هل تعتبر نفسك مديراً مشغولاً؟
إذا كان الأمر كذلك، فما الوصف الذي يناسبك أكثر؟
نأمل أن ترى أن هاتين الطريقتين لتفسير مصطلح "مشغول" لهما دلالات مختلفة تمامًا. من المحتمل أنك، كمدير، غالبًا ما تكون مشغولاً بمعنى أن يكون لديك أشياء عليك القيام بها. سيكون لديك أهداف وأولويات، وسيسعى فريقك للحصول على مشورتك. ومع ذلك، فإن الانشغال الدائم هو شيء يمكنك بالتأكيد تجنبه من خلال النجاح في العمل استراتيجيات إدارة الوقت.
في هذه المدونة، سنشاركك نصائحنا لإدارة الوقت. بعضها سهل التطبيق نسبيًا، والبعض الآخر سيتطلب منك إعادة تقييم عاداتك في العمل بجدية. ومع ذلك، نحن واثقون من أن قدرتك على إدارة وقتك بفعالية تستحق الجهد المبذول.
نوصي بشدة أن تبدأ العمل على مهاراتك في إدارة الوقت من خلال تحليل عاداتك في العمل. لماذا أنت مشغول؟ ربما تقضي ساعات كل يوم وأنت جالس في الاجتماعات؟ أو أنك غالبًا ما تقوم بتبديل السياق في محاولة لمعالجة المهام والتحديات الجديدة بمجرد وصولها؟ حاول تقييم طريقة عملك واكتشف مجالات التحسين المحتملة.
كيف تتعامل مع مثل هذا التحليل؟ إذا كانت شركتك تستخدم برنامج تتبع وقت الموظفينفقد تتمكن من الاعتماد على البيانات التاريخية. وبخلاف ذلك، خصص بضعة أيام لتدوين ما تقوم به وكم من الوقت الذي تستغرقه في إنجازه. يمكنك أيضًا محاولة التقاط الإشارات الحمراء: الإجهاد، وردود الفعل السلبية من فريقك، وعدم القدرة على تسليم المهام المهمة في الوقت المحدد. سنظل نحاول إقناعك بتبني تتبع الوقت بشكل صحيح (انظر النصيحة #7)، ولكن يمكن أن تكون الملاحظات السريعة بداية جيدة لفهم سبب انشغالك.
هل يمكنك، من رأس رأسك، سرد الأهداف الرئيسية التي تريد تحقيقها هذا الأسبوع/الشهر/الربع؟ هل يمكنك تحديد الهدف العام الذي تساهم مهمتك الحالية في تحقيقه؟ لكي تكون مديرًا منتجًا، يجب أن تكون لديك أهداف واضحة تتماشى مع أهداف الشركة والفريق. إن قضاء بضعة أيام في تصميم أهداف لفريقك ولنفسك يمكن أن يوفر عليك الكثير من الوقت على المدى الطويل. سيكون من الأسهل الحفاظ على تركيزك وتحفيزك عندما تعلم أنك تعمل على تحقيق هدف محدد وقابل للقياس. وعلاوة على ذلك، ستتمكن من النجاح في تجنب مضيعات الوقت - الأنشطة التي قد تبدو عاجلة، ولكنها في الواقع لا علاقة لها بنجاح فريقك.
والآن بعد أن قمت بتحديد الأهداف، يجب عليك تحديد المهام التي ستأخذك إلى هناك وترتيب أولوياتها. كونك مديرًا، من المحتمل أنك ستعمل على بعض المهام فقط، لذا حاول أن تتأكد من اختيار المهام التي تتطلب خبرتك حقًا. إذا كنت ترغب في قراءة المزيد حول تقنيات تحديد الأولويات، اطلع على دليلنا إلى تحديد أولويات مهام المشروع.
بينما نحن في موضوع الأولويات وإدارة الوقت، من المهم للغاية أن تتذكر أنك بحاجة إلى الالتزام بأولوياتك. مع المخاطرة بأن يبدو الأمر وكأنه قاتل للمتعة: لا تعمل على أشياء لمجرد أنها مثيرة!
دعنا نضع سيناريو: تخيل أنك مدير أول في وكالة إبداعية. لقد بدأت حياتك المهنية كمصمم تجربة تجربة المستخدموما زلت تعتز بالشعور بالتدفق عند العمل على الإطارات السلكية. تتطلب منك وظيفتك الحالية مراجعة جميع المقترحات الإبداعية التي تقدمها وكالتك والعمل مع فريق من المتخصصين في تجربة المستخدم والرسامين. أنت تعتقد أنهم رائعون في عملهم، لكنك ما زلت تحب، بين الحين والآخر، أن تقفز وتتولى بعض التصاميم. هذا النوع من السلوك علامة على الإدارة الجزئية، ولكن قد يكون ذلك سيئًا أيضًا على إنتاجيتك.
