يعد اجتماع سكرم بأثر رجعي اجتماعًا مهمًا في تقويم فريقك. إنها فرصة لتحليل السباق السابق و "إنشاء خطة للتحسينات التي سيتم تنفيذها خلال السباق التالي" (المصدر: دليل سكروم). إذا كنت ترغب في أن يكون أداء فريقك أفضل وأن يشعر أعضاء فريقك بشعور أفضل تجاه عملهم، فإن الاستعراض بأثر رجعي هو الاجتماع الذي يجب أن تركز عليه كثيرًا.
بما أن المنظورات الاستعراضية تحدث بانتظام (بين كل مراجعة سبرينت وتخطيط سبرينت)، فلديك الكثير من الفرص لإلهام أعضاء فريقك لمشاركة أفكارهم للتحسينات. الجانب السلبي لعمليات إعادة النظر التي تحدث في كثير من الأحيان هو أنها يمكن أن تتحول بسهولة إلى تجمعات روتينية يريد الناس مجرد الجلوس فيها والبقاء على قيد الحياة.
إذا كان فريقك قد تأثر أيضًا بالإرهاق من الاجتماعات بأثر رجعي، أو إذا كنت لا ترى نتائج ملموسة لهذه الاجتماعات، فستجد هذا المنشور في المدونة مفيدًا بشكل خاص. لقد قمنا بجمع بعض الأفكار لتحديث مراسم الاستعراض بأثر رجعي بأثر رجعي وتعظيم الفوائد لفريقك.
قم بتغيير الأجزاء المعتادة من عمليات إعادة النظر الرشيقة
نحن لا نعيد اختراع العجلة هنا. يحتوي برنامج Scrum retrospective على هيكلية ثابتة لا تحتاج إلى تفكيكها من أجل جعل الاجتماع أكثر إنتاجية. ومع ذلك، يمكنك تغيير الطريقة التي تتبعها عادةً في أجزاء معينة من الاسترجاع:
جمع الملاحظات وجمع البيانات
يعد جمع الملاحظات من أعضاء الفريق المختلفين جزءًا أساسيًا من عملية استرجاع الملاحظات في سكرم. من المحتمل أنك تستخدم نفس الصيغة لجمع الملاحظات لفترة من الوقت. يمكن أن يكون جدولاً مع ابدأ, توقف, تابع الأعمدة، أو مركب شراعي الاستعارة. ربما تكون قد نجحت في البداية، لكنها مع مرور الوقت أصبحت مبتذلة بعض الشيء.
يمكنك تجديد الأمور من خلال القيام بنفس الشيء بشكل أساسي، ولكن مع تغيير شكل هذا التمرين قليلاً. ستشعر بالانتعاش وقد تلهم فريقك لابتكار عناصر جديدة:
- الأعمدة/المخططات البيانية - يمكنك التمسك بها (بقصد التورية) كأساس لتمرينك، ولكن قم بتبديل الفئات إلى تعلمت, تفتقر، أحببت أو سعيدة، غاضبة، حزينة هذا التغيير ليس ثوريًا، لكنه قد يوفر للناس منظورًا جديدًا لما يريدون قوله أو كتابته على ملاحظاتهم اللاصقة. إذا كنت ترغب في سحب العضلات الإبداعية هنا، يمكنك استخدام الأبطال الخارقين وصفاتهم الرئيسية كفئاتك (سوبرمان هو سوبر،دكتور سترينج هو غريب, ويمكن أن يكون باتمان سيء إذا قمت فقط بتبديل حرف واحد في لقبه ;). يعود الفضل في نهج الأبطال الخارقين إلى رالف فان روسمالين من خطوات رشيقة.
- الاستعارات - إذا أعجبك تمرين المراكب الشراعية ولكن فريقك ربما يكون متعباً قليلاً من استخدامه، يمكنك التحول إلى تشبيهات مشابهة ولكن مختلفة قليلاً في النهاية. جرّب منطاد الهواء الساخن أو التنزه في الجبال.
