بصفتك قائد شركة أو قائد فريق، فأنت بلا شك على دراية بتأثير مؤشرات الأداء الرئيسية على معنويات فريقك وأدائه. ستساعد مؤشرات الأداء المختارة بعناية جميع أعضاء فريقك على معرفة ما إذا كانوا على المسار الصحيح. علاوة على ذلك، فهي تساعد على إبقاء تركيز الجميع على المقاييس المهمة وتمثل أهداف المشروع بشكل جيد.
ما الذي ستحصل عليه من هذه المقالة:
- قيم مؤشرات الأداء الرئيسية والاختلافات وأنواع مؤشرات الأداء الرئيسية
- مفيدة في أساليب عمليات إدارة المشاريع لحساب مؤشرات الأداء الرئيسية
- دور برنامج إدارة الموارد في إدارة الأداء
تشمل مقاييس الموارد البشرية النموذجية رصد ما إذا كان هناك معدل دوران مرتفع أو مقدار الوقت الذي يستغرقه ملء الوظائف الشاغرة. من ناحية أخرى، ترتبط مقاييس إدارة الموارد ارتباطًا وثيقًا بقياس آثار تخطيط الموارد وإدارة المشاريع.
إن مراقبة مقاييسك الرئيسية بانتظام أمر بالغ الأهمية، حيث يتيح لك ذلك معالجة المشاكل على الفور، وربما إنقاذ المشروع من الانحراف عن مساره. سيقدر موظفوك أيضًا النهج القائم على البيانات لإدارة الموارد، لأن ذلك يعني أنه من المرجح أن يكون لديهم جداول زمنية أكثر توازناً.
في الجزء الأول من هذه التدوينة، سنقوم بسرد بعض المقاييس الأساسية المتعلقة بما يلي إدارة موارد المشروع. ستتعلم كيف يمكن أن تكون مفيدة لك ومن أين تأخذها. لاحقًا، سنخبرك قليلًا عن Teamdeck، هو أفضل أداة لإدارة الموارد التي تجعل من السهل تتبع كل هذه المقاييس في شركتك.
التقديرات مقابل الأرقام الفعلية
تُعد مقارنة القيم التقديرية التي توصلت إليها في مرحلة تخطيط المشروع بالنتائج الفعلية طريقة رائعة للتحقق مما إذا كان مشروعك يسير وفقًا للخطة. نوصيك بالتحقق من مقدار الوقت الذي يقضيه موظفوك في مشروع معين والتكلفة التي يولدها. ثم قارنه مع تقديراتك.
ساعات العمل المقدرة مقابل ساعات العمل الفعلية لكل عضو في الفريق
عند التخطيط لمشروع و تخصيص المواردتقوم بتقدير عدد الساعات التي سيخصصها كل موظف في المشروع. وبمجرد بدء المشروع، يجب أن تقارن هذه التقديرات بانتظام مع الساعات الفعلية التي تتبعها أعضاء فريقك.
كيف يكون ذلك مفيداً؟
إنها طريقة ممتازة لاكتشاف العلامات المبكرة للتأخير في المشروع: إذا قضى شخص ما وقتًا أطول بكثير من المتوقع في مهمة معينة، فقد يؤثر ذلك بشكل كبير على الجدول الزمني للمشروع. يمكنك أيضًا استخدام هذه المقاييس لتخطيط الموارد الاستراتيجية في مشاريعك المستقبلية. عندما تعرف الوتيرة المعتادة للجميع، يكون من الأسهل تقدير وقتهم.
التكلفة المقدرة مقابل التكلفة الفعلية لكل عضو في الفريق (فرق تكلفة الموارد)
بطبيعة الحال، تريد أيضًا أن تنظر إلى التكاليف الناتجة عن عمالة فريقك. تسمح لك أدوات إدارة الموارد القوية مثل Teamdeck بتعيين أجور بالساعة أو اليومية لكل موظف من الموظفين وإنشاء تتبع تكاليف المشروع التقارير بناءً عليها وعلى الجداول الزمنية لفريقك.
كيف يكون ذلك مفيداً؟
إن فهم التكاليف الحالية لمشاريعك أمر بالغ الأهمية للحفاظ على ربحية عملك. فمع معرفة أن مشروعاً معيناً من المحتمل أن يصبح أكثر تكلفة، يمكنك التصرف بناءً على هذه المعلومات. على سبيل المثال، يمكنك التفاوض على الميزانية مع عميلك أو تغييرها نطاق المشروع.