نحن لا نحاول أن نقول أنه يجب عليك أن تكرس أيامك للمهام الدنيوية - بل يجب أن تكون متحمسًا لمهامك الإدارية الأساسية أيضًا. المهم أن تبقى على المسار الصحيح وتقترب خطوة واحدة من تحقيق أهدافك. ومع ذلك، إذا كنت تشعر بالإحباط من مسؤولياتك الحالية وتفضل استكشاف المسار الوظيفي في التقنيات الأخرى، قد تكون علامة لك لإلقاء نظرة فاحصة على هذه الحاجة.
رسائل البريد الإلكتروني الجديدة التي تظهر في صندوق الوارد الخاص بك، وإشعارات Slack، والموظفون الذين يدخلون مكتبك قائلين "هل يمكنني أخذ دقيقة؟ - نحن متأكدون من أن معظم المديرين يمكنهم سرد الكثير من المقاطعات المحتملة التي تحدث خلال أيام عملهم. كمدير، ربما لن تتمكن كمدير من تجنب جميع المقاطعات، ولكن يمكنك إدارتها بشكل أكثر فعالية. ضع بعض القواعد، سواء بالنسبة لك أو لفريقك. على سبيل المثال، قد تقرر أن تتحقق من بريدك الإلكتروني مرتين في اليوم فقط وتتعامل مع جميع رسائل البريد الإلكتروني العاجلة على الفور بدلاً من "تحديدها" وتركها لوقت لاحق. فكرة أخرى هي جدولة فترة "عدم المقاطعة" في تقويمك. قد يفعل هذا الأمر العجائب في إنتاجيتك، طالما أنك تخصصها للعمل المركز.
يقوم بعض الأشخاص بأفضل ما لديهم من عمل عند الاستماع إلى الموسيقى على سماعات رأس عازلة للصوت. ويقدر البعض الآخر الطقوس الصغيرة في بداية جلسة العمل المركزة - تخمير الشاي الأخضر، على سبيل المثال. هل يمكنك تحديد الأشياء والظروف التي تدعم تركيزك؟ ستساعدك معرفة ما يجعلك في حالة التدفق بشكل كبير في إدارة الوقت طالما أنك تتبع النصيحة التالية أيضًا.
بمجرد أن تدرك ما يدعم إنتاجيتك، استفد من ذلك. إذا كنت أكثر إنتاجية قبل الظهيرة، فحدد وقتًا مخصصًا للعمل العميق. إذا كنت تواجه صعوبة في المهام الإبداعية في النصف الثاني من يوم عملك، فحدد لها مواعيد في الساعات الأولى. إن معرفة أنماط إنتاجيتك وتحقيق أقصى استفادة منها هو أساس الإدارة الممتازة للوقت.
لقد تحدثنا كثيرًا عن تحليل عادات عملك وأنماط إنتاجيتك. هل تعرف ما الذي سيساعدك على ملاحظتها؟ تتبع الوقت. من المؤكد أننا لا نتحدث هنا عن الجداول الزمنية التي توقع عليها في نهاية الأسبوع أو الشهر لمجرد الالتزام بإرشادات مؤسستك. فهذه غالباً ما تكون عديمة الفائدة لقياس أي شيء. ولكن إذا كنت تملأ جدولك الزمني في الوقت الفعلي باستخدام تطبيق تتبع الوقت، يمكنك تعلم الكثير من هذه البيانات. سترى كيف تقضي وقتك في العمل: كم من الوقت يذهب إلى المهام الحالية، أو إدارة الفريق، أو الملهيات المحتملة. مع وجود هذه المعرفة في متناول اليد، يمكنك إجراء تحسينات: احتضان الإدارة الفعالة للاجتماعاتجرب مختلف تقنيات إدارة الوقتوتحريك الأشياء في التقويم الخاص بك.
ميزة إضافية: إذا كنت تستخدم ميزة تتبع الوقت على مستوى الفريق، فيمكنك أيضًا الحصول على المزيد من الأفكار حول إنتاجية موظفيك وتتبع تقدم مشاريعهم. اقرأ المزيد عن إدارة الجداول الزمنية.
عند البحث عن تحسينات في جدول أعمالك، يجب ألا تنسى فريقك. بطبيعة الحال، ستظل بحاجة إلى وقت للتحدث معهم وإعطائهم ملاحظاتك ومساعدتهم على التطور المهني. من الجيد أن تحدد وقتًا لاجتماعاتك الفردية مسبقًا حتى لا تنساهم أو تحدد لهم وقتًا دون المستوى الأمثل. إن الترابط والتواصل مع فريقك مهم لعدة أسباب، ولكن أحدها يتعلق بإدارة الوقت بشكل مباشر. بمعرفة المزيد عن نقاط القوة والضعف لدى زملائك في الفريق، ستعرف بشكل أفضل لمن يجب أن تفوض مهمة معينة.