توليد الرؤى
الهدف من هذه المرحلة من الاستعراض هو التعمق أكثر في النقاط التي طرحها فريقك. أنت تريد أن تعرف لماذا حدثت الأمور بهذه الطريقة? قبل التعمق في العناصر المحددة، عليك اختيار العناصر التي تتطلب أكبر قدر من الاهتمام. غالبًا ما يتم اتخاذ هذا القرار عن طريق التصويت. ومع ذلك، يمكنك أن تجد طرقًا مختلفة لاتخاذ القرار بشأن الموضوع لبقية عملية الاستعراض الرشيق.
تتمثل إحدى الأفكار لتصفية ملاحظاتك اللاصقة (أو الملاحظات الافتراضية إذا كنت تدير عملية مراجعة سكروم للموظفين عن بُعد) في وضعها علىالاحتمالية مقابل التأثير مخطط. ارسم مخططًا بيانيًا يمثل فيه المحور السيني تأثير إجراء معين (إذا تم إكماله بنجاح)، ويمثل المحور الصادي احتمال حدوث هذا الإجراء في المقام الأول.
ثم اطلب من مجموعتك وضع جميع العناصر في الأماكن المناسبة على المخطط. بمجرد تخطيطها، يمكنك اختيار العناصر ذات الأولوية (ذات التأثير العالي والاحتمالية العالية) والعناصر التي من المحتمل ألا تحتاج إلى مناقشتها (ذات التأثير المنخفض والاحتمالية المنخفضة). تم وصف هذا التمرين من قبل استرجاعات ممتعة.
بنود العمل
يكمن التحدي في إنشاء بنود العمل في جعلها ثابتة. إذا لاحظت أن بنود العمل من عمليات إعادة النظر السابقة قد تم التخلي عنها بسرعة، فيجب عليك تغيير طريقة صياغتها.
فكر في إطار عمل SMART. يجب أن تكون بنود عملك (والأهداف التي تدعمها):
- محددة
- قابل للقياس
- قابل للتحقيق
- ذات صلة
- محدد بوقت
احرص على أن يكون المشاركون في الاستعراض قادرين على الإجابة عن الأسئلة التالية حول عناصر العمل التي قاموا بها:
- ما الذي نريد تحقيقه؟
- ما هي الخطوات المطلوبة لإكمال هذا العنصر؟
- كيف سنعرف أنه تم إنجازه؟
- متى يجب أن يتم إنجازه؟
ما يمكنك فعله أيضًا بشأن عناصر العمل هذه هو زيادة ظهورها. إن أمكن، قم بعرضها على ملاحظات لاصقة، أو كتذاكر في برنامج إدارة المشاريع. يمكن تسهيل عناصر العمل المستمر (على سبيل المثال، "تحديث الجداول الزمنية بعد كل يوم") من خلال تذكيرات تلقائية على Slack (أو أداة أخرى تستخدمها للتواصل).
إدخال عناصر جديدة في الاجتماعات الرشيقة بأثر رجعي
يمكن للأنشطة التالية أن تصبح جزءًا من الاستعراض الرشيق التالي. لست مضطرًا لتقديمها جميعًا، ولكن جرب واحدًا أو اثنين منها على الأقل.
تذكير الناس بالهدف من وراء إعادة النظر في عملية استرجاع المعلومات
يمكن أن تتحول وجهات النظر بأثر رجعي بسهولة إلى مهرجانات كئيبة للشكوى. قد تعتقد أنه ليس بالأمر السيئ: إنها مناسبة للتحدث عن الأمور السيئة أيضًا. هذا صحيح، ولكن يجب أن يسفر الاجتماع عن مجموعة من بنود العمل التي من شأنها تحسين عمليات فريقك بشكل كبير. إذا كانت مجرد ساعة (أو ثلاث ساعات) من الشكوى، فمن غير المرجح أن يحدث التحسين.
هناك عنصر حيوي آخر لنجاح عملية إعادة النظر هو التأكد من أن الاجتماع لا لوم فيه. بالتأكيد، يتم تشجيع الناس على التعبير عن آرائهم، ولكن هذا لا يعني أنه يجب عليهم توجيه أصابع الاتهام. ففي النهاية، الهدف هو الخروج بأفكار تحسين بناءة. هذا ليس من السهل دائمًا تحقيق ذلك، خاصةً عندما يتم تنظيم اجتماع سكرم الاستعراضي بعد حادثة غير سارة أثناء السباق (انقطاع البرمجيات أو تعارض الفريق).