الساعات القابلة للفوترة مقابل الساعات غير القابلة للفوترة
بالحديث عن الربحية، يجب عليك أيضًا الانتباه إلى تقسيم الساعات المدفوعة وغير المدفوعة في مشاريعك. احسب كلا الرقمين واعرف مقدار الوقت الذي يقضيه فريقك في الأنشطة غير القابلة للفوترة مثل المهام الإدارية أو الاجتماعات الجماعية أو الدورات التدريبية.
كيف يكون ذلك مفيداً؟
إذا سجل الأشخاص العديد من الساعات غير القابلة للفوترة، فقد يكون ذلك علامة على أنك بحاجة إلى تحسين بعض العمليات في شركتك. ربما يمكنك تنظيم عدد أقل من الاجتماعات على مستوى الشركة؟ بدلاً من ذلك، قد تكون رؤية نسبة عالية من الساعات غير القابلة للفوترة المتعلقة بالمشروع سبباً لإعادة التفاوض على بعض جوانب العقد مع العميل. على سبيل المثال، يمكنك أن توافق على التعامل مع بعض أنواع الساعات على أنها قابلة للفوترة على الرغم من أنك لم تتقاضى عنها رسومًا حتى هذه اللحظة.
استخدام الموارد
يعد استخدام سعة الموارد أحد أهم المقاييس التي يمكنك تتبعها في شركتك. ففي نهاية المطاف، أنت لا تريد أن يكون موظفوك مرهقين بالعمل، ولكنك أيضًا لا تريد أن تترك بعض الأشخاص بدون مهام. هناك طريقتان لحساب استخدام الموارد، ويمكنك استخدامها في مرحلتين مختلفتين من دورة حياة المشروع.
عند التخطيط للمشروع، قم بحساب الاستخدام المخطط له
معادلة الاستخدام المخطط بسيطة. خذ في الحسبان الحجوزات المقدرة لموظفيك (على سبيل المثال، 50 ساعة لكل مشروع في الشهر) واقسمها على السعة المخططة للأشخاص (مقدار الوقت الذي سيكونون متاحين فيه في فترة معينة). من المؤكد أن إجراء هذا الحساب سيكون أسهل عندما يكون لديك تطبيق لإدارة الموارد يخزن سعة الموارد والحجوزات. (بعض الكلمات الأخرى حول تخطيط سعة الموارد).
كيف يكون ذلك مفيداً؟
لا تكون الإدارة الفعالة للموارد ممكنة عندما لا تولي اهتمامًا لإنشاء جداول زمنية متوازنة لفريقك. إن التحقق من شكل جداولك المخططة مقابل قدرة مواردك أمر لا بد منه. (وهذا هو السبب في أننا نعتبر أداة تخطيط القدرات كذلك). في مرحلة تخطيط المشروع، من المحتمل أنه لا يزال لديك بعض المساحة للمناورة. يمكنك إعادة تخصيص بعض الأشخاص أو تقسيم الحجز على عدد أكبر من أعضاء الفريق.
أثناء تنفيذ المشروع، راقب الاستخدام الفعلي
يشبه مؤشر الأداء الرئيسي هذا إلى حد كبير المؤشر السابق. الفرق الوحيد هو أنه بدلاً من الحجز، تأخذ الجداول الزمنية (الساعات الفعلية) في الاعتبار. ونتيجة لذلك، ستحصل على قيمة مئوية للاستخدام الفعلي لفريقك.
كيف يكون ذلك مفيداً؟
يجب عليك مراقبة استخدام الموارد بانتظام. لسوء الحظ، غالبًا ما يكون العمل غير متوازن بالتساوي بين الجميع. فبعض الأشخاص ببساطة لديهم الكثير من الأعمال أكثر من غيرهم. ومع ذلك، قد يتبين أن لديك موارد مجهزة تمامًا لإكمال مهمة معينة ولكن تم تجاهلها، على سبيل المثال، في مرحلة تخطيط الموارد. من الواضح أن الأشخاص الذين يتعين عليهم العمل أكثر من السعة قد يصابون بالإحباط، بل وقد يتركون الوظيفة في نهاية المطاف. ومن المثير للاهتمام أن الأشخاص الذين لا يتم استخدامهم بشكل كافٍ غير راضين أيضًا.
