى الاجتماعات التي تُعقد خارج أوقات عملهم.
يمكن تجنب هذه المواقف عند استخدامك ل تقويم الموارد واتباع أفضل الممارسات في إدارة الموارد. من الضروري أن تجعل مواردك البشرية تشعر بأنك تلاحظهم وتحترم جدولهم الزمني. عندما يكون لديك سهولة الوصول إلى الجدول الزمني المذكور، يكون من الأسهل بكثير أن تكون مراعياً لوقتهم. وهذا بدوره يمكن أن يزيد من سعادة موظفيك.
سيقدر أعضاء فريقك أيضًا عبء العمل الأمثل، مما يتيح لهم أن يكونوا منتجين في العمل مع الحفاظ على التوازن بين العمل والحياة. عندما تعرف، بصفتك مديرًا، مقدار ما لدى الجميع من أعمال، يمكنك اكتشاف ما إذا كان هناك إفراط أو تفريط في ناقصة الاستخدام الناس على الفور.
التخطيط الاستراتيجي واتخاذ القرارات بشكل أفضل
عندما يكون لديك رؤية واضحة لموارد شركتك وجدولها الزمني وتوافرها، يمكنك اتخاذ قرارات أفضل بشأن الجوانب الأساسية لعملك.
على سبيل المثال، ستعرف على وجه اليقين ما إذا كان لدى فريقك السعة لمشروع جديد. حتى إذا لم تتمكن من تحديد شيء ما على الفور في تقويم الموارد، يمكنك استخدام البيانات لإجراء مكالمة مستنيرة. قم بتحليل فريقك الجداول الزمنية من بعض المشاريع السابقة لمعرفة الأنماط في أدائها أو التحقق من أداء شركتك الحالي استخدام الموارد-تمنحك إدارة الموارد أدوات قيّمة لمساعدتك في اتخاذ القرارات الصعبة.
يمكنك أيضًا التخطيط للتوظيف المستقبلي بشكل أفضل: إليك كيفية استخدام تقارير استخدام الفريق والبيانات التاريخية من أجل التنبؤ بالموارد البشرية.
خفض التكاليف
أنت تعلم بالفعل أن إدارة الموارد ستحسن من تواصل فريقك، ونتيجة لذلك، ستوفر لك بعض المال. المهم أيضًا أن استخدام برنامج مخصص سيساعدك على خفض بعض التكاليف الإدارية غير الضرورية (ملء الجداول الزمنية الورقية أو تتبع حالات الغياب يدوياً). إذا كنت مهتمًا بمعرفة كيفية توفير المال باستخدام أدوات إدارة الموارد، فعليك بالتأكيد الاطلاع على دراسة حالة Apptension. لقد تمكنوا من توفير ما يقرب من $10k شهريًا بمجرد تطبيق Teamdeck في المؤسسة.
ما هي الإدارة الفعالة للموارد؟
تأتي الفوائد المذكورة أعلاه مصحوبة بعلامة النجمة: فهي لا تظهر إلا عندما تكون عملية إدارة الموارد الخاصة بك فعالة. قد تتساءل: كيف أتأكد من نجاح جهودي؟ الوصفة المختصرة لذلك هي: اتبع أفضل الممارسات وراقب نتائجك بانتظام. إليك الطريقة.
هنا على مدونة Teamdeck، ننشر بانتظام أدلة إدارة الموارد وإدارة المشاريع لكل من المبتدئين والمحترفين. إذا كنت ترغب في معرفة المزيد عن الإدارة الفعالة للموارد، فقد ترغب في البدء بهذا إدارة موارد المشروع الدليل.
ستساعدك منشورات المدونة هذه أيضًا على أن تصبح أفضل في إدارة الموارد:
- الإدارة الفعالة لموارد المشروع
- إدارة عبء عمل الفريق
- تخطيط الموارد في إدارة المشاريع
- تخصيص الموارد - دليل كامل لمديري المشاريع
قياس جهودك في إدارة الموارد
إن مراقبة نتائجك هي أفضل طريقة لتحديد مجالات التحسين ومعرفة ما يعمل بشكل جيد من حيث إدارة موارد مشروعك.
ما الذي يمكنك قياسه؟
- فعالية عمليات جدولة الموارد الخاصة بك (مقارنة الساعات المقدرة بالساعات التي تم تتبعها)
- الاستفادة من مواردك البشرية (لاكتشاف الموظفين الذين يعملون أكثر من اللازم والموظفين غير المستغلين)
- مقدار العمل الإضافي وتوزيعه
- ميزانية مشروعك المتناقصة
- التكاليف والوقت المسجل من قبل فرق المشروع المختلفة والأدوار داخل هذه المشاريع.
من المؤكد أن تتبع هذه المقاييس أمر مستحيل إذا لم تقم بجمع بيانات حول مدى توفر فريقك أو حجوزاته أو الوقت الذي تم تتبعه أو إجازاته. تحتوي بعض أدوات إدارة المشاريع على ميزات مخصصة لإدارة الموارد، ولكن يمكنك أيضًا استخدام برنامج مخصص لإدارة الموارد لتحليل عملياتك.
تيم ديك هو برنامج لإدارة الموارد يتيح لك جدولة الموارد عبر مشاريع متعددة. يمكن للموظفين أنفسهم تخطيط جداول إجازاتهم، وتسجيل التوافر، وتتبع الوقت الذي يقضونه في العمل على مهام مختلفة. تتيح لك ميزات إعداد التقارير في Teamdeck إنشاء لوحات معلومات تحليلية يتم تحديثها تلقائيًا والتي يمكنك مشاركتها لاحقًا مع مديريك أو عملائك. يمكنك الاشتراك في التطبيق وتجربته مجاناً هنا.
إذا كنت تبحث عن قوالب وأفكار لتقرير المشروع، فعليك الاطلاع على هذه المنشورات:
- تصميم تقرير مشروع قوي للمشروع + تتبع ميزانية المشروع
- قم بإنشاء تقرير الجدول الزمني
- بناء نظام فعال تتبع الغياب العملية
هل أنت مستعد لتقديم إدارة الموارد في مؤسستك؟
نأمل أن يكون هذا المنشور على المدونة قد أقنعك بأن إدارة الموارد يمكن أن تحقق فوائد كبيرة لشركتك. في الوقت نفسه، نحن ندرك أن تنفيذ عملية جديدة على مستوى الشركة يمكن أن يكون مهمة صعبة. إذا كان هذا هو الحال بالنسبة لك، يمكنك حدد موعداً لمكالمة مع أنيلاخبيرة نجاح العملاء لدينا. ستساعدك على معرفة احتياجات شركتك في إدارة الموارد، وتوضح لك كيفية إدارة الموارد بكفاءة باستخدام أداة مخصصة، وتضع خطة لإدخال هذه الاستراتيجية في مؤسستك.