كيف تتأكد من أن فريقك يضع هذه القواعد في الاعتبار؟ يمكنك إعادة التأكيد عليها عند بدء الاستعراض، أو يمكنك استخدام التذكيرات المرئية: ملصقات أو ملاحظات تخطيطية تذكير أعضاء الفريق بطبيعة هذا الاجتماع.
ربما يستلهم فريقك من كلمات التوجيهات الرئيسية:
وبغض النظر عما نكتشفه، فإننا نفهم ونؤمن حقًا أن كل شخص قام بأفضل ما يمكن أن يقوم به من عمل، بالنظر إلى ما كان يعرفه في ذلك الوقت، ومهاراته وقدراته، والموارد المتاحة، والوضع الذي كان قائماً.
نورم كيرث، منظورات المشروع: دليل لمراجعة الفريق
راقب سلامة فريقك في بداية الاستعراض بأثر رجعي
يعد التحقق من شعور فريقك مفيدًا لمنسّق الاجتماع، ولكنه أيضًا أداة ممتازة لكسر الجليد في بداية الاستعراض الرشيق.
استخدم لوحة قلابة، أو سبورة بيضاء، أو ملاحظات لاصقة لتمثيل الحالة المزاجية للأشخاص بصرياً. اطلب منهم عرض مشاعرهم باستخدام الرموز التعبيرية أو قم بعمل مقياس يمكنهم وضع أنفسهم عليه. سيساعدك ذلك على قراءة الغرفة أثناء الاستعراض. إذا قمت بجمع هذا النوع من البيانات بانتظام، يمكنك الكشف عن أنماط مثيرة للاهتمام.
تغيير الميسر
إذا كنت الشخص الذي يقود دائمًا عمليات إعادة النظر، فقد تصبح الأمور متكررة بعض الشيء بالنسبة للمشاركين. إحدى أفكار إعادة النظر بأثر رجعي التي تجدها الفرق فعالة هي أن تطلب من أشخاص مختلفين تيسير جزء من الاجتماع على الأقل. حيث يسمح ذلك للأشخاص الآخرين بالمشاركة والتعمق قليلاً في النظرية الكامنة وراء المنظورات الرجعية. قد يتوصل الميسر الجديد إلى أفكار لتمارين داخل الاجتماع تنشط الفريق بأكمله.
استخدام المقاييس الكمية
بصفتك مدير مشروع أو قائد فريق، يمكنك الوصول إلى تقارير مليئة بالرؤى القيمة في أداء فريقك. من الجيد مشاركتها مع المشاركين بأثر رجعي. سيتعرفون على حقائق مهمة، ويمكنك أن تبني المناقشة بأكملها على كل من: الملاحظات النوعية والبيانات الكمية.
ما نوع البيانات التي يمكنك استخدامها؟
- المخطط الهيكلي للمشروع: يمكنك العثور عليه في أداة إدارة المشروع (على سبيل المثال، Jira)
- المقارنة بين الساعات المخططة والساعات الفعلية أو تقرير العمل الإضافي:: يمكن إنشاؤها في Teamdeck، حل إدارة الموارد الخاص بك.
استخدم هذه الأفكار الاسترجاعية الرشيقة لبث روح جديدة في اجتماعات فريقك
نأمل أن يزودك هذا الدليل بأفكار استرجاعية يمكن أن تنجح في مشروعك. أيًا كانت تلك التي تختارها، تذكر أنه من أجل إقناع فريقك بالمبادرات الجديدة، من الأفضل أن تعطيهم فكرة عن أهداف هذه الإجراءات. عندما يعلمون سبب قيامك بها، سيكونون أكثر عرضة للمتابعة وربما حتى المساهمة في مجموعة أدواتك الاسترجاعية بأفكارهم الخاصة.
[/vc_column_text][/vc_column][/vc_column][/vc_column][/vc_colrow]