كيف تقيس مؤشرات الأداء الرئيسية لإدارة الموارد؟
ربما يمكنك أن تتخيل أن حساب كل مؤشرات الأداء هذه في جدول بيانات سيكون أمراً مملاً. بالإضافة إلى ذلك، فإن الهدف من تتبع مقاييس إدارة الموارد هو استخدام بيانات موثوقة، وهو ما لا يمكنك الوصول إليه عندما لا تستخدم شركتك، على سبيل المثال، أنظمة تتبع الوقت أو إدارة الإجازات.
الطريقة الأكثر فعالية لمراقبة مؤشرات الأداء الرئيسية المذكورة أعلاه هي تتبعها في أداة تستخدمها شركتك لإدارة الموارد. هناك العديد من أدوات إدارة الموارد المتاحة في السوق، لذلك يجب أن تكون قادرًا على العثور على التطبيق المناسب لعملك. نحن فخورون بشكل استثنائي بتطبيق Teamdeck، وهو التطبيق الذي أنشأناه عندما أدركنا عدم وجود أي حلول ملائمة للوكالات تجمع بين برنامج جدولة المشاريع, تتبع وقت الموظفو لنظام إدارة الأفاريز الميزات.
كيف يمكن أن يساعدك Teamdeck في تتبع مقاييس إدارة الموارد الخاصة بك؟ أولاً وقبل كل شيء، إنه تطبيق يمكنك من خلاله تخطيط وإدارة عمل فريقك دون عناء. هناك تقويم للموارد - مصدر واحد للحقيقة فيما يتعلق بزملائك في الفريق:
- الحجوزات
- الجداول الزمنية
- التوافر اليومي
- الإجازات.
باستخدام تقويم موارد Teamdeck، يمكنك بسهولة الإجابة عن الأسئلة التالية:
- من يعمل على أي مشروع؟
- هل لدينا القدرة الكافية للتعامل مع مشروع جديد؟
- من المتاح للانضمام إلى مشروعي (ولديه المهارات اللازمة)؟
- من الذي يعمل فوق طاقته، ومن لديه الوقت لتولي المزيد من المهام؟
نظرًا لأنه يمكنك رؤية الجداول الزمنية للأشخاص في تقويم الموارد، يجب أن تكون هناك طريقة لتتبع الوقت. باستخدام Teamdeck، يمكنهم إما استخدام تطبيق مناسب لتتبع الوقت على الهاتف المحمول أو إدخال إدخالات وقتهم يدويًا في التقويم، على سبيل المثال، في نهاية كل يوم عمل.
لقد صممنا أيضاً ميزات إدارة الإجازات لضمان أقصى قدر من الراحة لجميع المعنيين. يمكن لكل موظف إرسال طلب إجازة ببضع نقرات فقط، مباشرةً من تقويم الموارد. كما يرى الأشخاص المسؤولون عن إدارة الموارد هذا الطلب في التطبيق ويمكنهم الرد على الفور. تظهر جميع الإجازات المقبولة في التقويم على الفور لتجنب التعارض المحتمل في الجدولة.
عندما يتعلق الأمر بقياس مؤشرات الأداء الرئيسية المختلفة، ستستمتع بالتأكيد بمجموعة تقارير Teamdeck. لقد قمنا بتصميمها لمساعدة قادة الفرق ومديري المشاريع وأخصائيي الموارد البشرية على إنشاء تقارير مخصصة للمشروع والفريق.
يمكنك إعداد تقريرك مرة واحدة، ثم يمكنك مراقبته بانتظام طوال فترة المشروع. سيتم تحديث البيانات تلقائياً كلما سجل الأشخاص المزيد من الإدخالات الزمنية، وتغيرت الحجوزات، وما إلى ذلك.
والأهم من ذلك، يمكنك إدخال قيم من خارج Teamdeck إلى تقاريرك، على سبيل المثال، أسعار الموارد بالساعة أو ميزانيات المشاريع. تتيح الصيغ المرنة إمكانية إجراء تحليلات أكثر تقدماً.