ماذا يحدث لتقويمك عندما يكون لديك يوم "فارغ"؟ على الأرجح، يبدأ الناس في جدولة الاجتماعات، والعصف الذهني، ومقابلات العمل مع الموظفين المحتملين، وما إلى ذلك. بالتأكيد، في بعض الأحيان، يجب عليك ببساطة المشاركة في اجتماع ما، ولكن يمكنك القيام بذلك وفقًا لشروطك. استخدم التقويم الخاص بك على الإنترنت لحجب الوقت الذي تعرف مسبقاً أنك ستخصصه لنشاط معين، مثل جلسات العمل المركزة. هذا لا يعني أنه يجب عليك حظر أيامك بالكامل لمجرد أنك لا تريد أن تزعجك الاجتماعات أو الطلبات الأخرى. فكما قلنا، لن تتمكن من تجنبها بشكل نهائي. ما يمكنك فعله بالتأكيد هو وضع أنشطتك الأكثر أهمية في التقويم وترك بعض الوقت للآخرين لحجزها.
هل تم تحديد الأهداف؟ هل تم تحديد أولويات المهام؟ عظيم! حان الوقت الآن للتأكد من أن لديك أنت وزملائك في الفريق ما يكفي من العمل خلال اليوم. الحفاظ على المستوى الأمثل استخدام الموارد أمر بالغ الأهمية: أنت لا تريد إرهاق موظفيك (أو نفسك)، ولكنك تحتاج أيضًا إلى تجنب نقص الاستخدام.
كيف يلعب ذلك دوراً في إدارة وقتك؟ كمدير، يجب أن تكون على استعداد لتفويض بعض المهام لزملائك في الفريق. عندما لا تكون متأكدًا من عبء العمل الذي يقع على عاتقهم، يمكنك أن تضع، عن غير قصد، ضغطًا إضافيًا على شخص لديه بالفعل الكثير من المهام.
والآن، قد تتساءل: كيف يمكنني تتبع عبء العمل والاستفادة من القوى العاملة لدي؟ لا يتعلق الأمر بالنظر في أعين موظفيك بعمق بحثًا عن علامات الإرهاق. A مخطط الموارد مثل تيم ديك يمنحك طريقة قوية لتتبع جداول الأشخاص وتحسينها لتحقيق إنتاجية أفضل. ستتمكن أيضًا من مراقبة جدولك الزمني الخاص بك، وبمجرد أن ترى أنه أصبح ضيقًا، يمكنك تفويض المهام إلى فريقك مسبقًا.
تمنحك أدوات تخطيط الموارد مثل Teamdeck رؤية واضحة لعبء العمل والجداول الزمنية والإجازات لفريقك. هل يبدو حلاً جيداً لفريقك؟ اتصل بنا و حدد موعداً لعرض تجريبي للمنتج مع جوانا
إن الإفراط في العمل أمر سيء بالنسبة لرفاهيتك، ويمكن أن يؤثر سلبًا على حياتك الشخصية. كما أن المديرين المشغولين أسوأ في عملهم: إدارة فرق العمل. الأبحاث ("بحث: عندما يكون المدراء مثقلين بالأعمال، فإنهم يعاملون الموظفين بشكل أقل إنصافًا"، 2018) أن "الرؤساء الذين لديهم أعباء عمل أثقل (مقابل أعباء عمل أخف) أعطوا الأولوية للمهام الفنية الأساسية أكثر من معاملة الموظفين بإنصاف، ونتيجة لذلك، كان من غير المرجح أن يتم الإبلاغ عن تصرف موظفيهم بإنصاف".
بالتأكيد، أنت لا تريد أن تكون ذلك النوع من المديرين. استخدم قائمة نصائحنا الخاصة بإدارة الوقت واختر بعض النقاط التي تهمك أكثر من غيرها. ثم اعمل على تنفيذها في الأسبوعين المقبلين. من المحتمل أن ترى فرقاً حقيقياً قريباً. حظاً موفقاً!
إحدى أصعب المهام التي تواجه أصحاب الأعمال ومديري الموارد هي جدولة المناوبات. فقد يكون من الصعب جداً ويستغرق وقتاً طويلاً التخطيط لمن يجب أن يعمل في أي وقت وفي أي عمل، استناداً إلى تفضيلاتهم الشخصية و...
بصفتنا شركة برمجيات، اختبرنا العديد، وربما أفضل تطبيقات إدارة الوقت. في مجال تكنولوجيا المعلومات والبرمجيات - التي تضم في معظمها عملاء من الولايات المتحدة الأمريكية والمملكة المتحدة - اعتدنا على العمل مع...